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Informe de auditoríA

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3.2.7 Auditoría Interna

La Unidad de Auditoría Interna creada, no cumple con los requerimientos técnicos necesarios al no estar a cargo de un Contador Publico con experiencia y formación en la materia, ni con lo establecido en el Artículo 111 del TOCAF al realizar únicamente tareas a solicitud del Ejecutivo Departamental.

3.2.8 Resolución del Tribunal de Cuentas de fecha 16/07/03

En el Ejercicio 2011 la Intendencia realizó compensaciones de tributos de terceros con deudas por haberes.

Por Resolución 2914/2005, la Intendencia autorizó la compensación de tributos propios del funcionario o debidos por el cónyuge, compañero/a en unión libre y familiares hasta el primer grado de consaguineidad.

3.2.9 Art. 128 Numeral 1° del TOCAF y Resolución del Tribunal de Cuentas del 28/01/04.

En el documento presentado no se incluye información respecto al estado demostrativo del grado de cumplimiento de los objetivos y metas programadas y las alcanzadas, ni el costo resultante.

Tampoco se incluye lo siguiente: conciliaciones de saldos bancarios; detalle de cheques diferidos de terceros con identificación de los recursos que les dieron origen; copias de los convenios firmados con los acreedores; contratos de arrendamiento de obra y de servicios vigentes durante el ejercicio; el Estado N° 5 referido a “Recursos con Destino Específico”; el detalle de las Trasposiciones e Indexaciones del ejercicio, y el detalle de las actividades comerciales e industriales realizadas por la Intendencia, con indicación de los objetos en los cuales se registran los ingresos y de los programas en los que están contabilizados los gastos respectivos.


3.3 Debilidades de Control Interno

3.3.1 Respecto a recursos o manejo de fondos

  • En el ejercicio 2011 se constataron diferencias en los arqueos practicados a la Tesorería con el saldo contable. A la fecha no se han justificado ante este Tribunal la totalidad de las diferencias.

  • En el arqueo practicado al cierre del ejercicio en la Tesorería de la Intendencia se recontaron vouchers de tarjetas de crédito por un total de $ 396.170, mientras que según el sistema contable este importe debería ascender a $ 3:194.960.

  • No existe un procedimiento escrito para el manejo de fondos y valores.

  • Contaduría no dispone diariamente del saldo de caja, bancos y cheques diferidos en poder de Tesorería para efectuar los correspondientes controles.

  • Tesorería realiza registraciones contables, conciliaciones bancarias y los ajustes correspondientes, no existiendo la debida separación de funciones entre quien custodia los fondos y quien los controla.

  • En los Municipios y Juntas Locales no se registran en el sistema contable la totalidad de los movimientos de las cuentas de Caja y Banco. Los arqueos son realizados considerando los saldos de los libros físicos de caja y banco llevados en cada Tesorería.

  • No existe un adecuado control de los recibos anulados ni se realiza un seguimiento de los motivos de su anulación. Los recibos se emiten por triplicado y los anulados no son archivados con todas las vías. El original y duplicado se archivan en Contaduría y el triplicado en los respectivos Municipios y Juntas Locales.

  • Para realizar la anulación de un recibo se emite un nuevo formulario con el mismo número de recibo y con la leyenda de anulación, no quedando anulado el formulario original.

  • No se ha implementado un adecuado procedimiento para determinar los convenios de tributos que han caducado, realizándose actualmente el mantenimiento en forma manual. Existen convenios que se mantienen como vigentes, pero realmente reúnen las condiciones necesarias para considerarlos caducos. Los controles en esta área resultan insuficientes, se realizan con atraso y no existe oposición de intereses.

  • No se controlan en los diarios de recaudación los saldos a favor ingresados en la cuenta corriente de cada padrón. Tampoco se adjunta a dichos listados ninguna documentación respaldante de esas operaciones. Se constataron acreditaciones de saldos en cuenta corriente con errores.

  • El sistema informático permite cambiar la fecha valor de los recibos de cobranza de manera de no cobrar multas y recargos, esta operación la realiza directamente el Cajero con autorización del Tesorero, no habiendo controles sobre este procedimiento.

3.3.2 Respecto a retribuciones personales

  • No existe un manual de procedimientos referido a los diferentes pasos que deben darse a efectos de realizar la liquidación mensual de sueldos y el posterior control de los mismos.

  • Se detectó en un muestreo que existen funcionarios que comienzan a prestar servicios sin contar con la designación correspondiente. Las resoluciones de designación de personal son posteriores a la fecha de la contratación.

  • Existen funcionarios con contratos vencidos que siguen prestando servicios. Las resoluciones de prórroga de contrato se realizan con posterioridad a la fecha de vencimiento del mismo.

  • Se constató que algunas designaciones de funcionarios se realizan a través de contrataciones directas, sin aplicarse las normas vigentes en materia de contrataciones.

  • Existen funcionarios designados con remuneraciones que no se adecuan a la escala de sueldos aprobada en el presupuesto vigente.

  • Se constató que a partir del 01/07/2011 no se aplica la escala salarial correspondiente a los grados 11 y 12 establecida en el presupuesto vigente.

  • El saldo de las retenciones pendientes de descontar de los sueldos de los funcionarios asciende al 31/12/2011 a $ 913.221. Dichas retenciones no fueron descontadas de las liquidaciones de sueldos anteriores por superar el tope establecido por la Ley Nº 17.829. Asimismo se constató que se otorgan nuevos adelantos a funcionarios que mantienen retenciones pendientes de descontar.

  • El sistema de registro de asistencia presenta fallas desde el punto de vista del control interno, ya que no está informatizado el control de la asistencia para la totalidad de los funcionarios. Algunos de ellos están autorizados para no marcar sus entradas y salidas en el sistema informatizado de control de asistencias.

  • Los controles que se efectúan sobre las liquidaciones de sueldos resul­tan insuficientes. Se constataron errores en las mismas con posterioridad al pago. En algunos casos se abonaron partidas que no correspondían o no se ajustaban a la normativa vigente.

  • Las liquidaciones de sueldo a los funcionarios dados de baja se realiza manualmente, habiéndose constatado diferencias en el cálculo del descuento de las jornadas no trabajadas, pago indebido de salario vacacional y del propio sueldo.

  • No existe un procedimiento de registración contable que permita determinar el saldo de la cuenta “Sueldos a Pagar” a una fecha determinada, tampoco existe un adecuado control de los saldos contables de las cuentas de indisponibles correspondientes a retenciones de sueldos efectuadas a los funcionarios, habiéndose constatado errores en la registración del importe retenido por concepto de Montepío e IRPF.

  • Del análisis del monto retenido por concepto de Montepío e IRPF a los funcionarios en los tres últimos ejercicios resulta lo siguiente: en el ejercicio 2009 el monto retenido a los funcionarios fue superior en $ 1:565.511 a los aportes realizados; en el ejercicio 2010 la Intendencia vertió $ 1:163.779 por encima de lo descontado y en el Ejercicio 2011 el monto retenido superó en $ 592.361 a los importes efectivamente vertidos al BPS y la DGI.


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