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Proceso de legalización de los libros contables digitales

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Proceso de legalización de los libros contables digitales


Actualmente, el IDA podrá solicitar la legalización de sus libros legales en formato digital si así lo requiere o lo desea la Institución, como lo observamos, de acuerdo a lo establecido por el marco legal, mediante la resolución 34-2011 de la Dirección General de Tributación Directa, la hacienda pública autoriza a las personas físicas y jurídicas, sean públicas o privadas, a adoptar las nuevas tendencias digitales, con esto se facilita el proceso tramitológico, y por ende da mayor fluidez a las gestiones organizacionales, en aras de la eficiencia del gobierno general.


Para contar con los libros legales en formato digital se deberá puntualmente cumplir con la legalización de los mismos de la siguiente forma:


  • Los libros que se podrán llevar de forma digital el IDA serán el Diario, el Mayor, Inventarios y Balances, y Actas de Sesión de Junta Directiva.

  • La auditoria interna será responsable de la legalización de los libros digitales.


  • La auditoria deberá de legalizar a lo interno los libros contables digitales, mediante la firma digital del Auditor General de la Institución en la primera página del documento digital en primer orden, de forma posterior para su presentación oficial deberá de firmar digitalmente cada una de las páginas.


  • Las páginas del documento digital deberán de conservar el orden consecutivo del documento digital, por lo cual es necesario que cada página sea foliada respectivamente.


  • Dichos documentos digitales serán debidamente conservados de acuerdo a la legislación vigente, por cinco años, y se mantendrán inalterados, debidamente resguardados de forma electrónica de toda amenaza, y a disposición para su consulta permanente.



Pasos para la administración Adecuada de los libros contables


A continuación, se presentan los pasos para la administración adecuada de los libros contables de la Institución:


  1. Administración del Libro Diario:


  • Las columnas necesarias serán para el Libro de Diario son:


  • La primer columna del formato del libro diario digital será para poner la fecha

  • La segunda columna para indicar el número de asiento contable y/o la referencia electrónica del asiento.

  • La tercer columna para el numero de cuenta (según el catalogo de cuentas de la empresa correspondiente),

  • La cuarta columna para indicar el detalle.

  • La quinta columna para algún detalle parcial de cuentas.

  • La sexta columna para el DEBE.

  • Y la sétima y última columna para el HABER.


  • En la primera hoja electrónica del libro diario se anotara primeramente: el nombre de la Institución, indicando después el nombre del contador quien es responsable del llenado y registro.


  • Se foliará por el responsable de la Auditoría Interna las hojas del libro diario digital, indicándolo en la parte inferior al límite de la hoja.

  • El encargado de la administración por los libros contables de la Institución procederá a elaborar un asiento de apertura en donde iniciará con la fecha, numero de cuenta, trazamos una línea y en medio ponemos el numero de asiento, debajo de esta indicación (numero de asiento), procederemos a anotar las cuentas de Activo cargándolas con sus respectivos saldos iniciales en la columna del Debe, y se abonan las cuentas de Pasivo y de Patrimonio, en la columna del Haber.


  • Se revisa que nuestros saldos en la columna del debe sean iguales a los de la columna del haber, y procedemos a escribir una breve indicación o detalle que nos de una idea del asiento.


  • El asiento número 1, el de apertura, coloca fecha, numero de póliza, numero de cuenta, una línea y en medio el numero 1, y en el siguiente renglón (debajo) se procede a registrar las cuentas que se van a cargar primero con sus respectivos saldos en la columna del debe y en la del parcial, después se colocan las cuentas que se van a abonar, con sus respectivos saldos en la columna del haber, se revisa que sean iguales los cargos y los abonos, y por último se coloca el detalle y se hace el cierre del asiento trazando una línea de cierre para el asiento desde donde inicio la columna de detalle hasta el final de la misma columna.


  • Este asiento se realiza de forma anual, con el resumen de las operaciones de la Institución que tome en cuenta las cuentas nominales y reales de mayor, establecidas de acuerdo a las cuentas del catálogo.


  • Al final del periodo contable anual también se elabora el asiento de cierre del periodo, en donde se dejan en cero todas las cuentas nominales del período; las cuentas con saldo acreedor se cargan por el mismo saldo que el final al Debe y las cuentas con saldo deudor se abonan al Haber por el mismo saldo que el final, quedando así en cero las cuentas nominales al final del período y la diferencia a los resultados del período.


Se procede por último a colocar un breve detalle del asiento contable y se hace el cierre del asiento trazando una línea de cierre para el asiento desde donde inicio la columna de detalle hasta el final de la misma columna.



  1. Administración del Libro Mayor:


  • Las columnas necesarias para el Libro Mayor son:


  • La primera columna para la fecha.

  • La segunda columna para el detalle.

  • La tercera columna para la referencia electrónica del Diario donde está el asiento.

  • La cuarta columna para los débitos.

  • La quinta columna para los créditos.

  • Y la sexta columna corresponde a la de saldo de la cuenta.


  • En la primera hoja electrónica del libro mayor se anotara primeramente: el nombre de la Institución, indicando después el nombre del contador quien es responsable del llenado y registro.


  • Se foliará por el responsable de la Auditoría Interna las hojas del libro de inventarios y balances digital, indicándolo en la parte inferior al límite de la hoja.


  • El encargado de la administración por los libros contables de la Institución procederá a trasladar los saldos iniciales de acuerdo al orden en el catálogo, por cada página electrónica se colocará el nombre de una cuenta contable de acuerdo al catálogo, respetado el orden de éste.


  • Se colocará para cada cuenta el saldo inicial a la fecha de la apertura, indicando: en el encabezado de la hoja el Nombre de la Cuenta Contable, y en la primer línea se colocaría por cada columna en su orden Fecha, Cuenta (se coloca la indicación “Saldo Inicial” en este caso), referencia electrónica cruzada del asiento de proveniencia, y el saldo de la cuenta en la columna saldo, eso para cada una de las cuentas del asiento de apertura del Libro Diario.


  • Al cierre del período anual todas las cuentas del asiento resumen de Diario se pasan al Mayor en cada una de las cuentas correspondientes, indicando: Fecha, Cuenta, Referencia electrónica cruzada del asiento de proveniencia, y se traslada a la columna de Debe o Haber del Libro Mayor según la naturaleza del saldo mostrado por la cuenta.


  • Se totaliza la columna de saldo, sumando el saldo de la línea anterior con el nuevo movimiento de la cuenta y anotamos el nuevo saldo.



  1. Administración del Libro de Inventarios y Balances:


  • Las columnas necesarias para el Libro de Inventarios y Balances son:

  • La primera columna para la fecha.

  • La segunda columna para el detalle.

  • La tercera columna para algún detalle parcial de cuentas.

  • La cuarta columna para la referencia electrónica del Libro Mayor de donde proviene el registro con el saldo de la cuenta.

  • La quinta columna, primera columna de saldos del estado financiero para detalles de cálculos de saldos netos.

  • La sexta columna, segunda columna de saldos del estado financiero donde se presentan los valores netos de las cuentas.

  • La sétima columna, tercer columna de saldos del estado financiero donde se presentan los montos de cuadre del Estado Financiero.


  • En la primera hoja electrónica del libro de inventarios y balances se anotara primeramente: el nombre de la Institución, indicando después el nombre del contador quien es responsable del llenado y registro.


  • Se foliará por el responsable de la Auditoría Interna las hojas del libro diario digital, indicándolo en la parte inferior al límite de la hoja.


  • Se colocará para Estado Financiero un encabezado que indique:


  • Nombre completo de la Institución y cédula juridicial.

  • Nombre del Estado Financiero del que se refiere.

  • Período o fecha al (a la) cual se refiere.

  • Unidad de medida.


  • El encargado de la administración por los libros contables de la Institución procederá a trasladar los saldos iniciales del Libro Mayor conformado los Estados Financieros básicos en perfecto orden:


  • Estado de Situación Financiera.

  • Estado de Rendimiento Financiero.

  • Estado de Cambios en el Patrimonio.


  • Se verificará el cuadre aritmético del Estado Financiero Elaborado.


  • Se hace el cierre del asiento trazando una línea de cierre para el asiento desde donde inicio la columna de detalle hasta el final de la misma columna.


A continuación se presentarán las cuentas a utilizar del catálogo y los libros contables.

Balance de Comprobación

Código Completo

Descripción

1.

Activos

1.1.1

Efectivo y equivalentes de efectivo

1.1.2.

Inversiones a Corto Plazo

1.1.3.

Créditos a Corto Plazo

1.1.4.

Inventarios

1.1.9.

Otros Activos a Corto Plazo

1.2.2.

Inversiones a largo plazo

1.2.3.

Créditos a Largo Plazo

1.2.5.

Activo Fijo

1.2.9.

Otros Activos a Largo Plazo

2.

Pasivos

2.1.1.

Deudas a Corto Plazo

2.1.3.

Fondos de terceros y en garantía

2.1.4.

Provisiones y Reservas Técnicas a Corto Plazo

2.1.9.

Otros Pasivos a Corto Plazo

2.2.1.

Deudas a Largo Plazo

2.2.2.

Endeudamiento Público a Largo Plazo

2.2.4.

Provisiones y Reservas Técnicas a Largo Plazo

2.2.9.

Otros Pasivos a Largo Plazo

3.

Patrimonio

3.1.1.

Capital

3.1.2.

Revaluación de Activo Fijo

3.1.3.

Ahorro o Desahorro Acumulado

3.1.4.

Variaciones No Asignables a Reservas

4.

Ingresos

4.1.3

Impuestos sobre bienes y servicios

4.1.9.

Otros Impuestos

4.3.1.

Multas y Sanciones Administrativas

4.3.2.

Remates y Confiscaciones de Origen No Tributario

4.4.1.

Ventas de Bienes y Servicios

4.4.5.

Resultados Positivos por Ventas de Activo Fijo y Bienes Intangibles

4.5.1.

Rentas de Inversiones y de Colocación de Efectivo

4.5.2.

Alquileres y Derechos sobre Bienes

4.5.9.

Otros Ingresos de la Propiedad

4.6.1.

Transferencias Corrientes

4.6.2.

Transferencias de Capital

4.9.1.

Resultados Positivos por Tenencia y por Exposición a la Inflación

4.9.2.

Reversión de consumo de activo fijo y bienes intangibles

4.9.3.

Reversión de pérdidas por deterioro de activo fijo y bienes intangibles

4.9.4.

Recuperación de Previsiones, Provisiones y Reservas Técnicas

4.9.5.

Recuperación de provisiones y reservas técnicas

4.9.9.

Otros ingresos y resultados positivos

5.

Gastos

5.1.1.

Gastos en Personal

5.1.2.

Servicios

5.1.3.

Materiales y Suministros Consumidos

5.1.4.

Depreciaciones de Activo Fijo y Bienes Intangibles

5.1.5.

Pérdidas por Deterioro de Activo Fijo y Bienes Intangibles

5.1.6.

Desvalorización y Pérdidas de Inventarios

5.1.7.

Incobrabilidades, Desvalorizaciones de Inversiones y Provisiones

5.1.8.

Cargos por Provisiones y Reservas Técnicas

5.2.1.

Intereses, Comisiones y Gastos sobre Endeudamiento Público

5.2.9.

Otros gastos Financieros

5.3.2.

Resultados Negativos por Ventas de Inversiones

5.3.3.

Resultados Negativos por Ventas de Activo Fijo y Bienes Intangibles

5.4.1.

Transferencias Corrientes

5.4.2.

Transferencias de Capital

5.9.1.

Resultados Negativos por Tenencia y por Exposición a la Inflación

5.9.9.

Otros Gastos y Resultados Negativos


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