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Guatemala, mayo de 2017 contraloría general de cuentas

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Recomendación

El  Registrador  Titular  del  Segundo  Registro  de  la  Propiedad,  debe  girar

instrucciones  al  Director  Financiero,  Directora  de  Auditoria  Interna,  Director  de

Presupuesto  y  Encargada  de  Compras,  para  que    den  cumplimiento  a  lo

establecido en el Acuerdo Administrativo 01-2010.

 

Comentario de los Responsables

En oficio sin número, de fecha 2 de mayo de 2017, Irene Samayoa Vásquez, quien

fungió como Encargada de Compras, por el período comprendido del 01 de enero

al  15  de  noviembre  de  2016,  manifiesta:  “Dentro  de  las  funciones  a  mi  cargo  se

encuentran  la  administración  del  Fondo  Rotativo  de  Compras,  su  respectiva

liquidación, así como revisar la normativa aplicable al mismo, y dentro del posible

hallazgo me permito informar lo siguiente:

 

Que al momento de la ejecución del fondo rotativo del departamento de compras,

no  me  fue  posible  observar  los  lineamientos  a  cumplir  con  el  acuerdo

Administrativo 01-2010. Por lo anterior me permito informar que mi persona es la

encargada  de  la  aplicación  de  la  normativa,  ejecución  y  liquidación  del  fondo

rotativo del departamento de compras.”

 

En  oficio  OF-UDAI-DIR-SRP-22-2017,  de  fecha  02  de  mayo  de  2017,  la

Licenciada  Flor  de  María  López  Quiñonez,  quien  fungió  como  Directora  de

Auditoria Interna, por el período comprendido 01 de enero al 31 de diciembre de

2016,  manifiesta:  “Con  respecto  al  inciso  a)  donde  indica  que  se  cancelaron


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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

facturas con montos mayores a lo que establece el reglamento y estos pagos no

corresponden  a  energía  eléctrica,  agua,  telefonía  y  tampoco  fueron  cancelados

con el fondo del despacho superior.

 

Este  concepto  le  pertenece  a  la  Dirección  Financiera  ya  que  en  el  inciso  e)  del

acuerdo administrativo 01-2010 literalmente indica: “Toda Factura deberá llevar la

razón del gasto, firma del Director o Jefe del Responsable del área que ejecute el

gasto, sin excepción la autorización del Director Administrativo y Financiero.

 

También  en  la  literal  f)  del  acuerdo  administrativo  01-2010  indica  literalmente  lo

siguiente:  “Previo  a  realizar  cualquier  gasto  mayor  de  Q300.00  (trescientos

Quetzales),  por  medio  de  los  fondos  rotativos  y  cajas  chicas,  los  responsables 

deberán verificar la existencia del renglón y la disponibilidad presupuestaria con la

persona  responsable  del  presupuesto”.  Además  en  el  literal  b).  del  acuerdo

Administrativo  01-2010  que  indica  textualmente  lo  siguiente:”  Los  Directores  y/o

jefes  de  cada  dependencia  conjuntamente  con  los  encargados  de  la

administración y control de los fondos serán responsables de la correcta aplicación

de los gastos causados y cubiertos con sus respectivos fondos.”

 

Así mismo el acuerdo Administrativo 01-2016 aprobado el 19 de febrero de 2016

en la norma de ejecución presupuestaria XVII menciona literalmente lo siguiente:

“Los  Departamentos  de  Contabilidad  y  Tesorería  bajo  la  supervisión  del  director

financiero  asumen  la  responsabilidad  de  visar,  codificar,  registrar,  clasificar,

archivar  y  custodiar  toda  la  documentación  de  soporte  de  los  pagos  que  se

realicen  con  cargo  al  presupuesto  de  ingresos  y  Egresos,  y  de  ponerla  a

disposición  de  los  entes  que  oficialmente  practiquen  auditoria  interna  o  externa.

Iguales acciones deberán realizar con la documentación de soporte los ingresos.”

 

b).  Las  facturas  no  tienen  la  razón  que  justifiquen  el  gasto.  De  acuerdo  a  lo

perpetuado  en  el    acuerdo  Administrativo  01-2016  aprobado  el  19  de  febrero  de

2016 en la norma de ejecución presupuestaria XVII menciona sobre quiénes son

los  responsables  de  velar  la  buena  aplicación  de  los  egresos  e  ingresos  que

literalmente  indica  lo  siguiente:  “Los  Departamentos  de  Contabilidad  y  Tesorería

bajo  la  supervisión  del  director  financiero  asumen  la  responsabilidad  de  visar,

codificar,  registrar,  clasificar,  archivar  y  custodiar  toda  la  documentación  de

soporte  de  los  pagos  que  se  realicen  con  cargo  al  presupuesto  de  ingresos  y

Egresos,  y  de  ponerla  a  disposición  de  los  entes  que  oficialmente  practiquen

auditoria  interna  o  externa.  Iguales  acciones  deberán  realizar  con  la

documentación de soporte los ingresos.”

 

c) incorrecto registro en la contabilización del Renglón Presupuestario.

Existe  el  departamento  de  Presupuestos  que  es  el  encargado  de  ejecutar  el

presupuesto  de  ingresos  y  egresos,  y  por  lo  mismo  asignarle  el  renglón


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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

presupuestario correcto.

 

Así  mismo  en  el  acuerdo  Administrativo  01-2016  aprobado  el  19  de  febrero  de

2016  en  la  norma  de  ejecución  presupuestaria  XVII  menciona  literalmente  lo

siguiente: “Los Departamentos de Contabilidad y Tesorería bajo la supervisión del

director  financiero  asumen  la  responsabilidad  de  visar,  codificar,  registrar,

clasificar, archivar y custodiar toda la documentación de soporte de los pagos que

se  realicen  con  cargo  al  presupuesto  de  ingresos  y  Egresos,  y  de  ponerla  a

disposición  de  los  entes  que  oficialmente  practiquen  auditoria  interna  o  externa.

Iguales acciones deberán realizar con la documentación de soporte los ingresos.”

 

Así mismo en varias  ocasiones se solicitó la documentación de los gastos para su

revisión y no fueron entregadas esto lo describe el OF-UDAI-DIR-SRP-0060-2017

de  fecha  04  de  julio  de  2016.  Además  en  los  OF-UDAI-DIR-SRP-0042-2016,

OF-UDADI-DIR-SRP-0047-2016,  se  puede  evidenciar  que  en  tales  oficios  se

solicita información sobre el efectivo perdido del fondo de caja chica de compras,

también  sobre  gastos  efectuados  de  más.  Y  se  puede  evidenciar  las  fechas  de

entrega por parte de la Unidad Financiera; como también los arqueos realizados al

fondo  de  caja  chica  de  compras,  y  con  ello  se  dice  que  el  departamento  de

auditoria interna estuvo siempre pendiente de los gastos que efectuaron por parte

del fondo de caja chica.”

 

En  oficio  sin  número,  de  fecha  02  de  mayo  de  2017,  la  Licenciada  Magda

Esmercinda  Gramajo  Escobar,  quien  fungió  como  Directora  Financiera,  por  el 

período  comprendido  del  01  de  enero  al  19  de  septiembre  de  2016,  manifiesta:

“Relacionado con el presente hallazgo manifiesto mi total inconformidad, asimismo

presento  las  pruebas  de  desvanecimiento  siguientes:  Dentro  de  mis

responsabilidades  es  solo  la  creación  y  aprobación  del  fondo  rotativo,  los

encargados de realizar el manejo, administración y rendiciones de dichos fondos

son: Compras, Despacho y sedes. En lo que corresponde al presente hallazgo les

manifiesto que durante el tiempo del 1 de enero al 5 de septiembre del año 2016,

que  estuve  en  Funciones  como  Directora  Financiera  del  Segundo  Registro  de  la

Propiedad  entre  mis  atribuciones  era  de  efectuar  los  pagos  y  las  gestiones

necesario sobre los requerimientos y el funcionamiento de dicho registros, ya que

dentro  de  la  Dirección  Financiera  existe  personal  en  cada  una  de  las  Áreas  que

son las encargadas de llevar los control respectivos sobre sus funciones con  sus

debidos  registros;  por  lo  que  a  mi  criterio  si  bien  es  cierto  que  mi  persona  es  la

Jefe  de  dicho  departamento  también  me  compete  delegar  funciones  dentro  del

personal y el cual tendrá que ser la responsable y tener el cuidado de cumplir con

las leyes que regulan la materia ya que en ningún momento me he opuesto a no

llevar los Controles respectivos para la mejor fiscalización y en Ley.

 

En oficio sin número, de fecha 02 de mayo de 2017, el Licenciado Miguel Angel


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SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

Mejía Xiloj, quien fungió como Director Financiero, por el período comprendido del

19  de  septiembre  al  31,  manifiesta:  “Con  base  en  la  objetividad  que  debe

mantener  el  auditor  en  la  obtención  de  la  evidencia,  suficiente  competente  y

pertinente,  es  preciso  indicar  que  en  la  formulación  del  Hallazgo  No.  7,

“Incumplimiento  a  normativa  en  el  uso  del  Fondo  Rotativo”,  no  se  determina  la

temporalidad de la responsabilidad de los siguientes puestos, Contador General,

Tesorera, Director Financiero, ya que se dan momentos que es preciso definir, 1)

Contador General, Licda. Miriam Yolanda Morales Cahuex, a partir de 21 de abril

de  2016,  2)  Tesorera,  Licda.  María  Gabriela  Guevara  Orozco,  a  partir  de  19  de

mayo 2016; 3) Lic. Miguel Angel Mejía Xiloj, a partir de 19 de septiembre de 2016;

por  lo  que  no  puede  atribuirse  bajo  una  misma  formulación  de  hallazgo,  un  solo

esquema a observar, sería pertinente delimitar de forma exacta, la responsabilidad

pertinente, y la oportunidad de cada funcionario, para así sustentar objetivamente

el criterio vertido.

Sobre  la  obtención  de  evidencia,  suficiente,  competente  y  pertinente,  se  deben

observar las siguientes acciones administrativas: 1. Con base en la naturaleza del

Fondo Rotativo, el método contable, en este caso se ejecuta al realizar los pagos,

de tal forma que no es posible atribuir la responsabilidad posterior, ya que la toma

de posesión del cargo como Director Financiero, es el 19 de septiembre de 2016,

por lo que el listado de facturas indicadas en la condición del hallazgo son previas

a esta fecha. “

 

En Memorial sin número, de fecha 2 de mayo de 2017, el Licenciado Ariel Amilcar

Tacam  Sum,  quien  fungió    como  Director  de  Presupuestos,  por  el  período

comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016, manifiesta: “Dentro de

mis  responsabilidades  es  solo  el  ingreso  de  las  facturas  al  Sistema  de

Contabilidad  Integrada  del  fondo  rotativo  ya  ejecutado  por  el  departamento  de

compras  y  encargados  de  los  mismos  en  las  Sedes  del  Segundo  Registro  de  la

Propiedad  y  Despacho  Superior,  y  en  ningún  momento  al  ejecutarse  los  gastos

intervengo,  reviso  o  autorizo  dicho  fondo,  y  como  lo  establece  el  Acuerdo

Administrativo 01-2010, los responsables de la custodia, revisión y autorización del

fondo  rotativo  son:  Tesorería,  Compras,  Encargados  de  Fondos  Rotativos  de

Sedes y Despacho, Departamento de Auditoria y la Dirección Financiera. Y como

lo  establecen  las  Normas  Generales  de  Control  Interno,  Norma  2.4

AUTORIZACIÓN  Y  REGISTRO  DE  OPERACIONES  Cada  entidad  pública  debe

establecer  por  escrito,  los  procedimientos  de  autorización,  registro,  custodia  y

control  oportuno  de  todas  las  operaciones.  Los  procedimientos  de  registro,

autorización  y  custodia  son  aplicables  a  todos  los  niveles  de  organización,

independientemente  de  que  las  operaciones  sean  financieras,  administrativas  u

operativas, de tal forma que cada servidor público cuente con la definición de su

campo  de  competencia  y  el  soporte  necesario  para  rendir  cuenta  de  las

responsabilidades inherentes a su cargo, por lo anterior me permito manifestarles

que el procedimiento establecido por escrito se encuentra contenido en el Acuerdo


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SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

Administrativo  01-2010,  y  en  ningún  momento  el  Departamento  de  Presupuesto

tiene responsabilidad alguna sobre el manejo del Fondo Rotativo.”


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