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Acciones Legales y Administrativas

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Acciones Legales y Administrativas

Sanción  económica  de  conformidad  con  Ley  Orgánica  de  la  Contraloría  General

de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto

13-2013, Numeral 4, para:

 

Cargo

Nombre

Valor en Quetzales

REGISTRADOR TITULAR

ANGEL ESTUARDO BARRIOS IZAGUIRRE

18,825.00

REGISTRADOR TITULAR

MARCO ARODI ZASO PEREZ

14,250.00

DIRECTORA DE RECURSOS HUMANOS

DIANA VIRGINIA DE LEON ALCONERO

3,562.50

DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS

WALTER GEOVANNY GUILLEN AGUILAR

3,125.00

Total

Q. 39,762.50

 

Hallazgo No. 4

 

Manual de perfil de puestos desactualizado

 

Condición

En  el  Programa  de  Gasto  11  Administración  Registral,  del  Grupo  0  Servicios

Personales, al requerir el Manual de perfil de puestos del Segundo Registro de la

Propiedad Inmueble de Quetzaltenango, se comprobó que la última actualización

realizada  fue  el  año  2013,  esto  provoca  que  este  manual  no  se  apegue  a  la

realidad actual de la entidad. Derivado de esto existen varios puestos los cuales

carecen del perfil tal como se detalla a continuación.

 

No.

Puesto Nominal

1 Asistente departamento de Informática


Contraloría General de Cuentas

72

Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

2 Jardinero

3 Encargada de la Unidad de Reclutamiento y Dotación de Personal

4 Auxiliar de Soporte Técnico y Mantenimiento de Informática

5 Encargada de Almacén y Proveeduría

6 Auxiliar departamento de Almacén y Proveeduría

7 Auxiliar del departamento de Informática

8 Coordinador de Normas y Procedimientos

9 Auxiliar II Departamento Financiero

10 Asistente Departamento Jurídico

11 Autorizador Documental de Procesos de Transparencia

12 Auxiliar departamento de Compras

 

Criterio

El  Acuerdo  Número  09-03,  de  la  Contraloría  General  de  Cuentas,  Normas

Generales  de  Control  Interno,  Norma  1.10  Manuales  de  Funciones  y

Procedimientos,  establece:  “La  máxima  autoridad  de  cada  ente  público,  debe

apoyar  y  promover  la  elaboración  de  manuales  de  funciones  y  procedimientos

para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad.

Los  Jefes,  Directores  y  demás  Ejecutivos  de  cada  entidad  son  responsables  de

que  existan  manuales,  su  divulgación  y  capacitación  al  personal,  para  su

adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a

cada puesto de trabajo.”

 

Causa

El  Director  de  Recursos  Humanos  incumplió  con  la  actualización  del  Manual  de

perfil de puestos de la entidad, los cuales deben de ser adaptados de acuerdo a

las  funciones  de  cada  uno  de  los  trabajadores  de  la  institución,  con  el  fin  de

actualizar  e  implementar  dicho  Manual  a  la  realidad  de  las  operaciones  del

Segundo Registro de la Propiedad.

 

Efecto

Manual  de  perfil  de  puestos  de  la  entidad  desactualizado  que  no  demuestra  la

realidad de las actividades asignadas al personal, propiciando carencia en guías

de  trabajo,  dificulta  las  actividades  de  control  del  personal,  la  deducción  de

responsabilidades  de  cada  puesto  y  riesgo  de  la  duplicidad  de  funciones  al  no

tener claramente establecidas las funciones.

 

Recomendación

El  Registrador  Titular  del  Segundo  Registro  de  la  Propiedad,  debe  girar

instrucciones  al  Director  de  Recursos  Humanos,  para  que,  actualice  y  efectué

seguimiento  a  su  aprobación  e  implemente  el  Manual  de  perfil  de  puestos  de  la

entidad,  en  todos  los  puestos  de  trabajo,  para  promover  el  fortalecimiento  del


Contraloría General de Cuentas

73

Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

ambiente y estructura del control interno, para lograr un mejor desempeño de las

funciones del personal.

 

Comentario de los Responsables

En Memorial, de fecha 2 de mayo de 2017, la Licenciada Diana Virginia de León

Alconero,  quien  fungió  como  Directora  de  Recursos  Humanos,  por  el  período

comprendido del 01 de enero al 22 de febrero de 2016, manifiesta: “Dentro de la

presente  investigación  por  parte  de  la  Contraloría  General  De  Cuentas,  fui

notificada en fecha veinticuatro de abril del año dos mil diecisiete, del resultado de

auditoría  realizada  al  Segundo  Registro  de  la  Propiedad  Inmueble  de

Quetzaltenango, con número SRP GUION DAEAD GUION OF GUION SESENTA

Y OCHO GUION DOS MIL DIECISIETE, realizada ante esta honorable institución

para la averiguación de la verdad y presentan cinco hallazgos relacionados por la

Contraloría  General  de  Cuentas,  mediante  las  auditorías  realizadas  por  esa

institución  ante  el  Segundo  Registro  de  la  Propiedad  Inmueble  con  sede  en

Quetzaltenango, donde actualmente sigo laborando y fui debidamente reinstalada

por  el  juzgado  de  trabajo  de  Quetzaltenango,  quedando  de  manifiesto  que

actualmente no poseo funciones para el desarrollo de mi trabajo, toda vez que me

cambiaron  de  puesto  en  fecha  veintidós  de  febrero  del  año  dos  mil  dieciséis,  de

DIRECTORA  DE  RECURSOS  HUMANOS  a  ASISTENTE  DE  RECURSOS

HUMANOS, tal y como consta en el acuerdo registral numero diecisiete guion dos

mil dieciséis (17-2016) de fecha dos de marzo del año dos mil dieciséis, firmado

por el señor Registrador titular del segundo Registro de la Propiedad, suprimiendo

mi plaza mediante acuerdo registral numero treinta y seis guion dos mil dieciséis,

donde se realiza la supresión total de dicha plaza en fecha seis de junio de dos mil

dieciséis,  adicionando  a  este  argumento  que  mediante  acuerdo  registral  numero

cuarenta  y  dos  guion  dos  mil  dieciséis,  donde  he  pasado  todo  este  tiempo  sin

desarrollar  funciones  acordes  a  mis  funciones  en  el  Segundo  Registro  de  la

Propiedad Inmueble, desarrollando a continuación una explicación clara y concisa

de las premisas sobre las cuales se desarrolla mi defensa material, las peticiones

formales que se irán demostrando documentalmente y con fundamento legal; de

acuerdo  a  lo  anteriormente  establecido  documentalmente  se  puede  deducir  que

durante  el  desempeño  de  mi  relación  de  trabajo  no  he  tenido  conocimiento  de

todos  los  hallazgos  relacionados  en  las  auditorías  realizadas  por  la  Contraloria

General de Cuentas, toda vez que las funciones propias a ese cargo recaen sobre

el  Director  de  Recursos  Humanos  Licenciado  Walter  Giovanni  Guillen  Aguilar,  y

personal  a  su  servicio,  quien  es  la  persona  indicada  para  la  presentación  de

documentación  física  y  electrónica  de  la  información  donde  están  los  hallazgos

encontrados  por  la  institución  a  la  cual  me  dirijo,  por  lo  cual  vuelvo  a  manifestar

que  dentro  de  mis  funciones  no  tuve  acceso  a  los  hallazgos  encontrados,

deslindándome  de  cualquier  tipo  de  responsabilidad  por  todo  lo  anteriormente

expuesto.”

 


Contraloría General de Cuentas

74

Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

En oficio sin número, de fecha 28 de abril de 2017, el Licenciado Walter Geovanny

Guillén Aguilar, quien fungió como Director de Recursos Humanos, por el período

comprendido  23  de  febrero  al  31  de  diciembre  de  2016,  manifiesta:  “En  la

CONDICION  ustedes  indican  que  en  el  Programa  de  Gasto  11  Administración

Registral,  del  Grupo  0  Servicios  Personales,  al  requerir  el  Manual  de  perfil  de

puestos  del  Segundo  Registro  de  la  Propiedad  Inmueble  de  Quetzaltenango,  se

comprobó que la última actualización realizada fue el año 2013, esto provoca que

este  manual  no  se  apegue  a  la  realidad  actual  de  la  entidad.  Derivado  de  esto

existen  varios  puestos  los  cuales  carecen  del  perfil  tal  como  se  detalla  a

continuación:

 

No.

Puesto Nominal

1

Asistente departamento de informática

2

Jardinero

3

Encargada de la unidad de reclutamiento y dotación de personal

4

Auxiliar de soporte técnico y mantenimiento de informática

5

Encargada de almacén de proveeduría

6

Auxiliar departamento de Almacén y Proveeduría

7

Auxiliar del departamento de informática

8

Coordinador de normas y procedimientos

9

Auxiliar II departamento financiero

10

Asistente departamento jurídico

11

Autorizador documental de procesos de transparencia

12

Auxiliar departamento de compras

 

Efectivamente  el  manual  de  perfil  de  puestos  del  Segundo  Registro  de  la

Propiedad  Inmueble  de  Quetzaltenango,  está  desactualizado,  es  más,

particularmente mencionaría que dicho manual es inexistente, debido a que está

TOTALMENTE DESACTUALIZADO y que por lo mismo, se nos indicó por medio

del Acuerdo Registral 37-2016 de fecha 8 de junio de 2016 que se procediera a

realizar uno y además se iniciara también con el respectivo Reglamento Interno;

ambos se está en la etapa de formulación.

 

Así mismo, se adjuntan las propuestas de los siguientes perfiles y descripción del

puesto  que  se  han  venido  trabajando  para  obtener  un  manual  de  puestos  de

funciones  completamente  actualizado,  se  respeta  la  numeración  que  estamos

trabajando:

 

No.

NUEVO PERFIL DEL PUESTO

18

Auxiliar de asuntos jurídicos de resoluciones registrales

26

Oficial de estudio y análisis de fincas

32

Auxiliar de verificación arancelaria


Contraloría General de Cuentas

75

Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

58

Oficial de apoyo de secretaria general

86

Auxiliar de mantenimiento institucional

100

Coordinador de Gestión Institucional y Recursos Humanos

120

Oficial de UDAF de almacén y proveeduría

134

Auxiliar de recepción y entrega

154

Oficial administrativo de Gestión Institucional y Recurso Humano

164

Auxiliar administrativo de UDAF

166

Jardinero

 

Además se incluyen dos propuestas que se han venido formulando de

un  organigrama  departamentalizado,  que  no  riña  con  la  ley  pero  que

sea operativo y funcional

 

Con lo anterior se demuestra que se han venido realizando avances importantes

en el nuevo manual de perfiles y puestos de trabajo con la realización de un nuevo

catálogo que permitió actualizar los nombres nominales y funcionales, esto se hizo

por medio del acta 15-2016.

 

Relacionado  al  subtitulado  CRITERIO  donde  hace  referencia  a  la  normativa  de

Control  interno  numero  1.10  Manuales  de  funciones  y  procedimientos  que

establece: “la máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la

elaboración  de  manuales  de  funciones  y  procedimientos  para  cada  puesto  y

procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. Los jefes, Directores

y demás ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales,

su  divulgación  y  capacitación  al  personal,  para  su  adecuada  implementación  y

aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo”.

Por  lo  anteriormente  descrito  se  demuestra  que  efectivamente  se  ha  venido

realizando  en  el  departamento  de  Gestión  Institucional  y  Recursos  Humanos  el

nuevo  manual,  el  cual  ha  estado  en  la  unidad  de  Planificación  de  normas  y

procedimientos a cargo del ingeniero Erick Jacob Pérez Robles que promueve los

cambios de manuales.

 

A continuación se hace un detalle cronológico a partir de la toma de posesión de la

nueva administración dirigida por el Lic, Marco Arodi Zaso Pérez como Registrador

Titular  y  las  acciones  que  en  ese  momento  el  Departamento  de  Recursos

Humanos  tomó  y  que  posteriormente  se  denominaría  Departamento  de  Gestión

Institucional y Recursos Humanos que se reformó por medio del artículo 71-2016:

 

1.  Con  relación  al  párrafo  anterior  al  CRITERIO  se  hacen  las  siguientes

aclaraciones  pertinentes  y  necesarias  para  poder  ampliar  el  análisis  respectivo

para tomar una mejor decisión al momento de decidir sobre la ratificación de este

hallazgo,  donde  se  demuestra  que  efectivamente  SI  se  han  venido  realizado

gradualmente  las  correcciones  o  readecuaciones  pertinentes  de  mérito  y  que


Contraloría General de Cuentas

76

Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

desde  junio  2016  se  vienen  realizando  un  totalmente  nuevo  Manual  de

Organización y funciones de los perfiles de puestos de trabajo, capacitaciones de

mejora  continua  al  personal  para  poder  homogenizar  el  conocimiento  y  los

procesos  administrativos  y  registrales.  En  los  anexos  se  demostrará  lo  indicado

anteriormente  y  se  incluirán  los  acuerdos  certificados  que  dan  soporte  legal  a  lo

manifestado.

 

2. El párrafo subtitulado CRITERIO donde se menciona el acuerdo número 09-03

y las respectivas normas de control interno, específicamente la 1.10 Manuales de

funciones  y  procedimientos  que  establece:  “la  máxima  autoridad  de  cada  ente

público,  debe  apoyar  y  promover  la  elaboración  de  manuales  de  funciones  y

procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades

de  la  entidad.  Los  jefes,  Directores  y  demás  ejecutivos  de  cada  entidad  son

responsables de que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal,

para  su  adecuada  implementación  y  aplicación  de  las  funciones  y  actividades

asignadas a cada puesto de trabajo”. Puedo mencionar que efectivamente se ha

tomado en cuenta al momento de realizar las contrataciones por la parte del ente

nominador según lo establece el artículo 27 del Registro de la Propiedad Acuerdo

Gubernativo  No.  30-2005  de  fecha  27  de  enero  de  2005  en  donde  se  indica

literalmente…” Los Registradores en su respectivo Registro, regirán todas y cada

una  de  las  relaciones  internas  de  la  Institución  y  tendrán  a  su  cargo  el

nombramiento y remoción del personal que sea necesario.” para lo cual aporto las

siguiente  documentación  con  la  finalidad  de  exponer  y  a  la  vez  demostrar  las

acciones administrativas que van enfocadas en una mejora de procesos por medio

de toma de decisiones que gradualmente nos van llevando a una reestructuración

organizacional. Por lo que las detallo de la siguiente manera:

a. Se adjuntan los perfiles de los diferentes puestos de trabajo que ya están a nivel

de propuesta.

 

b. Primer informe denominado: REESTRUCTURACION ADMINISTRATIVA DE LA

DIRECCION  DE  RECURSOS  HUMANOS,  manifestando  un  NIVEL  DE

PRIORIDAD  URGENTE.  Para  lo  cual  debo  indicar  que  tomé  posesión  el  23  de

febrero  de  2016  y  mi  primera  actividad  administrativa  fue  realizar  el  diagnostico

institucional  que  fue  entregado  al  Sr.  Registrador  Titular  Lic.  Marco  Arodi  Zaso

Pérez  el  31  de  Marzo  de  2016  donde  se  explican  documentalmente  la

problemática  existente  y  se  dan  los  lineamientos  a  seguir  para  iniciar  con  el

proceso de reestructuración administrativa.

 

c.  Acuerdo  registral  5-2009  correspondiente  a  la  creación  original  del

departamento de Recursos Humanos.

 

d. Acuerdo registral 26-2016 ampliación del departamento de Recursos Humanos.

i. Reclutamiento y dotación de personal, ii. Nóminas y Planillas, iii. Mantenimiento,


Contraloría General de Cuentas

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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

iv. Planificación de normas y procedimientos.

 

e. Acuerdo registral 27-2016 donde se traslada al personal a cada unidad segundo

acuerdo  registral  26-2016.  i.  Reclutamiento  y  dotación  de  personal:  Licda  Sindy

María  Enríquez  Alvarado,  ii.  Nóminas  y  Planillas:  Lic.  Nelsin  Elvin  Santos

Mazariegos, iii. Mantenimiento: Eric Raúl Gonzales Cifuentes, iv. Planificación de

normas y procedimientos: Ingeniero Erick Jacob Pérez Robles. (acuerdo registral

6-2016) renglón 022.

 

f.  Acuerdo  Registral  71-2016  ampliación  de  unidades  y  cambio  de  nombre  de

Recursos  Humanos  a  Gestión  Institucional  y  Recursos  Humanos.  i.  Unidad  de

Seguridad,  ii.  Unidad  de  libre  acceso  a  la  información  pública,  iii.  Unidad  de

servicios médicos.

 

g. Sobre la historia del proceso de modificación de los manuales de organización y

funciones  se  detalla  la  historia  completa  para  una  mejor  comprensión  y  análisis

que NO HAY MANUALES VIGENTES y que lo demuestran los mismos acuerdos

registrales  emitidos  en  diferentes  años.  i.  Acuerdo  Registral  33-2013,  ii.  Acuerdo

Registral  11-2014,  1.  3  oficios  donde  se  solicita  ampliación  de  tiempo  para  la

elaboración de manuales, iii. Acuerdo Registral 10-2015 indica claramente en su

segundo  considerando  que  los  manuales  supuestamente  vigentes  están

inconclusos y contienen funciones que no reflejan la práctica de los colaboradores

del  Segundo  Registro  de  la  propiedad,  iv.  Oficio  OF-UDAI-SRP-0048-2016  de

fecha  19  de  mayo  de  2016  que  me  fue  enviado  al  lic,  Walter  Geovanny  Guillén

Director  de  Recursos  Humanos  en  ese  momento  solicitando  el  manual  de

funciones por parte de la Licda Flor de maría López Quiñonez Auditora Interna. 1.

Se le solicita el 23 de mayo 2016 a la Licda Diana De león Alconero por medio de

oficio RRHH0D099-2016 dicho manual debido a que ella según acuerdos lo había

realizado,  2.  Responde  la  Licda  Diana  Virginia  De  León  Alconero  por  medio  de

oficio RRHH-105-2016 donde se me hace entrega del manual que ella entregó a la

Contraloría  General  de  Cuentas.  El  mismo  manual  que  en  el  Acuerdo  Registral

10-2015 se indica que esta inconcluso y que contiene funciones que no reflejan la

práctica de los colaboradores del Segundo Registro de la Propiedad. 3. Se hace

entrega  a  la  UDAI  por  medio  de  oficio  RRHH-D-107-2016  del  mismo  manual  de

funciones acompañando el oficio RRHH-105-2016 donde se indica que ha venido

siendo  modificado  por  sus  errores  de  formulación.  Por  lo  cual,  la  UDAI  ya  tenía

conocimiento  de  esto,  lo  que  debió  ser  consultado  a  esa  unidad  o  esa  unidad

debió  de  habérselos  indicado.  Ambos  casos  no  sucedieron.  v.  Oficio  del

departamento  de  registro  laboral,  Guatemala  diecisiete  de  noviembre  de  dos  mil

dieciséis  donde  se  indica  a  la  unidad  de  acceso  a  la  información  pública  que  a

solicitud  del  señor  Erick  Jacob  Pérez  Robles;  indicando  en  su  párrafo  final  que


Contraloría General de Cuentas

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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

dicho Registro no posee inscrito ninguna información referente a los manuales de

funciones  ni  manuales  de  procedimiento  administrativos  para  la  contratación  del

personal en dichos Registro.

 

h.  Acuerdo  Registral  37-2016  donde  se  considera  la  actualización  de  una  nueva

estructura administrativa ajustado a requerimientos que la Contraloría General de

Cuentas  exige,  ya  que  la  actual,  no  obedece  a  las  necesidades  dentro  del

Segundo Registro de la Propiedad y que en su por tanto ordena. 1. Iniciar con el

proceso de modificación y actualización de los siguientes instrumentos: a. Manual

de organización y funciones vigente, b. Reglamento de interno de trabajo vigente.

 

i.  Acta  15-2016  que  fortalece  y  específica  lo  ordenado  en  el  Acuerdo  Registral

37-2016 de fecha ocho de junio de dos mil dieciséis que en su parte conducente

indica  iniciar  con  el  proceso  de  modificación  y  actualización  de  los  siguientes

instrumentos:  a)  Manual  de  Organización  y  funciones  vigentes;”  1.  que  en  su

SEGUNDO  punto  indica  literalmente:  En  virtud  de  lo  indicado,  se  procede  a

regularizar  los  nombres  de  los  cargos  que  operan  y  funcionan  dentro  de  la

institución, creando para ello los Cargos Nominales y modificando los nombres de

Cargos  Funcionales  del  personal  que  trabaja  en  el  Segundo  Registro  de  la

Propiedad.  2.  Punto  TERCERO:  Se  enlista  el  nombre  del  cargo  anterior,  cargo

nominal  y  cargo  funcional.  Donde  se  ACTUALIZA  la  organización  administrativa,

operativa y registral en su primera fase con los nombres de puestos de trabajo que

se  utilizan  en  la  actualidad,  así  mismo  la  nueva  denominación  de  los  cargos

nominales  y  funcionales.  3.  punto  cuarto  del  acta  que  dio  vida  al  GLOSARIO  de

CARGOS  en  su  primera  fase.  a.  Se  han  ejemplificado  inicialmente  las

PROPUESTAS  de  perfiles  de  puesto  de  trabajo,  b.  Evolución  de  organigrama

departamentalizado.

 

j. EJEMPLOS DE REGULARIZACIONES DE PERSONAL, lo cual CONFIRMA que

SI  se  han  realizado  acciones  administrativas  que  conllevan  al  proceso  de

actualizarlos  y  crear  completamente  NUEVOS  manuales  debido  a  que  los

anteriores  NO  funcionan.  i.  Acuerdo  Registral  39-2016  licenciado  Gilberto

Estuardo  Valle  Flores,  ii.  Acuerdo  Registral  52-2016  el  Señor  Edgar  Francisco

Guzmán  Díaz,  iii.  Acuerdo  Registral  55-2016  que  incluye  a  los  siguientes:  1.

Licenciado Francisco Chojolan Sam, 2. Señor Alejandro David Lucas Sajquim, iv.

Acuerdo  Registral  69-2016  que  incluye  al  personal  siguiente:  1.  Angel  Vinicio

Carranza  Petz,  2.  Gustavo  Adolfo  Tahay  Choxom.  v.  Acuerdo  Registral  70-2016

del Señor Mario Chaj Gonzalez. vi. Acuerdo Registral 74-2016 del Licenciado Luis

Nery  Cifuentes  Maldonado.  vii.  Acuerdo  Registral  75-2016  de  las  siguientes

personas: 1. Mario Alvaro Poroj Mazariegos, 2. Brenda Karina Medina Manzo y 3.

Mynor  Alberto  Quiroa  Cabrera.  viii.  Acuerdo  Registral  76-2016  del  personal:  1.


Contraloría General de Cuentas

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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

German Waldemar Reynosa López, 2. Cresencio Salvador Rodriguez Orellana, 3.

Pablo Rafael Alvarez García y 4. Roderico Rene Avila Rojas. ix. Acuerdo Registral

78-2016 ascenso del Lic. Luis Nery Cifuentes Maldonado.

 

3.  Se  incluye  el  oficio  463-2016/SRP/RRHH/WGG-ejp-wr  que  fue  respuesta  a  la

solicitud requerida en oficios SRP-DAEAD-02-2016 y el SRP-DAEAD-OF-04-2016

debido a una ampliación solicitada en donde se indica claramente: a. en su punto

1  Reglamentos  y  acuerdos  vigentes:  se  indica  que  no  se  pudo  encontrar

documentación  de  soporte  como  acuerdo  registral  o  administrativo  que  le  de

soporte legal. b. En el punto 2 estructura de la institución (organigrama general) en

el  inciso  d)  se  indica  claramente  que  NO  responde  a  las  necesidades  de  la

institución,  c.  Inciso  e)  NO  se  ha  encontrado  ningún  tipo  de  organigrama

departamentalizado, d. En el punto 3 Manual de Políticas: a) se indica NO se ha

encontrado ninguna documentación al respecto que le de soporte a un manual de

politicas. e. Punto 4 Manual de procedimientos y normas, se indica que al tratar de

procesar el flujo de actividades NO se puede desarrollar y que NO esta realizado

de la manera adecuada. f. Punto 5 Manual del empleado, se hace una descripción

sucinta  del  porque  el  manual  NO  tiene  validez  se  menciona  los  acuerdos  de

manera cronológica el 99-2013, 11-2014 y el 10-2015 y que al final no se obtuvo

ningún  resultado  positivo  y  que  NO  se  encontró  documentación  de  soporte  que

permita analizar los cambios. g. Que en el párrafo final se indica literalmente: “por

lo anteriormente descrito, la documentación encontrada no es satisfactoria, por lo

tanto, NO existen manuales, políticas, flujogramas, organigramas confiables.

 

4. Desde agosto de 2016 se ha implementado un programa especial de cursos de

capacitación que permita la homogenización y mejora continua para fortalecer el

capital  humano  de  la  institución,  no  importando  la  jerarquía  administrativa,

tampoco el nivel de estudio, tampoco si es personal que fue contratado por esta

administración o administraciones anteriores; lo que se pretende es que el capital

humano de la institución se incremente. Es así como se realizaron los siguientes

cursos: a. La primera acción que se tomó, fue un diagnóstico de necesidades de

capacitación  a  través  de  procesos  como:  observación  en  los  distintos

departamentos, conversaciones y requerimientos de jefes de área y análisis de la

curricula del personal. A través de la observación, se pudo percibir cuales eran las

fortalezas  y  debilidades  del  personal,  directamente  en  su  área  de  trabajo  y  la

forma en la que desempeñaban sus funciones, esto se confirmó de manera verbal

con los jefes de área a través de conversaciones y requerimientos de capacitación

que ellos mismos realizaron al departamento de Recursos Humanos y finalmente

se buscó información analizando la curricula de los colaboradores, estudiando su

experiencia, aptitudes, actitudes, formación académica y demás que se encontró

en ese momento. b. Dentro del análisis de la curricula, se encontró que algunos de

los colaboradores no cumplían con el perfil del puesto en el que se encontraban,

sin  embargo  uno  de  los  grandes  retos  de  esta  administración  ha  sido  mejorar  el


Contraloría General de Cuentas

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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

clima  laboral,  por  lo  que  se  consideró  que  realizar  despidos  masivos,  sería

contraproducente  a  las  gestiones  que  el  departamento  de  Recursos  Humanos

quería realizar en el futuro, ya que causarían más temor y resistencia al cambio de

parte  de  los  colaboradores.  c.  Por  esta  razón  se  buscó  una  estrategia  que

beneficiará  tanto  al  personal  que  ya  se  encontraba  laborando  en  la  institución,

proporcionándoles las herramientas y habilidades que necesitan para mejorar en

su  trabajo,  así  como  a  la  institución,  cerrando  la  brecha  que  existía  entre  dicho

perfil  y  los  colaboradores  con  los  que  ya  se  contaba.  d.  De  esta  manera  se

encontró  como  una  posible  solución,  mediante  la  implementación  de  un  plan  de

capacitación  dirigido  a  mejorar  primordialmente  el  servicio  al  usuario  externo  y

también al usuario interno, para la mejora de la opinión pública y del clima laboral.

A  medida  que  se  fue  implementando  este  plan,  se  fueron  encontrando  nuevas

necesidades, por lo que se empezaron a orientar esfuerzos a un reordenamiento y

una reingeniería administrativa, con el objetivo de mejorar procesos tanto a nivel

administrativo como operativo y que esto a su vez tenga un impacto positivo en el

servicio al usuario externo. Es así que surge la necesidad de buscar apoyo para

este proceso, contratando los servicios de Intecap no solo para cubrir las distintas

demandas de capacitación, sino también para realizar un diagnóstico institucional

y el respectivo apoyo de asesoría en las áreas que dicho diagnostico refleje. e. En

el plan de capacitación 2016 se llevaron a cabo 3 temas que se escogieron debido

a la necesidad urgente que reflejaban algunas áreas y que se verían beneficiadas

por los mismos, los cuales fueron: i. “Excelencia en el servicio al usuario” con una

duración  de  5  horas  y  conformado  por  20  participantes.  ii.    “Redacción  en  el

Servicio  al  Usuario”  con  una  duración  de  20  horas  y  conformado  por  21

participantes.  iii.  “Gestión  administrativa”  con  una  duración  de  15  horas  y

conformado por 20 participantes. f. Todas las capacitaciones se trabajaron junto al

Instituto Técnico de Capacitación y Productividad (Intecap), quienes cuentan con

facilitadores especializados en cada uno de los temas que hemos requerido, con

una amplia experiencia en el área práctica de su especialidad. SE ADJUNTA EL

INFORME COMPLETO.

 

5.  CONCLUSIONES:  a.  Se  ha  demostrado  que  SI  se  han  venido  realizando  las

correcciones  o  readecuaciones  de  mérito  con  la  variable  administrativa  que  se

está  trabajando  en  el  completamente  NUEVO  manual  de  Organización  y

Funciones de la entidad tal cual lo ordenó el Acuerdo Registral 37-2016 de fecha

ocho de junio 2016 donde se considera la actualización de una nueva estructura

administrativa  ajustado  a  requerimientos  que  la  Contraloría  General  de  Cuentas

exige,  ya  que  la  actual,  no  obedece  a  las  necesidades  dentro  del  Segundo

Registro de la Propiedad y que en su por tanto ordena iniciar con el proceso de

modificación  y  actualización  de  los  siguientes  instrumentos:  i.  Manual  de

organización y funciones vigente, ii. Reglamento de interno de trabajo vigente. b.

Se ha demostrado en la cronología histórica de Acuerdos Registrales: i. Acuerdo

Registral  33-2013,  ii.  Acuerdo  Registral  11-2014,  iii.  3  oficios  donde  se  solicita


Contraloría General de Cuentas

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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

ampliación  de  tiempo  para  la  elaboración  de  manuales,  iv.  Acuerdo  Registral

10-2015  indica  claramente  en  su  segundo  considerando  que  los  manuales

supuestamente vigentes están inconclusos y contienen funciones que no reflejan

la práctica de los colaboradores del Segundo Registro de la propiedad c. El oficio

enviado  463-2016/SRP/RRHH/WGG-ejp-wr  en  respuesta  a  los  oficios

SRP-DAEAD-02-2016 y el SRP-DAEAD-OF-04-2016 donde se indica claramente

en  todos  y  cada  uno  de  sus  incisos  y  que  en  su  parte  final  indica:  “por  lo

anteriormente  descrito,  la  documentación  encontrada  no  es  satisfactoria,  por  lo

tanto,  NO  existen  manuales,  políticas,  flujogramas,  organigramas  confiables.  d.

Que  el  Acuerdo  Registral  26-2016  donde  se  modifica  el  Departamento  de

Recursos Humanos y se incluyen las diferentes unidades de manera general pero

de  manera  específica  se  implementó  la  unidad  de  Planificación  de  normas  y

procedimientos a cargo y bajo la responsabilidad del Ingeniero Erick Jacob Pérez

Robles.  (acuerdo  registral  6-2016)  quien  ha  venido  desempeñando  y  realizando

las propuestas y cambios aquí demostrados: i. Cambios propuestos en los perfiles,

ii.  Cambios  propuestos  en  el  organigrama  departamentalizado.  e.  De  estos

cambios ya existe un nuevo catálogo de puestos de trabajo que detalla de manera

nominal y funcional los puestos de trabajo y que permitirá iniciar el cambio total en

la  readecuación  no  solo  de  perfiles  de  trabajo  sino  también  en  la  organización

funcional  y  administrativa,  según  Acta  15-2016  en  función  de  lo  ordenado  en  el

Acuerdo  Registral  37-2016.  i.  Todas  las  regularizaciones  laborales  que  se

ejemplificaron  se  realizaron  con  los  oficiales  operadores  y  oficiales  certificadores

ya  se  hicieron  bajo  los  parámetros  del  nuevo  catálogo.  f.  El  programa  de

capacitaciones implementado a partir de agosto de 2016 nos permitirá mejorar el

capital  humano  no  importando  el  nivel  académico.  Lo  que  provocará  mejora

continua y un mejoramiento cualitativo y cuantitativo de atención al usuario externo

e  interno.  g.  La  documentación  aquí  presentada  NUNCA  fue  requerida  por  la

comisión auditora por lo mismo no se hizo referencia a ella hasta este momento.

Por  nuestra  parte  siempre  ha  estado  allí  como  parte  de  nuestras  actividades

administrativas.”


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