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Instructivo para diligenciar el formulario

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I. INTRODUCCION


Los grandes volúmenes de datos que generan información con calidad, exigen la utilización de códigos estándar para cada tipo de datos. Teniendo en cuenta que el Ministerio de Educación recibe gran cantidad de información de las Secretarías de Educación Departamentales, Distritales y Municipales Certificadas y éstas a su vez de las instituciones educativas y centros educativos, a través de las direcciones de núcleo y municipios, se hace obligatorio el uso de estos estándares en el manejo de los datos.


El presente documento tiene el propósito de proporcionar, una lista de aspectos que se deben validar al manejar los datos de la información a que hace referencia los ajustes de la Resolución 166 de 2004 y la Circular de la Resolución, que fue expedida el 6 de enero de 2004.



II. GENERALIDADES



  1. Los datos que corresponden a las variables que conforman la LLAVE PRIMARIA son indispensables, si no se encuentra uno de ellos la información no podrá subir a la base de datos. Tenga en cuenta que muchas llaves primarias son compuestas.


  1. La llave primaria de un archivo debe ser única, y no null es decir no se debe repetir en el mismo archivo ni omitir su valor.


  1. La variable CODIGO DANE DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA es un código asignado por el DANE para identificar una institución educativa o centro educativo tanto del sector Oficial como No oficial y debe ser de 12 dígitos.

La información que se reporta en cada archivo está dada por institución educativa, centro educativo y sede, por lo tanto el CODIGO DANE DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA hace parte de la llave primaria de cada registro.


Todo CODIGO DANE DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA O CENTRO EDUCATIVO que se encuentre en los archivos 2, 3 y 4 del Anexo1 y en los archivos de los Anexos 2 al 6A, debe encontrarse en el archivo1 del Anexo1.


  1. El manejo de la variable CODIGO DANE DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA se asimila con el CODIGO DANE DEL CENTRO EDUCATIVO el cual es un código asignado por el Dane y se encuentra de acuerdo con el acto administrativo o resolución de fusiones expedido por la Secretaría de Educación. Cuando este código Dane varíe con respecto al asignado por el Dane, veifiquelo y proceda a determinar el por qué de sus variación.


  1. La estructura de los archivos reportados al MEN debe respetar los parámetros de una base de datos es decir no aceptan reportes generados desde tablas dinámicas de Excel.


  1. Cuando se genere información en archivos planos el separador de campos es punto y coma (;)



ANEXO 1 – DIRECTORIO DE ESTABLECIMIENTOS.


ARCHIVO 1: DATOS BASICOS DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA.


Llave primaria = CODIGO DANE


Debe generarse solo un (1) registro por cada institución educativa o centro educativo.


CÓDIGO DEPARTAMENTO:

  • Debe ser el código de dos dígitos de su departamento asignado por el DANE, el cual puede ser obtenido en el documento División Política de Colombia que consiste en el listado de Departamentos y Municipios a Diciembre 26 de 2002. Se puede consultar la página web del Ministerio www.mineducacion.gov.co en la sección de Normatividad\Resolucion 166 O Definitivos Resolución 166

  • No deben existir campos nulos

  • La longitud del campo deber ser de 2 posiciones

  • El tipo de dato es carácter


CÓDIGO MUNICIPIO O DISTRITO:

  • Debe ser el código del municipio asignado por el DANE. Esta información se puede obtener de la misma manera que se indicó en el parágrafo anterior CODIGO DEPARTAMENTO.

  • No deben existir campos nulos

  • La longitud del campo deber ser de 3 posiciones

  • El tipo de dato es carácter


CÓDIGO DANE INSTITUCIÓN EDUCATIVA:

  • Debe ser el código de 12 posiciones y consiste en el código adjudicado oficialmente por el DANE.

  • El valor de esta variable no debe repetirse en este archivo.

  • Para el caso de las asociaciones consiste en el código Dane con el cual es identificado el centro educativo.

  • Si el CODIGO DANE no se encuentra adjudicado oficialmente por el DANE la Secretaría de Educación debe suministrar un código temporal con el siguiente lineamiento:

  • Debe ser de doce dígitos

  • El primer dígito debe empezar por el número 5

  • El segundo y tercer dígito corresponden a los dígitos del departamento

  • cuarto

  • El cuarto, quinto y sexto corresponden a los dígitos del municipio

  • A partir del séptimo dígito la Secretaría generará un consecutivo de seis dígitos que permita identificar el número de instituciones educativas sin Código Dane y luego a su vez remitirlo al Dane Regional para su reemplazo definitivo por esta Entidad encargada de controlar oficialmente la identificación de las Instituciones Educativas.


Ej: 547189000001

  • Debe encontrarse por lo menos un registro en cada uno de los Archivos 2 y 3 del Anexo1 que tengan el CODIGO DANE reportado en el Archivo1 del Anexo1.

  • No deben existir códigos DANE con valores nulos.

  • No deben existir Códigos DANE mayores ni menores a 12 dígitos.

NOMBRE:

  • Este campo no puede ser nulo y no puede dejarse en blanco.

  • Recuerde utilizar las abreviaturas de la variable “Nombre” del documento Listado de Nombres y direcciones publicado en la página web, en la sección de normatividad dentro de los documentos que hacen parte de la Resolución 166.


SECTOR OFICIAL / NO OFICIAL:

  • Debe ser “1” o “2”.

  • Si es “1” se trata de una institución educativa oficial, entonces la variable SUBSIDIO no puede tener el valor “S”. Cuando la Entidad Territorial financie parte de la matricula o subsidie algún servicio educativo a niños del sector oficial no debe reportarse como niño subsidiado. Se considera niño subsidiados a aquellos que estudian en instituciones educativas No Oficial y que son financiados por la entidad territorial.

  • Si es “1” entonces la variable PROPIEDAD JURIDICA solo puede tener los valores “01”, “02”, “03”.

  • Si es “2” se trata de una institución educativa no oficial, entonces la variable SUBSIDIO debe tener el valor “S” o el valor “N”.

  • Si es “2” entonces la variable PROPIEDAD JURIDICA solo puede tener los valores “11”, “12”, “13” o “14” o “15” o “16” o “17” 99.


ZONA URBANA / RURAL:

  • Debe ser “1”, “ 2” o “ 3”.

  • Si es “1” entonces la institución educativa o centro educativo se encuentra en la zona urbana o cabecera.

  • Si es “2” entonces la institución educativa o centro educativo se encuentra en la zona rural o resto.

  • Si es “3” entonces la institución educativa fusionada del sector oficial posee sedes en la zona urbana y en la zona rural. Para el caso de las asociaciones del sector oficial y para todas aquellas instituciones educativas del sector No Oficial solo puede tener una sola zona "1" o "2".


BARRIO / INSPECCIÓN:

  • Este campo no puede ser nulo y no puede dejarse en blanco.


CALENDARIO ESCOLAR:

  • No puede ser nulo, debe ser: “1”, “2” o “3” de acuerdo al calendario A, B u otro que posea la institución educativa.


DIRECCION SEDE PRINCIPAL:

  • Este campo no puede ser nulo y no puede dejarse en blanco.

  • Hace referencia a la nomenclatura que aparece en la placa de la entrada principal de la institución educativa o centro educativo, la cual se encuentra registrada en la Secretaría de Educación respectiva

  • Recuerde utilizar las abreviaturas de la variable “Dirección” del documento Listado de Nombres y direcciones publicado en la página web, en la sección de normatividad dentro de los documentos que hacen parte de la Resolución 166.


PROPIEDAD JURÍDICA:

  • Solo puede tener los valores de: “01”, “02”, “03”, “04”, “11”, “12”, “13”, “14”, “15” o “16” o “99”.

  • Si tiene el valor de: “01”, “02” o “03” debe tener el valor de “1” en la variable SECTOR OFICIAL / NO OFICIAL. Se refiere a las instituciones o centros educativos financiados con recursos del Sistema General de Participaciones (SGP). La propiedad jurídica oficial se refiere a aquellas instituciones o centros que se consideran del orden nacional, departamental, municipal y distrital.

  • Si tiene el valor de: “11”, “12”, “13”, “14”, “15” , “16” o “16” o “99”., debe tener el valor de “2” en la variable SECTOR OFICIAL / NO OFICIAL. Se refiere a las instituciones educativas privadas, cuya personería jurídica proviene de la iniciativa privada, o de organizaciones no gubernamentales. La propiedad jurídica se encuentra en la licencia de iniciación de labores y en la resolución de aprobación de estudios.


NUMERO DE SEDES INVOLOCRADAS EN LA FUSIÓN

  • Variable diligenciada únicamente por el sector Oficial

  • Número que debe corresponder al total de sedes involucradas en la fusión.

  • Para el caso de la asociación debe reportar como 01, puesto que existe una sola sede.

  • Las instituciones educativas del sector No oficial reportan como código 00.

  • El número de sedes reportada en esta variable debe ser igual al numero de sedes reportadas en el archivo_3 anexo_1 agrupado por el CODIGO DANE de la Institución Educativa.


OFRECE JORNADA COMPLETA:

  • Debe contener una letra “S” o una letra “N”. Si contiene la letra “S”, debe encontrarse para esta institución o centro educativo por lo menos un registro en los Archivos 2 del Anexo 1 con código “1” en la variable JORNADA.

  • Debe reportar matrícula en el archivo_2 del anexo_2.


OFRECE JORNADA MAÑANA:

  • Debe contener una letra “S” o una letra “N”. Si contiene la letra “S”, debe encontrarse para esta institución o centro educativo por lo menos un registro en los Archivos 2 del Anexo 1 con código “2” en la variable JORNADA.

  • Debe reportar matrícula en el archivo_2 del anexo_2.


OFRECE JORNADA TARDE:

  • Debe contener una letra “S” o una letra “N”. Si contiene la letra “S”, debe encontrarse para esta institución o centro educativo por lo menos un registro en los Archivos 2 del Anexo 1 con código “3” en la variable JORNADA.

  • Debe reportar matrícula en el archivo_2 del anexo_2.


OFRECE JORNADA NOCTURNA:

  • Debe contener una letra “S” o una letra “N”. Si contiene la letra “S”, debe encontrarse para esta institución o centro educativo por lo menos un registro en los Archivos 2 del Anexo1 con código “4” en la variable JORNADA.

  • Debe reportar matrícula en el archivo_2 del anexo_2.


OFRECE JORNADA FIN DE SEMANA:

  • Debe contener una letra “S” o una letra “N”. Si contiene la letra “S”, debe encontrarse para esta institución o centro educativo por lo menos un registro en los Archivos 2 del Anexo1 con código “5” en la variable JORNADA.

  • Debe reportar matrícula en el archivo_2 del anexo_2.


GENERO DE POBLACIÓN ATENDIDA


  • Solo puede tener los valores de: “1”, “2”, “3” dependiendo el género de la población atendida. Marque una sola opción y si la institución educativa está en período de transición de unisexo a mixto, debe marcarse la opción ”Mixto”, es decir, el criterio con que se aceptan los alumnos nuevos.


SUBSIDIO:

  • Debe tener el valor “S” o el valor “N”.

  • Si en la variable SECTOR OFICIAL/NO OFICIAL se encuentra el valor de “1” es decir es una Institución Educativa del sector Oficial, por lo tanto no debe encontrarse el valor de “S” en el campo SUBSIDIO.

  • Si en la variable SECTOR OFICIAL/NO OFICIAL se encuentra el valor de “2” es decir es una Institución Educativa del sector NO oficial, puede encontrarse el valor de “N” o el valor de “S” en la variable SUBSIDIO. Si se encuentra el valor “S” en la variable SUBSIDIO, ésta institución educativa debe reportar matrícula en el Archivo_2 Anexo 2, totalizando por edad, sexo y grado exclusivamente de los alumnos subsidiados.


DISCAPACIDADES:

  • Solo puede tener los valores de: “1”, “2”, “3” y “4”

  • Si diligencia el código “1” la institución educativa debe reportar matrícula en el Archivo 4 del Anexo 2 y en el Anexo 5, dependiendo el sector al cual pertenece y adicionalmente deben estar incluidos en el Archivo_2 Anexo_2, por edad, sexo y grado exceptuando los códigos 14, 15, 16 y 17 de la variable grado.

  • Si diligencia el código “2”, la institución educativa pertenece al sector Oficial y por lo tanto debe reportar matrícula en el Archivo 2 del Anexo_2, en los códigos 14, 15, 16 y 17 de la variable grado. Recuerde que esta información es exclusivamente para niños NO integrados a la Educación Formal en el sector oficial

  • Si diligencia el código “3”, la institución educativa debe reportar matrícula de alumnos con discapacidades en el Archivo 4 del Anexo 2 y en el Anexo 5, dependiendo del sector al cual pertenece. Para una mayor información conceptual remítase al Glosario de Términos.

  • Si diligencia el código “4”, la institución educativa no ofrece educación para este tipo de población.


CAPACIDADES EXCEPCIONALES:

  • Debe tener el valor “S” o el valor “N”.

  • Si diligencia la opción “S” debe presentar matrícula en el Archivo 4A del Anexo 2 y del Anexo 5, dependiendo del sector al cual pertenece. Para una mayor información conceptual remítase al Glosario de Términos.


ETNIAS:

  • Debe tener el valor “S” o el valor “N”.

  • Si diligencia la opción “S” debe presentar matrícula en el Archivo 5 del Anexo 2 y del Anexo 5, dependiendo del sector al cual pertenece.

  • Si diligencia la opción “S” debe presentar el numeral 8 Etnoeducación en la variable metodología del archivo 2 anexo 1.


RESGUARDO:

  • Solo puede tener los valores contenidos en el documento denominado Listado de Resguardos Indígenas. Existe un segundo documento denominado “Listado resguardos por Municipio y Departamento”, que es un tipo de documento informativo. No debe considerasen los valores de éste último documento.

  • Cuando la institución educativa no se encuentre dentro de un resguardo indígena asigne el código 000.


ARCHIVO 2: CARACTERÍSTICAS DE NIVELES Y METODOLOGIAS POR JORNADA.


Llave primaria = CODIGO DANE INSTITUCIÓN EDUCATIVA + JORNADA + NIVEL + METODOLOGIA


Para validar el Archivo2 del Anexo1 se requiere los Archivos 1 Anexo1.


Cada registro del Arhivo2 del Anexo1, debe encontrarse en el Archivo1 del Anexo1


Debe generarse un (1) registro de acuerdo a cada metodología por nivel y jornada que brinde la institución educativa o centro educativo.


CÓDIGO DANE INSTITUCION EDUCATIVA:


  • Se debe encontrar en el Archivo1 del Anexo1.

  • No deben existir Códigos Dane mayores ni menores a 12 dígitos.

  • No debe ser nulo.


JORNADA:

  • No debe venir un código diferente a los números de “1” a “5”.

  • Recuerde que la información de jornada es para la Institución Educativa es decir si una sede tiene jornada mañana y otra sede ofrece jornada tarde por consiguiente la Institución Educativa ofrecerá la jornada mañana y tarde


  • Si viene “1”, asegúrese que en el Archivo1 del Anexo1 de ésta institución venga el valor “S” en la variable OFRECE JORNADA COMPLETA, de lo contrario hay error en uno de los dos registros.


  • Si viene “2”, asegúrese que en el Archivo1 del Anexo1 de ésta institución venga el valor “S” en la variable OFRECE JORNADA MAÑANA, de lo contrario hay error en uno de los dos registros.


  • Si viene “3”, asegúrese que en el Archivo1 del Anexo1 de ésta institución venga el valor “S” en la variable OFRECE JORNADA TARDE, de lo contrario hay error en uno de los dos registros.


  • Si viene “4”, asegúrese que en el Archivo1 del Anexo1 de ésta institución venga el valor “S” en la variable OFRECE JORNADA NOCTURNA, de lo contrario hay error en uno de los dos registros.


  • Si viene “5”, asegúrese que en el Archivo1 del Anexo1 de ésta institución venga el valor “S” en la variable OFRECE JORNADA FIN DE SEMANA, de lo contrario hay error en uno de los dos registros.


  • No debe ser nulo.


  • El código de la jornada de la institución educativa debe contener información de matrícula dependiendo de las jornadas que ofrezca las sedes que la conforman para el caso de las fusiones del sector oficial.


NIVEL:

  • Debe tener un número del “1” a “4”.

  • Los niveles deben indicarse de acuerdo a los ofrecidos por jornada

  • Recuerde que la información de nivel se refiere a aquel(los) ofrecidos por la Institución Educativa o Centro Educativo del sector Oficial y No Oficial. Para aquellas instituciones educativas fusionadas del sector oficial consiste en si alguna de las sedes tiene(n) nivel educativo básica primaria y otra(s) sede(s) ofrece nivel básica secundaria por consiguiente la Institución Educativa ofrecerá los niveles educativos básica primaria y básica secundaria.

  • No debe ser nulo.

  • Los niveles educativos reportados en esta variable deben reflejarse en la matricula por grados reportada en el archivo_2 anexo_2.



METODOLOGIA:

  • Debe encontrarse un número del “1” al “10” ó cod “99”

  • No debe ser nulo.

  • En el sector oficial, si presenta alumnos en las metodologías SER, SAT, CAFAM o Aceleración del Aprendizaje debe presentar matrícula en el Archivo_7 del Anexo_2, puesto que esta matrícula no puede asimilarse con grados. De tal forma que esta matrícula se excluye del archivo_2 del anexo_2 y se totaliza en el Archivo_7 del Anexo_2.

  • Recuerde que la información de metodología se refiere a aquel(las) ofrecidas por la Institución Educativa o Centro Educativo del sector Oficial y No Oficial. Para aquellas instituciones educativas fusionadas del sector oficial consiste en si alguna de las sedes tiene(n) metodología escuela tradicional y SAT y otra(s) sede(s) ofrece SER por consiguiente la Institución Educativa ofrecerá las metodologías escuela tradicional, SAT y SER. Para una mayor información conceptual remítase al Glosario de Términos, "Metodologías".


ARCHIVO 3: INFORMACIÓN DE LAS SEDES DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA DEL SECTOR OFICIAL.

Llave primaria = CODIGO DANE INSTITUCIÓN EDUCATIVA + CODIGO DANE ANTIGUO DE LA SEDE + CONSECUTIVOP DE LA SEDE


Es diligenciado exclusivamente para instituciones educativas y centros educativos del sector Oficial. Este archivo debe relacionar todas las sedes involucradas en el proceso de la reorganización del sector educativo por la cual se constituyen instituciones educativas mediante la fusión y los centros educativos mediante la asociación. Art. 9 Ley 715.


De tal forma que se deben generar tantos registros como sedes posea la institución educativa.

Para el caso de las asociaciones debe generarse un registro por cada centro educativo.


CÓDIGO DANE INSTITUCION EDUCATIVA:


  • Se debe encontrar en el Archivo1 del Anexo1.

  • No deben existir Códigos Dane mayores ni menores a 12 dígitos.

  • No debe ser nulo.

  • Para el caso de las asociaciones consiste en el código Dane con el cual es identificado el centro educativo.


CÓDIGO DANE ANTIGUO DE LA SEDE:


  • Ubique el código DANE que poseía la sede antes de la fusión establecida por la Ley 715 de 2001. Este código Dane no implica darle vida al establecimiento, su inclusión tiene como finalidad permitir el análisis de la serie histórica.

  • No deben existir Códigos Dane mayores ni menores a 12 dígitos.

  • No debe ser nulo.

  • Para el caso de las asociaciones ubique el mismo código DANE reportado en la variable CÓDIGO DANE INSTITUCION EDUCATIVA, es decir se repite el código diligenciado en la variable anterior.



COSECUTIVO DE LA SEDE:


  • Consiste en un código generado por la Secretaría de Educación para identificar los establecimientos involucrados en las fusiones. Asigne el código Dane de la Institución Educativa seguido del número consecutivo de dos dígitos de cada una de las sedes que conforman la institución educativa. La sede principal o donde labora la parte administrativa codifiquela como 01, la segunda 02, etc. dando lugar a un número consecutivo de acuerdo al número de sedes que tenga la institución educativa. Para el caso de las asociaciones realice el procedimiento similar a la institución, codificando la única sede como 01.

  • No deben existir Consecutivos de la Sede mayores ni menores a 14 dígitos.

  • No debe ser nulo.

  • Recuerde numerar la sede principal con el código 01 por ejemplo 11100119113501

  • Para el caso de las asociaciones coloque el código 01 que indica que es la única sede.

  • La cantidad de sedes reportada en esta variable agrupado por el CODIGO DANE de la Institución Educativa, debe ser igual al número de sedes reportadas en la variable NUMERO DE SEDES INVOLOCRADAS EN LA FUSIÓN del archivo_1 anexo_1



NOMBRE DE LA SEDE:


  • Ubique el nombre de la sede o la nomenclatura designada por la Secretaria de Educación por ejemplo Institución Educativa Las Margaritas Sede 02

  • Utilice las abreviaturas de la variable “Nombre” del documento Listado de Nombres y direcciones publicado en la página web, en la sección de normatividad dentro de los documentos que hacen parte de la Resolución 166.

  • Para el caso de las asociaciones escriba el nombre del centro educativo.



ZONA URBANA/RURAL:


  • Ubique la referencia geográfica a la cual corresponde la “SEDE” independientemente a la que corresponde la “INSTITUCIÓN EDUCATIVA”.

  • Solo puede tener los valores de: “1”, “2”, dependiendo si se localiza en la zona urbana que se asimila con cabecera o si se ubica en la zona rural que se asimila con resto.


DIRECCIÓN SEDE


  • Indique la dirección de la sede.

  • Utilice las abreviaturas de la variable “Dirección” del documento Listado de Nombres y direcciones publicado en la página web, en la sección de normatividad dentro de los documentos que hacen parte de la Resolución 166.


ARCHIVO 4: INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA PARA INSTITUCIONES DEL SECTOR NO OFICIAL EXCLUSIVAMENTE.

Llave primaria = CODIGO DANE INSTITUCIÓN EDUCATIVA


Debe generarse un (1) registro por cada una de las instituciones educativas que en la variable sector Oficial, Sector No Oficial diligencian "2", del archivo_1 del anexo_1.


  • Cada registro del Arhivo1 del Anexo1, debe encontrar un registro en este archivo por cada institución educativa del sector No Oficial

  • Cada registro del Arhivo4 del Anexo1, debe encontrar un registro en el archivo_1 del anexo_1


CÓDIGO DANE INSTITUCION EDUCATIVA:


  • Se debe encontrar en el Archivo1 del Anexo1, en la variable Sector oficial, no oficial debe estar diligenciado el código "2"

  • No deben existir Códigos Dane mayores ni menores a 12 dígitos.

  • No debe ser nulo.


NUMERO LICENCIA FUNCIONAMIENTO


  • Debe ser un carácter que consta del número y la fecha de la licencia de funcionamiento de la institución educativa.

  • Separe esta información mediante la palabra "de". Ejemplo 17947 de 2001.


REGIMEN DE COSTOS

  • Debe tener un número del “1” a “3”. Para una mayor información remítase al Glosario de Términos en "Régimen de Costos".


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