Notas de Clase 10 de Access
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- Añadir o eliminar secciones en un formulario
- Añadir o eliminar las secciones Encabezado y Pie de formulario
- Para agregar encabezados y pies de formulario
- Para eliminar encabezados y pies de formulario
- Añadir o eliminar las secciones Encabezado y Pie de página
- Para agregar encabezados y pies de página
- Para eliminar encabezados y pies de página
- Agregar la fecha y hora actuales a un formulario o informe
- Para agregar la fecha u hora actual a un formulario o informe
- Ver un formulario en Presentación Preliminar
- Para ver la presentación preliminar de un formulario desde el modo de presentación Diseño, modo de presentación Formulario o modo de presentación Hoja de datos
- Para ver la presentación preliminar de un formulario desde la ventana de la base de datos
- Para ver una presentación preliminar ampliada de un formulario
- Agregar números de página a un formulario o informe
- Para agregar números de página a un formulario o informe
Notas de clases sobre Access 2.0 - Clase 10Añadir o eliminar secciones en un formularioUsted puede incrementar la efectividad de un formulario agregando secciones al mismo, pues al describir las características de la ventana de diseño de formulario ya explicamos que su formulario puede incluir otras cuatro secciones además de la sección de Detalles que son las secciones de Encabezado y Pie de Formulario y las secciones de Encabezado y Pie de Página, las cuales usted puede usar de manera combinada. Por ejemplo, si usted desea usar un formulario tanto para introducir datos como para imprimir los mismos, puede adicionar un encabezamiento que sólo aparezca en la presentación de Formulario y otro que sea mostrado solamente al imprimir el formulario. Veamos a continuación algunos ejemplos de cómo usar los Encabezados y Pies de Formulario y los Encabezados y Pie de Página, al analizar la ventana de Diseño de formularios existentes en la base de datos Clases.
Nota Tanto los Encabezados y Pies de formulario como los Encabezados y Pies de Página para las páginas impresas son secciones que sólo se pueden añadir y eliminar en el formulario por pares. Al eliminarlas usted estará eliminando también todos los controles que hayan sido creados en dichas secciones. Añadir o eliminar las secciones Encabezado y Pie de formularioSitúe en un Encabezado o Pie de formulario la información que desea que aparezca en todo momento en el modo de presentación Formulario. Use el encabezado de formulario para títulos, fechas, instrucciones o para un botón de comando que realiza una acción, como por ejemplo, abrir un segundo formulario. Use un pie de formulario para instrucciones o botones de comando, totales o alguna otra información que desee mostrar al final de la ventana del formulario. En el modo de presentación Formulario, el encabezado del formulario aparece en la parte superior de la pantalla y el pie del formulario aparece en la parte inferior. Al imprimir un formulario, el encabezado aparece una vez al principio de la primera página y el pie aparece una vez al final de la última página. No obstante, puede especificar dónde desea que aparezcan los encabezados y pies del formulario definiendo la propiedad MostrarCuándo de la categoría diseño de la sección., que determina si el Encabezado o Pie de formulario se verá: Siempre, Sólo en pantalla o Sólo en impresión. Para agregar encabezados y pies de formulario
Después agregue controles y cualquier elemento de diseño que desee incluir en el encabezado o pie del formulario. Para eliminar encabezados y pies de formulario
Añadir o eliminar las secciones Encabezado y Pie de páginaUsted podrá establecer el diseño de un encabezado que aparecerá en la parte superior de todas las páginas impresas y de un pie que aparecerá en la parte inferior de todas las páginas impresas. Utilice los encabezados de página para mostrar títulos, cabeceras de columnas u otro tipo de información que desea desee presentar en la parte superior de la página impresa. Utilice los pies de página para los números de página, fechas u otros datos que desee mostrar en la parte inferior de la página. En el modo de presentación Formulario ni el encabezado ni el pie de página aparecen en la pantalla. Para agregar encabezados y pies de página
Después agregue controles y cualquier elemento de diseño que desee incluir en el encabezado o pie de página. Para eliminar encabezados y pies de página
Agregar la fecha y hora actuales a un formulario o informePuede hacer que Microsoft Access muestre automáticamente en un formulario o informe la fecha y hora que está almacenada en el reloj del sistema. Para agregar la fecha u hora actual a un formulario o informe
Puede teclear la expresión directamente en la propiedad, para lo cual deberá estar precedida necesariamente del signo =, o podrá generar la expresión para mostrar la fecha u hora actual, utilizando el Generador de expresiones. Puede invocar al Generador de expresiones al hacer clic sobre el botón Generar que aparece situado al lado del cuadro de la propiedad, cuando se coloca el enfoque sobre la misma en la hoja de propiedades del control. Si utiliza el Generador de expresiones, podrá utilizar tanto las funciones de Fecha/Hora antes mencionadas como las Expresiones comunes incorporadas por Access (En este caso Fecha actual que corresponde a la función Fecha( ) o Fecha/Hora actual que corresponde a la función Ahora( )) Por ejemplo, supongamos que ya hemos creado un cuadro de texto en la sección Encabezado de formulario de un nuevo formulario, para mostrar siempre en pantalla la fecha y hora del sistema. Al mostrar la hoja de propiedades del control después de haber tecleado o generado la expresión con la función Ahora(), en la propiedad Origen del registro, ésta se mostrará tal y como se observa en la siguiente figura:
Al aceptar dicha expresión en la propiedad, el cuadro de texto será mostrado en Presentación de Formulario de la siguiente forma:
Nota Para agregar la fecha y hora actuales a un formulario, usted también podrá hacer uso de las siguientes propiedades o funciones:
Ver un formulario en Presentación PreliminarPuede ver una presentación preliminar de un formulario para ver qué apariencia tendrá cuando lo imprima. Cuando vea la presentación preliminar de un formulario, puede usar la característica de acercamiento para ampliar el formulario de modo que sea más legible. Para ver la presentación preliminar de un formulario desde el modo de presentación Diseño, modo de presentación Formulario o modo de presentación Hoja de datos
Para ver la presentación preliminar de un formulario desde la ventana de la base de datos
Por ejemplo, si usted desea ver la apariencia del formulario Proveedores, conmute al modo de Presentación Preliminar, utilizando algunas de las vías mostradas anteriormente, y Access presentará una ventana similar a la de la siguiente figura.
Para ver una presentación preliminar ampliada de un formulario
O bien, en la barra
de herramientas Presentación preliminar, haga clic en el botón
"Zoom"
Notas
Agregar números de página a un formulario o informePuede mostrar los números de página y el número total de páginas de un formulario o informe utilizando las propiedades Página y Páginas La propiedad Página muestra el número de la página activa, mientras que la propiedad Páginas muestra el número total de páginas. Para agregar números de página a un formulario o informe
O bien, utilice el Generador de expresiones (siguiendo el mismo procedimiento explicado para agregar la fecha y hora actuales en un formulario), para producir los resultados deseados. Para agregar números de página, podrá seleccionar alguna de las Expresiones comunes incorporadas por Access tales como:
Tenga en cuenta que un registro puede ser impreso en más de una página siempre que usted haya agregado los controles saltos de página necesarios en Presentación de diseño, siempre y cuando la Presentación predeterminada de dicho formulario sea Formulario simple. Para obtener más información acerca de como añadir saltos de página a su formulario, remítase a las Notas de Access de Clase 8. Por ejemplo, supongamos que deseamos imprimir el formulario Empleados de la base de datos Clases que está compuesto por 15 empleados y por tanto por 15 registros, de manera que la Información general y la adicional por cada empleado sea impresa en páginas diferentes. Por tanto, se ha agregado un control salto de página antes de los controles que definen la Información adicional y se han agregado las secciones de Encabezado y Pie de página. En la sección Encabezado se ha creado un cuadro de texto cuya propiedad Origen del control es la expresión común incorporada por Access "Página N de M". En la siguientes figuras se muestra en Presentación Preliminar cual sería el resultado de la expresión en la primera y segunda páginas del formulario impreso. La primera página mostrará en el Encabezado el texto Página 1 de 30, que corresponde a la información general del registro con ID de empleado=1 y la segunda página muestra en el Encabezado el texto Página 2 de 30 que corresponde a la Información adicional para el ID de empleado=1. De ello se deduce la siguiente fórmula: Total de páginas (Páginas) = # de páginas definidas en el registro * Total de registros de la tabla o consulta base. Por ejemplo, Total de páginas (Formulario Empleados) = 2 * 15 = 30
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en caso que ya haya agregado el botón a una de sus barras de
herramientas desde la categoría "Diseño de
formulario" del cuadro de diálogo Personalizar barras de
herramientas.
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formulario" del cuadro de diálogo Personalizar barras de
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para aumentar o reducir el tamaño de la presentación.
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