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Manual de descripcion de puestos

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1. IDENTIFICACION


NOMBRE DEL PUESTO: Colaborador Administrativo UGA.


SE REPORTA A: Jefe Unidad de Gestión Ambiental


OTROS NOMBRES DEL PUESTO:


SUPERVISA A: No aplica


2. REQUISITOS MÍNIMOS

GRADO ACADÉMICO: Bachiller, estudiante de preferencia con estudios universitarios de Segundo o Tercer Año de Licenciatura en Administración de Empresas o carreras afines al cargo o experiencia mínima de dos años en cargos similares.

CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Redacción de Informes, dominio completo de paquetes computacionales en procesadores de texto, hoja electrónica.

Redacción de informes técnicos, de presupuesto, de planificación, etc. LACAP, SAFI, et.

HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, buenas relaciones interpersonales, propositivo, capacidad de análisis, facilidad para redactar.

ACTITUD: Iniciativa, dinámico, con capacidad de trabajar bajo presión, responsable, discreto, disposición de laborar fuera de la jornada laboral y a desplazarse a nivel nacional.


3. DESCRIPCIÓN GENERAL



Desarrollar actividades administrativas para el Jefe y Personal de la Unidad de Gestión Ambiental, siguiendo los Procedimientos y Normas establecidas como Llevar Controles, Archivos, preparación y custodia de la documentación, asistencia ejecutiva para la Unidad de Gestión Ambiental. Así como también realiza gestiones para la adquisición de recursos necesarios para el funcionamiento de la Unidad; además de apoyar en la elaboración del presupuesto de la Unidad.

4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA


  1. Elabora Reportes de Horas Extras y Viáticos

  2. Apoya la coordinación de actividades conforme a la agenda de trabajo de la Unidad de Gestión Ambiental.

  3. Asiste a la Jefatura en la preparación de correspondencia.

  4. Recibe, clasifica, despacha y archiva correspondencia.

  5. Lleva controles internos de la Unidad de Gestión Ambiental; tales como: Control de correspondencia, control de archivos, control de permisos y licencias del personal de la Unidad y otros que así se le indiquen.

  6. Realiza gestiones para la adquisición de recursos necesarios para el funcionamiento de la Unidad de Gestión Ambiental, formularios S-1, entre otros.

  7. Apoya en la elaboración del Presupuesto y Plan Anual de Compras de la Unidad, así como control de gasto presupuestario a través del SICEP.

  8. Organiza y actualiza los archivos de la Unidad.

  9. Elabora solicitudes de Transporte, para el uso de vehículos de la Unidad.

  10. Elabora y tramita documentación necesaria de apoyo a las actividades de la agenda de trabajo de Jefe inmediato y personal de la Unidad.

  11. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato.

  12. Asiste a reuniones que convoca su Jefe Inmediato o Dirección Superior.

  13. Realiza otras actividades encomendadas por su Jefe inmediato.


5. ESPECIFICACIONES

RESPONSABILIDADES: Mantener actualizados los registros y controles a su cargo, Presentación oportuna de informes, presentación de planes de trabajo, manejo de información de carácter confidencial, información procesada, Manejo y cuidado del equipo asignado.

AMBIENTE: De Oficina, Condiciones ambientales dentro de los limites deseables de aceptación.


6. RELACIONES DE TRABAJO

Relaciones internas

CON

PARA

- Jefe de la UGA

- Recibir lineamientos de trabajo y presentar informes

  • Direcciones, Gerencias, Unidades u Otras dependencias de la Institución.

-Canalizar gestiones, Asistencia, participación y/o coordinación.

- Personal de la Unidad.

- Colaborar con las actividades solicitadas.


Relaciones externas:

CON

PARA

Instituciones Gubernamentales y No Gubernamentales, Municipalidades, ADESCOS, Empresas Privadas, etc.

  • Coordinación, Comunicación, atención con prontitud y esmero.


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