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Acciones Legales y Administrativas

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Acciones Legales y Administrativas

Sanción  económica  de  conformidad  con  Ley  Orgánica  de  la  Contraloría  General

de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto

13-2013, Numeral 19, para:

 

Cargo

Nombre

Valor en Quetzales

CONTADORA GENERAL

MIRIAM YOLANDA MORALES CAHUEX

6,375.00

CONTADOR GENERAL

NELSIN ELVIN SANTOS MAZARIEGOS

11,300.00

DIRECTORA FINANCIERA

MAGDA ESMERCINDA GRAMAJO ESCOBAR

14,500.00

DIRECTOR FINANCIERO

MIGUEL ANGEL MEJIA XILOJ

12,000.00

Total

Q. 44,175.00

 

Hallazgo No. 3

 

Incumplimiento a cláusulas del Contrato

 

Condición

En la cuenta 1112 Bancos, se determinó que el Banco de Desarrollo Rural, S.A.

no  esta  realizando  el  débito  correspondiente  por  concepto  de  comisión  en  la

recaudación  de  ingresos  de  operaciones  registrales,  según  estados  de  cuenta

bancarios  de  la  cuenta  No.  3034068547  denominada  Ingresos  por  medio  de

Banrural,  se  estableció  que  desde  noviembre  de  2016  Banrural  cobra

directamente la comisión al usuario, dejando de esta manera sin efecto el cobro de

la comisión al Segundo Registro de la Propiedad, tal como lo estipula el Convenio

con Banrural de fecha quince de junio de dos mil dieciséis, así mismo se observó

que dentro de dicho Convenio no se estipula el valor de la comisión que Banrural

cobró al usuario de enero a octubre 2016.

 

Criterio

El  Convenio  Administrativo  de  Prestación  de  Servicios  Bancarios  y  Cooperación

Inter-Institucional  celebrado  entre  el  Banco  de  Desarrollo  Rural,  Sociedad

Anónima  y  el  Segundo  Registro  de  la  Propiedad,  con  sede  en  Quetzaltenango,

cláusula  Quinta,  I  Compromisos  de  Banrural,  establece:  “…g)  Cobrara  los


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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

importes,  honorarios  y  gastos  de  operación  que  el  usuario  debe  pagar  por  la

prestación de servicios que solicite. h) Debitará de cada cobro los honorarios que

corresponda a BANRURAL y el saldo lo depositará en la cuenta correspondiente

de  EL  REGISTRO.  Dicho  saldo  será  conformado  por  los  informes

correspondientes  a  honorarios  y  gastos  que  correspondan  a  EL  REGISTRO  por

servicio prestado y de los manejos de cuenta que corresponda por la prestación

del servicio de consulta a distancia…”, II Compromisos de El Registro, establece:

“…c)  Cancelar  la  comisión  que  BANRURAL  devengue  por  documento

diligenciado,  permitiendo  que  BANRURAL  lo  débite  automáticamente  del  cobro

real  hecho  al  usuario,  al  momento  del  requerimiento  y  entrega  de  la  información

registral diligenciada.”

 

Causa

El  Registrador  Titular  no  veló  porque  se  modificara  la  cláusula  quinta  del

Convenio,  previo  a  que  Banrural  dejara  de  debitar  el  cobro  de  comisión  por

documento  diligenciado  al  Registro  y  cobrara  la  comisión  directamente  a  los

usuarios.

 

Efecto

El incumplimiento de la cláusula podría generar confusión o problemática entre el

Segundo Registro de la Propiedad, Banrural y los usuarios, al no dejar establecido

el  correcto  procedimiento  para  registrar  los  ingresos  por  documentos  registrales

provenientes por medio de Banrural.

 

Recomendación

El  Registrador  Titular  del  Segundo  Registro  de  la  Propiedad,  debe  solicitar  la

modificación de la cláusula quinta del convenio suscrito con Banrural, para tener

claro  el  correcto  procedimiento  para  el  registro  de  los  ingresos  provenientes  de

operaciones registrales que realizan los usuarios por medio de Banrural.

 

Comentario de los Responsables

En  oficio  sin  número,  de  fecha  2  de  mayo  de  2017,  el  Licenciado  Marco  Arodi

Zaso Pérez, quien fungió como Registrador Titular, por el período comprendido del

12 de febrero al 31 de diciembre de 2016, manifiesta: “Es importante indicar que la

función del Segundo Registro de la Propiedad se encuentra regulada en el Código

Civil,  estableciendo;  “El  Registro  de  la  Propiedad  es  una  institución  pública  que

tiene  por  objeto  la  inscripción,  anotación  y  cancelación  de  los  actos  y  contratos

relativos al dominio y demás derechos reales sobre bienes inmuebles y muebles

identificables”, dicha normativa es aplicable y de observancia al Segundo Registro

de  la  Propiedad  por  tener  las  mismas  características  y  base  legal,  esta  función

reviste  de  suprema  importancia  para  con  los  usuarios.  Con  base  en  ello,  los

procesos registrales, administrativos y financieros, se orientan a brindar de forma

consistente  el  servicio  a  los  usuarios,  por  lo  tanto  dentro  de  las  acciones


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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

administrativas emprendidas en el periodo que la Comisión de Auditoría examina,

priorizan  esta  función,  es  el  caso  de  hacer  referencia  con  base  en  las  mismas

normas que la Comisión de Auditoría debe aplicar en el proceso de examen, las

cuales  nos  permitimos  citar:  Marco  Conceptual  del  Sistema  de  Auditoria

Gubernamental,  numeral  I.  “Generalidades”,  1.  “Definiciones”,  1.1  “Control  del

sector gubernamental”, refiriéndose a las acciones del ente Contralor establece en

el  segundo  párrafo  “Su  acción  va  más  allá  de  la  simple  revisión  de  los  registros

contables y de la gestión financiera pura; abarca la evaluación de los sistemas y

los resultados operacionales con base a criterios de probidad, eficacia, eficiencia,

transparencia, economía y equidad, con que se han realizado las operaciones, y la

actuación  de  los  servidores  y  administradores  públicos  en  el  desempeño  de  sus

funciones.”  Normas  de  Auditoria  Gubernamental,  numeral  1.5  Objetividad:  “La

objetividad  es  una  actitud  mental  que  le  permite  al  auditor  del  sector

gubernamental  analizar  todos  los  componentes  de  los  hecho  examinados,  para

documentar  con  evidencia  suficiente,  competente  y  pertinente  los  hallazgos  que

presente en su informe.” Manual de Auditoria Gubernamental, Parte Introductoria,

3, Criterios Básicos sobre Auditoria Gubernamental, 3.3.7 “Eficiencia en el Manejo

y  Utilización  de  la  Auditoría  Gubernamental,  párrafo  segundo  indica  “Se  debe

otorgar prioridad y mayor atención a las áreas o actividades gubernamentales más

importantes,  y  no  concentrar  esfuerzos  en  debilidades  administrativas  aparentes

que  se  relacionen  con  el  incumplimiento  de  leyes,  regulaciones,  y  otras

deficiencias,  las  cuales  si  bien  forman  parte  del  alcance  de  las  auditorías,  no

siempre  representan  aspectos  sustantivos  en  la  gestión  de  las  entidades

auditadas. La identificación de causas de ineficiencias o prácticas antieconómicas,

tiene el propósito de promover el fortalecimiento de los sistemas de control interno

institucional  y  constituyen  aspectos  prioritarios  en  el  enfoque  del  trabajo  de  la

auditoría  gubernamental.  Con  base  en  lo  anteriormente  citado,  es  procedente

argumentar que se deben observar sistémicamente documentación, instrucciones

administrativas,  gestiones  y  acciones  dentro  del  proceso  de  gestión  de  los

instrumentos de administración, es el caso que en el informe de Resultados de la

Auditoria derivado del examen de auditoria con nombramientos DAG-0372-2014 y

DAG-0373-2014  que  abarca  del  01  de  enero  al  31  de  diciembre  de  2014,  al

consultar  el  informe  de  comunicación  de  resultados  se  indica  el  Hallazgo

relacionado con Control Interno No. 1, Deficiencias en la contratación de servicios

de  una  entidad,  bancaria  por  falta  de  documentación  legal,  cuya  condición

establece  “El  Segundo  Registro  de  la  Propiedad  Inmueble  de  Quetzaltenango

tiene  aperturada  una  cuenta  bancaria  en  el  Banco  de  Desarrollo  Rural,  S.A,

-BANRURAL-, con el número 3034068547 a nombre del Segundo Registro de la

Propiedad”,  en  la  cual  se  operan  notas  de  crédito  y  débito,  en  concepto  de

honorarios por certificaciones, hojas adicionales y avisos testamentarios, que los

usuarios  cancelan  directamente  en  el  banco,  por  lo  que  dicha  entidad  bancaria

cobra una comisión por cada acreditamiento que se realiza en la cuenta; sin que

para efecto exista un documento legal que ampare dichas operaciones. Durante el


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Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

                                 

      

SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

periodo  del  01  de  enero  al  31  de  diciembre  de  2014,  de  conformidad  con  los

estados  de  cuentas  bancarios  se  tiene  registrado  un  crédito  por  valor  de

Q.660,040.50  y  un  debito  por  valor  de  Q.658,031.75.  La  comisión  cobrada  por

dicha  entidad  bancaria  por  el  servicio  que  presta  en  el  cobro  de  los  honorarios

asciende  a  Q.126,968.00,  mismos  que  no  son  registrados  en  el  Sistema  de

Contabilidad  Integrada  Gubernamental  SICOIN.”  Derivado  de  lo  cual  se

recomienda  por  parte  de  Contraloría  General  de  Cuentas,  lo  siguiente:  “El

Registrador  Titular,  Directora  Financiera,  Tesorera  y  Contador  General  deben

contar  con  la  documentación  legal  suficiente  y  competente  para  el  respaldo  de

operaciones contables financieras. Con base en la objetividad que debe mantener

el auditor en la obtención de la evidencia, suficiente competente y pertinente, es

preciso  indicar  que  en  la  formulación  del  Hallazgo  No.  4,  “Incumplimiento  a

cláusulas del Contrato” debe observarse que mediante el Acuerdo Gubernativo del

Ministerio  de  Gobernación  número  21,  de  fecha  11  de  febrero  de  2016,  soy

nombrado  como  Registrador  Titular  de  la  institución,  a  partir  de  ahí  realizo  las

gestiones  necesarias  para  mejorar  los  servicios  y  garantizar  que  la  función  del

Registro  de  la  Propiedad  sea  cumplida;  como  bien  se  indica  se  gestiona  el

Convenio  Administrativo  de  Prestación  de  Servicios  Bancarios  y  Cooperación

Inter-Institucional  Celebrado  entre  el  Banco  de  Desarrollo  Rural,  Sociedad

Anónima, y el Segundo Registro de la Propiedad, con sede en Quetzaltenango.

 

Sin  embargo  es  preciso  evaluar  lo  siguiente:  a)  El  hallazgo  se  refiere  a

incumplimiento a cláusulas del “Contrato”, sin embargo la figura de contrato, tiene

una  connotación  y  naturaleza  distinta  a  un  convenio,  ya  que  evidentemente  a

través  de  un  contrato  se  establecen  obligaciones  y  derechos  que  según  la

naturaleza,  características,  inclusive  plazos  y  valor  le  serian  aplicables

regulaciones  específicas,  es  decir  no  puede  evaluarse,  en  todo  caso  pretender

evidenciar incumplimiento bajo una figura distinta al instrumento especifico objeto

de  posible  reparo.  b)  Sin  embargo  toda  vez  que  se  habla  de  tal  incumplimiento

debe  evaluarse  que  dentro  del  proceso  de  adaptación  y  cumplimiento  del

convenio, para este caso la entidad bancaria debe generar modificaciones, ya sea

informáticas, organizacionales y generar su proceso interno a efecto de proveer lo

convenido,  por  lo  que  a  partir  del  03  de  noviembre  surte  efecto  dichas

implementaciones, lo cual comunican en nota de fecha 25 de noviembre de 2016,

con  referencia  DSO-065-2016,  signada  por  Lic.  Willy  Reyes,  Jefe  de  Cobros  por

cuenta Ajena, informando “1) a partir del día jueves 03 de noviembre del año en

curso el sistema realiza el cobro de la comisión antes de registrar el crédito en la

cuenta asignada, por lo cual no se refleja ningún debito por comisión tal como se

solicitó. b) A partir del día 15 de noviembre del año en curso el reporte detallado

de  transacciones,  los  estados  de  movimientos  solicitados  así  como  las  notas

correspondientes serán entregadas por parte de nuestra agencia ubicada en sus

oficinas,  siendo  el  Gerente  de  Agencia  el  encargado  de  la  entrega  de  dichos

documentos.” c) Toda vez que en el referido Convenio, clausula CUARTA, literal


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SEGUNDO REGISTRO DE LA PROPIEDAD

INFORME DE LA AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE

INGRESOS Y EGRESOS

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

                                 

      

b) “Manejo de cuenta sin costo”, se advierte que bajo este convenio, se obtiene la

ventaja  de  no  sumar  o  trasladar  el  costo  al  usuario.  Si  bien  el  convenio  no

establece  el  costo  del  servicio  al  usuario,  es  claro  que  con  base  en  el  Acuerdo

Gubernativo  número  325-2005  del  Ministerio  de  Gobernación,  las  cuotas  por

concepto  de  honorarios  que  el  Segundo  Registro  de  la  Propiedad  percibe  no

pueden  ser  sujetas  de  modificación,  razón  por  la  cual  la  institución  no  podría

unilateralmente  incrementar  o  decrementar  los  honorarios  establecidos,  sin

embargo  en  aras  de  suministrar  servicios  de  vanguardia  y  oportunos  a  los

usuarios,  el  convenio  se  convierte  en  el  mecanismo  idóneo  para  suministrarlos,

toda  vez  que  el  usuario  acepta  de  forma  voluntaria  el  servicio  prestado  por  la

entidad  bancaria.  a)  A  partir  del  03  de  noviembre,  momento  en  que  la  entidad

bancaria  implementa  de  forma  automatizada  la  gestión  de  la  comisión  que  le

corresponde  se  da  por  cumplido  el  compromiso  de  el  Segundo  Registro  de  la

Propiedad.  Por  lo  anterior  se  debe  evaluar  las  condiciones  establecidas  por  la

misma  Contraloría  General  de  Cuentas  en  función  de  establecer  un  criterio

homogéneo  que  permita  atender  las  recomendaciones  de  forma  asertiva,  de  no

ser  así  incurriría  en  contradicción,  hecho  que  reñiría  con  el  marco  conceptual  y

normas  de  Auditoria  Gubernamental,  siendo  impresindible  que  objetivamente  se

notifiquen los resultados (posibles hallazgos) de forma concreta, ya que al hacer

referencia  al  Convenio  Administrativo  de  Prestación  de  Servicios  Bancarios  y

Cooperación  Inter-Institucional  Celebrado  entre  el  Banco  de  Desarrollo  Rural,

Sociedad  Anónima,  y  el  Segundo  Registro  de  la  Propiedad,  con  sede  en

Quetzaltenango,  no  puede  indicarse  que  se  trata  de  un  “Contrato”,  por  lo  que  el

posible  hallazgo  relacionado  carece  de  sustento.  DOCUMENTACION

RELACIONADA  1)  Acuerdo  Gubernativo  del  Ministerio  de  Gobernación  número

21, de fecha 11 de febrero de 2016. 2) Nota de fecha 25 de noviembre de 2016,

con  referencia  DSO-065-2016,  signada  por  Lic.  Willy  Reyes,  Jefe  de  Cobros  por

cuenta Ajena de Banco de Desarrollo R

ural, Sociedad Anónima.”


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