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Acciones Legales y Administrativas

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Acciones Legales y Administrativas

Sanción  económica  de  conformidad  con  Ley  Orgánica  de  la  Contraloría  General

de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto

13-2013, Numeral 4, para:

 

Cargo

Nombre

Valor en Quetzales

DIRECTORA DE RECURSOS HUMANOS

DIANA VIRGINIA DE LEON ALCONERO

3,562.50

Total

Q. 3,562.50

 

Espacios luego de Acciones Legales

 

 

 

 


Contraloría General de Cuentas

112

Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

 

Hallazgo No. 9

 

Falta  de  conciliación  de  saldos  entre  Fénix  y  SICOIN  por  concepto  de

devolución de honorarios

 

Condición

En la cuenta 5122 Tasas, durante la evaluación de los Ingresos, se determinó que

no  está  conciliado  el  saldo  por  concepto  de  devoluciones  de  honorarios,  según

reportes  del  sistema  Fénix  y  SICOIN,  en  virtud  que  en  el  sistema  Fénix  se

realizaron  devoluciones  de  honorarios  durante  el  año  2016,  por  la  suma  de

Q.3,446,669.05 y el SICOIN refleja en la cuenta 2151 Fondos de Terceros la suma

de Q.3,414,734.85, existiendo una diferencia de Q.31,934.20, como se detalla en

los siguientes cuadros:

 

INTEGRACIÓN DE DEVOLUCIONES SEGÚN FÉNIX

 

 

Mes

Total 

Devoluciones

 

 

Enero

 Q                     34,727.50

 

Febrero

 Q                   301,886.85

 

Marzo

 Q                   456,264.95

 

Abril

 Q                   333,294.00

 

Mayo

 Q                   373,100.00

 

Junio

 Q                     93,471.50

 

Julio

 Q                            10.00

 

Agosto

 Q                          643.00

 

Septiembre

 Q                   710,719.00

 

Octubre

 Q                   608,631.90

 

Noviembre

 Q                   337,864.50

 

Diciembre

 Q                   196,055.85

 

Total

 Q                3,446,669.05

 

 

INTEGRACION DE DEVOLUCIONES SICOIN SEGÚN AUDITORIA

 

 

DEBITOS

CREDITOS

SALDOS

 

EIP 1

 Q     631,557.45

 Q                   -  

 Q       631,557.45

 

EIP 3

 Q     135,361.69

 Q                   -  

 Q       135,361.69

 

RGS 1

 Q  3,184,368.75

 Q    39,776.04

 Q   3,144,592.71

 

RGS 3

 Q     679,186.64

 Q  555,070.30

 Q       124,116.34

 

TOTAL

 

 

 Q   4,035,628.19

(-)

CAS

 

 

 Q         56,079.00

(-)

RGS 3 CUR 1248

 

 

 Q       529,415.84

(-)

RGS 1 CUR 1189

 

 

 Q            1,145.00


Contraloría General de Cuentas

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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

(-)

RGS 1 CUR 1194

 

 

 Q            3,348.50

(-)

RGS 1 CUR 1187

 

 

 Q         30,905.00

 

TOTAL DEVOLUCIONES

 Q   3,414,734.85

 

Criterio

El Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas

Generales de Control Interno, Norma 5.5, Registro de las Operaciones Contables,

establece: “La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de

la  Dirección  de  Contabilidad  del  Estado,  debe  normar  y  emitir  políticas  y

procedimientos,  para  el  adecuado  y  oportuno  registro  de  las  operaciones

contables. La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de

cada  entidad,  deben  velar  porque  en  el  proceso  de  registro  de  las  etapas  de

devengado,  pagado  y  consumido,  en  sus  respectivos  sistemas,  corresponda

únicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores,

hayan  cumplido  satisfactoriamente  con  todas  las  condiciones  y  cuenten  con  la

documentación de soporte, para garantizar la generación de información contable,

presupuestaria  (física  y  financiera)  y  de  tesorería  ,  confiable  y  oportuna.  Todo

registro  contable  que  se  realice  y  la  documentación  de  soporte,  deben  permitir

aplicar  pruebas  de  cumplimiento  y  sustantivas  en  el  proceso  de  auditoría,  y  en

general  el  seguimiento  y  evaluación  interna  de  la  calidad  de  los  registros

contables.”,  y  la  norma  5.7,  Conciliación  de  Saldos,  establece:  “La  máxima

autoridad  del  Ministerio  de  Finanzas  Públicas,  a  través  de  la  Dirección  de

Contabilidad  del  Estado,  debe  normar  y  emitir  políticas  y  procedimientos  para  la

adecuada y oportuna conciliación de saldos. Las unidades especializadas deben

realizar  las  conciliaciones  de  saldos  de  acuerdo  a  la  normatividad  emitida  por  la

Dirección  de  Contabilidad  del  Estado  y  las  autoridades  superiores  de  cada

entidad,  quienes  velarán,  en  su  respectivo  ámbito,  porque  se  apliquen  los

procedimientos  de  conciliación  de  saldos  de  una  manera  técnica,  adecuada  y

oportuna.”

 

Causa

El  Director  Financiero,  Tesorera  y  Contador  General,  no  realizaron  los

procedimientos necesarios de control del registro de las operaciones por concepto

de devoluciones, por lo cual no se encuentran conciliados los saldos que refleja el

sistema Fénix con SICOIN.

 

Efecto

Que  los  Estados  Financieros  reflejen  información  incorrecta,  debido  a  que  no  se

tiene certeza del valor real de las devoluciones, lo cual repercute en el valor total

de los ingresos percibidos.

 

Recomendación

El  Registrador  Titular  del  Segundo  Registro  de  la  Propiedad,  debe  girar


Contraloría General de Cuentas

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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

instrucciones al Director Financiero, Contador General y Tesorera, a efecto que se

concilien  mensualmente  los  saldos  de  devoluciones  entre  los  sistemas  Fénix  y

SICOIN. 

 

Comentario de los Responsables

En  oficio  CGC-HDCI.  No.  003-2017,  de  fecha  02  de  mayo  de  2017,  los

Licenciados  Miriam  Yolanda  Morales  Cahuex,  quien  fungió  como  Contador

General, por el período del 21 de abril al 31 de diciembre de 2016, María Gabriela

Guevara Orozco, quien fungió como Tesorera, por el período del 19 de mayo al 31

de  diciembre  de  2016,  Nelsin  Elvin  Santos  Mazariegos,  quien  fungió  como

Contador General, por el período del 01 de enero al 21 de abril de 2016, Miguel

Ángel  Mejía  Xiloj,  quien  fungió  como  Director  Financiero,  por  el  período

comprendido del 19 de septiembre al 31 de diciembre de 2016 y Azucena Marisol

Pérez Gamarro, quien fungió como Tesorera, por el período del 01 de enero al 19

de  mayo  de  2016,  manifiestan:  “Manual  de  Auditoria  Gubernamental,  Parte

Introductoria, 3, Criterios Básicos sobre Auditoria Gubernamental, 3.3.7 “Eficiencia

en el Manejo y Utilización de la Auditoría Gubernamental, párrafo segundo indica

“Se  debe  otorgar  prioridad  y  mayor  atención  a  las  áreas  o  actividades

gubernamentales  más  importantes,  y  no  concentrar  esfuerzos  en  debilidades

administrativas  aparentes  que  se  relacionen  con  el  incumplimiento  de  leyes,

regulaciones, y otras deficiencias, las cuales si bien forman parte del alcance de

las  auditorías,  no  siempre  representan  aspectos  sustantivos  en  la  gestión  de  las

entidades  auditadas.  La  identificación  de  causas  de  ineficiencias  o  prácticas 

antieconómicas

, tiene el propósito de promover el fortalecimiento de los sistemas

de control interno institucional y constituyen aspectos prioritarios en el enfoque del

trabajo de la auditoría gubernamental. Manual de Auditoria Gubernamental, Parte

Introductoria, 3, Criterios Básicos sobre Auditoria Gubernamental, 3.3.11 “Enfoque

constructivo de la auditoría. Hay que tener presente que la oportunidad de mejorar

las actividades y operaciones de las entidades estatales, es más importante que el

señalamiento de críticas. Por lo tanto, en la 

planeación 

y ejecución de su trabajo,

el auditor gubernamental debe insistir en aquellas actividades u operaciones de la

entidad  en  las  cuales  existan  indicios  de  oportunidades  para  lograr  mejoras,

teniendo en cuenta el significado, materialidad, e importancia de cada asunto.”

 

Con  base  en  la  objetividad  que  debe  mantener  el  auditor  en  la  obtención  de  la

evidencia,  suficiente  competente  y  pertinente,  es  preciso  indicar  que  en  la

formulación  del  Hallazgo  No.  9,  “Falta  de  conciliación  de  saldos  entre  Fénix  y

SICOIN  por  concepto  de  devolución  de  honorarios”,  no  se  determina  la

temporalidad de la responsabilidad de los siguientes puestos, Contador General,

Tesorera, Director Financiero, ya que se dan momentos que es preciso definir, 1)

Contador General, Licda. Miriam Yolanda Morales Cahuex, 21 de abril de 2016, 2)

Tesorera,  Licda.  María  Gabriela  Guevara  Orozco,  19  de  mayo  de  2016,  3)  Lic.

Miguel Angel Mejía Xiloj, 19 de septiembre de 2016; por lo que no puede atribuirse


Contraloría General de Cuentas

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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

bajo  una  misma  formulación  de  hallazgo,  un  solo  esquema  a  observar,  sería

pertinente  delimitar  de  forma  exacta,  la  responsabilidad  pertinente,  y  la

oportunidad  de  cada  funcionario,  para  así  sustentar  objetivamente  el  criterio

vertido.  Con  base  en  lo  anteriormente  citado,  es  procedente  argumentar  que  se

deben observar sistémicamente documentación, y procesos en los registros de la

Institución,  partiendo  de  la  integración  de  ingresos  que  presenta  la  Comisión  de

Auditoría:

 

a) Ingresos:

INTEGRACION DE INGRESOS, FENIX

Ord.

Periodo:

Monto:

1 ENERO

34,727.50

2 FEBRERO

301,886.85

3 MARZO

456,264.95

4 ABRIL

33,294.00

5 MAYO

373,100.00

6 JUNIO

93,471.50

7 JULIO

10.00

8 AGOSTO

643.00

9 SEPTIEMBRE

710,719.00

10 OCTUBRE

608,631.90

11 NOVIEMBRE

337,864.50

12 DICIEMBRE

196,055.85

 

TOTAL

3,146,669.05

 

b)  Devoluciones:  Se  registran  en  Cuenta  2151-1-1  lo  relativo  a  operaciones  de

documentos  registrales  en  el  año  2016.  Se  registran  en  Cuenta  2151-1-3  lo

relativo  a  operaciones  de  documentos  registrales  en  los  años  anteriores.  Se

registran en Cuenta 1111-1-1, los reintegros que corresponden a operaciones de

documentos registrales que se realizan en efectivo.

 

Las  operaciones  EIP  corresponden  a  registros  Extra  Presupuestarios  Instrucción

de Pago, deben tomarse en cuenta en relación a la cuenta contable que se afecta.

Las operaciones CAS corresponden a registros Contra Asiento Automático, deben

tomarse  en  cuenta  en  relación  a  la  cuenta  contable  que  se  afecta.  Las

operaciones  RGS  corresponden  a  registros  Reclasificación  Grupo  de  Cuentas,

deben  tomarse  en  cuenta  en  relación  a  la  cuenta  contable  que  se  afecta.  Por  lo

tanto  según  la  dinámica  de  la  plataforma  informática  SICOIN,  no  es  posible

integrar transacciones EIP concatenadas a RGS, también es de tomar en cuenta

que  los  registros  CAS  afectan  los  registros  EIP  siempre  y  cuando  modifiquen  la

misma cuenta contable. Los CUR por RGS números 1248, 1189, 1194, 1187 no es

posible afectar la integración, puesto que en el cuadro planteado en la condición

estos  se  encuentran  dentro  de  las  operaciones  RGS  integradas  de  forma  no

adecuada),  se  puede  inferir  al  analizar  la  integración  que  dichos  CUR


Contraloría General de Cuentas

116

Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

corresponden al reintegro de las Sedes de la institución al fondo de devoluciones,

sin embargo cono se indicó estos registros son parte de los registros RGS, de tal

forma  que  no  se  consideró  a  la  totalidad  de  las  sedes.  Por  lo  acá  expuesto,  la

integración de las devoluciones debe considerarse como sigue: 

 

Ord.

Clase de Registro

Monto

 

1 EIP, Sub Cuenta 2151-1-1

631,557.45

 

2 CAS, Sub cuenta 2151-1-1

(73,937.00)

557,620.45

3 EIP, Sub cuenta 2151-1-3

135,361.69

 

4 CAS, Sub cuenta 2151-1-3

(5,392.00)

129,969.69

5 EIP, Sub Cuenta 1111-1-1

2,932,641.75

 

6 Fondos para disponibilidad

(175,000.00)

2,757,641.75

7 Pendiente de Integrar

14,373.81

1,437.81

 

TOTAL

 

3,446,669.70

  

Fuente: Sicoin.

 

Por lo anterior, es importante considerar que si bien existe un saldo pendiente de

integrar, tal como se trasladó en el oficio número UDAF-TES-MGGO-48-2017, de

fecha  31  de  marzo  de  2017,  evidentemente  no  constituye  un  aspecto  material,

pues  carece  de  importancia  relativa  dentro  de  los  aspectos  evaluados,  toda  vez

que  fueron  acá  aclarados  los  aspectos  contables  relativos  a  la  aplicación  y

operaciones  realizadas.  DOCUMENTACION  RELACIONADA  1)  Oficio  número

UDAF-TES-MGGO-48-2017,  2)  Acuerdo  Registral  48-2016,  3)  Acta  No.  2,  del

Departamento  de  Recursos  Humanos,  4)  Contrato  No,  32-2016  y  5)  Acuerdo

Registral No. 32-2016.”

 

En  oficio  sin  número,  de  fecha  02  de  mayo  de  2017,  la  Licenciada  Magda

Esmercinda  Gramajo  Escobar,  quien  fungió  como  Directora  Financiera,  por  el 

período  comprendido  del  01  de  enero  al  19  de  septiembre  de  2016,  manifiesta:

“Relacionado con el presente hallazgo manifiesto mi total inconformidad, asimismo

presento  las  pruebas  de  desvanecimiento  siguientes:  Del  1  de  Enero  al  31  de

Diciembre  fue  realizada  la  Auditoria,  Hubo  cambio  de  Administración  y  también

hubo  cambio  de  Tesorería  y  Contador;  a  la  nueva  de  Contadora  y  tesorera.  Les

mencioné  que,  por  experiencia  de  años  anteriores,  les  recomendé  implementar

controles  para  evitar  estas  diferencias,  pero  ya  no  le  pude  darle  seguimiento,

porque en Septiembre me despidieron y por lo tanto ya no es mi responsabilidad.”


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