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Microsoft Access Bases de datos: definición y funcionamiento

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Microsoft Access

  1. Bases de datos: definición y funcionamiento

  2. Archivos de base de datos de Access

  3. Tablas y relaciones

  4. Formularios-Informes-Páginas de acceso a datos

  5. Tablas: Almacenar y administrar los datos

  6. Cómo relacionar dos tablas. Trabajar con columnas, filas y hojas secundarias de datos

  7. Consultas: Obtener respuestas a preguntas

  8. Formularios: Datos de aspecto agradable

  9. Un cuadro de diálogo personalizado

  10. Crear un formulario

  11. Informes: Presentar datos

  12. Calcular totales

  13. Utilizar páginas de acceso a datos en Internet Explorer

  14. Tipos de orígenes de datos para una página de acceso a datos

  15. Macros

  16. Módulos: Automatizar las tareas rutinarias y crear soluciones empresariales

  17. Especificaciones de Access

  18. Diseñar una base de datos

  19. Determinar la finalidad de la base de datos

  20. Gráficos

  21. Analizar datos

  22. XML y Access

  23. Exportar datos y objetos de la base de datos

  24. Orígenes de datos ODBC

  25. Expresiones

Trabajar con bases de datos y objetos de bases de datos puede ser complicado para el usuario novel. La información que se proporciona a continuación está pensada para ayudarle a familiarizarse con los componentes que integran Microsoft Access.

Bases de datos: definición y funcionamiento

Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.

Supongamos, por ejemplo, que los números de teléfono de los proveedores están almacenados en varios lugares: en un archivo de tarjetas que contiene los números de teléfono de los proveedores, en archivos de información de productos en un armario y en una hoja de cálculo que contiene información de pedidos. Si cambia el número de teléfono de un proveedor, tendría que actualizar la información en los tres lugares. Sin embargo, en una base de datos es necesario modificar la información en un solo lugar: el número de teléfono del proveedor se actualiza automáticamente en todos los lugares de la base de datos donde se utilice.

Archivos de base de datos de Access

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

  • Tablas para almacenar los datos.  

  • Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.

  • Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.   

  • Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.

  • Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.

  Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen.

  Mostrar los datos en una consulta

  Mostrar los datos en un formulario

  Mostrar los datos en un informe

  Mostrar los datos en una página de acceso a datos

Tablas y relaciones

Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/Image1742.jpg

http://www.monografias.com/images04/trans.gif

  La información de clientes que antes se guardaba en una lista de correo ahora reside en la tabla Clientes.

  La información de pedidos que antes se guardaba en una hoja de cálculo ahora reside en la tabla Pedidos.

  Un Id. exclusivo, como un Id. de cliente, permite distinguir los registros de una tabla. Si se agrega el campo de Id. exclusivo de una tabla a otra tabla y después se define una relación, Microsoft Access puede cotejar los registros relacionados de ambas tablas de manera que se puedan combinar en un formulario, un informe o una consulta.

Consultas

Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede también actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar cálculos predefinidos o personalizados en los datos.

http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/Image1743.jpg

  Esta consulta tiene acceso a tablas distintas para recuperar la información de Id. de pedido, fecha de entrega, nombre de la organización y ciudad para los clientes de Londres cuyos pedidos se entregaron en el mes de abril.

Formularios

Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o más tablas, y los muestra en la pantalla con el diseño elegido en el Asistente para formularios, o con un diseño que haya creado en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).

http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/Image1744.jpg

   Una tabla muestra muchos registros al mismo tiempo, pero puede que sea necesario desplazarse para ver todos los datos de un solo registro. Por otra parte, cuando se visualiza una tabla, no se pueden actualizar los datos de más de una tabla al mismo tiempo.

   Un formulario sitúa el enfoque en un registro cada vez, pero puede mostrar los campos de más de una tabla. También puede mostrar imágenes y otros objetos.

  Un formulario puede incluir un botón que imprima o abra otros objetos, o puede realizar otras tareas automáticamente.


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