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239: Expídese el Instructivo para la aprobación, codificación y reforma de estatutos, registro de socios, directiva, acreditación y validación, disolución y liquidación de las personas jurídicas de derecho privado con finalidad social y sin fines de lucro que se constituyan al amparo de lo dispuesto en el Título XXIX del Libro I del Código Civil.




No. 239


Mercy Borbor Córdova

MINISTRA DEL AMBIENTE (Enc.)


Que, la Constitución de la República del Ecuador, en el artículo 66, numeral 13 reconoce y garantiza a las personas: “El derecho a asociarse, reunirse y manifestarse de forma libre y voluntaria”;


Que, la Codificación del Código Civil, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 46 de 24 de junio del 2005 en su artículo 577, primer inciso, establece que las corporaciones no pueden disolverse por sí mismas, sin la aprobación de la autoridad que legitimó su establecimiento;


Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 3054, publicado en el Registro Oficial No. 660 de 11 de septiembre del 2002, el Presidente de la República expidió el Reglamento para la aprobación, control y extinción de personas jurídicas de derecho privado, con finalidad social y sin fines de lucro, que se constituyan al amparo de lo dispuesto en el Título XXX de la Codificación del Libro I del Código Civil;


Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 982, publicado en el Registro Oficial No. 311 del 8 de abril del 2008, se reforma parcialmente el Decreto Ejecutivo No. 3054 del 30 de agosto del 2002;


Que, es necesario que esta Cartera de Estado cuente, con normas claras y precisas que regulen el análisis y la aprobación de los estatutos de las personas jurídicas que se mencionan en los considerandos anteriores, tratando que los objetivos o fines que persiguen las mismas se encuentren dentro del ámbito de competencia del Ministerio del Ambiente;


Que, mediante Acuerdo Ministerial No. 233 del 28 de noviembre del 2011, la abogada Marcela Aguiñaga Vallejo, Ministra del Ambiente delega funciones de Ministro de Estado a la Msc. Mercy Borbor Córdova, Viceministra del Ambiente del 3 al 12 de diciembre del 2011; y,


En ejercicio de la facultad que le confiere el artículo 154 numeral 1 de la Constitución de la República y artículo 17 del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva,


Acuerda:


EXPEDIR EL SIGUIENTE INSTRUCTIVO PARA LA APROBACIÓN, CODIFICACIÓN Y REFORMA DE ESTATUTOS, REGISTRO DE SOCIOS, DIRECTIVA, ACREDITACIÓN Y VALIDACIÓN, DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LAS PERSONAS JURÍDICAS DE DERECHO PRIVADO CON FINALIDAD SOCIAL Y SIN FINES DE LUCRO QUE SE CONSTITUYAN AL AMPARO DE LO DISPUESTO EN EL TÍTULO XXIX DEL LIBRO I DEL CÓDIGO CIVIL.


Capítulo I


Clases de organizaciones


Art. 1.- Compete a esta Cartera de Estado tramitar, aprobar el estatuto y otorgar personalidad jurídica a las siguientes organizaciones:


a) Corporaciones de primer, segundo y tercer grado; y,


b) Fundaciones, se constituirán con un mínimo de tres miembros.


Capítulo II


De los Requisitos


Art. 2.- Las personas naturales o jurídicas que deseen constituirse en corporaciones de primer, segundo y tercer grado y fundaciones deberán cumplir los siguientes requisitos:


a) Certificación de reserva de nombre, debidamente aprobada;


b) Petición al Ministro del Ambiente, solicitando la aprobación del estatuto y la concesión de la personalidad jurídica, firmada por un profesional del derecho y el socio fundador delegado para este trámite; y,


c) Acompañar a la solicitud de aprobación, los siguientes documentos:


• Acta de constitución de la corporación o fundación en original, en la que debe constar la voluntad de constituir la misma, directiva provisional, sede, los nombres y apellidos, nacionalidad, profesión y ocupación de los socios fundadores, firma y número de cédula de ciudadanía o número de pasaporte, según el caso.


• Certificación del Secretario(a) provisional de la Corporación o Fundación personalidad jurídica en formación, en el sentido que las firmas y rúbricas o las huellas digitales según el caso, corresponden a los socios fundadores.


• Estatuto original y copia debidamente certificada por el Secretario(a) provisional de la corporación o fundación en formación, con la correspondiente razón, en la que conste la fecha de discusión y aprobación del estatuto por la asamblea de los socios fundadores.


• Copia fotostática a color de la cédula de ciudadanía de todos los socios para el caso de ciudadanos ecuatorianos y para los extranjeros copia del pasaporte.


• Indicación del domicilio, donde la persona jurídica ejercerá sus actividades, con referencia de calle, parroquia, cantón, provincia, número telefónico, y/o fax, correo electrónico y casilla postal, en caso de tenerlo.


• Cancelar el valor correspondiente a la aprobación del estatuto y al otorgamiento de la personalidad jurídica, establecido en el Libro IX, Art. 11 numeral segundo del Texto Unificado de Legislación Secundaria del Ministerio del Ambiente.


Art. 3.- Las fundaciones y corporaciones en formación, a más de los requisitos previstos en el artículo anterior, deben cumplir lo siguiente:


Acreditar un patrimonio mínimo de cuatro mil dólares de los Estados Unidos de América (USD 4.000,00) para las fundaciones y corporaciones de segundo y tercer grado y de cuatrocientos dólares de los Estados Unidos de América (USD 400) para las corporaciones de primer grado.


Art. 4.- Las personas jurídicas podrán constituirse en fundaciones o corporaciones, una vez que reúnan los documentos mencionados en el artículo dos del presente instructivo; adicionalmente, a la solicitud de aprobación del estatuto, deberán adjuntar lo siguiente:


a) Original o copia certificada del documento, mediante el cual acredite la vida jurídica de la organización;


b) Original o copia certificada del respectivo estatuto; y,


c) Original o copia certificada del nombramiento del representante legal o persona autorizada para solicitar la aprobación del estatuto y el otorgamiento de la personería jurídica y del acta en la cual los socios deciden integrar una Fundación o Corporación, según el caso.


Capítulo III


Del Proyecto de Estatuto


Art. 5.- El Proyecto de Estatuto contendrá:


a) Nombre, domicilio y naturaleza jurídica de la organización;


b) Objetivos, fines específicos en el área forestal, ambiental y biodiversidad y fuentes de ingresos;


c) Declaración expresa de no intervenir en asuntos políticos-partidistas, religiosos y raciales, de no realizar actividades que atenten contra la seguridad nacional interna y externa, las buenas costumbres y el orden público;


d) Su voluntad de no interferir en las políticas generales y de control del Ministerio del Ambiente;


e) Compromiso de presentar el plan de actividades para el cumplimiento de los objetivos y fines, con el respectivo cronograma, y el presupuesto correspondiente;


f) Estructura y organización interna;


g) Derechos y obligaciones de los socios;


h) Régimen disciplinario;


i) Régimen de solución de controversias;


j) Régimen económico;


k) Causas para disolución y procedimiento para la liquidación;


l) Destino de los bienes de la organización en caso de disolución y,


m) Mecanismos de elección, duración y alternabilidad de la directiva.


Capítulo IV


De la Aprobación del Estatuto


Art. 6.- La Coordinación General de Asesoría Jurídica, previo a tramitar una solicitud de aprobación del estatuto de una personalidad jurídica en formación, certificará que el nombre, siglas o denominación propuesto no tenga similitud o parecido con el de organizaciones aprobadas por esta Cartera de Estado certificado que tendrá vigencia de 30 días.


Art. 7.- Cumplidos los requisitos mencionados en el artículo anterior, la Coordinación General de Asesoría Jurídica solicitará a la Dirección competente (Dirección Nacional de Biodiversidad, Forestal y de Calidad Ambiental), emita el informe técnico respectivo con relación a los objetivos y fines de la organización en formación.


En el evento que el informe técnico de cualquiera de las direcciones sea desfavorable, se negará la solicitud de aprobación y sobre la mencionada negativa se comunicará mediante oficio devolviendo la documentación para que se incorporen las respectivas observaciones.


Cumplidos los pasos previstos en el inciso anterior, la Coordinación General de Asesoría Jurídica, procederá elaborar el correspondiente informe jurídico y acuerdo ministerial de aprobación del estatuto.


Capítulo V


Del Registro


Art. 8.- Las personas jurídicas sin fines de lucro, constituidas al amparo de lo establecido en el Libro I, del Título XXX, de la Codificación del Código Civil y de las disposiciones de este reglamento, deben registrarse en el Libro de Inscripciones a cargo de la Coordinación General de Asesoría Jurídica y en los Registros Forestales de las direcciones provinciales de su jurisdicción.


Art. 9.- Además de la inscripción a que se refiere el artículo anterior, deberá registrar la directiva definitiva, para lo cual deberán cumplir con los siguientes requisitos:


a) Solicitud a la Coordinación General de Asesoría Jurídica con el patrocinio de un profesional del derecho y la firma del representante legal;


b) Certificación de la Dirección Provincial competente en la que se indique que la fundación y corporación de derecho privado, ha sido inscrita;


c) Convocatoria a la asamblea general de socios, en la que debe constar dentro del orden del día, la elección de la directiva, el lugar, el día y la hora en la que se llevará a cabo dicha asamblea; y,


d) Acta de la asamblea general de socios, en la que se eligió la directiva, la misma que contendrá al menos lo siguiente:


• El nombre de la organización que se trate.


• El cantón, dirección del local, fecha de celebración de la asamblea, hora de iniciación y fin de la misma.


• El nombre y apellidos de las personas que intervinieren en ella como Presidente y Secretario.


• La transcripción del orden del día, el señalamiento de la forma en que se realizó la convocatoria y la constancia de que los miembros fueron convocados, cuando corresponda.


• Indicación del quórum con el que se instaló la asamblea.


• Mención de la norma en la que consta la elección de la directiva con el respectivo tiempo de duración o periodo.


• La relación sumaria y ordenada de las deliberaciones de la asamblea, así como de las resoluciones de esta.


• La proclamación de los resultados.


• La aprobación del acta, con la nómina de los asistentes, cédula de ciudadanía y firma y rúbrica de cada uno.


• Copia certificada de la nomina de la directiva saliente.


Art. 10.- Dentro del plazo de quince días de la aprobación del estatuto o de la terminación del período de la directiva anterior, las organizaciones en forma obligatoria procederán a elegir a su nueva directiva.


Capítulo VI


De la Reforma del Estatuto


Art. 11.- La reforma al estatuto de las personas jurídicas aprobadas, se las tramitará previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:


a) Solicitud suscrita por el representante legal, con el patrocinio de un abogado;


b) Acta(s) de la asamblea(s) en la o las cuales se aprobaron las reformas al estatuto firmada por todos los asistentes y certificada por el Secretario (de acuerdo al Art. 9 literal d) de este instructivo); y,


c) Lista de reformas al estatuto y, una copia del proyecto de reforma de estatuto debidamente codificado, reformas que irán con algún distintivo para identificarles.


Capítulo VII


De las Actas y del Expediente


Art. 12.- De cada sesión de asamblea deberá elaborarse un acta redactada en idioma castellano.


Art. 13.- El acta de toda asamblea contendrá al menos lo siguiente:


• El nombre de la organización que se trate.


• El cantón, dirección del local, fecha de celebración de la asamblea, hora de iniciación y fin de la misma.


• El nombre y apellidos de las personas que intervinieren en ella como Presidente y Secretario.


• La transcripción del orden del día, el señalamiento de la forma en que se realizó la convocatoria y la constancia de que los miembros fueron convocados, cuando corresponda.


• Indicación del quórum con el que se instaló la asamblea.


• La relación sumaria y ordenada de las deliberaciones de la asamblea, así como de las resoluciones de esta.


• La proclamación de los resultados.


• La aprobación del acta, con la nómina de los asistentes, cédula de ciudadanía y firma y rúbrica de cada uno.


Art. 14.- Las actas se podrán llevar a máquina o en ordenadores de textos, escritas en el adverso y en el reverso, sin dejar espacios en blanco en su texto y rubricadas una por una por el Secretario.


Art. 15.- De cada asamblea se formará un expediente que contendrá al menos lo siguiente:


• Copia de la convocatoria dirigida a los miembros.


• Lista de asistentes a la asamblea.


• Copia del acta certificada por el Secretario de la asamblea, dando fe que el documento es fiel copia del original.


• Los demás documentos que hubiere conocido la asamblea.


Capítulo VIII


De la Inscripción de Nuevos Socios


Art. 16.- Para la legalización del ingreso de nuevos socios, a través de su representante legal, se solicitará a la Coordinación General de Asesoría Jurídica del Ministerio, la inscripción correspondiente, acompañando los siguientes documentos:


a) Solicitud suscrita por el representante legal con el patrocinio de un abogado;


b) Mencionar la disposición estatutaria sobre el ingreso de nuevos socios;


c) Acta en la cual se aprueba el ingreso de nuevos socios, suscrita por todos los asistentes y certificada por el Secretario;


d) Copia a color de la cédula de ciudadanía; y,


e) Pago de la respectiva tasa por el ingreso de nuevos socios, dispuesto en el Decreto Ejecutivo No. 3516, publicado en Edición Especial No. 2 del 31 de marzo del 2003 (Libro IX del Texto Unificado de Legislación Secundario del Ministerio del Ambiente).


Capítulo IX


De la Inscripción de Exclusión de Socios


Art. 17.- Para la inscripción de la exclusión de socios, deberá solicitarlo el representante legal de la fundación o corporación, con el patrocinio de un profesional del derecho, acompañando para el efecto los siguientes documentos:


a) Copia certificada de la parte del estatuto que regule la exclusión de socios;


b) En caso de ser renuncia voluntaria, copia certificada de la misma;


c) Acta de asamblea de socios en la que se aprueba la exclusión firmada por los asistentes y certificada por el Secretario; y,


d) Previo al pago de la respectiva tasa, se registrará en el Libro de Salida de Socios, dispuesto en el Decreto Ejecutivo No. 3516, publicado en Edición Especial No. 2 del 31 de marzo del 2003. (Libro IX del Texto Unificado de Legislación Secundario del Ministerio del Ambiente).


Capítulo X


Del Informe Anual


Art. 18.- Las organizaciones que hayan obtenido personalidad jurídica y que se encuentren registradas en el Libro de Inscripciones a cargo de la Coordinación General de Asesoría Jurídica de esta Cartera de Estado, deben presentar dentro del primer trimestre de cada año, el informe de las actividades realizadas en el año anterior, en el que constará el informe económico suscrito por el representante legal y el contador de la organización y copias de los formularios de las declaraciones ante el Servicio de Rentas Internas.


El representante legal de la persona jurídica, podrá solicitar al Ministerio la ampliación de dicho plazo por treinta días adicionales, debiendo para el efecto justificar las causas que sustenten su petición.


Art. 19.- En el caso que el informe de actividades no justifique el cumplimiento de las actividades u objetivos de la organización, el Director Nacional de Biodiversidad, Director Nacional de Forestal, Director Nacional de Calidad Ambiental o el Coordinador General de Asesoría Jurídica, según el caso, dentro de los treinta días subsiguientes a la recepción del mismo, podrán disponer la ampliación del mismo o la inspección a los archivos de la fundación o corporación por parte de funcionarios de las mencionadas direcciones, para el efecto esta prestará todas las facilidades a dichos funcionarios.


Art. 20.- De no presentar el informe de actividades dentro del plazo previsto, se dejará constancia de este hecho por parte del Ministerio dentro del expediente de la organización, debiendo remitirse la correspondiente comunicación a su representante legal.


La reiteración al incumplimiento de esta obligación, constituye causa para la disolución de la personalidad jurídica aprobada, en virtud del artículo 7 del Decreto Ejecutivo No. 982, publicado en el Registro Oficial No. 311 del 8 de abril del 2008.


En caso de justificar que la información constante en los informes no corresponde a la realidad, o en la misma se incorporan documentos o instrumentos falsos, y estos hechos no puedan ser desvirtuados por el representante legal de la organización, luego de la notificación correspondiente, se procederá a declarar disuelta la entidad y extinguida su personalidad.


La Coordinación General de Asesoría Jurídica de este Ministerio, llevará un registro de las amonestaciones que se impongan a las personas jurídicas, por las causas que se indican en los incisos precedentes.


Capítulo XI


De los Bienes


Art. 21.- Los bienes de las instituciones disueltas serán destinados a los fines previstos en sus estatutos sociales o, de acuerdo a lo establecido en el artículo 579 del Código Civil.


Capítulo XII


De la Inscripción


Art. 22.- Las organizaciones de la sociedad civil, aprobadas por otras carteras de Estado, cuyos objetivos se encuentren vinculados en los ámbitos de competencia de este Ministerio y sus estatutos se encuentren aprobados con anterioridad a la creación de esta Cartera de Estado, podrán inscribirse en el Registro a cargo de la Coordinación General de Asesoría Jurídica del Ministerio del Ambiente, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:


a) Copia certificada del acta de Asamblea General de Socios, en la que manifiesten la voluntad de inscribirse en esta Cartera de Estado, firmada por los socios asistentes, en conformidad al porcentaje establecido en los estatutos;


b) Copias certificadas por la institución que otorgó la personalidad jurídica, del acuerdo ministerial y estatuto vigente;


c) Certificación del registro de la ultima directiva de conformidad con el estatuto social; y, de los informes de labores y económicos del año anterior a la petición de inscripción.


En caso de existir nuevos miembros, se deberá presentar el registro respectivo.


Capítulo XIII


De la Disolución y Liquidación


Art. 23.- Son causales de disolución de las organizaciones constituidas al amparo del presente instructivo, las siguientes:


a) Incumplir o desviar los objetivos y fines para los cuales fue constituida la organización;


b) Comprometer la seguridad o los intereses del Estado, tal como contravenir reiteradamente las disposiciones emanadas de los ministerios u organismos de control y regulación y,


c) Disminuir los socios a un número menor al mínimo requerido para su constitución.


La disolución de las personas jurídicas reguladas por este Ministerio, se instaurarán de oficio o, a petición de parte.


Art. 24.- Cuando la organización incurriere en cualquiera de las causales de disolución, se instaurará de oficio o a petición de parte, un procedimiento administrativo, en el que se contará necesariamente con las partes involucradas.


La sustanciación del procedimiento administrativo deberá garantizar a las partes el Derecho a la Defensa y se ejecutará conforme la normativa administrativa aplicable a la materia.


De comprobarse el incumplimiento de las causales de disolución se procederá, mediante resolución motivada a disolver la organización.


Art. 25.- Cuando la disolución fuere decidida por la asamblea general de socios, se comunicará de este hecho al Ministerio, adjuntando copias certificadas de las actas respectivas, con los nombres de los asistentes y debidamente firmadas.


Art. 26.- De conformidad con el artículo 16 del Decreto Ejecutivo No. 3054 del 30 de agosto del 2002, publicado en el Registro Oficial No. 660 del 11 de septiembre del 2002, para efectos de la liquidación de las organizaciones, se deberá considerar lo siguiente:


o Para el inicio de la liquidación las organizaciones procederán con la elaboración del inventario de sus bienes, balance inicial y lista de acreedores y deudores, documentos que deberán estar suscritos por el representante legal.


o De existir pagos a los acreedores, se publicará el aviso de llamado durante tres días seguidos en uno de los periódicos de mayor circulación del domicilio de la organización, indicando en la misma que transcurrido treinta días contados a partir de la última publicación se continuará con el trámite liquidatorio correspondiente.


o Realizado el activo y extinguido el pasivo, se cerrarán las cuentas de la liquidación y se procederá elaborar un balance final.


o Todos los documentos antes descritos deberán protocolizarse y se presentarán al Ministerio para su conocimiento, adjuntando además un certificado del Registro de la Propiedad y Mercantil, junto con una Declaración Juramentada del representante legal respecto de los bienes de la organización.


o De existir bienes, se acompañará el acta de entrega recepción suscrita por el representante legal.


En lo demás, se observará lo establecido en el estatuto social y el Código Civil.


Los documentos antes referidos deberán reposar en el expediente de la organización que lleve a su cargo el Ministerio.


Capítulo XIV


De la Acreditación


Art. 27.- La acreditación es el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y administrativos que por cada actividad establezcan los ministerios respectivos, para las fundaciones y corporaciones que por cualquier concepto reciban recursos públicos, deberán contar previamente con la correspondiente acreditación para desarrollar sus actividades, la misma que será conferida por el Ministerio del ramo.


Para lo cual se deberá contar con los siguientes documentos:


Acta Constitutiva.


Acuerdo Ministerial de Aprobación.


Registro de socios.


Registro de Directorio.


Registro Único de Contribuyentes.


Registro Único de Organizaciones de la Sociedad Civil.


Autorización del Ministerio Coordinador y SENPLADES, de ser el caso.


En cumplimiento al artículo 31 del Decreto Ejecutivo No. 982, publicado en el Registro Oficial No. 311 del 8 de abril del 2008, deberá proporcionar la siguiente información:


a) Población atendida;


b) Ámbito geográfico de intervención;


c) Costos de actividades;


d) Fuentes de financiamiento;


e) Experiencia profesional de sus directivos;


f) Años de experiencia en actividades a ser desarrolladas o similares;


g) Indicadores de eficiencia, eficacia y calidad; y,


h) Designación del titular de la auditoría.


La acreditación tendrá una vigencia de cuatro años, luego de lo cual la organización deberá volver a acreditarse.


Capítulo XV


Disposiciones Finales


PRIMERA.- La documentación que se presente para solicitar cualquiera de los trámites establecidos en el presente acuerdo, deberá incluirse en una carpeta, debidamente foliados y sin enmendaduras.


SEGUNDA.- La Coordinadora General de Asesoría Jurídica de esta Cartera de Estado llevará un registro actualizado con los siguientes datos:


a) Razón Social y domicilio de la organización;


b) Número de acuerdo y fecha de emisión de la aprobación del estatuto y del otorgamiento de la personería jurídica;


c) Número de acuerdo y fecha de aprobación de reformas a estatutos;


d) Registro actualizado del Directorio y de su representante legal;


e) Ingreso, exclusión y renuncia de socios; y,


f) Control de informes anuales de actividades.


El presente acuerdo entrará en vigencia a partir de su publicación en el Registro Oficial.


Quito, a 9 de diciembre del 2011.


Comuníquese y publíquese.


f.) Mercy Borbor Córdova, Ministra del Ambiente (Enc.).


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