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Participación, Rendición de cuentas y Mesas Públicas

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Participación, Rendición de cuentas y Mesas Públicas

Participación Ciudadana

Con base en los resultados de la gestión de la vigencia 2015 y logros de vigencias anteriores, el ICBF, en 2016 consolidó un diagnóstico institucional de la participación ciudadana en su gestión. El mismo, permite identificar las iniciativas que promueven la injerencia de los ciudadanos en el proceso de toma y ejecución de decisiones sobre diferentes asuntos del Servicio Público de Bienestar Familiar en la vida colectiva a través de la creación de instancias y mecanismos que formalizan el proceso de organización.


Para el ejercicio diagnóstico, se tuvieron en cuenta los resultados de cuatro herramientas de análisis, primero una encuesta de opinión aplicada a colaboradores de la entidad y a ciudadanos cuya evaluación permitió profundizar en el desarrollo de diversos ejercicios y espacios de participación y encuentro ciudadano para la planeación y la gestión de la entidad; segundo, la valoración de 90 activos de participación ciudadana identificados en los tres niveles de atención, nacional, regional y zonal, que se concentra en los proyectos que en la actualidad tienen lugar en el territorio, enfocados en promover y fortalecer los diferentes ejercicios participativos y su alcance según los niveles de participación de la comunidad; tercero, los resultados del Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión, FURAG, a través de la cual se capturan, monitorean y evalúan los avances sectoriales e institucionales en la implementación de las políticas de desarrollo administrativo obtenidos en las vigencias 2013, 2014 y 2015, específicamente en la Política Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano; y Cuarto, los resultados obtenidos en 2013 - 2014 de la calificación del Índice de Transparencia de las Entidades Públicas- ITEP, una herramienta de control social que ha desarrollado la Corporación Transparencia por Colombia desde el año 2002 con el objetivo de monitorear y evaluar los niveles de riesgos de corrupción en las entidades públicas del orden nacional, cuyo resultado incentivó al Instituto a generar un plan de mejoramiento con más de 100 variables y actividades..


Como resultado de este diagnóstico situacional que contiene las valoraciones objetivas de evaluaciones realizadas por entidades técnicas del orden Nacional como es el caso del Departamento Administrativo de la Función Pública y Organizaciones sin ánimo de Lucro como es el caso de Transparencia por Colombia y las apreciaciones de colaboradores del ICBF y ciudadanos; es clara la existencia de una infraestructura participativa institucional que por su puesto debe potencializarse a partir de la dinámica de la inclusión de la participación ciudadana en la dinámica de la gestión en todas sus etapas. Se han identificado las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas relacionadas con la democratización de la gestión pública y la promoción de la planeación participativa en el ICBF, que se encuentran consolidadas en una matriz de Análisis DOFA. Participación Ciudadana.


Adicionalmente, se integró a los lineamientos de participación ciudadana, los resultados de la gestión institucional realizada en la promoción y desarrollo de espacios de interacción con la ciudadanía para la formulación y/o ajuste de procesos/proyectos, que contiene:


  • Espacios de discusión de presupuesto de la entidad, como es el caso de la experiencia en la formulación y presupuesto participativo del Programa de Familia y Comunidades, “Proyecto Lomas De Guaguarco” y la articulación entre la Dirección de Niñez y Adolescencia, la Dirección del Sistema Nacional de Bienestar Familiar y la Gobernación de Risaralda, con el fin de apoyar el proyecto de presupuesto participativo a través de los siguientes ejes de acción: Fortalecimiento de las mesas de participación de niños, niñas y adolescentes en los 14 municipios, formación de niños, niñas y adolescentes en participación, formulación de proyectos de garantía de derechos y sistematización del proyecto de presupuesto participativo.


  • Espacios de formulación participativa del presupuesto de la entidad, en conjunto con las sedes regionales y centros zonales. Una vez se asigna un recurso a las Direcciones Regionales, cada Regional con base a su diagnóstico de necesidades, realiza una propuesta del presupuesto asignado para cada componente, cada proyecto de inversión misional.


  • Ejecución participativa en programas y proyectos de inversión en:

Primera infancia: Varios de los programas, como son: Hogares Comunitarios y Hogares FAMI se desarrollan bajo un modelo de ejecución colaborativa de esta política pública a nivel familiar y comunitario, en el cuál la ciudadanía, bajo la figura de madres y padres comunitarios y agentes educativos se encargan de atender las necesidades básicas de protección, cuidado, nutrición, salud, educación y desarrollo psicosocial de los niños y niñas en la primera infancia.


Protección: En el marco del restablecimiento de derechos de los niños, niñas, adolescentes y mayores de 18 años con discapacidad en situación de inobservancia, amenaza o vulneración de derechos, el ICBF aborda la atención de esta población de acuerdo a sus necesidades diferenciales, en espacios que conducen al reconocimiento y goce efectivo de sus derechos, para lo cual cuenta con las siguientes modalidades de atención, cuyo esquema corresponde a ejecución participativa, toda vez que las intervenciones se realizan con la comunidad y en entornos familiares. Algunos de los programas destacados en el marco de la ejecución colaborativa para el restablecimiento de derechos de los niños, niñas y adolescentes son: Hogar Gestor y Hogar Sustituto.


Niñez y Adolescencia: En el marco de la estrategia de Acciones Masivas de Alto Impacto Social (AMAS); durante la vigencia 2016 se está desarrollando una acción puntualmente dirigida a promover el derecho a la participación de 900 niños, niñas y adolescentes de Paz de Ariporo (Casanare), Puerto Inírida (Guainía), Riohacha (La Guajira), San Andrés y Providencia (San Andrés Islas) y Cali (Valle del Cauca); a través de la formación en periodismo y comunicaciones y la promoción de procesos de incidencia a nivel local, regional y nacional.


En el caso del programa de generaciones con Bienestar el componente de participación y control social, apunta a la meta de creación de las mesas municipales y departamentales de participación de los niños, niñas y adolescentes en cada uno los entes territoriales en donde opera “Generaciones con Bienestar” y la veeduría de los participantes, padres madres o cuidadores a la ejecución del programa.


Estrategia construyendo Juntos entornos protectores La implementación de la Estrategia tiene como fin generar espacios de diálogo y de construcción de saberes con padres, madres, cuidadores y docentes, y contribuir al reconocimiento de niños, niñas y adolescentes como sujetos de derechos, promoción de los mismos y prevención de sus vulneraciones. Para ello consta de un módulo de formación dedicado a la participación ciudadana.


  • Espacios para la formulación y ajuste de planes, políticas y proyectos; como en el caso de:


La formulación de política de niñez y adolescencia 2015-2106.El ICBF a través de la Dirección de Niñez y Adolescencia, realizó en 2015, 128 encuentros de socialización y diálogo adelantados en todos los departamentos del país, con agentes e instancias del Sistema Nacional de Bienestar Familiar (962 personas), 924 niños y niñas, 1.030 adolescentes y 874 adultos de grupos familiares, en torno a las realizaciones y entornos de la infancia y la adolescencia. Adicionalmente, adelantó una consulta virtual efectuada con 3.936 niños, niñas y adolescentes usuarios (nuevos o recurrentes) en torno a sus propuestas para la Política Nacional de Infancia y Adolescencia.


Y la construcción participativa del plan anticorrupción y atención al ciudadano 2015-2016, a partir de los aportes de ciudadanos y colaboradores quienes opinaron y enviaron sus propuestas, que se vieron materializadas en el plan de la actual vigencia.


  • Espacios de formulación de planes políticas y proyectos; como es el caso de la construcción participativa de la Modalidad Propia, para atención en primera infancia con enfoque diferencial, la conformación consejo asesor y consultivo nacional de niños, niñas y adolescentes del ICBF, la ejecución participativa en planes políticas, programas y proyectos de familia y comunidades, la construcción de la línea de política de prevención y erradicación de la explotación sexual comercial de niños, niñas y adolescentes, la estrategia intercultural para la prevención, atención y detección de la violencia sexual en niños, niñas y adolescentes indígenas, los consejos de política social y la conformación y fortalecimiento mesas de participación de niños, niñas y adolescentes, entre otros.


  • Espacios de participación en la formulación de normatividad, como en el caso de la construcción participativa de los Lineamientos de Protección: lineamientos técnico administrativos de la Subdirección de Restablecimiento de Derechos, Lineamientos técnico administrativos de la Subdirección de Responsabilidad Penal, Lineamientos técnico administrativos de la Subdirección de Adopciones y Lineamientos técnico administrativos de la Coordinación de Autoridades Administrativas y Lineamientos de Familia y Comunidades..

Actualmente, las Direcciones Misionales, Estratégicas y de Apoyo que realizan actividades de participación ciudadana en los diferentes niveles, se encuentran validando las actividades a realizar en el año 2017 para dar alcance a la estrategia de participación institucional vigencia 2017, en el marco del componente 6 del Plan Anticorrupción 2017, a través del cual se afianza la participación ciudadana como una estrategia por la transparencia en la gestión de la entidad.



Rendición de cuentas y mesas públicas

La implementación de la Política de Rendición de Cuentas del ICBF a los ciudadanos está establecida en el documento CONPES 3654 de 2010 y para el 2016 se continuó el posicionamiento de la cultura de apertura de la información, transparencia y diálogo entre el Estado y los ciudadanos.


En desarrollo de esta política fijada en el CONPES, para el 2016 el ICBF estableció las metas y actividades de este proceso en el Plan de Rendición de Cuentas que se constituye en la carta de navegación de la entidad en temas de diálogo, información e incentivos fundamentados en las orientaciones y lineamientos metodológicos y contenidos definidos en el Artículo 78 de la Ley 1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción” y la Ley 1712 de marzo 6 de 2014 sobre Transparencia y Derecho de Acceso a la Información, la cual fue reglamentada por el Decreto Nacional 103 de 2015, bajo esas orientaciones el ICBF en el 2016 obtuvo los siguientes resultados traducidos en los siguientes avances.



Avances en la Rendición de cuentas y mesas públicas


  • Con corte 31 de diciembre de 2016, en los niveles nacional, regional y zonal se reportaron la gestión de treinta y seis (36) eventos de rendición de cuentas y doscientos quince (215) mesas públicas para un total de doscientos cincuenta y un (251) eventos, previamente planificados. Así, se logró una gestión del 100%.


  • Se publicaron en la página web todas las evidencias de los resultados de la meta 2016, tanto del nivel nacional, como el nivel regional y zonal.


  • Se actualizó la Guía de Rendición de Cuentas con fecha junio de 2016 y se publicó en la página web.


  • Para el 2016, el ICBF contó con un presupuesto de $237.190.157 pesos.



  • Para el 2016 en el desarrollo de las mesas públicas y los eventos de RPC se generaron un total de 638 compromisos de los cuales se cumplieron un total de 638 compromisos para una gestión del 100% del total.



En las mesas públicas y la rendición de cuentas a la fecha, participaron un total de: 18.101 personas de las cuales 4.170 representaron a las Organizaciones Gubernamentales, 12.767 personas representaron a las Organizaciones No Gubernamentales y comunitarias y 1.164 personas que representaron a los Organismos de Control y Veedurías Ciudadanas.


Las principales acciones realizadas en la vigencia 2016 fueron:


Componente de información:


  • Publicación de los informes de gestión de las Rendiciones Públicas de Cuentas y de los informes de las MP y sus convocatorias, para ser consultados por los participantes a estos eventos.

  • Participación activa de la comunidad en los procesos y toma de decisiones.


Acciones de diálogo:


  • Dialogo con las administraciones públicas sobre manejo de recursos a través de la medición oportuna y apropiada de los resultados de su gestión.

  • Generaron espacios de reflexión sobre datos, contenidos e informes de gestión, resultados y avances en el cumplimento de metas.

  • Contribuyó a mejorar y cualificar la participación de niños, niñas, adolescentes y familias.


Incentivos:

  • Establecer procesos de comunicación permanente con los Operadores.


  • Brindar respuestas a los compromisos adquiridos en las mesas públicas y en la rendición de cuentas.


  • Brindar orientaciones claras sobre el proceso de quejas y denuncias a la comunidad y se compartieron herramientas y procedimientos para avanzar en este proceso.



    1. Servicio al ciudadano



En el marco de la atención a los ciudadanos se desarrollaron las siguientes actividades, durante el 2016:

Medición de la satisfacción y percepción ciudadana:

La estrategia de medición de la satisfacción del cliente externo del ICBF en la vigencia 2016, contempló la aplicación de cuatro técnicas a saber: Encuesta de Satisfacción, Encuesta de Percepción, Grupos Focales y Cliente Incógnito. Su planeación y ejecución tuvo lugar entre los meses de agosto y diciembre de 2016, a través del contrato 1439 de 2016 adjudicado al Consultor Consorcio INTERICBF 2016. Las diferentes técnicas fueron aplicadas de acuerdo con la muestra definida por la subdirección de monitoreo y evaluación, superando incluso el 100% en algunos casos, en los centros zonales y unidades de servicio definidas por las áreas misionales, así como en lugares públicos de alta concurrencia y atendiendo a la muestra especificada en las respectivas fichas técnicas.


Como resultado de esta estrategia se encontró que el 92% manifiesta un nivel de satisfacción alto o muy alto con relación a la atención en los centros zonales y puntos de atención presencial del ICBF, 89% de los beneficiarios de los diferentes programas misionales evaluados manifiestan un nivel de satisfacción alto o muy alto frente al servicio recibido.


Con relación a la evaluación de percepción se aplicó en diferentes grupos etarios así: niños y niñas entre los 5 y 9 años, niños, niñas y adolescentes entre los 10 los 14 años y mayores de 15 años; teniendo en cuenta la percepción frente a variables como: logo, servicios, población objetivo, asociación de palabras con la gestión institucional y opiniones abiertas sobre la percepción del ICBF.

Los principales resultados demuestran que: la mayor parte de la población conoce de la existencia del ICBF y reconoce su imagen o logo, el nivel de reconocimiento es mayor en personas mayores de 15 años (97%). Llama la atención el reconocimiento del logo especialmente entre niños, niñas y adolescentes entre los 5 y 14 años; en promedio el 73% de las personas al escuchar del ICBF le asocia con sentimientos de alegría o protección; no obstante, en promedio al 16% de los niños, niñas y adolescentes entre los 5 y 14 años de edad les produce tristeza y al 8% miedo; los niños y niñas vulnerables y comunidades indígenas se perciben como los principales grupos poblacionales a los cuáles apoya el ICBF y frente a la percepción de los servicios, la mayor parte de las personas le asocia con la protección a las familias colombianas y la entrega de alimentos.



Lineamientos para la Gestión de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias


En 2016 se realizó la actualización de las directrices internas para la gestión de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias a través de una guía adoptada mediante la Resolución 3962 de 2016, documento a través del cual, se actualizaron los parámetros para la gestión de peticiones en todos los canales, de conformidad con lo establecido en la Ley 1755 de 2015; regulando aspectos específicos como: consolidación y actualización de los términos para la respuesta, identificación de responsables por niveles para la atención, ajustes funcionales en la herramienta tecnológica, implementación de la ruta para gestión de denuncias de presuntos actos de corrupción. Así como también aspectos administrativos de gran impacto como la Estandarización de los horarios de atención de la entidad de 8 am a 5 pm, a nivel nacional. (Ver 5.1.1.1 Canal Presencial. • Parámetros para la Atención del Canal Presencial)

Adicionalmente, se efectuó la socialización a los Directores Generales, Coordinadores de Centros Zonales y Responsables de Servicios y Atención, sobre los aspectos más relevantes introducidos por el Decreto 1166 de 2016, especialmente en lo relacionado con la atención de peticiones verbales a través de los diferentes puntos de atención presencial en todos los niveles de atención y el canal telefónico con que cuenta la entidad. 


Por otra parte, y en virtud del lanzamiento de la línea de denuncia, emergencia y orientación 141, se realizó la estructuración del protocolo de atención, mediante el cual se establecieron parámetros para la atención de los niños, niñas y adolescentes (NNA) y ciudadanos que se comunican a través del canal telefónico y virtual, solicitando atención o intervención por parte del Instituto, frente a casos de inobservancia, amenaza o vulneración de los derechos de los niños, niñas y adolescentes,  así como información y orientación sobre los trámites y oferta institucional. También se logró la vinculación de la Línea 141 a la red mundial de líneas de ayuda a menores liderada por la Fundación Child Helpline International (CHI).


Así mismo, y en conjunto con la Dirección de Protección, se crearon protocolos de atención para la articulación con la Policía Nacional del reporte de los casos en los que se requiere su intervención; para ello, se consolidaron 7 documentos, que se describen a continuación:


Protocolo de atención, recepción y direccionamiento de solicitudes de convivencia escolar en los tres niveles de atención.


  1. Ruta de atención, recepción y direccionamiento de solicitudes de restablecimiento de derechos y denuncias PRD sobre trabajo infantil.

  2. Ruta de registro trabajo infantil/población flotante EMPI

  3. Ruta de atención, recepción y direccionamientos de denuncias PRD situación de vida en calle.

  4. Ruta de atención, recepción y direccionamiento de peticiones de mujeres gestantes o en periodo de lactancia que inicia desde la recepción en el centro de contacto.

  5. Ruta de atención, recepción y direccionamiento de solicitudes de restablecimiento de derechos y denuncias PRD-consumo de sustancias psicoactivas.

  6. Rutas de atención afectados por pólvora centro de contacto.



Gestión de PQRS

En la vigencia 2016 fueron atendidas 744.352 peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias recibidas a nivel nacional y mensualmente se retroalimentó a los ciudadanos mediante los informes de PQRSD y solicitudes de Acceso a la información publicados en la página web.

A continuación, detallamos el número de solicitudes recibidas por canal de atención, según el cual los canales presencial, escrito y telefónico son en su orden los preferidos por la ciudadanía y a los cuáles se enfocan la mayor parte de esfuerzos institucionales:

Peticiones Ciudadanas ICBF Registradas en SIM por Canal de Servicio

Año 2016

CANAL

Nivel Nacional

Centro de Contacto

Total General

Presencial

388.084

3.885

391.969

Escrito

154.743

4.179

158.922

Telefónico

9.039

109.166

118.205

Virtual

758

47.714

48.472

Correo Electrónico

12.060

13.795

25.855

Buzón

827

102

929

Total

565.511

178.841

744.352

Fuente: Reporte Sim. 12 de enero de 2017

De acuerdo a la información reportada en el Sistema de Información Misional – SIM, con corte a 31 de diciembre de 2016, los resultados de la gestión realizada a nivel nacional en cuanto a la medición de la gestión de PQRSD y otros indicadores, son los siguientes:


Nombre

Ámbito

Meta 2015

Núm.

Den.

Resultado

% Avance

Rango

Porcentaje de quejas, reclamos y sugerencias solucionados oportunamente

Resultado

100%

12.979

13.624

95,3%

 

ADECUADO

Porcentaje de denuncias PARD, constatadas oportunamente

Resultado

100%

39.692


41.063



96,7%


 

ADECUADO

Porcentaje de derechos de petición atendidos oportunamente

Resultado

100%

120.024

129.851

92,4%

 

ÓPTIMO

Fuente: Dirección de Servicios y Atención, Informe SIM - Corte 31 de diciembre de 2016.


Los resultados dan cuenta de la efectividad de las acciones de seguimiento realizadas desde la Dirección de Servicios y Atención a las dependencias, sedes regionales, centros zonales y el centro de contacto, frente la oportunidad en la gestión y cierre de peticiones ciudadanas durante el año 2016. Algunas de estas acciones corresponden a la generación de alertas tempranas frente al vencimiento de términos, asistencia técnica frente el registro, direccionamiento y cierre de peticiones en el SIM y una mayor claridad en los lineamientos técnicos frente la gestión de PQRSD.


4.4. Gestión del Conocimiento e Innovación- Contexto

El ICBF en concordancia con las directrices establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo -PND 2014-2018 “Todos por un Nuevo País” y lo definido en su Plan Indicativo institucional 2015-2018 “Estamos cambiando el mundo”, para los temas de innovación y la gestión del conocimiento, realizó en la vigencia 2016 el diseño Modelo de Gestión de Conocimiento e Innovación con el objetivo de desarrollar soluciones novedosas en sus procesos y servicios, de manera que aporte al mejoramiento continuo en el quehacer de la Entidad y la calidad de la atención.


Lo anterior con el fin de: i) Institucionalizar el aprendizaje y la inteligencia de la entidad, lo que permite la permanencia, el crecimiento y aumento de la asertividad en la toma de decisiones; ii) Consolidar al ICBF como entidad moderna de clase mundial y eficiente que aprende continuamente y capitaliza las oportunidades gracias a su experiencia; iii) Ofrecer soluciones nuevas y diversas a problemas nuevos o recurrentes y iv) Aumentar la capacidad de adaptación a nuevas necesidades institucionales y de los Niños, Niñas, Adolescentes y sus Familias.


El diseño del Modelo de Gestión del Conocimiento e Innovación contempló cuatro (4) fases que permitieron estructurar un Modelo con sus respectivos componentes, elementos claves, principios, actividades propias de la Innovación y Gestión del Conocimiento, herramientas colaborativas, la arquitectura del conocimiento, las mediciones, los factores críticos de éxito, y las condiciones a mejorar; todo ello enmarcado en unas estrategias, objetivos y barreras frente al conocimiento y la Innovación que se espera ser implementando en el 2017. Estas fases se describen de manera general a continuación:


  1. Primera fase que contempló el diseño del enfoque conceptual, el cual define la gestión de conocimiento del ICBF como la “capacidad de crear, guardar, compartir y usar el conocimiento organizacional, el saber como (Know how), para lograr los objetivos misionales de la organización (white t. 2004)” y, la Gestión de la Innovación como un “proceso a través del cual se crea valor para la sociedad mediante prácticas, modelo de gestión, productos o servicios novedosos que satisfacen una necesidad, aprovecha una oportunidad y resuelven un problema de forma más eficiente y eficaz (Pre Conpes de la Política Nacional de Innovación, 2015).


  1. Segunda fase de diagnóstico que buscó identificar las experiencias y estrategias de Innovación y Gestión del Conocimiento en el ICBF.


  1. Tercera fase que implicó la construcción del modelo de gestión del conocimiento e innovación.


  1. Cuarta fase de recomendaciones para la implementación que se tiene contemplada para esta vigencia 2017.


Para promover la Gestión del Conocimiento y la Innovación, el ICBF viene implementado algunas estrategias como son las siguientes: la Estrategia Permanente de Innovación y Cambio organizacional-EPICO, con el fin de adelantar procesos de Innovación; adicionalmente vienen desarrollando procesos de Investigación a nivel regional y en conjunto con la academia; Evaluaciones (operaciones, resultados e impacto) de los programas y servicios del ICBF, así como Estudios y Análisis del Observatorio de la Niñez que sirvan como herramientas complementarias para la toma de decisiones en materia de políticas y programas a favor del bienestar de la primera infancia, la niñez, la adolescencia y las familias. Adicionalmente el ICBF cuenta con herramientas de socialización y divulgación de la gestión institucional como el Café PARD; la construcción del Entorno Digital- Búho; la Biblioteca Virtual; GECO -Gestión del Conocimiento como una herramienta de interacción con la ciudadanía y la Escuela modalidad Virtual que promueve procesos de formación y capacitación.


    1. Logros y Retos de Transparencia, participación y servicio al ciudadano



  • Alcanzar el fenecimiento de la cuenta. Por primera vez en cinco años, la Contraloría General de la República calificó sobresaliente la gestión financiera y legal del Instituto. Para la vigencia fiscal 2015, el ICBF obtuvo un puntaje de 81,46, después de que por cinco años consecutivos los conceptos fueran desfavorables con puntajes por debajo de 80 puntos.

  • Gestionar la mejor ejecución presupuestal del ICBF en los últimos cinco años para el año 2016. Lo que ubica en el primer lugar del Sector de Inclusión y Reconciliación Social al Instituto.



  • Aumentar 11.8 puntos en la calificación preliminar del Índice de Transparencia de Entidades Públicas - ITEP, lo que significó pasar de 53.8 puntos en la evaluación 2013-2014, a 65.6 puntos en la versión 2015-2016, en otras palabras, ICBF salió del Riesgo Alto de corrupción, gracias a las mejoras que se implementaron.



  • En los resultados de Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión – FURAG que adelanta del Departamento Administrativo de la Función pública para la versión 2015, se logró aumentar frente a la versión 2014, en Plan Anticorrupción (Pasó de 81 a 97,3), Acceso a Información pública (De 77 a 85,8), en Participación ciudadana (De 59 a 67,1), en Rendición de cuentas (De 74 a 83,8) en Servicio al ciudadano (De 67 a 85,5) en Gobierno en línea (de 51 a 62,5) y en Gestión de Calidad (De 76 a 83).



  • Implementar el Banco Nacional de Oferentes para cada modalidad de atención, consolidando en una única base la oferta nacional de oferentes, es decir, entidades con capacidad para prestar el servicio público de bienestar familiar, que garanticen condiciones legales, técnicas, administrativas y financieras, de experiencia e infraestructura exigidas.



  • Validar la relación de contratos publicados en SECOP, mediante la realización de informes de verificación trimestrales, con el estado de cada una de las regionales.

  • Actualizar y publicar el actual Manual de Contratación de la entidad. Así, se emitió la Resolución 10601 del 10 de octubre de 2016, con la cual se modificó la Resolución 1100 de 2015 y se adoptó el Manual de Contratación, conforme al nuevo modelo de operación por procesos.



  • Fortalecer el esquema de supervisión. Se logró pasar de 514 profesionales a 924 profesionales en el equipo de supervisión de primera infancia a nivel nacional. Por su parte, para Protección se contrataron 152 profesionales para los equipos de apoyo para la supervisión de contratos de aporte.



  • Se realizaron 2.381 visitas de seguimiento a la implementación de lineamientos correspondientes a: 970 visitas a sedes de entidades contratistas,1.380 visitas a unidades de servicio – hogares sustitutos, 31 visitas a unidades de servicio – hogares sustitutos tutores ; 14.104 visitas a los puntos de entrega primarios de alimentos de alto valor nutricional aplicando el instrumento de seguimiento. 50.000 visitas en Primera Infancia durante 2016.



  • Revisar, articular, actualizar y publicar el Código de Ética y el Código de Buen Gobierno del ICBF. Dentro del proceso de articulación del documento del Código de Ética y Buen Gobierno se plantearon varios ajustes y se inició el desarrollo del mismo, con la implementación de la Guía de Conflicto de intereses.



  • Fortalecer el proceso meritocrático para seleccionar los Directores Regionales. Para ello, se adelantó una articulación con el Departamento Administrativo de la Función Pública. Desde 2015, las pruebas de conocimientos las está diseñando y calificando la Universidad Nacional de Colombia.



  • Firmar pactos por la legalidad y transparencia en la totalidad de regionales para el Programa de Primera Infancia, con operadores y veedores del programa.


  • Articular la estrategia de prevención de la corrupción y de la falta disciplinaria para prevenir la comisión de la falta disciplinaria, a través de la sensibilización a más de cuatrocientos (400) colaboradores del ICBF.


  • Proferir las sanciones contra servidores públicos del ICBF por faltas disciplinarias cometidas por acción u omisión en el cumplimiento de los deberes del cargo o por extralimitación en el ejercicio de la funciones, constituyen en sí mismas una función preventiva, pues ellas disuaden a otros colaboradores de cometer la mismas faltas disciplinarias y promueven mejores actitudes en el desarrollo de las funciones asignadas.


  • Brindar información cada vez más comprensible, en un lenguaje y una presentación sencilla, clara y consecuente con el enfoque diferencial.


  • Actualizar y publicar la información de Planeación y Gestión, así como la información presupuestal del Instituto, en el portal web de la Entidad, en cumplimiento del Decreto 3564 de diciembre de 2015.


  • Actualizar los formatos de hoja de vida de contratistas en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público – SIGEP y publicar una matriz con facilidad de acceso y búsqueda, de la totalidad de contratistas de ICBF. La Dirección de Contratación implementó dentro de los requisitos para la contratación de prestación de servicios desde el inicio del año, la actualización de todos los colaboradores en el SIGEP.


  • Actualizar y publicar la información de los perfiles de los funcionarios directivos, en el portal web de la Entidad. Adicionalmente, se actualiza mensualmente el listado de funcionarios directivos en la página web del ICBF y se cuenta con el hipervínculo a la hoja de vida del SIGEP para cada uno de dichos funcionarios.


  • Actualizar la información de evaluaciones de desempeño, publicada en portal web de la Entidad mediante la publicación del informe sobre estudios realizados y el resultado de la Evaluación de Desempeño Laboral correspondiente al período anual u ordinario 2015-2016.



  • Actualizar los Planes de Mejoramiento de auditorías de los órganos de control en portal web de la Entidad.


  • Divulgar de forma Interna y externa el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano del ICBF. Para este proceso de divulgación se contó con el apoyo de la Oficina Asesora de Comunicaciones y la Dirección de Gestión Humana, a través de correos masivos, inclusión de un banner en portal Web, proceso de inducción y reinducción y capacitaciones a colaboradores.


  • Divulgar información en diversos idiomas, lenguas y medios, dirigida a quienes no hablan español y personas con alguna discapacidad. En articulación con la RTVC –Sistema de Medios Públicos, se ajustaron los programas producidos durante 2016, donde se introdujo el lenguaje de señas, los cuales serían entregados y difundidos a través de Youtube, página web y redes sociales.


  • Publicar campañas institucionales de prevención de la corrupción y promoción de la transparencia en la Entidad. Durante 2016, se creó la estrategia de prevención de corrupción “Martes de Transparencia”, en la cual se elaboraron y enviaron, a nivel nacional, mailings con mensajes relacionados con la transparencia, a través de los comunicadores regionales se impulsó la difusión de los mismos y el registro fotográfico para posteriormente elaborar una cartelera virtual. En redes sociales, se movieron tres (3) gifs sobre el tema de transparencia y se promovió el hashtag #ICBFPorLaTransparencia


  • Actualizar y publicar los instrumentos de inventario de activos de Información del ICBF, el Esquema de publicación de información del ICBF y el Índice de Información Clasificada y Reservada.


  • Implementar el Programa de Gestión documental en su Fase Preparatoria, logrando la asignación de las cargas con los recursos para comenzar a desarrollar el Proyecto de Actualización de TRD de la sede Nacional.


  • Se construyeron los lineamientos de participación ciudadana de la entidad a partir de un diagnóstico institucional del nivel de incidencia de la participación en la gestión, identificando oportunidades de mejora y fortalezas.


  • GECO:


En el año 2016, se realizó el desarrollo y puesta en producción en la página web institucional la herramienta virtual denominada GECO -Gestión del Conocimiento-, la cual favorece dos frentes estratégicos para la operación de servicios y atención del ICBF. El ciudadano podrá consultar vía web sus inquietudes respecto de los temas más frecuentes de consulta en el ICBF, teniendo a disposición también, videos en lengua de señas colombiana y evitando el desplazamiento a los puntos de atención  y optimizando los recursos disponibles;  de otra parte, el colaborador que atiende a nuestros ciudadanos podrá acceder a una amplia base de conocimiento de las consultas más frecuentes, estandarizando así la respuesta que la entidad brinda por cualquiera de los canales de atención. La herramienta también cuenta con un módulo de preguntas frecuentes para el colaborador, a la que puede acceder a través de la intranet del ICBF.


Con el fin de ser más incluyentes en el servicio, se recopilaron contenidos misionales adicionales, se trata del Módulo de Preguntas Frecuentes con Enfoque Diferencial, respecto del cual, se realizó el ejercicio de traducción a lenguaje claro y se inició la construcción de glosas de dichas respuestas, como preparación para efectuar los videos en lengua de señas colombiana de este módulo, previa su publicación en la herramienta GECO.


Actualmente GECO contiene más de 240 preguntas frecuentes, acompañadas de los videos en Lengua de Señas Colombiana y audios. Desde el mes de agosto se han realizado publicaciones en radio y redes sociales: Facebook y Twitter, que promueven el uso de la herramienta y la consulta ciudadana de temas frecuentes como adopción, fijación cuota de alimentos y custodia, impugnación e investigación de la paternidad y permiso salida del país


  • Evaluaciones, Investigaciones, Estudios y Análisis:


El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF a través de la Subdirección de Monitoreo y Evaluación de la Dirección de Planeación y Control de Gestión, diseña, aplica y promueve las evaluaciones, investigaciones, encuestas, estudios y análisis. En ese sentido, la Subdirección de Monitoreo y Evaluación lidera la “Agenda de Evaluaciones, investigaciones, Estudios y Análisis del ICBF 2016”, el cual tiene como objetivo relacionar los temas, proyectos, programas y políticas estratégicas a estudiar, investigar o evaluar durante una vigencia fiscal determinada, se tiene programado la elaboración e implementación de estudios y encuestas poblacionales del orden nacional como: i) la Encuesta Nacional de la Situación Nutricional - ENSIN 2015 y ii) el Estudio de la Situación Nutricional y Alimentaria para los pueblos Indígenas de Colombia-ENSANI.


El proyecto de inversión de estudios sociales ha destinado recursos para monitorear la gestión institucional, realizar investigaciones, encuestas poblacionales y evaluar los programas, proyectos y servicios del ICBF orientada al fortalecimiento de la entidad con el fin de mejorar el bienestar de la niñez, la adolescencia y la familia en el marco de la gestión para la prestación de los servicios.



Meta

2016

Avance

2016

% de cumplimiento

Cobertura

16

16

100%


Compromisos

2016

Obligaciones

2016

% de Ejecución

Inversión*

(millones de $)

$7.000

$6.983,9

99.7%

Fuente: Reporte SIIF Nación. Corte 31 de diciembre de 2016

En este contexto, se realizaron dos (2) evaluaciones: i) la Evaluación de Impacto del programa de Generaciones con Bienestar de la Dirección de Niñez y Adolescencia y ii) la Evaluación de Operaciones y resultados de la Modalidad de Desarrollo Infantil en Medio Familiar de la Dirección de Primera Infancia, el cual cuenta con sus informes de resultados y un plan de implementación de recomendaciones.


Así mismo, al cierre de la vigencia 2016 se culminó el levantamiento de información en campo de la “Encuesta Nacional de la Situación Nutricional- ENSIN 2015” en los 295 municipios del país de acuerdo al diseño muestral, con el acompañamiento técnico necesario para la garantía de la calidad de la información y el proceso técnico necesario para el diseño del plan de análisis general y complementario de la encuesta bajo el enfoque de determinantes sociales de la seguridad alimentaria y nutricional.


Se realizó el proceso de Concertación para el desarrollo del “Estudio (encuesta) y Registro para la Caracterización a Nivel Nacional y Regional de la Situación Nutricional y Alimentaria de los Pueblos indígenas de Colombia - ENSANI”, el cual para la vigencia 2016 recolecto información en los pueblos indígenas de Siona - kofán ubicados en el Putumayo y los Coreguaje y Macaguaje, ubicados en Caquetá priorizados por los Autos de la Corte.


Por último, es importante mencionar, que se viene apoyando el proceso de institucionalización del Observatorio del Bienestar de la Niñez, el cual para la vigencia 2016 elaboró seis (6) infografías relacionadas con las unidades de análisis: Violencias contra la niñez, Adolescentes en conflicto con la Ley Penal y Conflicto armado, paz y niñez. Adicionalmente, elaboró dos boletines, uno sobre Construcción de Paz y Niñez y otro que presenta los resultados de las mesas temáticas realizadas en el marco del Convenio 1398 de OIM. Todas las publicaciones fueron socializadas en el evento de cierre del Convenio con OIM.


  • Innovación:


  • Se realizó un piloto de innovación frente al reto “¿Cómo reducir el número de quejas recibidas contra defensores de familia en la regional Bogotá?”


  • De 445 Eurekas registradas por nuestros colaboradores en el 2016, 45 fueron aprobadas para su implementación por los Líderes de Proceso en Sede de la Dirección General.

  • De 127 Bitácoras implementadas a nivel nacional, 8 fueron aprobadas por los Líderes de Proceso en Sede de la Dirección General. Las 8 Bitácoras aprobadas están relacionadas al eje o componente Épico: Cuatro (4) corresponden al eje de calidad; 1 al eje ambiental; 2 al eje del ICBF el mejor lugar para trabajar y 1 al eje de seguridad y salud en el trabajo.


  • Visibilizar la gestión institucional para promover espacios de participación ciudadana en todo el ciclo de la gestión pública, desde la formulación de políticas, como la política de Infancia y Adolescencia, hasta el seguimiento y control social a los programas con estrategias como las mesas públicas y otros espacios de rendición de cuentas, a través de una matriz de activos de participación ciudadana.


  • Se actualizó la Guía de Rendición de Cuentas con fecha junio de 2016 y se colgó en la página web para la respectiva consulta de los actores sociales e institucionales.


  • Brindar información más oportuna, se avanzó en la entrega a la ciudadanía y otros actores informes ejecutivos de gestión en los plazos convenientes para facilitar diálogos con sustentos concretos.


  • Activar las veedurías ciudadanas y participación de las Juntas de Acción Comunal en los procesos y programas.


  • Capacitar y atención a los Veedores por parte de la función pública y el SNBF.


  • Fortalecer las Mesas técnicas de primera infancia, infancia, adolescencia, juventud y familias, un dialogo abierto con las comunidades para discutir sobre el desarrollo técnico, operación y participación.


  • Dar a conocer sus problemáticas y necesidades en los diferentes Comités que lideran las Entidades Territoriales, donde la comunidad pudo participar activamente.


  • Facilitar en estos eventos comunitarios interinstitucionales del área Urbana y Rural, discusiones abiertas, en las cuales los usuarios se benefician de la oferta de las diferentes entidades de orden local y regional.


  • Generar espacios de reflexión sobre datos, contenidos e informes de gestión, resultados y avances en el cumplimento de metas, para luego establecer un diálogo en el cual se brindaron explicaciones, justificaciones y respuestas a las inquietudes de los participantes.


  • Establecer procesos de comunicación permanente con los Operadores.


  • Fortalecer desde la dirección del SNBF la formación de ciudadanos en petición de cuentas, control social y participación ciudadana.


  • Brindar orientaciones claras sobre el proceso de quejas y denuncias a la comunidad y se compartieron herramientas y procedimientos para avanzar en este proceso.


  • Hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos con la comunidad garantizando que esta se sienta comprometida a aportar cada vez más en la cualificación del SNBF.


  • Facilitar espacios, recursos logísticos y condiciones adecuadas para las mesas públicas y los eventos de rendición de cuentas lo que permitió un clima de integración, participación y motivación permanente.

  • Construir y diseñar el portafolio de servicios, programas y trámites del ICBF., a través de un micro sitio web que contiene generalidades, requisitos, población objetivo, forma de acceder a los servicios y demás información de interés para el ciudadano.


  • En alianza con el SENA, se llevó a cabo la Certificación en competencia laboral (Norma Técnica Laboral 210601010 – Facilitar el servicio a los clientes de acuerdo con las políticas de la organización), a 40 colaboradores de los diferentes Centros Zonales y algunas dependencias de la Regional Bogotá.


  • Estructurar el ABC de adopciones, mediante el cual se describen las principales directrices técnicas que deben tener en cuenta los profesionales de Servicios y Atención en los tres niveles de atención para la adecuada información y orientación de la ruta de los trámites de adopciones de acuerdo al Lineamiento Técnico Administrativo de Adopción del año 2016, elaborado por la Dirección de Protección.


  • Fortalecer la confianza ciudadana, toda vez que a través de la línea 141 se ha duplicado el número de denuncias recibidas por inobservancia, amenaza o vulneración de derechos. Así como la habilitación de la línea de denuncias de corrupción 01800 #4


  • Realizar la primera caracterización de ciudadanos, a partir de la información de quienes realizan peticiones a la entidad.


  • Implementar una Estrategia de Comunicación para la adopción del Modelo de Gestión del Conocimiento e Innovación en el ICBF.


  • Realizar Convocatoria para la formación de equipos de innovación.


  • Elaborar Mapas de Conocimiento en conjunto con las áreas misionales.


  • Promover entornos para el conocimiento y la innovación: Confianza, autonomía, respeto por TODAS las ideas, líderes innovadores, experimentar, curiosidad, cuestionar el síndrome del SHA (Siempre se ha hecho así). Eliminar el Mito de Sísifo (Esfuerzo Inútil).


  • Otras Acciones:


    • Rediseñar y posicionar la Biblioteca Virtual

    • Fortalecer / Posicionar el Observatorio

    • Promover la Escuela del ICBF en su modalidad Virtual

    • Implementar el Ecosistema Digital


  • Con respecto a la ENSIN para el 2017, cumpliendo con las etapas de una operación estadística de esta magnitud, posterior al proceso de depuración y verificación técnica, se ejecutará el plan de análisis definido, para esto, se contará con la construcción conjunta entre las instituciones del Estado participantes de la encuesta.


  • Adelantar ENSANI en los pueblos indígenas priorizados por los Autos de la Corte por riesgo de supervivencia cultural.


  • Elaboración de Documentos, estudios y análisis que se articulen con las Direcciones de Protección, Niñez y Adolescencia; Primera Infancia y Familias y Comunidades.


  • Generar estrategias de difusión y socialización de las investigaciones y evaluaciones.

  • Fortalecer los planes de implementación de recomendaciones de las Evaluaciones de los programas del ICBF.





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