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Guatemala, mayo de 2017 contraloría general de cuentas

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GUATEMALA, MAYO DE 2017

 

 

 

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

INFORME DE AUDITORÍA

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

 


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ÍNDICE

Página

 

1. INFORMACIÓN GENERAL

Base Legal

Función

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

ÁREA FINANCIERA

Generales

Específicos

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

Área Financiera

Limitaciones al alcance

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, TÉCNICA Y

OTROS ASPECTOS EVALUADOS

Información Financiera y Presupuestaria

Balance General

Estado de Liquidación o Estado de Ejecución del Presupuesto

de Ingresos y Egresos

Ingresos

Egresos

Otros Aspectos

Plan Operativo Anual

Plan Anual de Auditoría

6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

DICTAMEN

Estados Financieros

Notas a los Estados Financieros

INFORME RELACIONADO CON EL CONTROL INTERNO

Hallazgos relacionados con el Control Interno


204

204

126

124

INFORME RELACIONADO CON EL CUMPLIMIENTO DE LEYES Y

REGULACIONES APLICABLES

Hallazgos relacionados con el Cumplimiento de Leyes y

Regulaciones Aplicables

7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA

ANTERIOR

8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODO

AUDITADO


Contraloría General de Cuentas

1

Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

1. INFORMACIÓN GENERAL

 

Base Legal

 

El  Segundo  Registro  de  la  Propiedad,  se  sustenta  jurídicamente  a  través  del

Acuerdo  Gubernativo  Número  1877  de  fecha  19  de  junio  de  1877;  Articulo  1  del

Acuerdo  Gubernativo  del  29  de  noviembre  de  1951  y  Articulo  1225  del  Código

Civil, acordando ampliar la jurisdicción del Segundo Registro de la Propiedad a los

departamentos  de  Suchitepéquez,  Retalhuleu  y  Sololá,  los  cuales  en

consecuencia,  quedan  segregados  de  la  jurisdicción  del  Registro  General  de  la

Propiedad.

 

Función

 

Brindar eficiencia, transparencia y certeza jurídica a las operaciones registrales y

salvaguardar el derecho de propiedad de la región sur-occidente de Guatemala.

 

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA

 

La auditoría se realizó con base en:

 

La  Constitución  Política  de  la  República  de  Guatemala,  según  lo  establecido  en

sus artículos 232 y 241.

 

El  Decreto  Número  31-2002  Ley  Orgánica  de  la  Contraloría  General

de Cuentas, artículos: 2 Ámbito de competencia y  4 Atribuciones, modificado por

los artículos 49 y 50 del Decreto 13-2013.

 

Normas  de  Auditoría  del  Sector  Gubernamental  y  las  Normas  Generales  de

Control  Interno,  emitidas  por  la  Contraloría  General  de  Cuentas  y    Normas

Internacionales de Auditoría.

 

Según el (los) nombramiento (s) de auditoría, DAEAD-0089-2016 de fecha 21 de

octubre de 2016 y DAEAD-0098-2016 de fecha 21 de diciembre de 2016.

 

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

 

ÁREA FINANCIERA

 

Generales

 

Emitir opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y la Liquidación


Contraloría General de Cuentas

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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

presupuestaria de ingresos y egresos del ejercicio fiscal 2016.

 

Específicos

 

Corroborar la autenticidad y presentación de los registros contables, transacciones

administrativas y financieras, así como su documentación de soporte.

 

Examinar la liquidación presupuestaria de la entidad para determinar si los fondos

se administraron y utilizaron correctamente.

 

Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad.

 

Evaluar  el  adecuado  cumplimiento  de  las  normas,  leyes,  reglamentos  y  otros

aspectos legales aplicables.

 

Establecer si las modificaciones presupuestarias coadyuvaron con los objetivos y

metas de la entidad.

 

Establecer que los ingresos provenientes de fondos rotativos privativos, se hayan

percibido y depositado oportunamente y que se hayan realizado las conciliaciones

mensuales con registros de SICOIN.

 

Evaluar de acuerdo a la muestra selectiva las compras realizadas por la entidad,

verificando que cumplan con la normativa aplicable y objetivos institucionales.

 

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

 

Área Financiera

 

El  exámen  comprendió  la  evaluación  de  la  estructura  de  control  interno  y  la

revisión de las operaciones, registros financieros y la documentación de respaldo

presentadas  por  los  funcionarios  y  empleados  de  la  entidad  durante  el  periodo

comprendido  del  01  de  enero  al  31  de  diciembre  de  2016,  con  énfasis  en  las

cuentas  del  Balance  General:  1112  Bancos,  1121  Inversiones  temporales,  1232

Maquinaria  y  equipo,  1234  Construcciones  en  proceso,  2116  Otras  cuentas  a

pagar  corto  plazo,  2251  Previsiones  para  beneficios  sociales;  del  Estado  de

Resultados del ejercicio se evaluó mediante la ejecución presupuestaria.

 

De  la  ejecución  presupuestaria,  de  las  cuentas  de  ingresos  se  evaluó  el  rubro

11200 Tasas y licencias varias.

 

De  la  Ejecución  Presupuestaria  del  área  de  egresos  se  evaluaron  los  renglones

presupuestarios:  011  Personal  permanente,  022  Personal  por  contrato,  035


Contraloría General de Cuentas

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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

Retribuciones a destajo, 133 Viáticos en el interior, 186 Servicios de informática y

sistemas  de  cómputo,  322  Equipo  de  oficina,  328  Equipo  de  cómputo,  413

Indemnizaciones al personal y 913 Sentencias Judiciales.

 

De  las  áreas  anteriormente  detalladas,  se  evalúo  explícitamente,  la  muestra

establecida en el memorándum de planificación correspondiente.

 

Se  verificaron  los  documentos  legales  que  respaldan  las  modificaciones

presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado, Plan Operativo

Anual (POA), Plan Anual de Auditoría (PAA), con el fin de determinar el logro de

las metas institucionales, objetivos y funciones de la Entidad.

 

Asimismo, de conformidad con la información traslada por la Unidad de Monitoreo

y  Alerta  Temprana,  se  evaluaron  los  Número  de  Publicación  en  Guatecompras

(NPG),  de  acuerdo  a  pruebas  selectivas  tomando  como  base  la  importancia

relativa, con el objeto de determinar el cumplimiento de la Ley de Contrataciones

del Estado y su Reglamento.

 

Limitaciones al alcance

 

La Contraloría General de Cuentas respetuosa del Estado de Derecho, que debe

prevalecer,  y  de  conformidad  con  la  Constitución  Política  de  la  República  de

Guatemala,  articulo  232,  Contraloría  General  de  Cuentas  establece:  “La

Contraloría  General  de  Cuentas  es  una  institución  técnica  descentralizada,  con

funciones  fiscalizadoras  de  los  ingresos,  egresos  y  en  general  de  todo  interés

hacendario  de  los  organismos  del  Estado,  los  municipios,  entidades

descentralizadas y autónomas, así como de cualquier persona que reciba fondos

del  Estado  o  que  haga  colectas  públicas…”,  cuya  finalidad  no  es  vulnerar  el

principio  de  seguridad  jurídica,  en  el  Segundo  Registro  de  la  Propiedad,  sino

únicamente como institución facultada por la Constitución Política de la República

de  Guatemala,  para  realizar  la  función  de  fiscalización  sobre  la  asignación

presupuestaria, balance general, estado de resultado y ejecución del presupuesto

de  ingresos  y  egresos,  estructura  de  control  interno,  y  basados  en  la  auditoría

practicada  del  01  de  enero  al  31  de  diciembre  de  2016,  se  determinaron

deficiencias en el Sistema de Registro de Ingresos Fénix que limitan la función de

fiscalización  realizada  por  la  Institución  facultada.  El  sistema  informático  Fenix,

utilizado  para  el  registro  y  control  de  los  ingresos  de  la  institución,  no  permite  la

evaluación  de  los  ingresos,  por  medio  de  usuarios  de  consulta  general,  por  el

período completo o parcial, únicamente proporciona reportes de forma diaria y no

de  forma  mensual  o  anual,  limitando  la  evaluación,  para  realizar  comparativos  y

así tener certeza de los ingresos percibidos.

 

Derivado de lo anterior se estableció una diferencia entre los ingresos registrados


Contraloría General de Cuentas

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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

en  el  sistema  Fénix  y  Bancos,  por  lo  que  se  solicitó  que  se  nos  informara  de  la

razón de la diferencia encontrada y no se obtuvo respuesta por parte del Segundo

Registro  de  la  Propiedad,  como  se  describe  a  continuación:  En  oficio

SRP-DAEAD-OF-36-2017, de fecha 1 de marzo de 2017, se solicitó la integración

de la diferencia que existe entre Fénix y bancos por un valor de Q.613,697.00, la

cual debió ser entregada el día 7 de marzo 2017.

 

El  día  lunes  20  de  marzo,  se  le  consultó  a  la  Contadora  General,

Licenciada  Miriam  Yolanda  Morales  Cahuex,  e  indicó  que  se  entregaría  a  esta

comisión como última fecha el día miércoles 22 de marzo.

 

El  día  23  de  marzo,  se  apersonaron  a  la  oficina  de  la  comisión,  el  Director

Financiero,  Tesorera  y  Contadora  General  para  solicitar  que  se  les  permitiera

entregar  dichas  integraciones  el  día  viernes  24  de  marzo,  se  les  hizo  de  su

conocimiento que era la última fecha para recibir dicha información. Sin embargo,

no fue entregada en ningún momento a la Comisión de Auditoria, para determinar

la razonabilidad de los registros entre el Sistema Fénix y los depósitos realizados

en  Bancos,  por  consiguiente  no  existe  conciliación  de  saldos  entre  SICOIN  y  el

Sistema de Ingresos Fénix. Situación planteada en el hallazgo de Control Interno

No.  9  Falta  de  Conciliación  de  Saldos  entre  Fenix  y  Sicoin  por  concepto  de

devolución de honorarios y No.10 Falta de conciliación de saldos entre el sistema

Fénix y Bancos.


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