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Introducción al sac ventajas 3

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SAC





Prólogo


Como parte de un proceso de mejora continua, el Departamento de Cobranzas de AVON México presenta el Sistema para las Agencias de Cobranzas (SAC) que tiene como objetivo proveer funcionalidad al trabajo administrativo efectuado por las Agencias de Cobranzas que trabajan para AVON, creando así el ambiente necesario para efectuar un trabajo de calidad compatible con las necesidades de los usuarios del sistema. Es importante mencionar que a través de futuras actualizaciones de este software podremos mantener a la compañía a la vanguardia y lista para el entorno cambiante de la globalización.


Carlos Peña


  1. Introducción al SAC


Debido a las necesidades de auditoria y de un sistema que permita mantener un control por folio, así como un historial de clientes completo y una base de datos donde se pueda revisar a qué liquidación pertenece cada folio de cobranza, nace el Sistema para Agencias de Cobranzas (SAC) como un sistema generado en conjunto entre el departamento de cobranzas de AVON México y las Agencias de Cobranzas que trabajan como proveedores del servicio de recuperación de cartera.


El objetivo del sistema es reemplazar al sistema anterior con un software sencillo de utilizar y funcional para todos sus usuarios: Asesores de Cobranzas, Analistas de Cobranzas y, principalmente, Agencias de Cobranzas.


El sistema consiste en dos bases de datos, una de clientes y una de recibos de cobranza, así como de módulos para realizar diversas consultas. El trabajo se realiza a través de un menú principal que se encuentra disponible en todas las hojas del archivo, esto permite agilizar las instrucciones proporcionadas al sistema.


  1. Ventajas


Básicamente son nueve las ventajas que se presentan con el SAC, las cuales son enlistadas a continuación:

    1. Control de recibos por folio


Las dotaciones de folios son dadas de alta por bloques de folio, indicando si son de efectivo o de mercancía, así como el nombre del gestor de cobranza a quien sean asignados.


    1. Tamaño del programa


El tamaño del programa sin bases de datos es de 1500 KB, lo que permite la actualización de versiones por Internet, sin la necesidad de desplazarse a la agencia de cobranzas. El tamaño de las carteras será el factor real que determine el tamaño del programa una vez que está cargado, por lo que a mayor número de cuentas, mejor equipo de cómputo será requerido para trabajar con el sistema.


    1. Cobros de otras plazas


Una de las ventajas mas importantes del SAC es la posibilidad de que los cobros realizados en agencias foráneas podrán capturarse en un archivo de Excel manualmente y, posteriormente, se podrán cargar en el SAC, sin necesidad de capturar de nuevo. Esta herramienta nos da también la facilidad de trabajar con varias máquinas y al final reunir toda la información en el SAC para preparar las liquidaciones y actualizar nuestra base de datos.

    1. Liquidaciones independientes


Las liquidaciones se generan en archivos distintos (uno por liquidación), permitiendo no saturar el programa de información y tener siempre disponibles las liquidaciones para ser enviadas a AVON México.


    1. Estandarización del trabajo


El hecho de trabajar con todas las agencias con un programa protegido contra escritura y contra cambios de formato, permite mantener una estandarización en la forma de trabajo, inclusive cuando se realice alguna actualización, esta podrá realizarse al mismo tiempo en todas las agencias de cobranzas, evitando que unas trabajen con su sistema de un modo y otras de un modo diferente.


    1. Prevención de errores en captura


El SAC solicita en la entrada de cobros una confirmación para saber si el cobro que se está ingresando es el mismo en la base de datos y en el recibo de cobranza físicamente, esto permite a la agencia no cometer errores de captura en el registro. Por otro lado la base de datos de cobros presenta los folios asignados a la agencia en orden consecutivo y con un status para saber si el folio se encuentra disponible, utilizado o cancelado, evitando duplicar cobros para un mismo folio o dejar folios sin reportar a AVON México.


    1. Consultas diversas


El SAC presenta consultas diversas, las cuales servirán de apoyo a la Agencia de Cobranzas, a la Consejera, al Asesor de Cobranzas y al Analista de Cobranzas. Dentro de estas consultas se encuentran el Reporte de Consejeras, la Carta Presión, búsquedas de Representantes por nombre y por registro, Informe de cobros por gestor, Utilización de folios y otras herramientas de apoyo para un trabajo más ordenado y funcional.


    1. Balanza automática


Al llegar la liquidación a AVON México, no será necesario que el analista capture la carátula de la liquidación en la Balanza, esto se realizará en automático al enviar la liquidación a proceso, conociendo en todo momento las posibles diferencias entre el efectivo cobrado, los honorarios cobrados por la agencia, los impuestos, gastos e incentivos, así como el efectivo depositado.


    1. Actualización con Reingresos


En este sistema se podrá dar mantenimiento a la base de datos de clientes al tomar en cuenta la información de los Reingresos, lo cual provee a nuestra base de datos una información más confiable y completa. El hecho de conocer las cuentas con reingresos permitirá a la Agencia tener el saldo con el que reingresa la Representante, que será el monto pendiente de cobrar por la Agencia de Cobranzas, evitando así, el sobregiro de cuentas.


Por otro lado, al obtener el reporte de Consejera, serán disminuidos del traspaso inicial los reingresos, permitiendo conocer un porcentaje de recuperación más apegado a la realidad.


  1. Desventajas


La principal desventaja del software es durante la fase de implantación, ya que la base de datos de clientes será cargada únicamente con la información de los clientes pendientes de cobro en el momento de la implantación, este problema se verá resuelto a partir del cuarto mes siguiente, cuando la cartera de clientes posea el historial de las bajas de los últimos cuatro meses generado por las etiquetas del sistema de AVON.


  1. Consideraciones al instalar


El asesor o analista que esté instalando un nuevo software deberá seguir algunas consideraciones importantes:


  • El número de zona en la base de datos de clientes deberá ser dada de alta en cuatro dígitos

  • La campaña de adeudo según el COB05 es campaña de baja, no deberemos confundirnos, sin embargo, la campaña del COB05 se deberá asignar en el SAC tanto en la campaña de baja como en la campaña de adeudo

  • En el COB 05 aparece el mes de baja y la fecha de baja, ambos deberán ser cargados en el SAC en sus respectivas columnas, ambos conceptos son distintos, es importante no confundirlos

  • El mes de baja y el mes de medición deberán de ser dados de alta con tres letras. Por ejemplo para el mes de enero sería: ENE

  • El COB05 no nos proporciona el mes de medición, pero nos proporciona el mes de baja, al cual sumaremos tres meses para saber el mes de medición e ingresarlo también en tres letras

  • Para dar de alta los folios, se deberán tomar del COB17 los números y agregar el tipo de folio (“Efectivo” o “Mercancía”), la leyenda “Disponible” y el gestor, que por ser carga inicial se deberá ingresar el nombre del Titular de la Agencia

  • Es necesario para terminar nuestra carga del SAC, configurar la información general de la agencia, para lo cual mostraremos la hoja Info y al terminar la ocultaremos de nuevo

  • Junto con el SAC se deberá enviar el archivo “Otras plazas” para que los gestores que se localicen en plazas foráneas puedan enviar sus recibos a la Agencia, quien se encargará de concentrar esta información. Este archivo se bajará en la misma carpeta del SAC

  • Es importante ocultar la hoja “Info” antes de instalar


  1. Manual del usuario


Con la finalidad de ayudar a las agencias en el uso del SAC, aquí se presenta brevemente cómo se debe utilizar, sin embargo, es importante que tanto analista como asesor lo sepan manejar para poder dar soporte a las agencias.

    1. Descripción del software


El sistema consiste en dos bases de datos: una de clientes y una de cobros, las cuales están unidas junto con reportes y consultas en un archivo de Microsoft Excel programado y soportado por Microsoft Visual Basic para aplicaciones, en un ambiente familiar al desarrollado en el software anterior, pero con diversos tipos de protección que impiden cambiar formatos y evitan cometer errores, creando un funcionamiento ordenado y sistemático.


    1. Funcionamiento


El funcionamiento del sistema está basado en las bases de datos de clientes y de cobros, por lo cual es necesario antes de comenzar a utilizarlo, asegurarse de tener cargadas las bases de datos: la de clientes con la cartera de por lo menos los últimos cinco meses y la de cobros con los folios que la agencia tiene disponibles para cobrar.


      1. El botón Menú



Todas las herramientas del sistema se encuentran a la mano en un botón “Menú” que aparece en todas las hojas del SAC al inicio, basta con oprimirlo, o bien, si no se encuentra visible, se puede oprimir en el teclado la techa “m” mientras mantiene presionada la tecla control (control + m).


      1. Cargando las bases de datos


Por tanto el primer paso será dar de alta la cartera de clientes, utilizando las etiquetas que envía AVON México y agregando después de una conciliación, las bajas que la consejera haya entregado a la Agencia de Cobranzas y que no estén contempladas en el archivo enviado por el departamento de Cobranzas.


El siguiente paso será ingresar en nuestra base de datos de cobros, los folios de efectivo y de mercancía, oprimiendo el botón menú seguido del botón alta de folios, el formulario nos lleva de la mano.


      1. La entrada de Cobros


Una vez que se tienen cargadas con la información necesaria las bases de datos podemos comenzar a ingresar nuestros cobros, los cuales afectarán las dos bases de datos, en la base de datos de clientes el saldo actual se verá disminuido por el importe del recibo de cobranzas que estemos cargando; de igual manera, la base de datos de cobros se verá afectada en el status del folio cambiando el status de “Disponible” a “Utilizado”, también tenemos la opción de cancelar los folios que físicamente hayamos cancelado en el campo por esos errores que llegan a ocurrir al confundir un número en el registro o en el importe, o bien cobros que en el momento de realizar el recibo, resulta que la Representante paga un cantidad diferente.


En caso de presentarse un error en el importe al cargar algún recibo, deberemos ir a la hoja de Cobros y oprimir el botón “Editar”, que nos permitirá modificar el importe del recibo para presentar la cantidad real cobrada.


La entrada de cobros tiene la opción de manejar un recibo de efectivo cobrado por ficha de depósito, para lo cual deberemos activar la opción ficha. Inmediatamente se mostrará una entrada para ingresar el Banco. En los casos de los recibos expedidos por ficha deberemos presentar en la fecha, el día, mes y año que presente la ficha en el sello bancario.


En caso de que se manejen diversas plazas por una misma agencia, los cobros pueden ser capturados en un archivo de Excel llamado Otras plazas, el cual es una extensión del SAC para no tener que capturar de nuevo los cobros realizados y capturados por cada gestor. Esto será posible con el botón “Otras plazas”. Al terminar bastará con que revisemos la última columna del archivo para saber si algún cobro fue rechazado. A lo cual procederemos a revisar la causa y a su captura cobro por cobro. Es importante considerar que todas las herramientas que se presentan en este sistema para evitar errores no significan que debamos dejar de prestar atención en la calidad de nuestro trabajo administrativo


      1. Cargando los reingresos


La información de los reingresos será actualizada por el botón “cargar reingresos”, ubicado en el menú. Únicamente nos será solicitada la ubicación del archivo para comenzar a actualizar en la base de datos de clientes en la columna “Observaciones” la leyenda “R” y la fecha, y en la columna “Status” el texto: “Activa”, indicando que se trata de una cuenta activa. Asimismo, el saldo actual será actualizado con el saldo del reingreso.


      1. Consultas


Al finalizar nuestra carga de recibos, podremos realizar las consultas que sean necesarias, es importante que si tenemos un motivo de incobrabilidad de alguna Representante ingresarlo en la columna de observaciones en la base de datos de clientes manualmente (es la última columna y no está protegida) estando en el renglón del registro podemos oprimir el botón “Motivo de incobrabilidad” que nos llevará a la celda donde ingresaremos el motivo, cualquiera que este sea. Esto nos permite al realizar la consulta de Reporte de Consejeras, el tener en la columna de observaciones la causa de incobrabilidad de las cuentas difíciles.


        1. Carta presión


La carta presión consta de un documento de cobranza para expedir a la Representante sin necesidad de tener que elaborarla manualmente, solo es necesario ingresar registro y alfa para obtener una impresión con los datos del deudor y de la Agencia de Cobranzas.


        1. Reporte de Consejera


Este reporte nos permitirá conocer las representantes que están pendientes de cobro. Para conocer la causa de incobrabilidad de alguna de las cuentas bastará con agregar el comentario en la Base de Datos de Clientes en la última columna, al generar el reporte automáticamente será integrada la causa de incobrabilidad en la columna de observaciones.


        1. Estado de cuenta


Para los casos en que sea necesario expedir para alguna representante el historial de cobranza de su adeudo, existe este reporte el cual indica los datos de la Representante, el saldo inicial, el saldo actual, los movimientos realizados a su cuenta incluyendo número de folio, así como el concepto (efectivo, mercancía, ficha bancaria) correspondientes


        1. Buscar registro


Cuando sea necesario conocer información de alguna Representante en particular este comando nos solicitará el registro y alfa para que lo podamos ubicar más fácilmente en la base de datos de Clientes


        1. Buscar nombre


Cuando sea necesario conocer información de alguna Representante en particular este comando nos solicitará el nombre para que lo podamos ubicar más fácilmente en la base de datos de Clientes


        1. Reporte gestores


El reporte de gestores nos permitirá al terminar de cargar los cobros por liquidación, conocer los importes que cada gestor cobró en efectivo, en mercancía y en fichas. Esta información es generada en el disco duro en un archivo nuevo para no saturar el SAC, y lo podremos archivar en una carpeta, teniendo un archivo por liquidación.


        1. Revisar cobros


Si queremos revisar en la base de datos de cobros el orden consecutivo de los folios, al oprimir este botón el programa nos enviará a la hoja de cobros, donde podremos revisar si tenemos folios disponibles, para que podamos depurar nuestra base de datos y mantenerla siempre actualizada y así mantener un control real del uso de los recibos de cobranza tanto de mercancía como de efectivo, expedidos por dinero o por ficha de depósito.


      1. Preparando la liquidación


Ahora estamos en posibilidad de generar la liquidación, para lo cual deberemos tener a la mano los depósitos que hayamos efectuado a la fecha. El sistema nos solicitará cierta información necesaria tal como en el sistema anterior: el número de recibo de honorarios o factura, el importe de los gastos por envío de sobre y otros, así como el importe a descontar por incentivos (después de impuestos o neto) y el número de liquidación. Al finalizar nos indicará la cantidad que queda pendiente por depositar, misma que deberemos escribir en algún papel para después ingresar el banco y sucursal en los cuales será depositado.


Las liquidaciones generadas se almacenan en la unidad C en automático, de igual modo cada vez que generemos el reporte de Informe de Gestores, se almacenará en la unidad C.


    1. El orden consecutivo de los folios


Es importante que antes de preparar nuestra liquidación y después de capturar los recibos cobrados, revisar en la base de datos de Cobros el orden consecutivo de los folios, ya que ahí nos podremos dar cuenta si existe algún folio que haya quedado sin informar en nuestra liquidación.


    1. Back Ups o respaldos


Tambien cabe mencionar que es una gran herramienta y que nos ahorra muchas preocupaciones el hecho de realizar Back Ups, tambien conocidos como respaldos. Es decir, después de enviar la liquidación a AVON México, guardar una copia completa del programa con un nombre que nos permita identificar fácilmente la fecha y liquidación que deseemos consultar en un futuro. ¿Alguna vez ha perdido su programa por completo? Haga respaldos, no se arriesgue o espere a que esto suceda. Hacer respaldos es como comprar un seguro de vida. Aun cuando no se utilice, nos da la tranquilidad de saber que estuvimos seguros si algo indeseado hubiese ocurrido.

  1. Otra información importante


El asesor o analista son las únicas personas autorizadas para desbloquear cualquier protección del SAC. Si la agencia tiene algún problema con sus bases de datos deberá acudir al analista o asesor para que este a su vez realice los cambios necesarios en las bases de datos dejando el archivo nuevamente protegido al finalizar.


Es de vital importancia utilizar el software exactamente como se encuentra, no se deben tratar de realizar adecuaciones, si se requiriera cualquier herramienta adicional, debe ser canalizada con el administrador del sistema, para su evaluación y actualización, creando así la mejora continua en un sólo sistema con el cual trabajen todas las agencias de cobranzas, esto es importante para no perder la estandarización en la forma de trabajo que este sistema proporciona.


Avon Cosmetics S.A. - 11 - Cobranzas México




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