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Introducción a fin de mantener un principio de transparencia en el desarrollo de las operaciones de las empresas, es que el gobierno de Costa Rica ha establecido el uso de los libros contables, como uno de los mecanismos de registro e

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Instituto de Desarrollo Agrario (IDA)


Modelo de Cuentas para Libros Contables


Octubre de 2012

Contenido



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INTRODUCCIÓN


A fin de mantener un principio de transparencia en el desarrollo de las operaciones de las empresas, es que el gobierno de Costa Rica ha establecido el uso de los libros contables, como uno de los mecanismos de registro e información, para la toma de decisiones tanto a nivel interno como externo de las entidades.



Antecedentes y marco legal


Basado en la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Digitales, la Dirección de Tributación Directa emitió el martes 13 de setiembre de 2011, una resolución en la que permite a los contribuyentes la presentación de libros contables en formato digital.


Hasta ahora, las Instituciones del Estado y el sector privado, estaban obligados por ley a presentar físicamente los libros contables, los cuales en caso del sector público deben estar previamente legalizados por la auditoría interna de la institución; de esta forma pueden realizar las respectivas declaraciones de Impuesto sobre la Renta cuando corresponda y/o contribuir a la simplificación de trámites administrativos y a la reducción de las gestiones de los usuarios.


El IDA tendrá acceso a las facilidades de la presentación digital de los libros contables, completando el formulario D-406 denominado “Solicitud de Legalización de libros” de la Dirección General de Tributación Directa, para ello deberá de indicar de inmediato que opta por la presentación digital de sus libros contables en adelante, así como de sus los Estados Financieros respectivos.


Aun cuando la Institución se incline por la presentación de los documentos en forma digital, los contribuyentes no serán eximidos del pago de los timbres que son necesarios para la legalización de los libros.


Este esfuerzo de la administración tributaria le permitirá un adecuado control de las operaciones que realice el contribuyente durante el período fiscal, mediante la inspección más ágil de los soportes digitales de los libros contables


Esto obliga a la administración tributaria a modernizarse y adoptar el cambio hacia lo digital, creando la necesidad de controles sistematizados para el registro de los libros contables, lo anterior obliga a retomar y revisar la normativa existente atinente a dichos puntos, y emitir algunas directrices como lo que se menciona a continuación:


  1. Código de Procedimientos Tributarios

CAPÍTULO IV: Razón de legalización


Artículo 6º—Razón de legalización: Todos los libros indicados en el artículo 5º de la presente resolución, deberán llevar en el folio1, la razón de legalización preimpresa, en la cual deben detallarse todos los datos requeridos en la misma. El interesado deberá transcribir en el espacio correspondiente al Nº de asiento el número de autorización otorgado por la Administración, así como el tipo de trámite autorizado por la misma.


Como una forma de garantizar el servicio de legalización a todos aquellos que así lo soliciten, la Administración recibirá un máximo de tres solicitudes por interesado o autorizado. En caso de que se requiera presentar más de tres solicitudes de legalización, el encargado del Área de Servicio de cada Administración Tributaria tomará las acciones administrativas correspondientes para dar cumplimiento a los principios fundamentales del servicio público, en cuanto a la eficiencia, continuidad, igualdad y adaptación al cambio legal imperante.



  1. Resoluciones de Tributación directa


Mediante Resolución No. 34-2011 se agregó:


Artículo 1º—Libros en formato digital legalizados por la Dirección General de Tributación. Podrán ser llevados en formato digital todos los libros sociales y comerciales que esta Dirección debe legalizar, establecidos por el artículo 53 del Reglamento a la Ley del Impuesto sobre la Renta, en concordancia con el artículo 51 de dicha Ley, así como los artículos 251 y siguientes, y 303 del Código de Comercio, a saber: Diario, Mayor, Inventarios y Balances, Actas de asambleas de socios, Actas del consejo de administración, Registro de obligaciones, Registro de socios y el libro de Registro de los corredores jurados.


Artículo 2º—Solicitud de legalización y asignación de número de registro. Se entenderá cumplida la prestación tributaria de legalización de los libros digitales indicados en el artículo 1° de esta resolución una vez que la Administración Tributaria proporcione un número de registro o entrada electrónica que será asignado al solicitante. A partir de la fecha de asignación de ese número, el mismo deberá consignarse en cada uno de los folios de los libros digitales legalizados.


Tanto quienes legalicen libros digitales por primera vez, como quienes hayan legalizado libros físicos, que opten por cambiarlos a soportes digitales, podrán solicitarlo mediante la presentación del formulario D-406 “Solicitud de legalización de libros” ante la Administración Tributaria competente, en el que se indique claramente sobre el carácter digital de los libros.


Artículo 3º—Fuerza probatoria de los libros digitales legalizados. Una vez legalizados, los libros referidos en el artículo 1° de esta resolución, tendrán la fuerza probatoria en las mismas condiciones que los documentos físicos.


Artículo 4º—Conservación del soporte digital. De conformidad con el artículo 6º de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Digitales Nº 8454, estos libros se conservarán por el plazo establecido por ley, en soporte digital, con la aplicación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar su inalterabilidad y para posibilitar su acceso o consulta posterior.


Artículo 5º—Contenido de los libros digitales. El contenido de los libros que se conserven en soporte digital deberá constituir fiel respaldo de los actos que por ley deban consignarse en ellos. Los contribuyentes podrán escoger el formato de libro que mejor se avenga a sus intereses y consignar en cada folio, sea este digital o de papel, el número de entrada o registro digital otorgado por la Administración Tributaria como razón de legalización. Las actas de los libros que se lleven en soporte digital, deberán ir firmadas digitalmente.


Artículo 6º—Cancelación de timbres. La facultad de optar por el uso de registros digitales como soporte de los libros legales, no exime de la cancelación de los timbres que por ley correspondan a la legalización de libros. La cancelación de los timbres deberá efectuarse mediante formulario de Entero de Gobierno, y adherirse al formulario D-406 denominado “Solicitud de legalización de libros”. Igualmente, se admitirán medios de pago digital de las especies fiscales correspondientes, adhiriendo al formulario indicado, la impresión de los comprobantes respectivos.


Artículo 7º—Los contribuyentes que continúen utilizando sus libros legalizados en la forma física tradicional u opten por utilizar los libros indicados en el artículo 1° de esta resolución de esta forma, deberán estarse a lo dispuesto en la Resolución Nº 09-2010 de las 11:15 horas del 13 de mayo de 2010 y sus reformas.

y El siguiente TRANSITORIO:


Transitorio I.—En el momento en que se materialice la digitalización de la solicitud de constitución de una sociedad por medio de Gobierno Digital, quedará implícita la legalización de los libros digitales para aquellos interesados que planteen dicha solicitud por este medio, para lo cual la Administración Tributaria aplicará lo establecido en el artículo 2 de la presente Resolución, y proporcionará un número de registro o entrada electrónica que será notificada al solicitante y a partir de tal fecha, dicho número deberá consignarse en cada uno de los folios de los libros legalizados por este medio.

Libros Contables Necesarios


Los libros contables se dividen en tres, a saber: libro de diario, libro mayor y por último el libro de inventarios y balances:


  1. Libro Diario


Es un libro principal, denominado también "diario columnario", en él se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la institución durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor.


En este libro se encuentra información como:


  • La fecha completa del día en el cuál se realizo el comprobante de diario.


  • La descripción del comprobante.


  • La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta


  • Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.


  • Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio y las disposiciones legales.



  1. Libro Mayor


Es un libro principal que deben llevar las instituciones para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética. La información que en él se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares.


En él se encuentra la siguiente información:


  • La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas de la empresa).


  • El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.


  • El movimiento débito o crédito de cada cuenta.

  • Las operaciones mensuales.


  • Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros



  1. libro de inventarios y balances


Al iniciar sus actividades comerciales que se llevan por lo menos una vez al año, toda institución debe elaborar un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.


Este libro se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros principales, siendo por lo tanto necesario que su detalle se lleve al nivel de auxiliar.


Este deberá llevar:


  • Balance de Comprobación.


  • Estado de Situación Financiera.


  • Estado de Rendimiento Financiero.


  • Estado de Cambios en el Patrimonio.




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