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Guatemala, mayo de 2017 contraloría general de cuentas

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Causa

El  Director  de  Recursos  Humanos  no  a  realizado  las  correcciones  o

readecuaciones de mérito para el personal que fue contratado en años anteriores, 

considerado  los  perfiles  de  puestos  que  establece  el  Manual  de  Organización  y

Funciones.

 

Efecto

Al no readecuar el personal existente que no cumple con el perfil establecido de

acuerdo  al  Manual  de  Organización  y  Funciones  vigente  de  la  entidad,  su

desempeño podría ser no satisfactorio con respecto a la responsabilidad inherente

al cargo.

 

Recomendación

El  Registrador  Titular  del  Segundo  Registro  de  la  Propiedad  Inmueble  de

Quetzaltenango,  debe  girar  instrucciones  al  Director  de  Recursos  Humanos,  a


Contraloría General de Cuentas

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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

efecto  de  realizar  las  readecuaciones  y  que  cuando  se  realice  el  proceso  de

selección  para  determinado  puesto,  las  personas  cumplan  con  los  requisitos

establecidos en el Manual de Organización y Funciones de la entidad.

 

Comentario de los Responsables

En  memorial  de  fecha  28  de  abril  de  2017,  la  licenciada  Diana  Virginia  de  Leon

Alconero,  quien  fungió  como  Directora  de  Recursos  Humanos,  por  el  periodo

comprendido de 01 de enero al 22 de febrero de 2016, manifiesta: “Dentro de la

presente  investigación  por  parte  de  la  Contraloría  General  De  Cuentas,  fui

notificada en fecha veinticuatro de abril del año dos mil diecisiete, del resultado de

auditoría  realizada  al  Segundo  Registro  de  la  Propiedad  Inmueble  de

Quetzaltenango, con número SRP GUION DAEAD GUION OF GUION SESENTA

Y OCHO GUION DOS MIL DIECISIETE, realizada ante esta honorable institución

para la averiguación de la verdad y presentan cinco hallazgos relacionados por la

Contraloría  General  de  Cuentas,  mediante  las  auditorías  realizadas  por  esa

institución  ante  el  Segundo  Registro  de  la  Propiedad  Inmueble  con  sede  en

Quetzaltenango, donde actualmente sigo laborando y fui debidamente reinstalada

por  el  juzgado  de  trabajo  de  Quetzaltenango,  quedando  de  manifiesto  que

actualmente no poseo funciones para el desarrollo de mi trabajo, toda vez  que me

cambiaron de puesto en fecha veintidós de febrero del año dos mil dieciséis, de

DIRECTORA  DE  RECURSOS  HUMANOS  a  ASISTENTE  DE  RECURSOS

HUMANOS, tal y como consta en el acuerdo registral numero diecisiete guion dos

mil dieciséis (17-2016) de fecha dos de marzo del año dos mil dieciséis, firmado

por el señor Registrador titular del segundo Registro de la Propiedad, suprimiendo

mi plaza mediante acuerdo registral numero treinta y seis guion dos mil dieciséis,

donde se realiza la supresión total de dicha plaza en fecha seis de junio de dos mil

dieciséis,  adicionando  a  este  argumento  que  mediante  acuerdo  registral  numero

cuarenta  y  dos  guion  dos  mil  dieciséis,  donde  he  pasado  todo  este  tiempo  sin

desarrollar  funciones  acordes  a  mis  funciones  en  el  Segundo  Registro  de  la

Propiedad Inmueble, desarrollando a continuación una explicación clara y concisa

de las premisas sobre las cuales se desarrolla mi defensa material, las peticiones

formales que se irán demostrando documentalmente y con fundamento legal; de

acuerdo  a  lo  anteriormente  establecido  documentalmente  se  puede  deducir  que

durante  el  desempeño  de  mi  relación  de  trabajo  no  he  tenido  conocimiento  de

todos  los  hallazgos  relacionados  en  las  auditorías  realizadas  por  la  Contraloría

General de Cuentas, toda vez que las funciones propias a ese cargo recaen sobre

el  Director  de  Recursos  Humanos  Licenciado  Walter  Giovanni  Guillen  Aguilar,  y

personal  a  su  servicio,  quien  es  la  persona  indicada  para  la  presentación  de

documentación  física  y  electrónica  de  la  información  donde  están  los  hallazgos

encontrados por la institución a la cual me dirijo, por lo cual vuelvo a manifestar

que  dentro  de  mis  funciones  no  tuve  acceso  a  los  hallazgos  encontrados,

deslindándome  de  cualquier  tipo  de  responsabilidad  por  todo  lo  anteriormente

expuesto. FUNDAMENTO DE DERECHO:


Contraloría General de Cuentas

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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

 

Fundo mi solicitud, en los artículos: 28 de la Constitución Política de la Republica

de Guatemala. Derecho de Petición: Los habitantes de la Republica de Guatemala

tienen  el  derecho  a  dirigir,  individualmente  o  colectivamente  peticiones  a  la

autoridad, la que está obligada a tramitarlas y deberá resolver conforme a la ley.

 PETICION: A) Que se admita para su trámite el presente memorial y se agregue a

sus  antecedentes.  B)  Que  se  tenga  por  constituido  como  actuó  y  señalo  como

lugar para recibir notificaciones el indicado y el numero móvil de teléfono.”

 

En oficio sin número, de fecha 28 de abril de 2017, el Licenciado Walter Geovanny

Guillén Aguilar, quien fungió como Director de Recursos Humanos, por el periodo

comprendido  del  23  de  febrero  al  31  de  diciembre  de  2016,  manifiesta:  “En  la

CONDICION ustedes me indican que en el programa 11 Administración Registral,

del grupo 0, Servicios Personales, la comisión de auditoría evaluó los perfiles de

puestos por medio de fichas técnicas del personal que laboró durante el año 2016

en  el  Segundo  Registro  de  la  Propiedad  Inmueble  de  Quetzaltenango  y  que  se

estableció que se ha contratado y nombrado personal sin cumplir con el perfil del

puesto tal como lo establece el Manual de Organización y funciones de la entidad

y se detallan con nombre, puesto nominal, titulo requerido según manual y título

que posee.

 

Párrafo  anterior  al  criterio  indican  textualmente:  ”No  obstante,  las  contrataciones

se efectuaron en años anteriores al año 2016, sin embargo no han realizado las

correcciones  o  readecuaciones  de  mérito  con  la  finalidad  de  dar  cumplimiento  a

los  perfiles  de  puestos  contenidos  en  el  Manual  de  Organización  y  Funciones

vigente de la entidad.”

 

De lo anterior debo aclarar lo siguiente:

1. De la fecha de evaluación de perfiles, al momento de redactar este informe de

respuesta  se  han  venido  actualizando  los  expedientes  y  el  personal  ha

demostrado su actual nivel educativo (se adjuntan fotocopias simples), se indica el

número correlativo que ustedes indicaron originalmente en sus cuadros entre los

que tenemos los siguientes:

 

No.

Nombre

Título que posee

(momento de

evaluación)

Grado académico

actualizado

8

Colop  Canac,  José

León

Perito Contador

5to. 

Semestre

Ciencias Jurídicas

11

De  León  y  de  León

Juan Miguel

Perito Contador

Pensúm  Cerrado  en

Administración 

de

Empresas

12

Díaz  Cruz,  Dominga

Maestra de Educación

Tercer  Semestre  de


Contraloría General de Cuentas

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INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

Carmelina

Primaria

Trabajo Social

16

Hernández 

Castillo,

Ligia Lizet

Secretaria

Cierre  de  Pensum  de

Abogada y Notaria

20

Medina 

Manzo,

Brenda Karina

Bachiller

Cierre  de  Pensum  de

Abogada y Notaria

21

Mejía  Alfaro,  Yakelin

Angélica

Secretaria

Cierre  de  Pensum  de

Administración 

de

Negocios

23

Pérez  de  león,  Suly

Nohemí

Maestra de Educación

Primaria

Cierre  de  Pensum  de

Abogada y Notaria

28

Samayoa 

Vasquez,

Irene

B a c h i l l e r  

e n

Computación

Cierre  de  Pensum  en

Ciencias  Jurídicas  y

Sociales

29

Sanchez  Lam,  Irma

Alba

Maestra de Educación

Primaria

Cierre  de  Pensum

Licenciatura 

en

Psicología

 

Por lo cual, queda demostrado que los colaboradores anteriores mejoran su nivel

académico y se incrementa el capital humano para la institución.

 

2. Hay personas que fueron mencionadas en su cuadro de referencia, se continúa

respetando  la  numeración  original;  que  deben  mencionarse  por  aparte  y  realizar

las siguientes observaciones:

 

No.

Nombre

Puesto Nominal

Situación Actual

1

Ávila Rojas, Roderico René

Oficial 

Operador

035

Oficial 

Operador

011  Regularizado,

5 0  

a ñ o s  

d e

experiencia

7

Chinchilla San Juan, Pablo

Director  puesto  de

imagen….

Reinstalado 

por

orden  judicial  sin

cargo  específico  y

funciones

9

Cruz Ventura, Walter

I n d i c a n

literalmente:

Estudios 

de

Auditoria 

o

Administración  de

Empresas….

Su puesto correcto

es  Auxiliar  Archivo

de  Copias.  Su

nivel 

académico

para  el  puesto  es

correcto  Bachiller

en CC y LL

10

De  león  Ibañez,  Wilson

Fernando

Cajero Receptor

Ya no labora en el

2017 

para 

la


Contraloría General de Cuentas

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INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

institución

15

García 

Caxaj, 

Verónica

Manuela

Certificadora

Ya  no  labora  para

la institución desde

e l  

m e s  

d e

diciembre de 2016

 

Los  colaboradores  anteriores  son  casos  especiales  que  deben  considerarse  al

momento de la evaluación respectiva.

 

3.  Con  relación  al  párrafo  anterior  al  CRITERIO  se  hacen  las  siguientes

aclaraciones  pertinentes  y  necesarias  para  poder  ampliar  el  análisis  respectivo

para tomar una mejor decisión al momento de decidir sobre la ratificación de este

hallazgo,  donde  se  demuestra  que  efectivamente  SI  se  han  venido    realizado

gradualmente  las  correcciones  o  readecuaciones  pertinentes  de  mérito  y  que

desde  junio  2016  se  vienen  realizando  un  totalmente  nuevo  Manual  de

Organización y funciones de los perfiles de puestos de trabajo, capacitaciones de

mejora  continua  al  personal  para  poder  homogenizar  el  conocimiento  y  los

procesos  administrativos  y  registrales.  En  los  anexos  se  demostrará  lo  indicado

anteriormente  y  se  incluirán  los  acuerdos  certificados  que  dan  soporte  legal  a  lo

manifestado.

 

4. El párrafo subtitulado CRITERIO donde se menciona el acuerdo número 09-03

y las respectivas normas de control interno, específicamente la 3.2 clasificación de

puestos  y  la  3.6  evaluación  y  promoción  puedo  mencionar  que  efectivamente

ambas se han tomado en cuenta para lo cual aporto las siguiente documentación

con la finalidad de exponer y a la vez demostrar las acciones administrativas que

van  enfocadas  en  una  mejora  continua  de  procesos  por  medio  de  toma  de

decisiones  que  gradualmente  nos  van  llevando  a  una  reestructuración

organizacional. Por lo que las detallo de la siguiente manera:

a. Primer informe denominado: REESTRUCTURACION ADMINISTRATIVA DE LA

DIRECCION  DE  RECURSOS  HUMANOS,  manifestando  un  NIVEL  DE

PRIORIDAD  URGENTE.  Para  lo  cual  debo  indicar  que  tomé  posesión  el  23  de

febrero  de  2016  y  mi  primera  actividad  administrativa  fue  realizar  el  diagnostico

institucional  que  fue  entregado  al  Sr.  Registrador  Titular  Lic.  Marco  Arodi  Zaso

Pérez  el  31  de  Marzo  de  2016  donde  se  explican  documentalmente  la

problemática  existente  y  se  dan  los  lineamientos  a  seguir  para  iniciar  con  el

proceso de reestructuración administrativa.

b.  Acuerdo  registral  5-2009  correspondiente  a  la  creación  original  del

departamento de Recursos Humanos.

c. cuerdo registral 26-2016 ampliación del departamento de Recursos Humanos.i.

Reclutamiento  y  dotación  de  personal,  ii.  Nóminas  y  Planillas,  iii.  Mantenimiento,

iv. Planificación de normas y procedimientos.

d. Acuerdo registral 27-2016 donde se traslada al personal a cada unidad segundo


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INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

acuerdo  registral  26-2016  i.  Reclutamiento  y  dotación  de  personal:  Licda  Sindy

María  Enríquez  Alvarado,  ii.  Nóminas  y  Planillas:  Lic.  Nelsin  Elvin  Santos

Mazariegos, iii. Mantenimiento: Eric Raúl Gonzales Cifuentes, iv. Planificación de

normas y procedimientos: Ingeniero Erick Jacob Pérez Robles. (acuerdo registral

6-2016) renglón 022.

e.  Acuerdo  Registral  71-2016  ampliación  de  unidades  y  cambio  de  nombre  de

Recursos  Humanos  a  Gestión  Institucional  y  Recursos  Humanos.  i.  Unidad  de

Seguridad,  ii.  Unidad  de  libre  acceso  a  la  información  pública,  iii.  Unidad  de

servicios médicos.

f.Sobre la historia del proceso de modificación de los manuales de organización y

funciones  se  detalla  la  historia  completa  para  una  mejor  comprensión  y  análisis

que NO HAY MANUALES VIGENTES y que lo demuestran los mismos acuerdos

registrales. i. Acuerdo Registral 33-2013, ii. Acuerdo Registral 11-2014, 1. 3 oficios

donde  se  solicita  ampliación  de  tiempo  para  la  elaboración  de  manuales,  iii.

Acuerdo Registral 10-2015 indica claramente en su segundo considerando que los

manuales  supuestamente  vigentes  están  inconclusos  y  contienen  funciones  que

no reflejan la práctica de los colaboradores del Segundo Registro de la propiedad,

iv.  Oficio  OF-UDAI-SRP-0048-2016  de  fecha  19  de  mayo  de  2016  que  me  fue

enviado al lic, Walter Geovanny Guillén Director de Recursos Humanos solicitando

el  manual  de  funciones  por  parte  de  la  Licda  Flor  de  maría  López  Quiñonez

Auditora  Interna:  1.  Se  le  solicita  el  23  de  mayo  2016  a  la  Licda  Diana  De  león

Alconero  por  medio  de  oficio  RRHH0D099-2016  dicho  manual  debido  a  que  ella

según acuerdos lo había realizado, 2. Responde la Licda Diana Virginia De León

Alconero  por  medio  de  oficio  RRHH-105-2016  donde  se  me  hace  entrega  del

manual  que  ella  entregó  a  la  Contraloría  General  de  Cuentas.  El  mismo  manual

que en el Acuerdo Registral 10-2015 se indica que esta inconcluso y que contiene

funciones  que  no  reflejan  la  práctica  de  los  colaboradores  del  Segundo  Registro

de  la  Propiedad.  3.Se  hace  entrega  a  la  UDAI  por  medio  de  oficio

RRHH-D-107-2016  del  mismo  manual  de  funciones  acompañando  el  oficio

RRHH-105-2016 donde se indica que ha venido siendo modificado por sus errores

de  formulación.  v.  Oficio  del  departamento  de  registro  laboral,  Guatemala

diecisiete de noviembre de dos mil dieciséis donde se indica a la unidad de acceso

a  la  información  pública  que  a  solicitud  del  señor  Erick  Jacob  Pérez  Robles;

indicando  en  su  párrafo  final  que  dicho  Registro  no  posee  inscrito  ninguna

información referente a los manuales de funciones ni manuales de procedimiento

administrativos para la contratación del personal en dichos Registro.

g.  Acuerdo  Registral  37-2016  donde  se  considera  la  actualización  de  una  nueva

estructura administrativa ajustado a requerimientos que la Contraloría General de

Cuentas  exige,  ya  que  la  actual,  no  obedece  a  las  necesidades  dentro  del

Segundo Registro de la Propiedad y que en su por tanto ordena 1. Iniciar con el

proceso de modificación y actualización de los siguientes instrumentos: a. Manual

de organización y funciones vigente, b. Reglamento de interno de trabajo vigente.

h.  .Acta  15-2016  que  fortalece  y  específica  lo  ordenado  en  el  Acuerdo  Registral


Contraloría General de Cuentas

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INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

37-2016 de fecha ocho de junio de dos mil dieciséis que en su parte conducente

indica  iniciar  con  el  proceso  de  modificación  y  actualización  de  los  siguientes

instrumentos:  a)  Manual  de  Organización  y  funciones  vigentes;”  1.  que  en  su

SEGUNDO  punto  indica  literalmente:  En  virtud  de  lo  indicado,  se  procede  a

regularizar  los  nombres  de  los  cargos  que  operan  y  funcionan  dentro  de  la

institución, creando para ello los Cargos Nominales y modificando los nombres de

Cargos  Funcionales  del  personal  que  trabaja  en  el  Segundo  Registro  de  la

Propiedad.  2.    Punto  TERCERO:  Se  enlista  el  nombre  del  cargo  anterior,  cargo

nominal  y  cargo  funcional.  Donde  se  ACTUALIZA  la  organización  administrativa,

operativa y registral en su primera fase con los nombres de puestos de trabajo que

se  utilizan  en  la  actualidad,  así  mismo  la  nueva  denominación  de  los  cargos

nominales  y  funcionales.  3.  punto  cuarto  del  acta  que  dio  vida  al  GLOSARIO  de

CARGOS en su primera fase. a. Se ejemplifican las PROPUESTAS de perfiles de

puesto de trabajo, b. Evolución de organigrama departamentalizado.

i. EJEMPLOS DE REGULARIZACIONES DE PERSONAL, lo cual CONFIRMA que

SI se han realizado acciones administrativas que conllevan LAS CORRECCIONES

O READECUACIONES DE MERITO Y actualizarlos. i. Acuerdo Registral 39-2016

licenciado  Gilberto  Estuardo  Valle  Flores,  ii.  Acuerdo  Registral  52-2016  el  Señor

Edgar  Francisco  Guzmán  Díaz,  iii.  cuerdo  Registral  55-2016  que  incluye  a  los

siguientes: 1. Licenciado Francisco Chojolan Sam. 2. Señor Alejandro David Lucas

Sajquim. Iv. Acuerdo Registral 69-2016 que incluye al personal siguiente: 1. Angel

Vinicio  Carranza  Petz,  2.  Gustavo  Adolfo  Tahay  Choxom.  v.  Acuerdo  Registral

70-2016  del  Señor  Mario  Chaj  Gonzalez,  vi,  Acuerdo  Registral  74-2016  del

Licenciado  Luis  Nery  Cifuentes  Maldonado,  vii  Acuerdo  Registral  75-2016  de  las

siguientes  personas:  1.Mario  Alvaro  Poroj  Mazariegos.  2.  Brenda  Karina  Medina

Manzo.  3.  Mynor  Alberto  Quiroa  Cabrera.  viii.  Acuerdo  Registral  76-2016  del

personal: 1. German Waldemar Reynosa López. 2. Cresencio Salvador Rodriguez

Orellana.  3.Pablo  Rafael  Alvarez  García.  4.  Roderico  Rene  Avila  Rojas.  ix.

Acuerdo Registral 78-2016 ascenso del Lic. Luis Nery Cifuentes Maldonado.

 

5.  Se  incluye  el  oficio  463-2016/SRP/RRHH/WGG-ejp-wr  que  fue  respuesta  a  la

solicitud requerida en oficios SRP-DAEAD-02-2016 y el SRP-DAEAD-OF-04-2016

debido a una ampliación solicitada en donde se indica claramente:

a.  en  su  punto  1  Reglamentos  y  acuerdos  vigentes:  se  indica  que  no  se  pudo

encontrar documentación de soporte como acuerdo registral o administrativo que

le de soporte legal.

b. En el punto 2 estructura de la institución (organigrama general) en el inciso d)

se indica claramente que NO responde a las necesidades de la institución.

c.  Inciso e) NO se ha encontrado ningún tipo de organigrama departamentalizado

d. En el punto 3 Manual de Políticas: a) se indica NO se ha encontrado ninguna

documentación al respecto que le de soporte a un manual de políticas.

e. Punto 4 Manual de procedimientos y normas, se indica que al tratar de procesar

el  flujo  de  actividades  NO  se  puede  desarrollar  y  que  NO  está  realizado  de  la


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INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

manera adecuada.

f.  Punto  5  Manual  del  empleado,  se  hace  una  descripción  sucinta  del  porque  el

manual  NO  tiene  validez  se  menciona  los  acuerdos  de  manera  cronológica  el

99-2013,  11-2014  y  el  10-2015  y  que  al  final  no  se  obtuvo  ningún  resultado

positivo y que NO se encontró documentación de soporte que permita analizar los

cambios

g. Que en el párrafo final se indica literalmente: “por lo anteriormente descrito, la

documentación encontrada no es satisfactoria, por lo tanto, NO existen manuales,

políticas, flujogramas, organigramas confiables.

6. Desde agosto de 2016 se ha implementado un programa especial de cursos de

capacitación que permita la homogenización y mejora continua para fortalecer el

capital  humano  de  la  institución,  no  importando  la  jerarquía  administrativa,

tampoco el nivel de estudio. Es así como se realizaron los siguientes cursos:

a.  La  primera  acción  que  se  tomó,  fue  un  diagnóstico  de  necesidades  de

capacitación  a  través  de  procesos  como:  observación  en  los  distintos

departamentos, conversaciones y requerimientos de jefes de área y análisis de la

curricula del personal. A través de la observación, se pudo percibir cuales eran las

fortalezas  y  debilidades  del  personal,  directamente  en  su  área  de  trabajo  y  la

forma en la que desempeñaban sus funciones, esto se confirmó de manera verbal

con los jefes de área a través de conversaciones y requerimientos de capacitación

que ellos mismos realizaron al departamento de Recursos Humanos y finalmente

se buscó información analizando la curricula de los colaboradores, estudiando su

experiencia, aptitudes, actitudes, formación académica y demás que se encontró

en ese momento.

b.  Dentro  del  análisis  de  la  curricula,  se  encontró  que  algunos  de  los

colaboradores no cumplían con el perfil del puesto en el que se encontraban, sin

embargo uno de los grandes retos de esta administración ha sido mejorar el clima

laboral,  por  lo  que  se  consideró  que  realizar  despidos  masivos,  sería

contraproducente  a  las  gestiones  que  el  departamento  de  Recursos  Humanos

quería realizar en el futuro, ya que causarían más temor y resistencia al cambio de

parte de los colaboradores.

c. Por esta razón se buscó una estrategia que beneficiará tanto al personal que ya

se  encontraba  laborando  en  la  institución,  proporcionándoles  las  herramientas  y

habilidades  que  necesitan  para  mejorar  en  su  trabajo,  así  como  a  la  institución,

cerrando la brecha que existía entre dicho perfil y los colaboradores con los que ya

se contaba.

d.  De  esta  manera  se  encontró  como  una  posible  solución,  mediante  la

implementación de un plan de capacitación dirigido a mejorar primordialmente el

servicio  al  usuario  externo  y  también  al  usuario  interno,  para  la  mejora  de  la

opinión pública y del clima laboral. A medida que se fue implementando este plan,

se  fueron  encontrando  nuevas  necesidades,  por  lo  que  se  empezaron  a  orientar

esfuerzos  a  un  reordenamiento  y  una  reingeniería  administrativa,  con  el  objetivo

de mejorar procesos tanto a nivel administrativo como operativo y que esto a su


Contraloría General de Cuentas

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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

vez tenga un impacto positivo en el servicio al usuario externo. Es así que surge la

necesidad  de  buscar  apoyo  para  este  proceso,  contratando  los  servicios  de

Intecap no solo para cubrir las distintas demandas de capacitación, sino también

para realizar un diagnóstico institucional y el respectivo apoyo de asesoría en las

áreas que dicho diagnostico refleje.

e. En el plan de capacitación 2016 se llevaron a cabo 3 temas que se escogieron

debido  a  la  necesidad  urgente  que  reflejaban  algunas  áreas  y  que  se  verían

beneficiadas  por  los  mismos,  los  cuales  fueron:  i.  “Excelencia  en  el  servicio  al

usuario”  con  una  duración  de  5  horas  y  conformado  por  20  participantes  ii.

Redacción en el Servicio al Usuario” con una duración de 20 horas y conformado

por  21  participantes.  iii.  Gestión  administrativa”  con  una  duración  de  15  horas  y

conformado por 20 participantes.

f. Todas las capacitaciones se trabajaron junto al Instituto Técnico de Capacitación

y  Productividad  (Intecap),  quienes  cuentan  con  facilitadores  especializados  en

cada  uno  de  los  temas  que  hemos  requerido,  con  una  amplia  experiencia  en  el

área práctica de su especialidad. SE ADJUNTA EL INFORME COMPLETO.

 

7. CONCLUSIONES

a. Se ha demostrado que SI se han realizado las correcciones o readecuaciones

de  mérito  con  la  variable  administrativa  que  se  está  trabajando  en  el

completamente  NUEVO  manual  de  Organización  y  Funciones  de  la  entidad  tal

cual lo ordenó el Acuerdo Registral 37-2016 donde se considera la actualización

de  una  nueva  estructura  administrativa  ajustado  a  requerimientos  que  la

Contraloría  General  de  Cuentas  exige,  ya  que  la  actual,  no  obedece  a  las

necesidades dentro del Segundo Registro de la Propiedad y que en su por tanto

ordena  iniciar  con  el  proceso  de  modificación  y  actualización  de  los  siguientes

instrumentos:  i.  Manual  de  organización  y  funciones  vigente,  ii.  Reglamento  de

interno de trabajo vigente.

b.  Se  ha  demostrado  en  la  cronología  histórica  de  Acuerdos  Registrales:  i.

Acuerdo  Registral  33-2013,  ii.  Acuerdo  Registral  11-2014,  iii.  3  oficios  donde  se

solicita  ampliación  de  tiempo  para  la  elaboración  de  manuales,  iv.  Acuerdo

Registral  10-2015  indica  claramente  en  su  segundo  considerando  que  los

manuales  supuestamente  vigentes  están  inconclusos  y  contienen  funciones  que

no reflejan la práctica de los colaboradores del Segundo Registro de la propiedad.

c.  El  oficio  enviado  463-2016/SRP/RRHH/WGG-ejp-wr  en  respuesta  a  los  oficios

SRP-DAEAD-02-2016 y el SRP-DAEAD-OF-04-2016 donde se indica claramente

en  todos  y  cada  uno  de  sus  incisos  y  que  en  su  parte  final  indica:  “por  lo

anteriormente  descrito,  la  documentación  encontrada  no  es  satisfactoria,  por  lo

tanto, NO existen manuales, políticas, flujogramas, organigramas confiables.

d.  Que  el  Acuerdo  Registral  26-2016  donde  se  modifica  el  Departamento  de

Recursos Humanos y se incluyen las diferentes unidades de manera general pero

de  manera  específica  se  implementó  la  unidad  de  Planificación  de  normas  y

procedimientos a cargo y bajo la responsabilidad del Ingeniero Erick Jacob Pérez


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SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

Robles.  (acuerdo  registral  6-2016)  quien  ha  venido  desempeñando  y  realizando

las propuestas y cambios aquí demostrados: i. Cambios propuestos en los perfiles,

ii. Cambios propuestos en el organigrama departamentalizado.

e. De estos cambios ya existe un nuevo catálogo de puestos de trabajo que detalla

de  manera  nominal  y  funcional  los  puestos  de  trabajo  y  que  permitirá  iniciar  el

cambio total en la readecuación no solo de perfiles de trabajo sino también en la

organización  funcional  y  administrativa,  según  Acta  15-2016  en  función  de  lo

ordenado en el Acuerdo Registral 37-2016. i. Todas las regularizaciones laborales

que  se  ejemplificaron  se  realizaron  con  los  oficiales  operadores  y  oficiales

certificadores ya se hicieron bajo los parámetros del nuevo catálogo.

f.  El  programa  de  capacitaciones  implementado  a  partir  de  agosto  de  2016  nos

permitirá  mejorar  el  capital  humano  no  importando  el  nivel  académico.  Lo  que

provocará mejora continua y un mejoramiento cualitativo y cuantitativo de atención

al usuario externo e interno.

g.  La  documentación  aquí  presentada  NUNCA  fue  requerida  por  la  comisión

auditora  por  lo  mismo  no  se  hizo  referencia  a  ella  hasta  este  momento.  Por

nuestra  parte  siempre  ha  estado  allí  como  parte  de  nuestras  actividades

administrativas.

h.  La  importancia  de  la  irretroactividad  de  la  ley  según  artículo  15  de  la

Constitución  de  la  Republica,  donde  nos  indica  que  la  ley  no  tiene  efecto

retroactivo, salvo en materia penal cuando favorezca al reo. Se menciona  debido

a  que  existen  muchas  personas  que  fueron  contratadas  antes  del  año  2013

cuando  se  realiza  el  primer  manual  de  funciones  y  estos  colaboradores  fueron

contratados sin perfil de trabajo."


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