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Guía Operacional del Marco de Control Interno del pnud

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Director aprobador

El director aprobador autoriza las órdenes de compra, incluido para contratos de servicio u obras y pagos sin órdenes de compra en Atlas; su acceso a Atlas está definido por tres niveles de umbral: "nivel 1" igual a menos de US$5.000; "nivel 2" igual a menos de US$30.000; y "directivo superior", que no tiene restricción en Atlas. La responsabilidad del director aprobador incluye revisar y aprobar todos los pagos: Para ello debe inspeccionar la documentación probatoria y velar por la validez y precisión de los pagos y garantizar el cumplimiento del Reglamento para la contratación de bienes y de obras. Esta responsabilidad recae en el director aprobador y no en el oficial de desembolsos.

Como segunda autoridad, el director aprobador debe ser independiente del director de proyectos (primera autoridad) y del oficial de desembolsos (tercera autoridad). Por lo tanto, cuando un funcionario es a la vez director de proyectos y director aprobador, no debe aprobar órdenes de compra y pagos sin órdenes de compra para sus propios proyectos.

Existen dos posibles excepciones a lo indicado en el párrafo anterior. La primera es cuando el director de proyectos es, además, el jefe de oficina. En esta situación, puede que no sea realista esperar que un director aprobador, quien depende del jefe de oficina, actúe como control independiente de las acciones del jefe de oficina dada su relación fiduciaria. El segundo caso es cuando el pago es inferior a US$2.500. En esas circunstancias, el jefe de oficina puede decidir que permitirá y designará formalmente a la misma persona para que apruebe la solicitud de pago sin orden de compra y el comprobante sin orden de compra en Atlas.

a. Aprobar órdenes de compra, pagos sin órdenes de compra y pagos por anticipado en Atlas como segunda autoridad

Las responsabilidades del director aprobador incluyen:

  • Confirmar que el compromiso o pago es coherente con el mandato del PNUD y con el plan de trabajo del proyecto, la precisión de la clave contable y la precisión del monto. El director de proyectos ya debe haber llevado a cabo dicha confirmación, pero como segunda autoridad, el director aprobador es responsable de efectuar una confirmación independiente;

  • Asegurar que los artículos hayan sido seleccionados en base al catálogo de adquisiciones y el artículo correcto;

  • Asegurar que el viaje esté aprobado por el supervisor de viajes y que las prestaciones de viaje sean válidas;

  • Discutir las inquietudes, si lo anterior no resulta satisfactorio, con el director de proyectos y/o el comprador y solicitar documentación probatoria adicional;

  • Asegurar que se adjunte la aprobación del CAPC, del Comité asesor sobre adquisiciones el RACP cuando sea solicitado, que la adjudicación del contrato esté debidamente aprobada por el jefe de oficina o el oficial jefe de adquisiciones y que cualquier excepción esté debidamente justificada y documentada;

  • Velar por la firma del contrato tipo correcto del PNUD y que cualquier modificación cuente con la aprobación de la BOM/LSO;

  • Confirmar que se han ingresado las ubicaciones correctas de "cobrar a" y "enviar a";

  • Confirmar que se han ingresado los términos de pago correctos; y

  • Confirmar que se han ingresado los términos de embarque correctos, por ejemplo, los términos comerciales internacionales (Incoterms).

  • Revisar la documentación probatoria adecuada antes de aprobar la orden de compra, como: pedidos de compra en línea aprobados, plan de trabajo aprobado, términos de referencia (servicios) o especificaciones (bienes); lista de proveedores o candidatos preseleccionados, cotizaciones de adquisiciones, actas de las reuniones relevantes del CAPC y/o del Comité Asesor sobre Adquisiciones, y aprobación de actas por parte del jefe de oficina u oficial jefe de adquisiciones; fichas detalladas de evaluación y órdenes de compra o contratos sin aprobar;

  • Asegurar que toda la documentación probatoria esté debidamente archivada; y

  • Asegurar que se adjunten, autoricen y suban todos los GRN al sistema de gestión de documentos.

Al aprobar órdenes de compra, las demás responsabilidades del director de aprobación incluyen:

  • Confirmar la debida aprobación del pedido de compra;

  • Confirmar que se siguió el Reglamento para la adquisición de bienes y de obras y/o para la contratación y que se consiguió una buena relación calidad/precio;

  • Confirmar la pertinencia de las excepciones señaladas por el comprador, incluido el no cumplimiento del proceso de adquisiciones conforme a las POPP. En esos casos, luego de revisar la justificación entregada por escrito por el director de proyectos cuando se trate de incumplimientos, el director aprobador puede decidir si aprobar o no la transacción o derivar la transacción al jefe de oficina para su revisión y aprobación basándose en una evaluación de los riesgos involucrados.

Las demás responsabilidades relacionadas con pagos sin órdenes de compra incluyen confirmar lo siguiente:

  • Que la solicitud de pago fue aprobada por el director de proyectos (primera autoridad);

  • Que el pago sin orden de compra cumple con el reglamento para la adquisición de bienes y obras ;

  • Que las excepciones señaladas por el personal de finanzas son pertinentes; y

  • Que no existen motivos para no proceder con el pago.

Para cumplir con las responsabilidades descritas más arriba, el director aprobador debe revisar la documentación probatoria ya sea en formato electrónico o impreso. La lista de documentos varía dependiendo de la naturaleza de la transacción y cómo él director aprobador evalúa los riesgos implicados.

Por lo tanto, el jefe de oficina debe ofrecer algún tipo de orientación en esta materia.

En el caso de órdenes de compra, la documentación probatoria revisada por el director aprobador puede incluir lo siguiente:

  • Plan de trabajo aprobado;

  • Términos de referencia (servicios) o especificaciones (bienes);

  • Lista de proveedores/candidatos preseleccionados

  • Cotizaciones para adquisiciones entre US$2.500 y US$30.000;

  • Currículum vitae de candidatos a contratos individuales/contratos de servicio preseleccionados;

  • Actas del CAPC y/o del Comité Asesor sobre Adquisiciones, así como la aprobación del jefe de oficina y/o el oficial jefe de adquisiciones;

  • Fichas detalladas de evaluación; y

  • Contratos u órdenes de compra sin aprobar.

Toda la documentación probatoria debe ser archivada de manera segura.

En el caso de pagos sin órdenes de compra, la documentación probatoria revisada por el director puede incluir lo siguiente:

  • Solicitudes de pago aprobadas;

  • Factura, recibo u otra documentación probatoria original;

  • Si corresponde, verificación de la recepción satisfactoria de bienes/servicios de parte del director de proyectos; y

  • Justificación por no emitir de una orden de compra si el monto supera los US$2.500 cuando se trate de actividades relacionadas con adquisiciones.

Toda la documentación probatoria debe ser archivada de manera segura.

  1. Firmar contratos y órdenes de compra

El funcionario que aprueba órdenes de compra en Atlas está comprometiendo al PNUD y es responsable de cumplir con los procedimientos de la institución. Por lo tanto, el PNUD no requiere una firma por separado en copia impresa de las órdenes de compra. No obstante, la mayoría de los proveedores sí requieren órdenes de compra firmadas como prueba de que el PNUD ha autorizado el compromiso, de manera que el funcionario que aprobó las órdenes de compra en Atlas también debe firmar las copias impresas de las órdenes de compra y los contratos tipo de servicio y obras del PNUD10. Las copias impresas deben ser archivadas de manera segura. No se requiere firma si el proveedor acepta órdenes de compra electrónicas despachadas desde Atlas.

  1. Verificar la debida capitalización de los activos

El director aprobador debe verificar que todos los artículos hayan sido debidamente seleccionados del catálogo de adquisiciones. Esta verificación es un respaldo del correcto proceso de capitalización y certificación de los activos en Atlas por parte del jefe de oficina.



  1. Aprobar asientos diarios en el libro mayor

El director aprobador tiene la autoridad de aprobar los asientos de diario en el libro mayor (GLJE) creados por el personal de finanzas revisando, enviando y publicando los asientos que recibe para aprobación dentro de sus límites autorizados. El director aprobador que aprueba estos asientos debe conocer suficientemente los principios y conceptos contables clave. La documentación probatoria para los asientos de diario en el libro mayor se debe archivar de manera segura.

  1. Verificar la precisión del comprobante de prepago

El director aprobador es responsable de asegurar que el comprobante de prepago ha sido creado correctamente, que el prepago es el que corresponde según la documentación probatoria y que los pagos han sido realizados conforme a la reglamentación financiera 125.11(a). Además, esta revisión debe confirmar que existe una razón válida para hacer este pago por anticipado, que el monto del pago es el adecuado y cumple con los términos y condiciones del acuerdo y que la información de las órdenes de compra y del plan contable para el comprobante de prepago coincide con aquella de las órdenes de compra relacionadas.

Oficiales de programa

Por lo general, los oficiales de programa están a cargo de una cartera de proyectos, normalmente proyectos de desarrollo. Entre sus responsabilidades está el velar porque sus proyectos se elaboren y vigilen según las POPP (vea cierre financiero) y que la apertura, la adjudicación, el cierre operacional y el cierre financiero de todos los proyectos de los cuales son responsables se haga correctamente en Atlas en conformidad con los documentos probatorios acordados (como, entre otros, el documento del proyecto y los acuerdos de contribución). Esta responsabilidad se aplica independientemente del acuerdo de implementación que rija para el proyecto.

Las responsabilidades de los oficiales de programa incluyen:

  • Crear propuestas en Atlas, aunque la entrada de datos se puede delegar;

  • Elaborar y autorizar el plan de trabajo anual del proyecto (por ejemplo, insumos, actividades y productos);

  • Asegurar que los proyectos se planifiquen y aprueben según las POPP;

  • Vigilar si las actividades, compromisos y gastos del proyecto se ajustan al plan de trabajo anual del proyecto, incluido el avance hacia los productos y efectos;

  • Mantener, archivar y administrar copias de todos los documentos relacionados con el proyecto (por ejemplo, documentos del proyecto, acuerdos de contribución e informes de auditoría);

  • Administrar y vigilar los anticipos entregados a los asociados en la implementación;

  • Antes de enviar el presupuesto al director del programa, ingresar a los presupuestos plurianuales de Atlas si el proyecto se extiende por más de un año sobre la base de documentos aprobados (como documentos del proyecto, acuerdo de contribución, marco de planificación de recursos, presupuesto institucional emitido, etc.);

  • Asegurar que se cumplan los requisitos de los donantes, entre ellos el calendario de pago de las contribuciones y las cuentas por cobrar;

  • Velar por el debido mantenimiento y registro de los activos del proyecto;

  • Asegurar que se elaboren y envíen planes de adquisición del proyecto; y

  • Asegurar que el debido cierre operacional y financiero del proyecto se realice en forma oportuna en Atlas según los documentos probatorios acordados.


Administrador de cargos

Este funcionario es de categoría relativamente superior dentro de la oficina de recursos humanos. Si bien le cabe una serie de responsabilidades más o menos importantes, la más trascendental desde la perspectiva del control es la de administración de cargos. La función de "administración de cargos" se refiere a la creación y mantenimiento de cargos en Atlas, de modo que el funcionario que asume esta función debe tener este perfil en Atlas.

Los administradores crean cargos y usan la página de distribución de cargos para asociarlos a una clave contable. En la mayoría de los casos, estos administradores usan solo claves contables que pertenecen a su propia oficina. Sin embargo, puede haber excepciones, como cuando los cargos se asignan a más de un clave contable. Los cargos de Atlas se deben crear para funciones de personal de contratación local.

Las responsabilidades de un administrador de cargos incluyen:

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