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Sistemas de información y comunicación

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Sistemas de información y comunicación



La Dirección de Información y Tecnología (DIT) atiende las necesidades en TIC (tecnologías de información y las comunicaciones) de los procesos y colaboradores del ICBF, a través del suministro, desarrollo o adquisición de soluciones informáticas, las cuales requieren desarrollos adaptativos y/o evolutivos, a medida que crecen o surgen nuevas necesidades en las y los usuarios, y la incorporación de nuevas soluciones en tecnología para reemplazar las que han cumplido su ciclo.


La Dirección se ha focalizado en el fortalecimiento de los sistemas de información, a partir de una fuente única de datos para soportar decisiones y operaciones institucionales, por ello sus esfuerzos los ha centrado en acciones para transformar los sistemas existentes o migrar a nuevos, según resulte del análisis oportunidad/costo/beneficio, propendiendo por sistemas de información flexibles, escalables, interoperables y sostenibles financiera y técnicamente. En cuanto a la infraestructura de comunicaciones, el ICBF mantiene el esquema tercerizado de los servicios complementarios que se derivan de la prestación de servicios de conectividad, junto con los de administración de los recursos (correo, Internet, seguridad, administración de servidores, mesa de ayuda, provisión de repuestos, entre otros).


Los Sistemas de Información Misional – SIM (versión 4.7.42) y CUÉNTAME (versión 2.3.13) son los componentes estructurales que soportan la misión del ICBF y que apoyan la gestión de los datos e información de los procesos misionales, al igual que las modalidades de atención de la entidad, particularmente, aquellas dirigidas a los entornos Familiar, Comunitario e Institucional, donde se tiene como objetivo principal atender integralmente a los niños y niñas menores de 5 años, prioritariamente aquellos que se encuentren en los niveles I y II del SISBEN o en situación de desplazamiento.


Los sistemas de información en el marco de su mantenimiento, evolución y adaptación, tuvieron dentro de su alcance ajustes y modificaciones que respondieron a requerimientos de tipo normativo y legal, así como solicitudes y necesidades identificadas por los procesos, con las cuales se buscó la mejora en la operación de estos, así como contribuir a la satisfacción de las y los usuarios de los servicios del ICBF. Durante la vigencia 2016, se desplegaron en producción los siguientes sistemas de información, módulos y mejoras:


  • Mejoras en las funcionalidades del sistema SIM que permiten la liquidación de servicios de protección, control de programación de entregas de Bienestarina, rediseñó e implementación de las pantallas para el registro del resultado de audiencias de control de garantías y conocimiento, y mejora del desempeño del sistema con su implementación en la plataforma de hiperconvergencia.


  • Mejoras y nuevas funcionalidades en el sistema CUÉNTAME relacionadas con el módulo de talento humano, la funcionalidad de contratos y la actualización de datos duplicados y generación del reporte de duplicidad.


  • Módulos de cajas menores (justificación y constitución de la caja menor), tributario, acciones y sabanas contables del Nuevo Modelo Financiero.


  • Módulo de Comparador Financiero Jurídico en SIA (Sistema de Información de Apoyo), que permite realizar una clasificación y conciliación, con el fin de apoyar la toma de decisiones en los procesos a favor y en contra del ICBF.


  • Sistema de Contratos para las fases contractual, ejecución y postcontractual.

  • Sistema SIRILI (Sistema integrado de reportes inmediatos, libros e información) del SNBF.


  • Implementación de la solución de BI (Business Intelligence) para cuatro indicadores de la Dirección de Servicios y Atención.


  • Implementación del servicio WEB Services (interoperabilidad) con Migración Colombia que permite reportar las resoluciones de permiso de salida del país de menores de edad expedidas por los defensores de familia al sistema de Migración Colombia; en paralelo se adelantaron las acciones para implantar el servicio Web Services con la Gobernación de Antioquía, que permite reportar la información de los beneficiarios atendidos de primera infancia registrados en el sistema CUÉNTAME.


  • Culminación de los ajustes de la consulta Web del estado de cuenta de aportes parafiscales, que permiten descargar el certificado de pagos PILA a todos los aportantes registrados en el aplicativo PILA WEB, y se implementó el módulo de SIGEPCYP fase de Pago a Contratistas en Sede Nacional y regionales Bogotá y Cundinamarca.


  • Desarrollo del 60% de newsletter que permite la suscripción de la ciudadanía para recibir información de interés del Instituto.


  • Reestructuración de la información de transparencia contenida en el portal web en cumplimiento de la Resolución 3564 de 2015, con lo que se respondió a los compromisos FURAG e índice de transparencia.


  • Implementación del micrositio web del ICBF con un árbol de contenido organizado y actualizado de la Dirección de Protección, que le permite a la ciudadanía consultar información de manera ágil y oportuna.


  • Adquisición del servicio en la nube de la nueva plataforma Oracle Site Cloud para soportar el portal web, intranet y micrositios del Instituto, lo cual permite cumplir la normatividad de Gobierno en Línea y otros aspectos relacionados con seguridad, accesibilidad y disponibilidad de la información.



  • Se desplegó en producción el ajuste de 20 funcionalidades correspondientes al nivel de conformidad AA de la Norma Técnica de accesibilidad - NTC 5854. Lo cual se aplicó en la plantilla del portal y en la página de inicio.


  • Se despliega en producción el módulo transversal de seguridad.


  • Se realizó el proceso de diseño, construcción y llenado del ambiente transaccional, con estructuras estandarizadas del beneficiario único, mediante la construcción de una ETL («extraer, transformar y cargar), que permite llevar las variables transversales del beneficiario de SIM y Cuéntame al ambiente transaccional. El módulo se desplegó en ambiente de soporte.


En cuanto a la Infraestructura tecnológica utilizada para soportar la operación misional y administrativa del ICBF, se hizo necesario en 2016 crecer, fortalecer y evolucionar la infraestructura tecnológica hacia estrategias de virtualización, plataformas integrales de seguridad, crecimiento y actualización de equipos de cómputo, y crecimiento y actualización de licenciamiento. Para esto se realizaron las siguientes actividades:


  • Adquisición de 696 computadores personales, 200 portátiles, 180 impresoras multifuncionales, 60 impresoras sencillas, ocho impresoras de etiquetas, tres impresoras de código de barras, 120 escáneres de escritorio y un escáner portátil a nivel nacional.


  • Renovación de 34.438 licencias de desarrollo, productividad y estandarización, y adquisición de 104 licencias (Servicios Cloud para El Portal Web, Crystal Report, Linux Red Hat, Argis Geocodificador), para un total de 34.542.

  • Adquisición, instalación y puesta en funcionamiento de canales de comunicación para tres centros zonales nuevos (Nazareth - Guajira; Piendamó - Cauca y Cartagena - Bolivar).


  • Ampliación del ancho de banda para 204 canales de comunicación en todo el país.


  • Adquisición, configuración y puesta en funcionamiento de 100 switches de última generación para 33 regionales, los cuales permiten optimizar el rendimiento de los servicios de conectividad y facilitar su administración.


  • Adquisición, configuración y puesta en funcionamiento de 40 acces points para brindar conectividad inalámbrica a las 33 regionales del ICBF.


  • Adquisición del soporte de la aplicación Networker hasta 31 de marzo de 2017 y el cambio de versión 8.2 a la versión 9.0.


  • Realización de la migración de la data de la plataforma AVAMAR hacia Networker.


  • Migración de los repositorios (archivos) de las regionales ubicadas en la NAS para descentralizar a los servidores de convergencia, obteniendo mejor performance y administración.


  • Aumento de la capacidad de procesamiento del servidor de HELPEOPLE para poder escanear diariamente la red de ICBF y lograr la actualización constante de equipos activos en ICBF.


  • Con la certificación de la norma ISO 27001:2013, mejora de la implementación de controles de seguridad de la información tanto físicos como lógicos sobre los activos de información de los niños, niñas, adolescentes y familias colombianas beneficiarias de los programas del ICBF; temas que se han escalado y llevado hasta las regionales del ICBF, realizando mantenimiento al SGSI del ICBF y depurando la información al proceso de Gestión Tecnológica para el mantenimiento de la Certificación.



      1. Logros 2016



  • Mejora funcional del SIM mediante la puesta en producción de la funcionalidad de liquidación de servicios de protección, el rediseño e implementación de las pantallas para el registro del resultado de audiencias control de Garantías y Conocimiento, el mejoramiento al control de programación de entregas de Bienestarina, el fortalecimiento de su desempeño con su implementación en la plataforma de hiperconvergencia y el ajuste al módulo de adopciones de acuerdo con el nuevo lineamiento técnico.


  • Mejora funcional del CUÉNTAME a partir del rediseño e implementación del módulo de talento humano; el fortalecimiento de la funcionalidad de contratos; la actualización de datos duplicados y la generación de reporte duplicidad; la unificación de la pantalla de beneficiario y edición de datos básicos, proceso de focalización y la parametrización de los servicios de concurrencia.


  • Construcción de módulos y sistemas de SIGEPCYP Fase 2 y 3, contratos y SIRILI (Sistema integrado de reportes inmediatos, libros e información) e integración del Sistema de Análisis y Seguimiento Presupuestal al NMF.


  • Mejoramiento de la seguridad informática y de la información con la recertificación en la norma ISO 27001:2013, sin tener no conformidades, y el fortalecimiento de las características técnicas de seguridad a los Servicios TIC en el área de Seguridad Informática.


  • Fortalecimiento de la infraestructura tecnológica por medio de la ampliación de los anchos de banda de los enlaces de comunicaciones en 204 canales de comunicación en todo el país, el fortalecimiento de la configuración de la infraestructura de comunicaciones LAN y WLAN, así como Telefonía IP, y la ampliación de la plataforma de hyperconvergencia y migraron los fileserver a los servidores de convergencia de las regionales.


      1. Retos 2017



  • Fortalecer el nivel de cumplimiento de las fechas de entrega de los desarrollos y despliegue en producción de los ajustes a los sistemas de información de la Subdirección de Sistemas Integrados de Información, de acuerdo con la programación establecida.


  • Fortalecer la provisión de recursos tecnológicos por parte de la Subdirección de Recursos Tecnológicos, en lo correspondiente a parque computacional (equipos), conectividad (capacidad de los canales de datos, internet, telefonía), servidores, almacenamiento, licenciamiento y demás componentes de la infraestructura tecnológica, para soportar demandas no programadas.


  • Promover entre las y los colaboradores la incorporación de la cultura de solicitar mediante ticket.



    1. Gestión regional


La Oficina de Gestión Regional (OGR), durante la vigencia 2016, desarrollo actividades orientadas a brindar asesoría, asistencia y acompañamiento a la gestión regional y contribuir adecuadamente a la coordinación y articulación con las oficinas de la sede nacional. De esta forma, se lideraron acciones desde la sede nacional en el territorio y viceversas, optimizando la gestión regional y permitiendo la mejora continua.


Las principales actividades realizadas por el equipo de la OGR se presentan a continuación:


  • Diseño del Modelo de Acompañamiento a la Gestión Regional: el Modelo desarrolla el procedimiento y los instrumentos que utiliza la OGR para brindar asesoría, asistencia y acompañamiento a la gestión regional y contribuir adecuadamente a la coordinación y articulación con las oficinas de la sede nacional. El modelo describe, contextualiza, analiza y explica los procesos tendientes a asesorar, asistir y acompañar la gestión regional a través de coordinación y articulación con la sede nacional.


La aplicación del modelo permite determinar que se quiere alcanzar y en qué forma se quiere brindar asesoría, asistencia y acompañamiento en cada una de las direcciones regionales que integran el ICBF, a partir de la aplicación de diagnósticos y la elaboración de planes de trabajo que establecen las regionales y a los cuales la OGR les hace seguimiento. Asimismo, el modelo brinda elementos para actuar en situación de alerta o crisis de carácter coyuntural, lo que fortalece los mecanismos de coordinación y articulación.


  • Ejecución y cierre de las rutas de intervención en cada una de las regionales: se implementaron planes de trabajo a través de rutas de intervención en cada una de las regionales que permitieron la coordinación y articulación de actividades entre las direcciones regionales y áreas involucradas con el seguimiento permanente de la OGR. Al finalizar el año, se realizó el cierre de estas rutas y con los insumos de este proceso se construirán los planes del próximo año para la adecuada implementación del modelo de acompañamiento.


  • Seguimiento a los procesos de contratación de cada dirección regional: se construyó una matriz de alerta de estado de contratos de seguimiento mensual. A partir, de este insumo se elabora un informe que remite a la Dirección General con observaciones, alertas y en algunos casos solicitud de ajustes.


  • Seguimiento a la ejecución presupuestal de las regionales: mediante el análisis de recursos de inversión y saldos de CDP en las regionales con más de 30 días de constitución, se generaron alertas en los Comités de Ejecución Presupuestal de la sede nacional del ICBF. Este seguimiento, contempló el monitoreo del rezago presupuestal constituido en las regionales, con el fin de liberar o pagar estos recursos en el menor tiempo posible. Durante los últimos meses del año se reforzó este seguimiento para garantizar un adecuado cierre de la ejecución presupuestal 2016.


  • Participación en la elaboración de propuesta del acuerdo de gestión de 2016: La OGR participó en la coordinación de los acuerdos de gestión bajo el liderazgo de la Dirección de Gestión Humana. Por ello, una vez suscrito el Acuerdo de Gestión, la OGR realizará seguimiento permanente para verificar el cumplimiento de los compromisos pactados y en su evaluación. Además, la OGR acompañó el diseño metodológico de evaluación.


  • Realización del encuentro de directores regionales: En mayo de 2016 se realizó el Encuentro con el propósito de realizar un proceso de alineamiento a los fines estratégicos de cada misional y áreas transversales con la participación de las y los directores y las y los coordinadores técnicos, de planeación y de centros zonales.


  • Atención especial al proceso de alistamiento de contratación de las EAS de Primera Infancia – (Actualización de Banco de Oferentes): Durante todo el año los profesionales de la OGR apoyaron a los directores regionales en esta temática. Con este seguimiento se pudo mejorar la respuesta e identificar desactualización en el ranking realizado por la Dirección, buscando con ello agilizar el proceso y evitar alteraciones en la dinámica normal de los servicios.


  • Seguimiento y consolidación del informe de delegaciones: Con el fin de alertar a la Dirección General sobre situaciones que afecten la debida ejecución de las direcciones regionales respecto de las funciones delegadas por la directora general, la OGR solicitó a cada director regional la información para analizar y consolidar las alertas, a fin de enviarlas a la Dirección General durante los 15 primeros días de cada mes. Estas solicitudes fueron gestionadas con cada área responsable de la sede nacional y se monitoreó su cumplimiento.


  • Legalización de comisiones de las regionales: Teniendo en cuenta el llamado que efectúa constantemente la Dirección Financiera en los Comités Directivos, y por solicitud expresa de la Dirección General respecto de la legalización extemporánea de resoluciones de viáticos en las regionales, la OGR sensibilizó a los directores regionales y gestionó actividades en territorio para efectuar la legalización puntual de las comisiones y viáticos.


  • Seguimiento a licencias de funcionamiento: Se acompañó a las y los directores regionales en el proceso de tramitación y/o expedición de estas licencias por parte de la Oficina de Aseguramiento a la Calidad y la Dirección Protección.


  • Fortalecimiento de la prestación del servicio de protección en territorio: Desarrollo de un plan de trabajo para mejorar el servicio de las defensorías de familia en nueve regionales.


  • Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas (CIAT): se consolidó el procedimiento para la participación en la sesión de seguimiento y reporte de información ante la CIAT, lo cual mejoró la respuesta de las regionales involucradas.


  • Coordinación y articulación con las direcciones regionales en situaciones coyunturales: Para acompañar adecuadamente algunas situaciones de emergencia que se representaron durante el período, la OGR dio prioridad en el tratamiento a esas regionales; en particular se destaca la situación de La Guajira, Magdalena y Tolima.


  • Modificación de los indicadores y procedimiento de la OGR: se ajustaron los indicadores a la realidad de la OGR y se modificaron sus procedimientos, debido a que esta Oficina dejó de pertenecer a los procesos de apoyo y pasó a Direccionamiento Estratégico.



      1. Logros y Retos



La OGR logró la adecuada asesoría, asistencia y acompañamiento a las Direcciones Regionales, mediante un proceso continuo de coordinación y articulación entre las áreas del nivel nacional y las regionales, facilitando la gestión institucional, en concordancia a los lineamientos trazados por la Dirección General.


El principal reto para la vigencia 2016 de la OGR fue elaborar el Modelo de Acompañamiento para brindar asesoría, asistencia y acompañamiento a la gestión regional, y contribuir adecuadamente a la coordinación y articulación con las oficinas de la sede nacional, ya que será implementado durante el 2017.



    1. Contratación



En el marco del objetivo institucional que reúne la gestión de las áreas de apoyo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, desde la Dirección de Contratación se adelantan actividades que permiten la adquisición de bienes y servicios en virtud de la optimización de procesos y el uso racional de los recursos para la garantía en la prestación de los servicios propios de la entidad.


En virtud de lo anterior, para la presente vigencia se actualizó la documentación que genera lineamientos a nivel nacional para la adquisición de bienes y servicios: El Manual de Contratación, la Guía para el Ejercicio de Supervisión e Interventoría en el ICBF, la Guía para la Adquisición de Bienes y Servicios de Calidad, así como todos los procedimientos que se generan para orientar la gestión contractual. En total, fueron actualizados cuarenta y cinco (45) documentos orientadores que permiten adelantar el proceso contractual a nivel nacional de manera estándar.


Ahora bien, en el marco de la estrategia de gestión administrativa del plan indicativo que refiere a la contratación de bienes y servicios de apoyo y el uso efectivo de las herramientas y metodologías establecidas por Colombia Compra Eficiente, por una parte se identifica que, en la Sede de la Dirección General para la vigencia 2016 se dio apertura a 93 procesos de selección y 11.021 en las Direcciones Regionales, de acuerdo con el resumen por modalidad relacionado a continuación:


Procesos de Selección Sede de la Dirección General

Modalidad

Total

Concurso de méritos abierto

5

Licitación Pública

35

Selección Abreviada

25

Mínima Cuantía

28

Fuente: Dirección de Contratación ICBF. Corte: 31/12/2016



Procesos de Selección Direcciones Regionales

Modalidad

Total

CCE-Convenio Marco Colombia Compra Eficiente

57

Contratación Directa de Aporte

9795

Convocatoria Pública de Aporte

24

Convocatoria Pública de Aporte con Lista de Oferentes

591

Licitación Pública

4

Mínima Cuantía

502

Selección Abreviada de Menor Cuantía

45

Selección Abreviada Subasta Inversa Presencial

3

Fuente: Dirección de Contratación ICBF. Corte: 31/12/2016




Así mismo, se tramitaron 136 actos administrativos para la actualización el Banco Nacional de Oferentes, distribuidos de la siguiente manera:


Actualización Banco Nacional de Oferentes


Regional

Total

Regional

Total

Norte de Santander

6

Caquetá

3

Cesar

20

Boyacá

3

Cundinamarca

21

Magdalena

5

Bolívar

10

Valle del Cauca

14

Risaralda

5

Quindío

4

Córdoba

5

Santander

4

Antioquia

11

Tolima

1

Huila

3

Chocó

1

Meta

2

Código 11

1

Arauca

2

Vichada

1

Nariño

1

Bogotá

1

Atlántico

4

Cauca

2

Sucre

6




Fuente: Dirección de Contratación ICBF. Corte: 31/12/2016


En lo que respecta a la contratación directa, con corte a 31 de diciembre de 2016 se reportan como celebrados 9466 contratos y/o convenios a nivel nacional, de los cuales 1739 se ubican en la Sede de la Dirección General. A continuación se reportan las cifras por regionales:


Contratos celebrados por Contratación Directa

REGIONAL

No. de Contratos celebrados por Contratación Directa

Amazonas

174

Antioquia

557

Arauca

110

Atlántico

316

Bogotá

800

Bolívar

228

Boyacá

215

Caldas

295

Caquetá

167

Casanare

117

Cauca

229

Cesar

422

Chocó

251

Córdoba

207

Cundinamarca

338

Guainía

41

Guaviare

24

Huila

241

La Guajira

195

Magdalena

163

Meta

175

Nariño

264

Norte De Santander

142

Putumayo

146

Quindío

133

Risaralda

119

San Andrés

58

Santander

284

Sucre

207

Tolima

595

Valle Del Cauca

419

Vaupés

46

Vichada

49

Sede de la Dirección General

1739

Total

9466

Fuente: Dirección de Contratación ICBF. Corte: 31/12/2016


Adicionalmente, la Dirección de Contratación, y en particular, lo correspondiente a la gestión pos contractual del Instituto, se obtuvieron los logros que se describen a continuación, a partir de las diferentes actividades de acompañamiento y asesoría que brindó la Dirección:


1.- Se obtuvo una mayor disposición y compromiso por parte de algunas de las Direcciones Regionales del Instituto, frente al inicio y desarrollo los procesos sancionatorios a su cargo, conforme los principios constitucionales y legales que los fundamentan.

2.- Se obtuvo una mayor disposición y compromiso por parte de las áreas de la sede de la Dirección General, que tienen a su cargo la supervisión de contratos, frente a su obligación de presentar informes de presunto incumplimiento que permitan adelantar en debida forma los procesos sancionatorios contractuales, de conformidad con los requisitos previstos en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.


3.- Se realizaron capacitaciones y visitas a algunas direcciones regionales para el acompañamiento en el inicio y desarrollo de los procesos sancionatorios contractuales, conforme lo previsto en los artículos 17 de la Ley 1150 de 2007 y 86 de la Ley 1474 de 2011.


4.- Se realizó un mayor seguimiento a los procesos sancionatorios en curso, a través de los informes mensuales que remiten las regionales, y los controles de legalidad que se realizan sobre cada actuación administrativa.


Lo anterior, permitió que en relación a los procesos sancionatorios se obtuvieran los siguientes resultados: un total de 139 actuaciones administrativas sancionatorias contractuales, de las cuales 84 se reportan como terminadas y 55 en curso.




Procedimientos sancionatorios Direcciones Regionales


Fuente: Dirección de Contratación ICBF. Corte: 31/12/2016


Respecto a los procedimientos administrativos sancionatorios sobre los presuntos incumplimientos que surgen de los contratos suscritos en Sede, durante la vigencia 2016 se radicaron18 informes de presunto incumplimiento contractual, de los cuales se dio inicio a ocho (8) procedimientos sancionatorios, de los cuales siete (7) se finalizaron y sólo uno (1) se encuentra en espera de decisión definitiva para concluir la actuación administrativa sancionatoria.


En lo que respecta a la gestión de las liquidaciones de los contratos que legalmente corresponde adelantar dicho trámite, se identifica que a nivel nacional el indicador se reporta en Óptimo, y la gestión de la Dirección de Contratación en la Sede de la Dirección General se refleja mes a mes así:


Liquidación de contratos Sede de la Dirección General


Fuente: Dirección de Contratación ICBF. Corte: 31/12/2016


Adicionalmente durante la vigencia 2016, del universo anteriormente señalado, se liquidaron 501 contratos que finalizaron en el año 2012. El reporte es el siguiente:

















Liquidación de contratos de cada vigencia

Fuente: Dirección de Contratación ICBF. Corte: 31/12/2016


Por otra parte, frente al uso efectivo de las herramientas y metodologías dispuesta por Colombia Compra Eficiente, el ICBF, en cumplimiento de la normatividad vigente, se desplegaron acciones a nivel nacional para que desde las Direcciones Regionales se expidieran las órdenes de compra con cargo a los diferentes Instrumentos de Agregación de Demanda, especialmente en lo que corresponde a los Acuerdos Marco de Precios. En este sentido se gestionaron compras para: la adquisición de los SOAT de los vehículos propiedad del Instituto, el suministro de combustible, la dotación de vestuario para los funcionarios, el servicio de aseo y cafetería, el suministro de tiquetes aéreos, el suministro de papelería, contratación del centro de contacto y los servicios de conectividad y nube privada.


Finalmente, frente a la gestión institucional en el marco de la integración administrativa entre dependencias y el nivel territorial de la entidad, se hace necesario resaltar la gestión de canales de comunicación efectivos para el acompañamiento y asesoramiento de los diferentes tramites en materia contractual. El canal de Consultas Regionales ha permitido generar estandarización de criterios institucionales y claridad frente a situaciones particulares durante la gestión contractual. En la vigencia de 2016 se tramitaron 298 consultas regionales.



      1. Logros 2016



  • La Dirección de Contratación en compañía de la Dirección de Información y Tecnología, inició con la puesta en producción del Aplicativo “Sistema de información de gestión de contratos”, herramienta transversal a todas las áreas del ICBF y que permitirá obtener información unificada a nivel nacional; actualmente se encuentra en funcionamiento en la Sede de la Dirección General.


  • Se realizó la estandarización y migración de toda la documentación relacionada con el proceso de Gestión Contratación, conforme al nuevo modelo de operación por procesos.


  • Se obtuvo una mayor disposición y compromiso por parte de las áreas de la Sede de la Dirección General y de algunas de las Direcciones Regionales del Instituto, frente al inicio y desarrollo los procesos sancionatorios a su cargo, conforme los principios constitucionales y legales que los fundamentan.


  • Se intensificaron las actividades de seguimiento y acompañamiento a las Direcciones Regionales y/o áreas de la Sede de la Dirección General (capacitaciones, informes, contacto permanente, entre otros).


  • Se logró intervención total del archivo de gestión de las vigencias 2012 y 2014.



      1. Retos 2017



  • Lograr la intervención total del archivo de gestión de las vigencias 2015 y 2016, a la fecha se ha logrado un avance significativo en las vigencias 2016 con un 84% de intervención y 2015 con un 82%.


  • Lograr la migración del 100% de la información contractual de las vigencias 2014, 2015 y 2016 a nivel nacional, correspondiente a la normalización de los datos que reposan en el FUC (41.173 contratos/convenios a nivel nacional multiplicado por las 118 columnas que tiene el FUC 4.858.414 datos en el nuevo “Sistema de información de gestión de contratos”.


  •  Continuar contactando a las regionales con el fin de fortalecer el canal de comunicación y atender los requerimientos.


  • Publicar repositorio de las repuestas otorgadas para dar a conocer los asuntos sobre los cuales la Dirección de Contratación se ha pronunciado

  • Establecer un cronograma de capacitaciones presenciales y virtuales, así como capacitaciones generales -modalidad Encuentro Institucional-, para todas las Direcciones Regionales y áreas de la Sede Nacional, con el objetivo de ampliar el conocimiento e impartir línea procedimental en lo que respecta a los procesos transversales a la gestión contractual.

  • Desarrollar y/o implementar un mayor número de herramientas de seguimiento y control frente a los procesos transversales a la gestión contractual.



    1. Gestión de Cooperación y Convenios


A través de la gestión de la Oficina de Cooperación y Convenios se aporta al fortalecimiento de la capacidad institucional, para contribuir con la promoción, protección y garantía de los derechos de los niños, niñas, adolescentes y familias beneficiarias, a través de la consecución de cooperación técnica y financiera por parte de organizaciones nacionales e internacionales, públicas y privadas, alineadas con las prioridades institucionales, para apoyar programas, proyectos e iniciativas que adelante el ICBF.


Con este propósito se desarrollaron durante 2016, las siguientes líneas de trabajo:



Gestión Oficina de Cooperación y Convenios 2016.



Fuente: Oficina de Cooperación y Convenios, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), 2016.


Los recursos obtenidos por medio de la gestión de la cooperación fueron los que se presentan en el gráfico que se expone a continuación:









Gráfico. Gestión de cooperación 2016 (millones de pesos)


Fuente: Oficina de Cooperación y Convenios, ICBF. 2016.



      1. Logros 2016



  • La Oficina de Cooperación y Convenios gestionó $91.165 millones de pesos orientados a apoyar las prioridades institucionales del ICBF, cumpliendo con más del 100% de la meta prevista para este periodo.


  • Se suscribieron 35 alianzas con empresas, fundaciones empresariales y organizaciones del tercer sector.


  • La gestión de recursos de cooperación con el sector privado permitió que se lograran 122.398 beneficios para los niños, niñas y adolescentes bajo protección del ICBF.


  • Se implementó la Estrategia de Articulación del ICBF con la Cooperación en 18 departamentos: Antioquia, Bolívar, Boyacá, Chocó, Cauca, Córdoba, La Guajira, Nariño, Putumayo, Valle del Cauca, Meta, Atlántico, Magdalena, Cundinamarca, Norte de Santander, Quindío, Risaralda y Caldas.


  • Se atendieron los compromisos contemplados en acuerdos internacionales y se respondió a la totalidad de las solicitudes de entidades y organismos nacionales e internacionales relacionadas con actividades propias de la misión del ICBF.


  • Se trabajó articuladamente con el Ministerio de Relaciones Exteriores y la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia (APC Colombia), con el fin de fortalecer la cooperación y la gestión de alianzas con fuentes oficiales y no oficiales, públicas y privadas.


  • Se realizó el seguimiento a las recomendaciones del Comité de los Derechos del Niño y el reporte de las actividades 2015 y 2016, así como los resultados y efectos alcanzados hasta el momento.


  • Se desarrollaron acciones, iniciativas y proyectos de Cooperación Sur- Sur, en las que prevalecieron las alianzas estratégicas y el diálogo horizontal. (Misiones Técnicas al Exterior: 7 (Perú 2, Rep. Dominicana 1, Filipinas 1, El Salvador 2, Estados Unidos 1; Misiones Técnicas a Colombia atendidas por el ICBF, 11 (Perú 2, Honduras 1, China 1, Argentina 1, Myanmar 1, Bután 1, Laos 1, Vietnam 1, Bangladesh 1, India 1).



      1. Retos 2017



  • Aumentar la consecución de recursos de cooperación técnica y financiera en orden a sobrepasar la meta del cuatrienio. (200 mil millones - Meta acumulada cuatrienio).


  • Aumentar las alianzas gestionadas con el sector privado y ayuda oficial al desarrollo (50 Alianzas).


  • Lograr la implementación de la estrategia de cooperación en las regiones priorizadas para el año 2017 (25 Departamentos – Regionales del ICBF).




    1. Gestión Comunicaciones



Con el fin de cumplir con el objetivo de promover la comunicación, diálogo e interacción en torno a los temas relacionados con la protección y garantía de los derechos de los niños, niñas, adolescentes y de las familias colombianas, en el marco de la Política de Comunicaciones y del Plan Estratégico de Comunicaciones; la Oficina Asesora de Comunicaciones durante la vigencia 2016, con fecha de corte a 31 de diciembre, reportó lo siguiente en cada línea de trabajo:

  • Prensa: Visibilizar la labor institucional a través de una comunicación oportuna a la opinión pública, difusión de información en medios masivos, manejo de temas coyunturales, construcción de comunicados, organización de ruedas de prensa y monitoreo de medios; el equipo de prensa de la Oficina de Comunicaciones produjo 701 comunicados.

  • Divulgación Institucional: Se gestionaron todas las campañas de divulgación institucional relacionadas con el Instituto y la protección y garantía de los derechos de los niños, niñas y adolescentes y las familias colombianas. Así mismo, medios puntuales y especializados para cada una de las campañas.



Conceptualización y promoción de las campañas (nuevas campañas):

Lactancia Materna Hashtag: #yosoyvaliente – El mayor Acto de Amor.

Línea 141 - Línea de protección a niños, niñas y adolescentes – Denuncia – emergencia – orientación. Marcar 3 números puede cambiar una historia.

Promoción estrategia Súper Amigos: Se buscan amigos que cambien vidas.

Violencia Sexual: las 72 primeras horas (campaña interna).

  • Promoción de las campañas:


  • Prevención de maltrato infantil: Por las buenas si aprendo.

  • Promoción de Adopciones: Cuando das amor renaces, ¡Adopta!

  • Prevención de embarazo en adolescentes: #YoCuidoMiFuturo - En lugar de un embarazo mis sueños.

  • Prevención de uso de pólvora: Prende la Fiesta Apaga la pólvora.

Hashtag: #Fiestasinpólvora

Digital:

Emisión de mensaje y campañas en los diferentes canales digitales y redes sociales, generando más audiencia y seguidores en la promoción de la garantía de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, a continuación algunas cifras de interés de las redes.


Cifras de interés de las redes

 

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Canal institucional- suscriptores

Canal Cambiando El Mundo

Cantidad

29.971

45.645

832

880

Fuente: Estadísticas propias de cada red social. Fecha de corte 31 de diciembre de 2016.


  • Radio: Se logró la pre producción, producción, posproducción y emisión de programas radiales para la promoción de los derechos de los niños, niñas y adolescentes en el marco de la Ley de la Infancia y la Adolescencia, con dos en alianzas: Caracol - Programa en Familia: 31 emisiones y RCN - Programa Mañanas con Bienestar: 32 emisiones.

  • Televisión: Programa de Televisión "Cambiando el Mundo“: se emitieron 45 programas en donde el ICBF busca llegar a todas las regiones del país para orientar a los padres de familia, adultos responsables del cuidado de los niños, niñas y adolescentes, y a los agentes comunitarios sobre formación y cuidado, mediante crónicas, testimonios y reportajes, y de esta manera garantizar a la infancia y adolescencia colombiana su desarrollo integral, en el seno de una familia y en un ambiente de felicidad, amor y comprensión.

Espacio Institucional “Me conoces”: constituye una herramienta en la labor de los defensores de familias. A través de este espacio, se hizo más efectiva la búsqueda de las familias de los niños, niñas y adolescentes que se encuentran bajo medida de protección del ICBF, garantizando así la protección y restitución de sus derechos fundamentales. Transmisión a través de los canales: RCN, Caracol, Institucional, City tv, Capital, Señal Colombia, Canal 55, El Canal, Canal Uno, Canal 13, Enlace Colombia, CNB TV.


Publicaciones niños y niñas en el programa y citaciones página web.


Niños Publicados en el programa

Citaciones página web

http://www.icbf.gov.co/portal/page/portal/IntranetICBF/medios/ProgramaLNBSH

4.793

22.176

Fuente: Publicaciones Intranet - http://www.icbf.gov.co/portal/page/portal/IntranetICBF/medios/ProgramaLNBSH
Fecha de corte 31 de diciembre de 2016.



      1. Logros y Retos



  • Durante los meses de marzo a diciembre de 2016, se realizaron 45 programas de televisión de diferentes historias de vidas destacadas, las cuales fueron emitidos por el Canal Institucional.


  • Se realizó el acompañamiento a la estrategia de Entorno Digital con el fin lograr la puesta en marcha del portal, haciendo un trabajo previo de estructuración del material editorial, trabajo articulado con las direcciones de niñez y adolescencia y familias y comunidades.


  • En coordinación con las direcciones de Protección y Servicios y Atención se conceptualización, creó y diseñó la campaña de promoción de la línea 141. De la cual se hizo su respectiva divulgación en los diferentes medios de comunicación a nivel nacional.


  • En coordinación con la dirección de Nutrición se elaboró la Cartilla de Lactancia Materna “Empezar una nueva vida”.


  • Generar nuevas campañas de comunicación de acuerdo con las necesidades de las direcciones misionales, con el fin de promover derechos y prevenir vulneraciones de los niñas, niñas y adolescentes y su correcta divulgación en los diferentes medios de comunicación a nivel Nacional.



  • Fortalecer el trabajo articulado con las Direcciones Regionales, con el fin de lograr mayor presencia institucional en territorio.



  • Generar noticias y artículos de prensa, en las que se hacen mención al ICBF, en monitoreo de prensa





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