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Acciones Legales y Administrativas

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Acciones Legales y Administrativas

Sanción  económica  de  conformidad  con  Ley  Orgánica  de  la  Contraloría  General

de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto

13-2013, Numeral 20, para:

 

Cargo

Nombre

Valor en Quetzales

REGISTRADOR TITULAR

ANGEL ESTUARDO BARRIOS IZAGUIRRE

150,600.00

DIRECTOR DE PRESUPUESTO

ARIEL AMILCAR TACAM SUM

13,200.00

Total

Q. 163,800.00

 

Hallazgo No. 6

 

Falta de conciliación de saldos

 

Condición

En  la  cuenta  1112  Bancos,  se  determinó  que  según  el  Sistema  de  Contabilidad

Integrada -SICOIN-, reporte R00805994.rpt Resumen Conciliación Bancaria, no se

realizó la conciliación de saldos, de las siguientes cuentas:


Contraloría General de Cuentas

88

Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

 

No. DE

CUENTA

NOMBRE DE LA CUENTA

BANCO

SALDOS AL 31/12/2016

BANCO

TESORERIA

300465195

Segundo  Registro  de  la  Propiedad

(Ingresos de Mazatenango)

G&T Continental

 Q         (4,627,147.38)

 Q                            -  

1591753912

Fideicomiso  Segundo  Registro  de  la

Propiedad

Industrial

 Q            (143,169.42)

 Q         1,277,888.30

441228781

Segundo  Registro  de  la  Propiedad  (VISA

NET)

BAC/Reformador

 Q               (64,139.19)

 Q                 6,961.86

620000176

Segundo Registro de la Propiedad

BAC/Reformador

 Q         (9,414,930.37)

 Q               60,478.24

100007153

Segundo Registro de la Propiedad

Industrial

 Q         (3,135,640.89)

 Q                 1,175.54

300059105

Cuenta Depositos RGP y Agencias

G&T Continental

 Q         (3,761,197.54)

 Q                 1,080.90

3034068547

Segundo Registro de la Propiedad

Banrural

 Q                54,690.54

 Q            352,183.92

100007476

Segundo Registro de la Propiedad

Industrial

 Q               (69,921.40)

 Q               57,040.11

3034165798

Segundo Registro de la Propiedad

Banrural

 Q           1,310,701.51

 Q         1,282,657.71

620000362

Segundo Registro de la Propiedad

BAC/Reformador

 Q         (2,122,489.65)

 Q            183,902.00

630000339

Segundo Registro de la Propiedad

BAC/Reformador

 Q         (1,291,454.03)

 Q                    440.00

441143354

Segundo Registro de la Propiedad

BAC/Reformador

 Q         (4,471,195.07)

 Q               22,826.52

3827006085

Segundo  Registro  de  la  Propiedad

(Modernizacion)

Banrural

 Q           3,681,074.71

 Q         2,851,897.80

 

Criterio

El Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas

Generales de Control Interno, Norma 5.7, Conciliaciones de Saldos, establece: “La

máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas a través de la Dirección de

Contabilidad  del  Estado,  debe  normar  y  emitir  políticas  y  procedimientos  para  la

adecuada y oportuna conciliación de saldos. Las unidades especializadas deben

realizar  las  conciliaciones  de  saldos  de  acuerdo  a  la  normatividad  emitida  por  la

Dirección  de  Contabilidad  del  Estado  y  las  autoridades  superiores  de  cada

entidad,  quienes  velarán,  en  su  respectivo  ámbito,  porque  se  apliquen  los

procedimientos  de  conciliación  de  saldos  de  una  manera  técnica,  adecuada  y

oportuna." Asimismo, la Norma 6.16, Conciliación de Saldos Bancarios, establece:

“El  Ministerio  de  Finanzas  Públicas  a  través  de  la  Tesorería  Nacional  y  la

autoridad  superior  de  cada  entidad  pública  a  través  de  las  unidades

especializadas,  velarán  porque  se  concilie  oportunamente  los  saldos  bancarios

con los registros contables. Tesorería Nacional y las unidades especializadas de

los  entes  públicos  deben  diseñar  los  procedimientos  que  permitan  efectuar  la

conciliación  de  saldos  en  bancos,  en  forma  diaria,  semanal  o  mensual,  con  las

conciliaciones bancarias preparadas por la Dirección de Contabilidad del Estado y

las unidades de contabilidad de los entes públicos.”

 

Causa

El  Director  Financiero,  Tesorero  y  Contador  General,  no  realizaron  los

procedimientos  correspondientes  de  revisión  de  las  conciliaciones  bancarias  que

muestra  el  Sistema  de  Contabilidad  Integrada  -SICOIN-,  ya  que  las  mismas  no

reflejan saldos conciliados.


Contraloría General de Cuentas

89

Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

 

Efecto

Deficiencia  en  el  control  interno,  ya  que  los  saldos  que  refleja  el  Sistema  de

Contabilidad  Integrada  -SICOIN-  no  es  razonable  y  confiable  para  la  toma  de

decisiones.

 

Recomendación

El  Registrador  Titular  del  Segundo  Registro  de  la  Propiedad,  debe  girar

instrucciones al Director Financiero y Contador General, a efecto de implementar

políticas  y  procedimientos  que  permita  un  mejor  control  de  las  conciliaciones

bancarias que muestran el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- y que las

mismas reflejen saldos conciliados.

 

Comentario de los Responsables

En  oficio  CGC-HDCI.  No.  001-2017,  de  fecha  02  de  mayo  de  2017,  los

Licenciados  Miriam  Yolanda  Morales  Cahuex,  quien  fungió  como  Contador

General, por el período del 21 de abril al 31 de diciembre de 2016, María Gabriela

Guevara Orozco, quien fungió como Tesorera, por el período del 19 de mayo al 31

de  diciembre  de  2016,  Nelsin  Elvin  Santos  Mazariegos,  quien  fungió  como

Contador General, por el período del 01 de enero al 21 de abril de 2016, Miguel

Ángel  Mejía  Xiloj,  quien  fungió  como  Director  Financiero,  por  el  período

comprendido  19  de  septiembre  al  31  de  diciembre  de  2016  y  Azucena  Marisol

Pérez Gamarro, quien fungió como Tesorera, por el período del 01 de enero al 19

Respecto a éste posible hallazgo nos permitimos

de mayo de 2016, manifiestan: “

indicar lo siguiente:

 

1.  Que  el  Reporte  R00805994 

–SICOIN 

del  Sistema  de  Contabilidad  Integrada 

-

Resumen  Conciliación  Bancaria    el  cual  fue  tomado  como  base  del  posible

hallazgo, presenta saldos diferentes a los de Tesorería por las siguientes razones:

a.  El  Segundo  Registro  de  la  Propiedad,  en  aras  de  implementar  el  adecuado

control interno, que permita consistencia y claridad en las operaciones, a partir del

año 2016, implementa la depuración de cuentas bancarias, la figura de la cuenta

única y Conciliaciones Bancarias en Línea a través de la plataforma informática 

SICOIN  DES.  b.  Se  emite  el  acuerdo  administrativo  02-2016  de  fecha  nueve  de

agosto de 2016, con el que se instruye el proceso de depuración y adopción de la

DCE-DIC-105-2016 

figura  de  cuenta  Única.  c.  Mediante  Oficio 

de  fecha  29  de

Lic  Jose Abel Culajay Lopez 

agosto de 2016, emitida por 

, Jefe del departamento

de Implementación y Capacitación, de la Dirección de Contabilidad del Estado, el

Maria 

cual indica “… se informa que se nombra a los Licenciados Concepción de 

Hernandez 

Ibarra  Hernandez 

Harold  Andrew 

Reyes  ,  Héctor  Manuel 

Escobar

Fuentes,  para  brindar  el  seguimiento,  asesoría  y  capacitación  en  el  proceso  de

implementación del módulo de Conciliaciones Bancarias en en Línea, del Sistema

–Sicoin 

de Contabilidad Integrada 

Des-, quienes deberán coordinar las reuniones


Contraloría General de Cuentas

90

Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

que sean necesarias con el personal del Segundo Registro de la Propiedad, para

ser atendidas en las instalaciones de este Ministerio.” d. Las cuentas registradas

Sicoin 

en 

de los Bancos G&T Continental No.300465195 Segundo Registro de la

Propiedad  (Ingresos  de  Mazatenango);  Industrial  No.1591753912  Fideicomiso

Segundo  Registro  de  la  Propiedad;  BAC/Reformador  No.441228781  Segundo

Registro  de  la  Propiedad  (VISA/NET);  BAC/Reformador  No.620000176  Segundo

Registro  de  la  Propiedad;  Industrial  No.100007153  Segundo  Registro  de  la

Propiedad;  G&T  Continental  No.300059105  Cuenta  Depósitos  RGP  y  Agencias;

Industrial  No.100007476  Segundo  Registro  de  la  Propiedad;  BAC/Reformador

No.620000362  Segundo  Registro  de  la  Propiedad;  BAC/Reformador

No.630000339  Segundo  Registro  de  la  Propiedad;  BAC/Reformador

No.441143354  Segundo  Registro  de  la  Propiedad;  Banrural  No.3034068547

Segundo Registro de la Propiedad; Banrural No.3034165798 Segundo Registro de

la Propiedad; durante el año 2016 se encontraban en el proceso de depuración, 

por  lo  tanto  dichas  cuentas  se  concilian  de  forma  manual,    conciliaciones  que

presentan los saldos “cuadrados” , las mismas fueron entregadas a la comisión de

Auditoría  según  oficios  CGC-UDAF-DF-003-2016;  CGC-UDAF-DF-007-2016; 

CG/MYMC085-2016;  CGC-UDAF-DF-003-2017;    CG/MYMC008-2017.  Las

cuentas  anteriormente  descritas  no  están  asociadas  a  SICOIN,  por  lo  que  no

presentaran  saldos  conciliados  en  SICOIN.  e.  La  cuenta  de  Banrural  No.

3827006085 Segundo Registro de la Propiedad, fue asociada el 29 septiembre de

2016, debido al proceso de implementación del Módulo de Conciliación Bancaria

en  Línea,    esta  conciliación  se  realizó  de  forma  manual  la  cual  se  trasladó  a  la

comisión 

de 

Auditoría 

según 

oficios 

CGC-UDAF-DF-003-2016 

y

CG/MYMC008-2017 correspondientes a los meses de abril a diciembre 2016. Se

adjunta  copia  simple  del  Oficio  UDAF-TES-066-2016  en  donde  se  solicitó  la

asociación de cuentas a SICOIN. f. Adjuntamos asimismo los reportes de SICOIN

R00805994 de las cuentas que fueron asociadas a SICOIN y cuyo saldo de Banco

y Tesorería se encuentran conciliados por haberse realizado las conciliaciones en

el Modulo de Conciliaciones de SICOIN habiendo concluido satisfactoriamente el

proceso,  las  cuentas  son:  Banrural  No.3827006049  Segundo  Registro  de  la

Propiedad, Banrural No.3827006053 Segundo Registro de la Propiedad, Banrural

No.3827006099  Segundo  Registro  de  la  Propiedad  y  Banrural  No.  3827006104

Segundo Registro de la Propiedad.

 

2.  Es  necesario  reiterar  que  durante  el  año  2016  se  realizaron  procesos  para  la

implementación  de  las  conciliaciones  en  SICOIN  para  trabajar  de  acuerdo  a  los

sistemas  gubernamentales  implementados  en  el  Segundo  Registro  de  la

Propiedad,  por  lo  que  a  continuación  se  indica  el  proceso:  a.  El  27  de  julio    se

solicitó  a  la  Licenciada  Clara  Luz  Hernández,  Directora  de  Contabilidad  del

Estado, del Ministerio de Finanzas la capacitación para realizar las conciliaciones

en SICOIN. b. El 2 de septiembre se confirma que se podría recibir la capacitación

el 13 de septiembre en el Ministerio de Finanzas respecto a las Conciliaciones en


Contraloría General de Cuentas

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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

SICOIN.  c.  El  20  de  septiembre  se  solicitó  a  Banrural  que  se  realizará  la

asociación de cuentas a SICOIN, para realizar la carga de información desde su

plataforma  a  SICOIN.  d.  El  30  de  septiembre  se  realizó  la  asociación  de  las

cuentas  solicitadas  entre  Banrural  y  SICOIN.  Dicho  proceso  así  como  la

documentación que lo respalda debe ser analizado y evaluado por la Comisión de

Auditoria,  aplicando  lo  dispuesto  en  las  Normas  de  Auditoria  Gubernamental,

numeral  1.5  Objetividad:  “La  objetividad  es  una  actitud  mental  que  le  permite  al

auditor  del  sector  gubernamental  analizar  todos  los  componentes  de  los  hecho

examinados,  para  documentar  con  evidencia  suficiente,  competente  y  pertinente

los hallazgos que presente en su informe.”, criterio que debe estar estrictamente

ligado  con  los  establecido  en  el  Marco  Conceptual  del  Sistema  de  Auditoria

Gubernamental,  numeral  I.  “Generalidades”,  1.  “Definiciones”,  1.1  “Control  del

sector gubernamental”, refiriéndose a las acciones del ente Contralor establece en

el  segundo  párrafo  “Su  acción  va  más  allá  de  la  simple  revisión  de  los  registros

contables y de la gestión financiera pura; abarca la evaluación de los sistemas y

los resultados operacionales con base a criterios de probidad, eficacia, eficiencia,

transparencia, economía y equidad, con que se han realizado las operaciones, y la

actuación  de  los  servidores  y  administradores  públicos  en  el  desempeño  de  sus

funciones.”

 

 3. Con base en la objetividad que es imprescindible en el proceso del examen de

auditoria,  debe  observar  que  en  la  formulación  del  Hallazgo  No.  6,  “Falta  de

conciliación de saldos”, no se determina la temporalidad de la responsabilidad de

los siguientes puestos, Contador General, Tesorera, Director Financiero, ya que se

dan momentos que es preciso definir, 1) Contador General, Licda. Miriam Yolanda

Morales Cahuex, 21 de abril de 2016, 2) Tesorera, Licda. María Gabriela Guevara

Orozco, 19 de mayo de 2016. 3) Lic. Miguel Angel Mejía Xiloj, 19 de septiembre de

2016; por lo que no puede atribuirse bajo una misma formulación de hallazgo, un

solo  esquema  a  observar,  sería  pertinente  delimitar  de  forma  exacta,  la

responsabilidad  pertinente,  y  la  oportunidad  de  cada  funcionario,  para  así

sustentar objetivamente el criterio vertido.

 

4. Base Legal: La base legal en la que nos basamos indica: e. Normas General de

Control  Interno  emitidas  por  la  Contraloría  General  de  Cuentas,  específicamente

las  Normas  Aplicables  a  los  Sistemas  de  Administración  General  1.12

DOCUMENTOS  DE  RESPALDO.  Toda  operación,  cualquiera  sea  su  naturaleza,

que  realicen  las  entidades  públicas,  deberá  contar  con  la  documentación

necesaria  y  suficiente  que  la  respalde,  y  demuestre  que  se  ha  cumplido  con  los

requisitos  legales,  administrativos,  de  registro  y  control  de  la  entidad.  Dicha

documentación deberá contener la información adecuada, por cualquier medio que

se  produzca,  para  identificar  la  naturaleza,  finalidad  y  resultados  de  cada

operación y para facilitar su análisis. f. 6. NORMAS APLICABLES A TESORERÍA.

6.16  CONCILIACION  DE  SALDOS  BANCARIOS.  El  Ministerio  de  Finanzas


Contraloría General de Cuentas

92

Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

Públicas a través de la Tesorería Nacional y la autoridad superior de cada entidad

pública  a  través  de  las  unidades  especializadas,  velarán  porque  se  concilie

oportunamente  los  saldos  bancarios  con  los  registros  contables.  Tesorería

Nacional  y  las  unidades  especializadas  de  los  entes  públicos  deben  diseñar  los

procedimientos  que  permitan  efectuar  la  conciliación  de  saldos  en  bancos,  en

forma diaria, semanal o mensual, con las conciliaciones bancarias preparadas por

la Dirección de Contabilidad del Estado y las unidades de contabilidad de los entes

públicos. De acuerdo a la base legal citada, el Segundo Registro de la Propiedad

cuenta con los documentos de respaldo necesarios que confirman que los saldos

indicados  se  encuentran  debidamente  conciliados  entre  Banco  y  Tesorería,  se

cuenta  con    los  documentos  que  respaldan  la  razón  por  la  cual  en    SICOIN  se

depuraron  varias  cuentas  de  los  diferentes  bancos  del  sistema  con  los  que

trabajamos y los documentos que respaldan el proceso de implementación de las

conciliaciones  en  SICOIN.  Asimismo  que  dicha  función  corresponde  a

Contabilidad General y no a Tesorería según la norma aplicable de Control Interno

emitido por Contraloría General de Cuentas.”

 

En  oficio  sin  número,  de  fecha  02  de  mayo  de  2017,  la  Licenciada  Magda

Esmercinda  Gramajo  Escobar,  quien  fungió  como  Directora  Financiera,  por  el 

período

  comprendido  del  01  de  enero  al  19  de  septiembre  de  2016,  manifiesta:

“Relacionado con el presente hallazgo manifiesto mi total inconformidad, asimismo

presento las pruebas de desvanecimiento siguientes:

 

Dentro de la Dirección Financiera si existe las conciliaciones saldos, de acuerdo a

la  normativa  vigente  en  ese  periodo  dentro  de  la  institución,  los  saldos  siempre

fueron  conciliados  de  una  manera  técnica,  adecuada  y  oportuna,  de  forma

mensual.

 

Según  las  Normas  Generales  De  Control  Interno  Gubernamental,  Norma  6.16,

Conciliación  De  Saldos  Bancarios,  donde  establece:  “El  Ministerio  de  Finanzas

Públicas a través de la Tesorería Nacional y la autoridad superior de cada entidad

pública  a  través  de  las  unidades  especializadas,  velarán  porque  se  concilie

oportunamente  los  saldos  bancarios  con  los  registros  contables.  Tesorería

Nacional  y  las  unidades  especializadas  de  los  entes  públicos  deben  diseñar  los

procedimientos  que  permitan  efectuar  la  conciliación  de  saldos  en  bancos,  en

forma diaria, semanal o mensual, con las conciliaciones bancarias preparadas por

la Dirección de Contabilidad del Estado y las unidades de contabilidad de los entes

públicos.” Como lo especifica dicha norma el departamento indicado para realizar

dichas conciliaciones bancarias es el Área de Contabilidad, la cual realizo dichas

conciliaciones de acuerdo a las normativas vigentes.”


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