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Personal de recursos humanos

Los funcionarios de la oficina de recursos humanos también están a cargo de los procesos de Atlas de: a) contratación y despido, b) acontecimientos de la organización y c) acontecimientos de la vida. Tal como en el caso de la gestión de cargos, por lo general la aprobación o autorización sucede fuera de Atlas. Por lo tanto, el personal de recursos humanos debe garantizar que se hayan obtenido todas las aprobaciones necesarias antes de tomar medidas en Atlas. El personal a cargo de estas funciones requiere el perfil de "administrador de recursos humanos" en Atlas.

a. Contratación y terminación

En Atlas, la "contratación" también se aplica a recontrataciones (incluyendo a jubilados), cambios de contrato y transferencias y comisiones de servicio hacia/desde otros organismos de la ONU hacia el PNUD.


El personal de recursos humanos es responsable de confirmar que el proceso de contratación y el contrato cumplan con los procedimientos del PNUD y plantear cualquier inquietud al respecto al director de operaciones o al jefe de oficina. El personal de recursos humanos debe velar por la disponibilidad de por lo menos la siguiente documentación probatoria antes de llevar a cabo la contratación en Atlas:

  • Informe de entrevista firmado por el jefe de oficina;

  • Anuncio de vacante de empleo/descripción del empleo con duración y fecha de inicio previstas;

  • Oferta de trabajo firmada por el jefe de oficina;

  • Confirmación de que la duración del contrato no supera las restricciones; y

  • Autorización del panel de revisión del cumplimiento (CRP) donde se requiera.

En el caso de terminación, la documentación requerida varía dependiendo de si esta se debe a renuncia, término de contrato o despido. En las POPP existe una lista completa de los documentos necesarios para la contratación y la terminación. Nota: El jefe de oficina no tiene autoridad para despedir a funcionarios; esa autoridad recae en la Sede.

  1. Acontecimientos de la organización

Estos acontecimientos ocurren en el transcurso de la carrera dentro de las Naciones Unidas. Por su naturaleza, las asignaciones siempre son desencadenadas por decisiones de la administración (como reasignación o promoción), cambios en la organización (como aumentos de sueldo y prestaciones por condiciones de vida peligrosas) o la aplicación de acuerdos estándar (como comisiones de servicio, préstamos y transferencias). Algunos de estos acontecimientos, tales como una reasignación y licencia especial con sueldo completo, tienen un gran impacto financiero. Otros, como las promociones, la aplicación de medidas disciplinarias y las suspensiones, tienen un impacto importante en la carrera. En todos los casos, los acontecimientos de la organización son una derivación de un acuerdo anterior con el empleado, suscrito en el momento de la contratación y relacionado específicamente con el tipo de contrato y las expectativas de empleo. Como tal, los acontecimientos de la organización se comprometen implícitamente al momento de la contratación.

El personal de recursos humanos debe asegurar que se obtenga toda la documentación probatoria antes de tomar medidas en Atlas. Algunas autorizaciones son implícitas, como los aumentos de sueldo publicados en el sitio web del ISCS y la aplicación de beneficios y prestaciones, otros son explícitos, como la aprobación de decisiones por parte de la administración, directorios y comités. El personal de recursos humanos debe recibir y archivar las autorizaciones de manera electrónica o en copia impresa.



  1. Acontecimientos de la vida

Estos se refieren a acontecimientos de la vida personal que tienen lugar durante el desarrollo de una carrera en las Naciones Unidas. Por su naturaleza, los acontecimientos de la vida siempre son activados por cambios en la situación familiar (como nacimiento de un hijo/dependiente y registro de un/a nuevo/a cónyuge), aplicación de subsidios a los empleados (como prima por conocimiento de idiomas y bonificaciones por conducción) o la aplicación de derechos (como viaje de vacaciones al país de origen, subsidio de educación y prima de repatriación). Algunos de estos acontecimientos de la vida, como gastos de mudanza y prima de repatriación, tienen un impacto financiero considerable. Otros, como licencias de enfermedad, licencias de paternidad y sobretiempo, tienen un impacto considerable en la carrera. Los acontecimientos de la vida se comprometen implícitamente al momento de la contratación.

El personal de recursos humanos debe obtener la documentación probatoria antes de tomar medidas en Atlas (por ejemplo, un certificado de nacimiento como prueba para las prestaciones familiares) o activadores de autorización (por ejemplo, certificado médico que autoriza la extensión de una licencia por enfermedad).

Personal de finanzas (incluida la oficina de apoyo a programas)

El personal de finanzas tiene el perfil Atlas de "finanzas" y sus funciones principales son:

a. Generar adjudicaciones en Atlas

Antes de generar una adjudicación en Atlas, el personal de finanzas debe asegurar que:

  • El Comité de Evaluación de Proyectos ha finalizado la revisión del proyecto;

  • El documento del proyecto ha sido firmado;

  • Las actas del PAC y el documento del proyecto están anexado a la propuesta en Atlas;

  • La financiación básica está confirmada y/o se prevé financiación complementaria.


  1. Comunicar información sobre acuerdos de contribución al CMSC

Los oficiales de programa son responsables de presentar al personal de finanzas los acuerdos de participación en la financiación de los gastos y fondos fiduciarios firmados y, cuando se trate de la participación en la financiación de parte del gobierno, los documentos del proyecto firmados, con el objeto de que los suban oportunamente al sistema de gestión de documentos. Por su parte, el personal de finanzas debe completar la información necesaria en el sistema de gestión de documentos y subir la información a ese sistema, además de enviarla para su autorización al director aprobador (normalmente el director de proyectos) para su posterior registro en el CMSC.



Se debe actualizar la información en el sistema de gestión de documentos para llevar un registro de los hitos más sobresalientes, como depósitos e informes aprobados, tan pronto como se logren dichos hitos y se obtenga la información.

Las contribuciones recibidas en las cuentas bancarias tanto de las oficinas de la Sede como de las oficinas de país se aplican sobre la base del ítem de cuentas por cobrar creado por el CMSC; de ahí la importancia de velar por la autorización de todos los acuerdos firmados para su procesamiento oportuno por parte del CMSC.

  1. Crear comprobantes

El personal de finanzas recibe facturas o solicitudes de pago. Antes de crear un comprobante de pago, el personal de finanzas debe:

  • Revisar la precisión del monto del pago (por ejemplo, revisar el cálculo del anticipo parar gastos de viaje);

  • Asegurar que la modalidad de pago sea la correcta (por ejemplo, transferencia electrónica de fondos o cheque);

  • Asegurar que la clave contable sea la correcta;

  • Confirmar que el pago no ha sido realizado ya;

  • Verificar los detalles bancarios del proveedor, por ejemplo, comparando los detalles bancarios en la factura con el registro del proveedor;

  • Asegurar que las notas de crédito recibidas se compensen con los montos a pagar;

  • Asegurar que los pagos se ingresen en Atlas con la fecha de vencimiento correcta, de manera que el pago se pueda programar conforme a los términos de pago acordados; y

  • Asegurar que se adjunte la documentación probatoria adecuada y/o que esta esté disponible.

En el caso de comprobantes de pago con órdenes de compra, el personal de finanzas también debe:

  • Garantizar que los términos y condiciones de pago sean coherentes con las órdenes de compra o con el documento contractual;

  • Si las órdenes de compra requieren cotejo tripartita, verificar que el director de proyectos o su designado han registrado satisfactoriamente la recepción de bienes y servicios en Atlas;

  • Si las órdenes de compra requieren solo cotejo bipartita, verificar que la recepción satisfactoria de bienes y servicios se ha documentado fuera de Atlas; y

  • Señalar cualquier excepción al director aprobador que aprobó las órdenes de compra.

En el caso de comprobantes de pago sin orden de compra, el personal de finanzas también debe:

  • Verificar que la solicitud de pagos sin orden de compra está aprobada por el director de proyectos y, si corresponde, que los bienes y servicios se recibieron satisfactoriamente;

  • Verificar que el pago no requiere una orden de compra, es decir, que el monto es inferior a US$2.500;

  • Verificar que el pago cumple con los procedimientos del PNUD; y

  • Obtener explicaciones para las excepciones por parte del director de proyectos y señalarlas al director aprobador antes de que autorice el pago sin orden de compra.

En el caso de solicitudes de comprobantes pagados por anticipado, el personal de finanzas también debe:

  • Asegurar que los términos y condiciones de pago son coherentes con la orden de compra o el documento contractual;

  • Verificar que no se han hecho otros pagos contra la orden de compra; y

  • Asegurar que la información del plan contable para el comprobante pagado por anticipado es idéntica a la del plan contable de la orden de compra



  1. Supervisar el cotejo de pagos con orden de compra en Atlas

Una vez al día, se ejecuta el proceso automático de cotejo tripartita en Atlas. Si el proceso es satisfactorio, el pago se aprueba automáticamente y se publica para actualizar las entradas contables. Las excepciones se producen cuando hay diferencias entre la factura y el correspondiente proveedor, número de cuenta, monto y precio unitario de la orden de compra.

Si el monto de la factura es superior al monto de la orden de compra, pero se encuentra dentro de los límites admisibles –es decir, el 10% o US$1.000, lo que sea inferior–el comprobante se aprueba automáticamente. De lo contrario, el personal de finanzas debe resolver las excepciones con los directores de proyectos y directores aprobadores. Las correcciones deben hacerlas los directores de proyectos.

  1. Encaminar el comprobante sin orden de compra a un director aprobador para su autorización

Después de crear el comprobante de pago sin orden de compra, el personal de finanzas debe notificar a un director aprobador de que dicho comprobante está listo para su autorización. En la mayoría de las oficinas, dicha notificación se realiza por correo electrónico. El personal de finanzas también envía cualquier la documentación probatoria necesaria que pueda requerir el director aprobador para autorizar el comprobante sin orden de compra. Toda la documentación probatoria debe ser archivada de manera segura.

  1. Archivar la documentación probatoria

Luego de crear el comprobante (sin orden de compra, con orden de compra y pagado por anticipado), el personal de finanzas es responsable de archivar la documentación probatoria (por ejemplo, facturas, solicitud de reembolso de gastos de viaje, informes financieros, etc.). La oficina puede conservar un conjunto de archivos según el número de la orden de compra para pagos con orden de compra y otro conjunto según el número de comprobante para pagos sin orden de compra. Los archivos de órdenes de compra deben incluir la orden de compra firmada y todas las facturas relacionadas con ella. De manera alternativa, todos los archivos se pueden organizar por números de comprobante y las órdenes de compra según el número de orden de compra. También se pueden usar sistemas de archivamiento electrónico de la documentación probatoria para este fin, según lo que se prescribe en las directrices y políticas correspondientes establecidas por el jefe de oficina.

  1. Revisar todos los meses la situación financiera de la oficina

El personal de finanzas y de la PSU debe revisar periódicamente la situación financiera de la oficina. Dicha revisión mensual debe incluir:

  • Participación en la financiación de los gastos vencida y cualquier posible falta de recursos;

  • Estado de caja de proyectos complementarios cotejado con los compromisos y desembolsos para garantizar que estos proyectos tengan caja disponible en todo momento y puedan cumplir sus compromisos y desembolsos. Si el personal determina que no hay caja disponible o que los compromisos y desembolsos planificados son superiores a la caja disponible, se debe revisar la planificación de la caja en cuanto a la participación en la financiación de los gastos;

  • Órdenes de compra en Atlas para garantizar que estén completas o cerradas;

  • Previsión de ingresos, compromisos y desembolsos extrapresupuestarios e identificación de déficits;

  • Vencimiento de prepagos pendientes;

  • Cobro de cuentas por cobrar, fondos recibidos por anticipado e hitos pendientes relacionados con los acuerdos de contribución;

  • Órdenes de compra abiertas para determinar si deberían o no estar cerradas;

  • Disponibilidad de fondos para cada proyecto con el fin de velar por la existencia de recursos suficientes para cubrir toda la duración de los cargos actuales, puesto que Atlas no revisa esto de manera automática;

  • Estado de los proyectos en términos de si están o no inactivos o si requieren cierre operacional o financiero;

  • Contenido de la caja fuerte de la oficina para informar al respecto al jefe de oficina, según lo indicado en la política de administración de la caja fuerte del PNUD.

Los posibles problemas deben señalarse a la administración superior durante la reunión mensual.

Nota: Los saldos en caja mantenidos se deben enviar anualmente como parte del procedimiento de cierre de fin de año a la BOM/OFRM/Tesorería, con una copia al director de la Dirección respectiva. Además de los saldos en caja, el jefe de oficina tal vez desee comunicar cualquier otro asunto de importancia o temas que podrían plantear un riesgo para la organización en algún momento, según el criterio del jefe de oficina.

  1. Preparar las conciliaciones bancarias

Las conciliaciones bancarias regulares constituyen un control interno fundamental. En la mayoría de las oficinas, es el personal de finanzas el que suele estar a cargo de esta labor. Sin embargo, tal y como se indicó en "Segregación de deberes", el funcionario responsable de elaborar la conciliación bancaria no debe ser un signatario del banco y tampoco debe aprobar proveedores o comprobantes.

Una vez terminada la conciliación bancaria, esta debe ser enviada a un oficial supervisor para su revisión. Ambos funcionarios deben firmar el informe de conciliación banco a libro (B2B) ahí donde se indica y esta copia impresa se debe archivar de manera segura para fines de inspección de auditoría. También se deben mantener copias electrónicas de las entradas libro de caja y conciliación correspondientes (informes C y D del paquete de informes B2B en Atlas). Este mantenimiento es fundamental para los requisitos de control interno y auditoría y para usarlos si con posterioridad la cuenta deja de estar conciliada. Mantener respaldos permite localizar la última conciliación exitosa y ayuda en el proceso desde ese punto en adelante.

  1. Conciliar el efectivo para gastos menores

Según la reglamentación financiera 125.09, cada jefe de oficina puede mantener una cuenta en efectivo para gastos menores conforme a las siguientes condiciones:

  • Se pueden poner a disposición de los funcionarios designados por el tesorero o a quién este designe anticipos en efectivo para gastos menores con cargo a las cuentas en efectivo para gastos menores.

  • El custodio debe ser un funcionario del PNUD; sin embargo, cuando existan las salvaguardias adecuadas, el tesorero puede autorizar anticipos en efectivo para proyectos de desarrollo –con cargo a las cuentas para gastos menores– a titulares de contratos que no sean funcionarios, pero solo hasta un monto determinado por el tesorero.

  • Estas cuentas en efectivo se deben mantener sobre una base de anticipos.

  • El tesorero define el monto y los objetivos de cada cuenta. El monto que se mantiene debe ser el mínimo compatible con los requisitos de trabajo. Vea indicaciones sobre uso y conciliación de cuentas en efectivo para gastos menores en las POPP.

  1. Administrar la caja fuerte de la oficina

El jefe de oficina es responsable de asegurar que se mantenga un registro de acceso a la caja fuerte con verificaciones trimestrales de su contenido. Ese contenido de la caja fuerte debe mantenerse en conformidad total con las directrices de las POPP al respecto.

  1. Registrar la recepción de las contribuciones

El personal de finanzas registra la recepción de las contribuciones en el ítem cuentas por cobrar, siempre y cuando estén disponibles los siguientes documentos:

- Notificación de un depósito en la cuenta bancaria del PNUD del banco; o

- Recepción de un cheque.

Los cheques recibidos debe marcarse con la rúbrica "para depositar a nombre del PNUD" apenas se reciban y ser depositados en la cuenta bancaria en un plazo de un día.

l. Registrar ingresos varios

El personal de finanzas registra los ingresos varios que pueden resultar del reembolso de actividades del personal, como llamadas telefónicas personales o pequeñas cantidades de efectivo recibidas por la oficina de país.



m. Ejecutar ciclos de pago

Cuando se ejecuta un ciclo de pago para iniciar cheques del sistema y transferencias electrónicas de fondos, Atlas genera pagos en lotes para todos los comprobantes cuya fecha de pago venza según lo indicado en la fecha de vencimiento del pago; esto toma en cuenta las condiciones de pago acordadas con el proveedor.

El personal de finanzas es responsable de asegurar que todos los desembolsos se registren debidamente en Atlas y verificar que los detalles de cada desembolso (beneficiario, información bancaria y monto) coincidan con los detalles de pago de Atlas.

El personal de finanzas debe usar el software de llenado de cheques interno del PNUD (Chequewriter) para automatizar la redacción de los cheques. Esto reduce el trabajo manual y el riesgo de que ocurran errores humanos. Los cheques no deben ser llenados a mano (es decir, mediante el ingreso manual de la fecha, el beneficiario y los montos) luego del procesamiento de ciclo de pago.

n. Llenar cheques manualmente

Es un cheque emitido fuera del sistema Atlas y posteriormente registrado en él. Cuando se registra en Atlas, el tipo de pago es "MAN" para "manual." Los cheques manuales conllevan un considerable riesgo en materia de control y deben usarse muy excepcionalmente. La utilización de cheques manuales elude todas las funciones de control de Atlas, tales como la comprobación presupuestaria. Si no se hace en forma correcta, hay riesgos de eludir también los controles manuales.

Los cheques manuales deben registrarse en Atlas inmediatamente después de su emisión o, cuando Atlas no esté disponible, tan pronto como se recupere su funcionalidad. El contralor ha autorizado a las oficinas a emitir hasta cinco cheques manuales al mes; cualquier número superior a ese debe contar con la autorización por escrito del contralor.

o. Crear asientos de diario en el libro mayor

El personal de finanzas crea los asientos de diario en el libro mayor (GLJE) de acuerdo a las necesidades contables. Cualquier asiento de diario así creado debe remitirse a Atlas y enviar al director de aprobación para su autorización. No deben ser aprobados por la misma persona que los generó o editó. Toda la documentación probatoria de los GLJE debe archivarse de manera segura.

Personal de la nómina de pago

En el contexto de su trabajo, las facultadas, responsabilidades y rendición de cuentas que le cabe al personal de finanzas serán aplicables a los administradores de recursos humanos y al personal de la nómina pago responsable de aprobar, calcular o procesar las prestaciones a los empleados. El personal de la nómina de pago es responsable de velar por el correcto cálculo y registro de las prestaciones y derechos en el marco del sistema común de sueldos y subsidios de las Naciones Unidas o según lo aprobado por los administradores de recursos humanos.

Oficial de desembolsos

Como tercera autoridad, este oficial aprueba los desembolsos pendientes. La tercera autoridad debe quedar separada de la primera y la segunda autoridad y debe ser ejercida por un funcionario del PNUD. El oficial de desembolsos:

  • Autoriza los desembolsos pendientes:

    • velando por la disponibilidad de fondos suficientes en la cuenta bancaria correspondiente; y

    • revisando la coherencia de la moneda y el monto entre el comprobante aprobado y la carta de instrucciones al banco/cheque cuando este es llenado en forma manual11

  • Y/o ejerce el rol de signatario del banco en la medida en que esta función se relaciona con el método de pago, incluido lo siguiente:

    • firma de cheques;

    • firma de la carta de envío al banco para los interfaces locales de la transferencia electrónica de fondos; y

    • aprobación en línea de los pagos a través del software del banco local.

Oficial de desembolso – nómina de pago

Este oficial, como tercera autoridad para procesos del módulo relativo a la gestión del capital humano (HCM)-nómina de pago, realiza la aprobación final de la nómina mensual de pago y autoriza el desembolso.

Signatario de la cuenta bancaria

Se refiere al funcionario que firma cheques, firma la carta de envío al banco para los interfaces locales de transferencia electrónica de fondos y aprueba en línea pagos a través del software del banco local. Para garantizar los controles adecuados, los signatarios de la cuenta bancaria deben tomar en cuenta lo siguiente:

  • El uso indicado de cheques exclusivamente para transacciones del PNUD considera dos signatarios para todos los asuntos. Donde se disponga del debido resguardo, el tesorero puede autorizar la firma de cheques solo de parte de un signatario;

  • Se deben seguir todos los procesos y responsabilidades para la administración de las cuentas bancarias locales, incluidas las reglas respecto de depósitos, retiros, distribuciones o transferencias electrónicas de fondos;

  • Los cheques en blanco no utilizados deben ser mantenidos en la caja fuerte de la oficina y solo deberá tener acceso a ellos personal autorizado para redactar cheques, pero sin autoridad de signatario;

  • A menos que se autorice lo contrario, ningún funcionario podrá firmar cheques cuyos beneficiarios sean ellos mismos;

  • La firma anticipada de cheques en blanco está prohibida;

  • Los signatarios que hayan cambiado su lugar de destino deben ser removidos inmediatamente del panel;

  • El personal de otros organismos de la ONU u organismos asociados en Atlas no pueden ser signatarios de las cuentas bancarias del PNUD, ni siquiera para procesar pagos para ese organismo;

  • El personal del PNUD no puede ser signatario de cuentas bancarias de otros organismos de la ONU u organismos asociados en Atlas;

  • El personal del PNUD no puede ser signatario de cuentas bancarias de proyectos en modalidad de ejecución nacional (NEX)/aplicación nacional (NIM); y

  • Los signatarios de cuentas bancarias no pueden preparar conciliaciones bancarias.

Aprobador de proveedores

El número recomendado de aprobadores de proveedores es de dos por módulo de negocios de cuentas por cobrar (A/P) y normalmente se restringe al especialista en finanzas y el director de operaciones. Si un jefe de oficina cree que se justifica tener más de dos aprobadores por razones económicas, debe enviarse una solicitud con su debida argumentación al director de políticas y procedimientos, OFRM, para su consideración.

El aprobador de proveedores debe velar por la autenticidad del proveedor. Para su verificación, puede ser necesario conseguir documentación probatoria de una relación comercial de buena fe entre el PNUD y el proveedor. Los documentos probatorios clave incluyen originales o copias certificadas que muestren el nombre, dirección y detalles bancarios completos del proveedor, debidamente firmados por un funcionario de una empresa autorizada. Esta documentación probatoria debe ser archivada de manera segura. Si no es posible conseguir dicha firma, el oficial aprobador debe obtener pruebas satisfactorias por otros medios que demuestren que los detalles son auténticos antes de proceder con la aprobación. Antes de aceptar o cambiar perfiles de proveedores, los aprobadores de proveedores deben confirmar que el proveedor en cuestión no aparece en la lista de terroristas y financistas de terroristas del Comité 1267 del Consejo de Seguridad de la ONU ni tampoco en la lista de proveedores suspendidos y eliminados del PNUD.

Además, si el proveedor no puede proporcionar un membrete, se requiere una certificación de los detalles de su cuenta bancaria. Cuando se crea un registro del proveedor, el aprobador de proveedores debe


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