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Informe de gestión icbf

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GESTIÓN ADMINISTRATIVA



    1. Infraestructura para la atención de la primera infancia



La atención a la primera infancia se desarrolla en diferentes tipos de edificaciones, ya sean propiedad del ICBF o no, de acuerdo con el tipo de programa de atención que se presta en ellas. Por lo tanto, los procesos que desarrolla el Grupo Infraestructura Inmobiliaria - GII en este sentido se orientan a la supervisión y acompañamiento técnico de los contratos que para tal fin se realicen.

Hasta 2013 las necesidades identificadas por el GII se desarrollaban a través de contratos interadministrativos de gerencia integral de proyectos con ejecutores como FONADE y FONDECUN o, a través de convenios interadministrativos y/o de asociación para aunar esfuerzos entre diferentes entidades públicas y/o privadas, como por ejemplo Fundación Carulla, Fundación Argos, Fundación Carvajal. Posteriormente, en atención al plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República, los procesos de selección por parte del ICBF se realizan de manera directa.

Para 2016, el Grupo de Infraestructura Inmobiliaria adelantó el seguimiento y supervisión de los siguientes convenios/contratos y proyectos, los cuales son intervenidos con recursos propios del ICBF:

Proyectos en ejecución a cargo del GII – Primera Infancia

Convenio - Fuente de recursos

Departamento

Municipio

Capacidad

Tipo de intervención

Contrato interadministrativo

1564-2016 ICBF- FINDETER

Bolívar

Cartagena

140

Demolición –obra Nueva

Contrato interadministrativo

1564-2016 ICBF- FINDETER

Cundinamarca

Pacho

135

Demolición –obra Nueva

Convenio 007-2016

DAPRE-ICBF

Santander

Vélez

95

Demolición –obra Nueva

Fuente: Grupo Infraestructura Inmobiliaria ICBF. Corte a diciembre de 2016.


En materia de adecuaciones, el Grupo de Infraestructura Inmobiliaria adelantó la contratación y supervisión de las adecuaciones de los siguientes Hogares Infantiles, los cuales fueron intervenidos con recursos del ICBF:


Adecuaciones hogares infantiles – GII

Convenio

Departamento

Municipio

Nombre

Contrato de adecuaciones 1541 de 2015

Córdoba

Tierra Alta

Divino Niño

Contrato de adecuaciones 1541 de 2015

Atlántico

P. Colombia

Puerto Colombia

Contrato de adecuaciones 1541 de 2015

Santander

Barbosa

Chapulín

Contrato de adecuaciones 1541 de 2015

Atlántico

Candelaria

Candelaria

Contrato de adecuaciones 1541 de 2015

Cesar

La Paz

La Paz

Contrato de adecuaciones 1541 de 2015

Risaralda

Otún 1

Otún

Contrato de adecuaciones 1541 de 2015

Risaralda

Otún 2

El Jardín

Fuente: Grupo Infraestructura Inmobiliaria ICBF. Corte a diciembre de 2016.

En el marco del plan de acción de la coordinación del Grupo de Infraestructura Inmobiliaria, se desarrollaron en 2016 actividades adicionales, tales como:

  • Construcción de la Guía de implementación de proyectos de infraestructura de atención a primera infancia: documento construido con base en los ejercicios de trabajo colectivo realizados bajo las mesas conformadas entre el comité técnico NTC Primera Infancia, convenio Icontec y Ministerio de Educación. La guía se encuentra disponible en la página oficial del ICBF desde el 12 de agosto de 2016.


  • Apoyo a la supervisión de proyectos de infraestructura de atención a la primera infancia: apoyo a la supervisión de los contratos de obra 1539 y 1541 de 2015, y acompañamiento técnico a unidades de servicio del ICBF, entidades territoriales y terceros de acuerdo con las solicitudes realizadas; entre éstas se encuentra el Proyecto CDI Soacha y los 21 Proyectos CDI en el marco del convenio 330 MINVIVIENDA – FINDETER.


  • Apoyo a la supervisión de proyectos de infraestructura de atención de primera infancia en etapa de liquidación: apoyo al proceso de liquidación de los convenios correspondientes a primera infancia de vigencias 2011, 2012 y 2013 a cargo del Grupo de Infraestructura, a saber: convenio 468 de 2011 (DAPRE-ICBF), convenio 506 de 2011 (ICBF, DAPRE, Fundación PLAN, municipio de VILLARICA), convenio 3184 de 2012 (ICBF – DAPRE – Fundación PLAN), convenio 155-13 (DAPRE) 1173-13 (ICBF), convenio 1637-13 (ICBF - Fundación PLAN), convenio 1638-13 (ICBF – distrito de Buenaventura - Fundación Carvajal) y convenio 1640-13 (ICBF - municipio de Ibagué – COMFENALCO TOLIMA).


Igualmente, se consolidó una base de datos para facilitar el seguimiento de los proyectos en liquidación, la cual arrojó los siguientes resultados:





Liquidación de Contratos o convenios Primera Infancia – GII


Total proyectos de primera infancia en liquidaciones: 45

Proyectos en proceso de búsqueda de información

24

Proyectos en revisión de documentos

14

Proyectos entregados a liquidaciones

3

Proyectos en revisión de información con liquidaciones

1

Proyectos en consolidación de documentos

3

Fuente: Grupo Infraestructura Inmobiliaria ICBF. Corte a diciembre de 2016.



Eficiencia administrativa

Dentro del desarrollo de la política de eficiencia administrativa y cero papel, durante el año 2016, se aprobó el Programa de Gestión Documental (PGD), el cual incluye los Programas Complementarios de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos, enfocado a alinear la producción documental con el Sistema de Gestión de Calidad y enmarcar su usabilidad; el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos y Electrónicos de Archivo (PGDE – DEA), que conjuga la implementación de nuevas tecnologías de información y comunicación con la producción y gestión documental en el ICBF, para la re-distribución, planeación y reducción paulatina y/o normalizada del uso de dispositivos de escaneo y fotocopiado; y el Programa de Conservación Documental y el Plan de Preservación a Largo Plazo de Documentos Digitales y Electrónicos, dirigidos a garantizar la conservación de la memoria institucional del ICBF.


Los programas y planes anteriormente mencionados, se implementan de manera interdependencias a través de un equipo disciplinario que garantiza la pertinencia de la herramienta, esto con el fin de implementar buenas prácticas de gestión documental, desde la planeación y producción documental, promoviendo el uso racional de recursos y la optimización de los mismos.


Cero papel


En el marco de la implementación de la Estrategia de Cero Papel, se realizaron en 2016 mesas técnicas con las dependencias de la sede nacional del ICBF que mayor consumo de papel generan. Esta labor se viene realizando de la mano de las direcciones de Información y Tecnología, y Planeación y Control de Gestión, así como de la Oficina Asesora de Comunicaciones, el grupo de Planeación Administrativa y el Grupo de Gestión Documental.


De lo anterior, se lograron concretar los siguientes compromisos: i) Inclusión de la Estrategia Cero Papel en la Política Ambiental del ICBF. ii) Realización de campaña institucional denominada “desempapélate”. iii) Revisión de impresoras por parte de la Oficina de Informática para obtener un reporte de las dependencias del Instituto que más realizan impresiones.



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