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Respecto al sistema de compras

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3.3.3 Respecto al sistema de compras

  • No existe un manual de procedimientos en el área de compras.

  • Se realizan compras con fondos a rendir cuentas no verificándose previamente la existencia de crédito presupuestal ni el cumplimiento de las disposiciones legales en materia de contratación.

  • No se cuenta con un registro de proveedores.

3.4 Recomendaciones

3.4.1 Recomendaciones del ejercicio anterior cumplidas

3.4.1.1 Deuda con la Junta Departamental de Rocha a financiar

En el documento de Rendición de Cuentas la Intendencia expuso el monto a financiar por la Intendencia a la Junta Departamental, no obstante se deberán seguir realizando los ajustes necesarios en el sistema contable a efectos que el saldo de la cuenta correspondiente represente dicho monto.

3.4.2 Recomendaciones del ejercicio anterior no cumplidas

La Intendencia no cumplió las siguientes recomendaciones efectuadas en el ejercicio anterior:

3.4.2.1 Diferencias entre la información del sistema contable y la incluida en la Rendición de Cuentas

La Intendencia deberá implementar los procedimientos contables y realizar los ajustes y registros necesarios en las diferentes cuentas de manera que los estados contables expongan la situación económico-financiera de la Intendencia.

Además se deberá llevar una contabilidad actualizada de manera que no se produzcan variaciones de saldos luego del cierre de ejercicio.

El documento de Rendición de Cuentas debe ser el resultado de la compilación de los registros contables.

3.4.2.2 Diferencias contables con el cuadro de “Ejecución Presupuestal”

La información que se expone en el cuadro de “Ejecución Presupuestal” debe ser el reflejo de los registros del sistema contable presupuestal de la Intendencia y ajustarse a la norma presupuestal vigente.

3.4.2.3 Fondos de terceros considerados como recursos del ejercicio

Deberán implementarse los procedimientos contables para que las retenciones efectuadas a terceros integren los saldos de las cuentas de indisponibles respectivas.

Además, la Intendencia deberá adaptar el clasificador de recursos de manera que se ajuste a lo establecido en la Ordenanza 84 de este Tribunal.

3.4.2.5 Recaudaciones efectuadas con Documentos a Cobrar

No deberá considerarse como recaudación del ejercicio cobranzas efectuadas mediante cheques diferidos y tarjetas de crédito con vencimiento posterior al cierre del ejercicio. Solamente deberán incluirse como recursos del ejercicio, los efectivamente depositados en las cuentas bancarias respectivas y los montos que al cierre se encuentren en poder de la Tesorería para su depósito.

3.4.2.6 Diferencias entre el sistema contable y el sistema de cobros

La Intendencia deberá realizar la conciliación entre ambos sistemas de manera que se reflejen en el sistema contable todos los ingresos recaudados en el ejercicio.

3.4.2.7 Movimiento de Fondos y Valores

El Estado de Movimiento de Fondos y Valores deberá incluir la totalidad de los ingresos y egresos producidos en el ejercicio por concepto de fondos presupuestales, extrapresupuestales, indisponibles y financieros.

3.4.2.8 Diferencia de Cambio

Durante el ejercicio deberán registrarse las diferencias de cambio generadas al momento del pago y al cierre de ejercicio por los saldos adeudados en otras monedas.

Se recomienda automatizar, mediante el uso de herramientas informáticas, el cálculo y la registración de la diferencia de cambio de manera de evitar errores en estas operaciones.

3.4.2.9 Juicios contra la Intendencia

La Intendencia deberá realizar un análisis para determinar las deudas correspondientes a juicios que cuentan con sentencia firme y efectuar las registraciones contables respectivas.

3.4.2.10 Deuda con el BROU

La Intendencia deberá proceder a realizar los ajustes necesarios a efectos que el saldo contable corresponda a lo realmente adeudado al BROU.

3.4.2.11 Diferencias en los saldos adeudados a otros acreedores

La Intendencia deberá proceder al análisis de las diferencias que resultan de los saldos contables adeudados a sus acreedores y los comunicados por las empresas. Deberá establecer los procedimientos necesarios a fin de determinar cuál es la deuda cierta y efectuar los ajustes respectivos.

En relación a la deuda con COMERO por concepto de intereses devengados en el período 30/06/05-30/09/07, se deberá incluir información en el documento sobre la existencia de dicha deuda, la cual se extinguirá una vez que se dé cumplimiento en tiempo y forma al total de las obligaciones estipuladas en el convenio celebrado con fecha 16/09/08.

3.4.2.12 Inconsistencia en los cuadros presentados

La intendencia deberá realizar una revisión analítica de los distintos cuadros incluidos en el documento, en forma previa a la presentación de la Rendición de Cuentas.

3.4.2.13 Fondos Indisponibles

Los fondos indisponibles deben ser vertidos en tiempo y forma a sus destinatarios.

3.4.2.14 Anticipos a Rendir

La Intendencia deberá rediseñar el procedimiento seguido para realizar las rendiciones de cuentas de los Anticipos a Rendir, de manera que quede constancia de la fecha de realizada la misma, debiendo coincidir con la fecha de rendición de la partida que se presenta en el sistema contable, y que a su vez permita controlar el plazo de acuerdo a lo dispuesto por el Artículo 132 del TOCAF, el cual establece que “ninguna suma podrá permanecer sin rendir cuenta durante más de dos meses posteriores al mes en que fue recibida”. Asimismo, no se podrán entregar nuevos anticipos a quienes tengan entregas pendientes de rendición.

3.4.2.15 Gestión patrimonial

La Intendencia deberá implementar el sistema de contabilidad patrimonial, conforme a lo establecido en el Artículo 97 del TOCAF y a la Ordenanza 81 de este Tribunal.

3.4.2.16 Auditoría Interna

A efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto por el Artículo 111 del TOCAF, la Unidad de Auditoría Interna deberá estar a cargo de un Contador Público con formación y experiencia en la materia. Una vez que sea designado, dicho profesional deberá coordinar con el Tribunal de Cuentas los planes anuales de auditoría a realizar en la Intendencia, según lo dispuesto en el Numeral 6 del Artículo 111 del TOCAF.

3.4.2.17 Póliza de Seguro o Fianza para los funcionarios que manejan Fondos

Se deberán contratar fianzas o pólizas de seguros, respecto a todo funcionario que maneje o custodie fondos o valores, a los efectos de dar cumplimiento a lo establecido en el Artículo 154 del TOCAF.

3.4.2.18 Horas extras

El otorgamiento de horas extras a los funcionarios de la Intendencia deberá realizarse de acuerdo al Convenio N° 30 de la O.I.T.

3.4.2.19 Resolución del Tribunal de Cuentas del 16/07/03

De acuerdo a lo establecido por este Tribunal en su Resolución de 16/07/03, las compensaciones entre deudas tributarias y créditos salariales no son admisibles, salvo en el caso de funcionarios que sean a su vez deudores de tributos departamentales en las condiciones de concurrencia entre deudores y créditos de conformidad con lo previsto en el Artículo 1497 y siguientes del Código Civil.

3.4.2.20 Garantías de Licitación

La Intendencia deberá mantener un registro actualizado de las garantías de licitación en su poder que permita identificar los titulares de las mismas.

Asimismo, en aquellos casos que corresponda, se deberá dejar constancia en el expediente de la constitución de la garantía de fiel cumplimiento de contrato a que refiere el Artículo 64 del TOCAF.

3.4.2.21 Compensación de Tributos

La compensación de deudas con tributos podrá realizarse si se trata de tributos propios de acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 478 de la Ley 17.930. Además la deuda deberá encontrarse en la etapa de pago, previa verificación del cumplimiento de las etapas anteriores y de que la misma proviene de gastos o inversiones realizados de conformidad con las asignaciones presupuestales, contando con crédito disponible (Artículo 25 del TOCAF).

3.4.2.22 Principio de Igualdad de los Oferentes

En todo procedimiento de contratación, la Intendencia deberá controlar el cumplimiento del principio de igualdad de los oferentes, establecido en el Artículo 149 literal B del TOCAF.

3.4.2.23 Resolución del Tribunal de Cuentas de Fecha 11/05/05

Deberán remitirse a este Tribunal los informes semestrales producidos por las Comisiones de Control o por las Oficinas que tengan a su cargo la verificación del cumplimiento de los contratos de concesión, de acuerdo a lo establecido por la citada Resolución con la redacción dada por la Resolución de fecha 28/03/07.

3.4.2.24 Debilidades de control interno respecto a recursos o manejo de fondos

La Intendencia deberá adecuar su sistema de control interno de forma de garantizar la oposición de intereses en el personal que realiza las registraciones contables así como las conciliaciones y los ajustes que resulten de éstas.

Se deberá implementar un procedimiento de control de la recaudación que asegure la existencia, integridad, propiedad, valuación y exactitud de la información contable. El mismo deberá, entre otras cosas, prever: el control de correlatividad numérica de los recibos de recaudación, el seguimiento de los recibos anulados y de la documentación faltante, el análisis de los recibos emitidos controlando que la emisión cumpla con la normativa vigente, la verificación del depósito diario de la recaudación, control de los medios de pago y la constancia de la persona que realizó el control.

El control de ingresos deberá efectuarse en forma oportuna, evitando atrasos en la verificación, de modo que resulte efectivo.

Se deberá además cotejar los importes pagados en más que son ingresados en la cuenta corriente de un padrón con la respectiva documentación respaldante.

3.4.2.25 Debilidades de control interno respecto a retribuciones personales

Las designaciones de personal deben ser realizadas de forma previa al comienzo de la prestación de servicios. A su vez los contratos de función pública deben ser renovados, en caso de considerarse necesarios, con anterioridad a su vencimiento.

La Intendencia deberá redactar un manual de procedimientos para el proceso de liquidación de sueldos, estableciendo los niveles de responsabilidad de cada área y las tareas de control a efectuar para la realización eficaz y eficiente de las respectivas liquidaciones de sueldos y su pago posterior.

Además deberán establecerse las responsabilidades y procedimientos para la elaboración y presentación de las liquidaciones de cargas sociales y de las retenciones de sueldos. Para las diferencias detectadas de montepío e IRPF se deberán analizar las causas de las mismas y presentar las reliquidaciones ante el BPS y la DGI debiendo informar a este Tribunal de los ajustes realizados.

3.4.2.26 Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios

Se deberán planificar las compras y los requerimientos de servicios anualmente, y contratar los suministros o servicios por grupo de artículos o servicios de un mismo ramo, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 43 del TOCAF, teniendo en cuenta los procedimientos de contratación establecidos en el Artículo 33 del referido Texto Ordenado. Deberá establecerse un procedimiento de compras que asegure el cumplimiento de las normas de contratación vigentes.

      1. Recomendaciones del ejercicio

Se reiteran las recomendaciones señaladas en el Numeral 3.4.2. y se agregan las siguientes:

3.4.3.1 Diferencias entre los saldos contables de las Obligaciones Presupuestales Impagas e Indisponibles y los presentados en el documento de Rendición de Cuentas.

La Intendencia deberá implementar los procedimientos contables necesarios a efectos de que los saldos de las cuentas en moneda extranjera sean expresados al tipo de cambio de cierre y que el saldo de la cuenta sueldos a pagar refleje el saldo real por dicho concepto al cierre de ejercicio.

Además, se deberán seguir realizando pruebas sobre los saldos de proveedores, de manera de controlar que el sistema incluya en dichos saldos todas las operaciones realizadas a una determinada fecha, asegurando así la integridad de la información expuesta.

Con respecto a los saldos de las cuentas de indisponibles, la Intendencia deberá realizar el análisis de las diferencias existentes, de manera de determinar el motivo de las mismas, y asegurarse que dichas cuentas presenten la totalidad de los movimientos realizados en el ejercicio.

3.4.3.2 Determinación del Resultado Acumulado

Se deberá realizar un análisis de las cuentas de activo y pasivo de manera de poder determinar correctamente el resultado acumulado al cierre del ejercicio, teniendo en cuenta las observaciones realizadas por el Tribunal de Cuentas.

3.4.3.3 Intervención de gastos por el Tribunal de Cuentas

Los gastos incurridos por la Intendencia no podrán ser ejecutados hasta tanto no hayan sido intervenidos preventivamente por el Tribunal de Cuentas. Si el gasto es observado y el Ordenador dispone continuar con el mismo, deberá ser reiterado previamente a su ejecución y comunicado a este Tribunal.


Montevideo, 6 de diciembre de 2012


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