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Insertar una imagen en una tabla de Access

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Insertar una imagen en una tabla de Access

Para comenzar debemos crear una tabla, cuando estamos creando los campos en VISTA DISEÑO, en la columna de TIPO DE DATO donde se debe elegir de la lista desplegable una opción, elegir la de OBJETO OLE.

Luego de completar la tabla pasamos a la vista de HOJA DE DATOS, cargamos los datos necesarios para completar los datos requeridos y en la columna de Foto para insertar la imagen deseada debemos hacer clic derecho en el cuadro para completar y elegir la opción INSERTAR OBJETO, a continuación se abre un cuadro de dialogo en el que debemos elegir la opción de BITMAP IMAGE y luego clic en ACEPTAR.

Una vez que hacemos clic en Aceptar automáticamente se abre el programa PAINT en el que en la opción PEGAR debemos desplegar la lista que ofrece el programa y elegir la opción PEGAR DESDE, elegimos la imagen que deseemos colocar y luego le damos clic en ACEPTAR.

Veremos que la imagen se agrega a Paint, lo que resta es cerrar este programa e ir a Access y si hacemos doble clic en el texto donde debe ir la foto veremos que automáticamente se abre en una nueva ventana la imagen y si creamos un Formulario con esa tabla la imagen aparece automáticamente en dicho formulario.




Botones y Controles

Para definir qué información debe aparecer en el formulario y con qué formato, se utilizan lo que llamamos controles.

Un control no es más que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoración. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botón de comando para abrir otro formulario o informe, o una línea o un rectángulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos más legibles.

  • En el panel Controles y campos de la pestaña Diseño tenemos un botón por cada tipo de controles que se pueden añadir al formulario.

http://www.aulaclic.es/access2007/graficos/seccion_controles.gif

  • Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre él (aparecerá rodeado de una línea más oscura), a partir de ese momento se podrán crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botón correspondiente cada vez.

  • Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botónhttp://www.aulaclic.es/access2007/graficos/icono_seleccionar.gif.

  • El botón Asistente de controlesactivará o desactivará la Ayuda a los controles. Si lo tenemos activado (como en la imagen) al crear determinado tipo de controles se abrirá un asistente para crearlos.

  El resto de la sección se compone de los siguientes tipos de controles:

  • Etiqueta http://www.aulaclic.es/access2007/graficos/icono_etiqueta.gifsirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Título.

  • Para insertar un hipervínculo tenemos el botónhttp://www.aulaclic.es/access2007/graficos/icono_hipervinculo.gif.

  • Cuadro de texto http://www.aulaclic.es/access2007/graficos/icono_cuadro_texto.gifse utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del formulario. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. Los cuadros de texto también pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un cálculo, o para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los datos de un cuadro de texto independiente no se guardan en ningún sitio. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que está asociado (cuando es un dependiente) o una fórmula de cálculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese cálculo, en este último caso hay que preceder la fórmula por el signo de igualdad =.

  • Cuadro combinadohttp://www.aulaclic.es/access2007/graficos/icono_cuadro_combi.gif. En muchos casos, es más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda también a asegurar que el valor que se ha introducido en el campo es correcto. Si no disponemos de suficiente espacio en el formulario para mostrar la lista en todo momento se utiliza un cuadro combinado, ya que el cuadro combinado muestra un sólo valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si queremos ver la lista, la desplegamos con la flecha que tiene a la derecha. Cuando añadimos un cuadro combinado al área de diseño, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control.

  • Cuadro de listahttp://www.aulaclic.es/access2007/graficos/icono_cuadro_lista.gif. A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de valores aparece desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o más columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Cuando añadimos un cuadro de lista al área de diseño, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control.

  • Grupo de opciones http://www.aulaclic.es/access2007/graficos/icono_grupo_opciones.gifSe utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo de opciones hace fácil seleccionar un valor, ya que el usuario sólo tiene que hacer clic en el valor que desee. Sólo se puede seleccionar una opción del grupo a la vez. Las opciones deben ser pocas sino es mejor utilizar un cuadro de lista, o un cuadro combinado en vez de un grupo de opciones.

Un grupo de opciones consta de un marco de grupo así como de un conjunto de casillas de verificación, botones de opción y botones de alternar. Cuando insertamos en el formulario un grupo de opciones, se abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo de opciones.

  • Botón de opciónhttp://www.aulaclic.es/access2007/graficos/icono_boton_opcion.gif, se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, el botón tendrá este aspectohttp://www.aulaclic.es/access2007/graficos/boton_rellenado.gif, sino, este otrohttp://www.aulaclic.es/access2007/graficos/boton_vacio.gif.

  • Casilla de verificaciónhttp://www.aulaclic.es/access2007/graficos/icono_casilla_verif.gif, se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, la casilla tendrá este aspectohttp://www.aulaclic.es/access2007/graficos/casilla_rellena.gif, sino este otrohttp://www.aulaclic.es/access2007/graficos/casilla_vacia.gif.

  • Botón de alternar http://www.aulaclic.es/access2007/graficos/icono_boton_alternar.gif, se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado, también se puede utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No, si el campo contiene el valor Sí, el botón aparecerá presionado.

  • Botón de comandohttp://www.aulaclic.es/access2007/graficos/icono_boton_comando.gif. Un botón de comando permite ejecutar una acción con un simple clic, por ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro, etc... Al hacer clic en el botón, no sólo se ejecutará la acción correspondiente, sino que también parecerá que se presiona y se suelta el botón. También tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar más de treinta acciones predefinidas distintas.

  • Control pestañahttp://www.aulaclic.es/access2007/graficos/icono_control_ficha.gif, se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del origen muchos campos que no caben en una sola pantalla y queremos organizarlos en varias pestañas.

  • Control imagen http://www.aulaclic.es/access2007/graficos/icono_imagen.gifpara insertar imágenes en el formulario, esta imagen no variará al cambiar de registro.

  • Marco de objeto independiente http://www.aulaclic.es/access2007/graficos/icono_marco_independiente.gifpara insertar controles como un archivo de sonido, un documento Word, un gráfico, etc... Serán controles que no variarán al cambiar de registro.

  • Marco de objeto dependiente http://www.aulaclic.es/access2007/graficos/icono_marco_dependiente.gifpara insertar una imagen u otro objeto que cambia de un registro a otro.

  • Salto de páginahttp://www.aulaclic.es/access2007/graficos/icono_salto_pagina.gif, el salto de página no tiene efecto en la vista Formulario pero sí en la vista Preliminar y a la hora de imprimir.

  • Línea http://www.aulaclic.es/access2007/graficos/icono_linea.gifpara añadir una línea en el formulario.

  • Rectángulo http://www.aulaclic.es/access2007/graficos/icono_rectangulo.gifpara añadir un rectángulo al formulario.

  • Por último podemos añadir más controles, controles más complejos con el botónhttp://www.aulaclic.es/access2007/graficos/icono_mas_controles.gif.

Trabajar con controles




Seleccionar controles.

Para seleccionar un control basta hacer clic sobre él. Cuando un control está seleccionado aparece rodeado de cuadrados que llamaremos controladores de movimiento (los más grandes) y controladores de tamaño (los más pequeños) como vemos en la siguiente imagen: http://www.aulaclic.es/access2007/graficos/objeto_seleccionado.gif



A veces puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque, o bien son demasiado pequeños o finos (como en el caso de las líneas), o porque se encuentran solapados. En estos casos es muy útil utilizar la lista desplegable de selección de controles que se encuentra en la parte superior de la Hoja de Propiedades que puedes mostrar haciendo clic en el botón Hoja de Propiedades en la pestaña Diseño.

Seleccionar un control de esta forma es muy sencillo, solo tienes que desplegar la lista y seleccionar el control que te interesa.

  Para seleccionar varios controles hacer clic sobre uno de los controles a seleccionar, mantener pulsada la tecla Mayúsculas y hacer clic en cada uno de los controles a seleccionar.

Si queremos seleccionar varios controles contiguos hay una forma más rápida: pulsar el botón izquierdo del ratón sobre el fondo del área de diseño y sin soltarlo arrastrarlo, vemos que aparece dibujado en el área de diseño un cuadrado, cuando soltemos el botón del ratón, todos los controles que entren en ese cuadrado quedarán seleccionados (no hace falta que el control se encuentre completamente dentro del cuadrado).

Añadir controles

Para añadir al formulario un nuevo campo del origen, deberás abrir la Lista de campos haciendo clic en el botón Agregar campos existentes en la pestaña Diseño. En esta ventana aparecen todos los campos del origen del formulario. A continuación hacer clic sobre el campo a añadir y sin soltar el botón del ratón arrastrar el campo en el área del formulario hasta el lugar donde queremos que aparezca el campo. Access creará automáticamente una etiqueta con el nombre del campo, y un cuadro de texto asociado al campo.

También podremos añadir campos de otras tablas distintas a la de origen.



CREACIÓN DE INTERFAZ DE USUARIO

La interfaz es la forma en la que el usuario verá y trabajará con la base de datos. Para que una persona vaya a trabajar con la base de datos vea y pueda realizar únicamente aquello que sea conveniente para nosotros: los creadores y administradores de la base de datos.

Aprenderemos a crear categorías y grupos en el panel de exploración.

Verás que tareas tan vistosas como cambiar el icono de la base de datos o ejecutar desde un menú no es tan complicado como parece.

En resumen, veremos cómo controlar el aspecto y comportamiento de un archivo cuando se abre.

Personalizar la barra de acceso rápido



Ya hemos visto qué es la barra de acceso rápido, y como agregar los controles más frecuentes, pulsando en Más acciones, en la pestañita a su derecha. http://www.aulaclic.es/access2007/graficos/personalizar_acceso_rapido.gif



  • En la pestaña Comandos disponibles en: podremos elegir una categoría o ficha, para que se muestren todas sus acciones.

Es interesante destacar que también podremos incluir las macros que haya disponibles en la base de datos.

  • Otra forma de agregar acciones, es haciendo clic derecho sobre la Banda de opciones, y eligiendo la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. Si realizamos esta acción sobre un icono, se añadirá la función de este en un icono, mientras que si lo hacemos sobre la parte inferior de un cuadro de opciones, se añadirán todas las acciones de ese grupo en un icono, desplegándolas al pulsarlo.

 En la pestaña Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, podremos decidir si los cambios se aplican a todas las bases de datos que abramos con Access o sólo para la base de datos actual.


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