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Comentario de los Responsables

En oficio sin número, de fecha 02 de mayo de 2017, los Licenciados Nelsin Elvin

Santos Mazariegos, quien fungió como Encargado de Nóminas y Planillas, por el

período  del  21  de  abril  al  31  de  diciembre  2016,  y  Walter  Geovanny  Guillén

Aguilar,  quien  fungió  como  Director  de  Recursos  Humanos,  por  el  período

comprendido  del  23  de  febrero  al  31  de  diciembre  de  2016,  manifiestan:  “Para

describir  de  forma  clara  y  explícita  el  supuesto  hallazgo,  me  permito  indicar  que

existen  diferentes  periodicidades,  para  lo  cual  cada  una  tiene  su  debida

justificación.

 


Contraloría General de Cuentas

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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

1. Según la primera condición del supuesto hallazgo, indica que durante los meses

de  enero  a  marzo  2016,  no  se  implemento  el  uso  del  reloj  biométrico  para  el

control  de  asistencia  del  personal,  a  partir  del  04  de  abril  al  31  de  mayo,  se

implemento un libro destinado para la asistencia del personal, mismo que presenta

deficiencias.Dentro  de  esta  condición  existen  dos  periodos,  el  primer  periodo  es

del  mes  de  01  de  enero  al  22  de  febrero  de  2016,  el  cual  no  es  atribuible  a  mi

persona, toda vez que mi relación laboral inició el 23 de febrero del mismo año, es

en este momento que realiza un diagnóstico de la situación del Departamento de

Recursos Humanos como también de la institución en general. Dicho diagnostico

fue realizado prácticamente durante el mes de marzo, el cual fue remitido a señor

Registrador Titular el 31 de marzo del 2016 (se adjunta). Como consecuencia del

diagnóstico  se  determinó  que  no  se  tenía  control  del  personal  y  que  no  estaban

marcado los ingresos y salidas de la institución por lo que la medida más urgente

e  inmediata  fue  la  implementación  de  un  libro  de  asistencia,  autorizado  por  la

Contraloría  General  de  Cuentas,  con  el  objetivo  de  poder  tener  control  de

asistencia  de  todo  el  personal.  Así  también  se  instaló  el  reloj  biométrico  que  la

institución había adquirido para llevar el control del personal, de tal manera que se

tenían dos controles paralelos, esto según circular 04-2016 de fecha 01 de abril de

2016 (se adjunta).

 

El 26 de mayo de 2016, se socializó la circular 11-2016 (se adjunta) con todo el

personal,  en  la  cual  se  informó  que  a  partir  del  miércoles  1  de  junio  de  2016  se

quitaría el libro certificado por la Contraloría General de Cuentas, y que solamente

se  podría  marcar  en  el  reloj  biométrico,  el  cual  asumíamos  que  ya  estaba

funcionando adecuadamente, pero al momento de generar reportes del sistema de

dicho reloj, eran inconsistentes por lo que no podía con exactitud la marcación de

cada  trabajador.  Derivado  de  ello  se  tomó  la  decisión  de  comprar  un  sistema

informático  que  se  adaptara  a  las  necesidades  y  exigencias  de  la  Institución,  o

bien  contratar  a  un  ingeniero  en  sistemas  para  que  desarrollara  dicho  sistema

siempre adaptado a las necesidades y exigencias de la institución. Dicho sistema

se  empezó  a  utilizar  en  el  mes  de  agosto  de  2016,  para  el  efecto  se  emitió  la

circular 19-2016 (se adjunta) de fecha 29 de julio de 2016 en la cual se indican los

parámetros a los cuales hay que regirse, teniendo como prueba los primeros dos

meses (Agosto y Septiembre), por lo que en esos dos meses se tomaron medidas

administrativas al personal que se pudo comprobar que si había llegado minutos

tarde,  de  las  cuales  se  les  trasladó  fotocopia  en  el  oficio  No.

GIRRHH-NP-210-2017, de fecha 29 de marzo de 2017. Sobre los incisos a) al e)

se  presentaron  justificaciones  que  eran  valederas  y  que  están  amparadas  en  el

artículo  43  parte  final  del  Pacto  Colectivo  de  condiciones  de  trabajo  que

literalmente  indica:  …”si  por  causa  fortuita  el  trabajador  excede  el  tiempo

establecido deberá justificarlos inmediatamente ante la dependencia administrativa

correspondiente.”  Inciso  f)  por  primera  vez  una  administración  ha  efectuado

sanciones disciplinarias como lo indica el artículo 74 y ha respetado los procesos


Contraloría General de Cuentas

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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

indicados allí 1) amonestación verbal 2) amonestación verbal 3) suspensión hasta

6  días  sin  goce  de  salario  y  4)  terminación  de  la  relación  laboral.  Inciso  g)  al

empleado Roan Suasnavar se demuestra en base a los documentos presentados

que  le  fueron  retirados  todos  los  minutos  justificables  siendo  no  justificables  los

acumulados en una cantidad de 23 minutos y tampoco es verídico que la medida

administrativa NO fuera tomada oportunamente debido a que el mismo artículo 74

da un plazo de tres meses para que una falta prescriba.

 

Por  todo  lo  anteriormente  expuesto,  solicitamos  el  desvanecimiento  total  del

posible  hallazgo,  derivado  de  que  a  partir  de  que  se  realizó  el  diagnóstico  del

departamento de Recursos Humanos y de la institución en general, se iniciaron a

tomar medidas que coadyuvaran al mejoramiento de la institución, dichas medidas

se  han  ido  implementado  a  mediano  y  corto  plazo.  Así  también  cabe  mencionar

que se tomaron en cuenta los informes de Contraloría General de Cuentas, de las

auditorías  realizadas  en  años  anteriores,  para  reforzar  el  diagnostico  realizado

durante el mes de marzo de 2016. Con el objetivo de implementar las medidas y

procesos  que  ayudaran  a  cumplir  con  los  requerimiento  solicitados  por  la

Contraloría  General  de  Cuentas.  Queda  demostrada  que  esta  administración  ha

implementado  medidas  y  procesos  con  el  propósito  de  mejorar  el  buen

funcionamiento  de  la  institución  y  por  ende  el  buen  servicio  al  usuario,  de  tal

manera  que  no  es  aceptable  el  posible  hallazgo,  toda  vez  que  son  notorios  los

cambios  realizados.  CONCLUSIONES:  1.  Se  han  tomado  las  medidas

administrativas  que  indican  las  normas  de  control  interno.  Norma  3.7.  Lo  cual

significó  un  gran  avance  administrativo  debido  a  que  en  administraciones

anteriores  los  controles  de  control  interno  en  el  marcaje  eran  casi  nulos  y  poco

eficientes. Nunca se procedió a ninguna sanción administrativa por esta causa. 2.

Se  ha  llevado  a  cabalidad  lo  indicado  en  el  artículo  43  del  Pacto  Colectivo  de

condiciones  de  trabajo  y  se  han  normado  las  sanciones  disciplinarias  bajo  el

artículo 74 y sus respectivos incisos. 3. Las justificaciones que se han realizado en

la  disminución  de  minutos  en  el  sistema  de  marcaje  están  avaladas  en  la  parte

final del mismo artículo 43 que indica: …”si por causa fortuita el trabajador excede

el  tiempo  establecido  deberá  justificarlos  inmediatamente  ante  la  dependencia

administrativa  correspondiente.”  Es  notorio  los  cambios  realizados  actualmente

para  el  control,  monitoreo  y  toma  de  decisiones  de  manera  cualitativa  y

cuantitativa por lo cual se solicita que el presente hallazgo sea desvanecido.”

 

En  Memorial  sin  número,  de  fecha  2  de  mayo  de  2017,  la  Licenciada  Diana

Virginia  de  León  Alconero,  quien  fungió  como  Directora  de  Recursos  Humanos,

por el período comprendido del 01 de enero al 22 de febrero de 2016, manifiesta:

“Dentro  de  la  presente  investigación  por  parte  de  la  Contraloría  General  De

Cuentas, fui notificada en fecha veinticuatro de abril del año dos mil diecisiete, del

resultado de auditoría realizada al Segundo Registro de la Propiedad Inmueble de

Quetzaltenango, con número SRP GUION DAEAD GUION OF GUION SESENTA


Contraloría General de Cuentas

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SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

Y OCHO GUION DOS MIL DIECISIETE, realizada ante esta honorable institución

para la averiguación de la verdad y presentan cinco hallazgos relacionados por la

Contraloría  General  de  Cuentas,  mediante  las  auditorías  realizadas  por  esa

institución  ante  el  Segundo  Registro  de  la  Propiedad  Inmueble  con  sede  en

Quetzaltenango, donde actualmente sigo laborando y fui debidamente reinstalada

por  el  juzgado  de  trabajo  de  Quetzaltenango,  quedando  de  manifiesto  que

actualmente no poseo funciones para el desarrollo de mi trabajo, toda vez que me

cambiaron  de  puesto  en  fecha  veintidós  de  febrero  del  año  dos  mil  dieciséis,  de

DIRECTORA  DE  RECURSOS  HUMANOS  a  ASISTENTE  DE  RECURSOS

HUMANOS, tal y como consta en el acuerdo registral numero diecisiete guion dos

mil dieciséis (17-2016) de fecha dos de marzo del año dos mil dieciséis, firmado

por el señor Registrador titular del segundo Registro de la Propiedad, suprimiendo

mi plaza mediante acuerdo registral numero treinta y seis guion dos mil dieciséis,

donde se realiza la supresión total de dicha plaza en fecha seis de junio de dos mil

dieciséis,  adicionando  a  este  argumento  que  mediante  acuerdo  registral  numero

cuarenta  y  dos  guion  dos  mil  dieciséis,  donde  he  pasado  todo  este  tiempo  sin

desarrollar  funciones  acordes  a  mis  funciones  en  el  Segundo  Registro  de  la

Propiedad Inmueble, desarrollando a continuación una explicación clara y concisa

de las premisas sobre las cuales se desarrolla mi defensa material, las peticiones

formales que se irán demostrando documentalmente y con fundamento legal; de

acuerdo  a  lo  anteriormente  establecido  documentalmente  se  puede  deducir  que

durante  el  desempeño  de  mi  relación  de  trabajo  no  he  tenido  conocimiento  de

todos  los  hallazgos  relacionados  en  las  auditorías  realizadas  por  la  Contraloria

General de Cuentas, toda vez que las funciones propias a ese cargo recaen sobre

el  Director  de  Recursos  Humanos  Licenciado  Walter  Giovanni  Guillen  Aguilar,  y

personal  a  su  servicio,  quien  es  la  persona  indicada  para  la  presentación  de

documentación  física  y  electrónica  de  la  información  donde  están  los  hallazgos

encontrados  por  la  institución  a  la  cual  me  dirijo,  por  lo  cual  vuelvo  a  manifestar

que  dentro  de  mis  funciones  no  tuve  acceso  a  los  hallazgos  encontrados,

deslindándome  de  cualquier  tipo  de  responsabilidad  por  todo  lo  anteriormente

expuesto.”

 

En  oficio  sin  número,  de  fecha  28  de  abril  de  2017,  el  Ingeniero  Juan  Manuel

Castro  Alvarado,  quien  fungió  como  Director  de  Informática,  por  el  período

comprendido  del  15  de  julio  al  31  de  diciembre  de  2016,  manifiesta:  “1.  Las

funciones del departamento de informática y que están bajo mi cargo son las de

asistir  al  personal  para  resolver  problemas  relativos  al  equipo  de  cómputo  y

software, en ningún momento las funciones de este departamento son las de llevar

el control de ingresos del personal del Segundo Registro de la Propiedad. Adjunto

copia de mis funciones.

 

2.  De  Enero  a  Marzo  la  computadora  con  la  aplicación  de  marcaje  del  reloj

biométrico  estaba  a  cargo  del  Departamento  de  Recursos  Humanos.  Se  puede


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INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

comprobar con la tarjeta de responsabilidad.

 

3. En el mes de Junio se nos solicitó un espacio físico provisional para ubicar la

computadora  y  el  reloj  biométrico  en  la  oficina  de  Informática,  debido  a  que  no

quedó previsto un ducto de conexión para instalar la computadora en la oficina de

Recursos Humanos. Esta computadora siempre ha sido administrada por personal

de  Recursos  Humanos,  ingreso  de  personal,  actualización  de  datos,  eliminar

usuarios  y  generación  de  reportes  incluso  cuando  el  equipo  se  encontró  en  la

oficina  de  Informática.  La  única  responsabilidad  que  tenía  el  departamento  de

Informática era de custodiar el equipo.

 

4. El departamento de Recursos Humanos solicitó a una persona externa a esta

institución  la  creación  de  un  Sistema  de  Marcaje  Para  el  Control  de  Asistencia

Laboral,  Control  de  Permisos  y  Reporteria  de  los  trabajadores.  Misma  que  se

puede  comprobar  con  el  CUR  1811,  el  cual  se  adjunta.  El  departamento  de

informática  únicamente  apoyo  con  permisos  de  instalación  en  los  equipos

requeridos.  5.  Las  únicas  personas  que  tienen  acceso  a  la  administración  y

generación  de  reportes  del  Sistema  de  Marcaje  Para  el  Control  de  Asistencia

Laboral,  Control  de  Permisos  y  Reporteria  de  los  trabajadores  son:  a.  Walter

Geovanny  Guillen,  b.  Nelsin  Elvin  Santos,  c.  Walter  Elias  Ronquillo  y  d.  Sindy

Maria  Enriquez.  Todas  del  Departamento  de  Recursos  Humanos.  Para  hacer

constar  lo  indicado,  adjunto  impresión  de  correo  electrónico  del  Ing.  Vladimir

Santos, persona encargada de desarrollar el Sistema de Marcaje Para el Control

de  Asistencia  Laboral,  Control  de  Permisos  y  Reporteria  de  los  trabajadores.  De

acuerdo  a  lo  expuesto,  en  ningún  momento  ha  sido  responsabilidad  de  este

departamento,  mucho  menos  de  mi  persona  la  administración  (ingreso  de

usuarios,  actualización  de  datos,  eliminación  de  usuarios)  y  generación  de

reportes  sobre  el  control  de  ingreso  del  personal  del  Segundo  Registro  de  la

Propiedad.”


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