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Manual de administracion y transferencia de documentos introduccion

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II. OBJETIVOS


2.1. Objetivo General

El objetivo del presente Manual de Administración y Transferencia de Documentos es el de normar los formas de transferencias de documentos, en sus distintos niveles de gestión asignando responsabilidades y definiendo procedimientos para este efecto.

2. 2 Objetivos Específicos


  • Establecer periodos de obsolescencia de la documentación.


  • Regular la administración de archivos de gestión.


  • Centralizar la documentación inactiva en el Archivo Central para evitar la perdida de los documentos.


  • Normar los inventarios en los procesos de transferencia de documentos.


  • Contar con una administración eficiente en el manejo documental en el Archivo Central, contribuyendo al usuario interno y externo.






III. AMBITO DE APLICACION


El presente Manual de Administración y Transferencia de Documentos, será de conocimiento uso y aplicación obligatoria, en todas y cada una de las dependencias del Ministerio.


IV. CONCEPTO DE ARCHIVO


Conjunto orgánico de documentos producidos y recibidos en el ejercicio de sus funciones por los funcionarios del Ministerio.

V. LA IMPORTANCIA ARCHIVISTICA


La archivística es de suma importancia por las siguientes razones:


  1. Una fuente de información.

  2. Valor permanente de la información

  3. Fuentes primarias de consulta pública.

  4. Se constituye en la memoria Institucional

  5. Evita la acumulación indiscriminada de documentación.


VI. CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS EN EL MINISTERIO


Los archivos en el Ministerio por su naturaleza se clasifican en:

TIPO DE ARCHIVO

CARACTERISTICAS

TRATAMIENTO

SERVICIOS

ARCHIVO ADMINISTRATIVO

Permanecen en la oficina un máximo de 2 a 5 años. En función de la vigencia administrativa.

  • 2 Años información General.

  • 5 Años información contable.


Esta formado por los documentos recientemente producidos. Tienen vigencia jurídica y administrativa y son de consulta continua.

Formación de expedientes.

Clasificación y temática. Recuperación de la información para transferencia.

Administración y consulta directa e indirecta por usuarios internos y externos del Ministerio.

ARCHIVO CENTRAL

Permanecen en las instalaciones un plazo máximo de 10 años a partir de la fecha de ingreso.

Recibe los documentos tramitados y producidos en todas las áreas organizaciones del Ministerio.

Control, Clasificación, Descripción, Recuperación y expurgo de la información, para transferencia.

Consulta por usuarios internos y externos a la Entidad.

Custodio de la documentación institucional.

ARCHIVO INTERMEDIO

Permanecen entre 15 a 30 años aproximadamente.

Recibe toda documentación que ya no es requerida por los usuarios internos y externos a la Entidad.

Control Selección y eliminación y expurgo final.

Consulta solo por usuarios externos e investigadores.

ARCHIVO HISTORICO

Conservación indefinida a partir de 30 años adelante

Reciben los documentos con más de 30 años de antigüedad y su misión es servir de fuente de investigación.

Control, y recuperación de la información.

Consulta solo a investigadores externos.


VII. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACION ARCHIVO CENTRAL


Transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un archivo Administrativo, de cualquier área organizacional del Ministerio al Archivo Central, de toda aquella documentación que haya perdido su valor administrativo y que las mismas tengan más de dos años de antigüedad para la información en general y cinco años para la información contable.


Anualmente se identificarán las series de documentos que han prescrito en su valor administrativo y se procederá a realizar la transferencia al Archivo Central para evitar el crecimiento del volumen de documentos en las oficinas.


7.1 RESPONSABLES DE LA TRANSFERENCIA

Deben transferir la documentación al Archivo Central las siguientes áreas:


    • Despacho del Ministro.

    • Viceministerio de Transportes

    • Viceministerio de Telecomunicaciones.

    • Viceministerio de Vivienda y Urbanismo.

    • Direcciones Generales de Asuntos Administrativos y Jurídicos.

    • Programas y Proyectos a través del Viceministerio de Area


Las secretarias y auxiliares de cada Despacho son responsables naturales de ejecutar estos procesos de transferencia, sin perjuicio de otras delegaciones expresas, en el marco del Sistema de Organización Administrativa y el Manual de Cargos de la Entidad.


7.2 PROCEDIMIENTOS PARA LA TRANSFERENCIA


    • Revisar todos los expedientes a transferir, de acuerdo a un orden correlativo.

    • Revisar todos los documentos dentro de cada expediente y de modo tal que estén ordenados correlativamente.

    • Quitar grapas, clips, para no degradar el papel.

    • Colocar los expedientes en Archivadores o Files.

    • Asignar un código de identificación.

    • Adjuntar el formulario de relación de entrega que permite el control de documentos que serán transferidos al Archivo Central.

7.3. INFORMACION A TRANSFERIR


Antes de realizar la transferencia de la documentación deberán realizar una lista o el inventario de la documentación y ser entregadas en el Archivo por el responsable


La documentación a transferir, con una antigüedad mayor a 2 años se clasifican en:


    • Files de personal retirado de la Entidad.

    • Informes

    • Cartas despachadas y recibidas

    • Memorándums

    • Proyectos

    • Notas Internas

    • Programas Operativos Anuales

    • Circulares

    • Convenios

    • Si incluye discos magnéticos adjuntar a los documentos que corresponda.


En caso de Libros, revistas, memorias y otros, se debe realizar un inventario específico para su transferencia al Centro de Documentación.


La documentación a transferir, con una antigüedad mayor a 5 años se clasifican en:


  • Documentación contable ingresos y egresos

  • Planillas de sueldos

  • Gacetas Oficiales

  • Contratos

  • Decretos Supremos

  • Resoluciones Bi-Ministeriales

  • Resoluciones Administrativas

  • Resoluciones Ministeriales


7.4 CLASIFICACION DE LA DOCUMENTACION A TRANSFERIR


El responsable de La transferencia debe desarrollar la siguiente tarea de clasificación final:

  • Por gestiones

  • Por temas.

  • Por institución

  • Por tipo de soporte


XIII. ELIMINACION O EXPURGO DE DOCUMENTOS


La eliminación o expurgo de documentos significa valorar las mejores condiciones de testimonio e información de los documentos para su pase a los archivos históricos con objeto de asegurar su conservación perpetua, retirando y eliminando aquella que son estrictamente administrativas.


Consiste en valorar el documento a eliminar:


  • Hojas de Ruta según el contenido

  • Circulares según el contenido

  • Documentos sin firmas y sellos

  • Fotocopias si existe el original

  • Copias duplicadas

  • Propagandas trípticos

  • Afiches

  • Otros



IX. FORMULARIOS DE TRANSFERENCIA


Para efectos de cumplimiento del presente Manual de Administración y Transferencia de Documentación, en el Ministerio, se define como validos los formularios FORM DGAA ARCH -001 y FORM DGAA ARCH -002.




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