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Práctica 2: Sistema de Gestión de Bases de Datos

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Práctica 2:

Sistema de Gestión

de Bases de Datos




Parte III: Diseño de Formularios en Access





Ofimática 2003/2004


Dpto. Lenguajes y Sistemas Informáticos

1. Introducción.


Los formularios son la herramienta que proporciona Access para usar de manera intuitiva y cómoda las BDs que hemos creado. Un formulario tiene tres modos de presentación distintos:


  • Vista Diseño. En este modo se construye el formulario.

  • Vista Formulario. Podemos introducir, modificar y ver datos usando el formulario propiamente dicho.

  • Vista Hoja de datos. Podemos introducir, modificar y ver datos usando una hoja de datos. Tenemos varios registros a la vez.


Cuando utilizamos un formulario para introducir o presentar datos de la BD, hay que conectarlo a una tabla o a una consulta, que será su origen de datos. La forma más rápida para comenzar a entender el funcionamiento de un formulario es abrirlo en modo Vista Diseño y ver cual es su origen de datos. Para ver y/o cambiar el origen de datos de un formulario usaremos la propiedad Origen del Registro, en el menú Ver:


  • Si todos los datos están en una tabla, basaremos el formulario en dicha tabla.

  • Si tenemos los datos en varias tablas, el formulario se basará en una consulta.


Los formularios se pueden crear con o sin ayuda del Asistente para formularios. El asistente acelera el proceso de creación del formulario, ya que produce automáticamente un formulario sencillo preformateado solicitando una información mínima. Una vez creado el formulario básico con el asistente, podremos modificarlo mediante la Vista Diseño.

Se recuerda que se deberá también aprender a crear formularios sin la ayuda de los asistentes y que estos podrían no estar instalados.


2. Secciones de un formulario.


Las secciones son elementos fijos del diseño del formulario. En Access tenemos cinco tipos de secciones:


  • Encabezado del formulario. Presenta un título para el formulario, instrucciones de uso y botones que abren formularios relacionados o que realizan otras tareas. En el modo de presentación Vista Hoja de datos no se muestra el encabezado del formulario.

  • Encabezado de página. Sólo aparece en formularios impresos.

  • Sección detalle. Presenta los registros. Puede mostrar un registro por pantalla o por página, o bien tantos registros como quepan en la pantalla o página.

  • Pie de página. Sólo aparece en formularios impresos.

  • Pie de formulario. No se muestra en el modo Vista Hoja de datos.


Los encabezados y los pies se agregan o eliminan como parejas de elementos. Podemos ajustar el tamaño de las secciones, y establecer sus propiedades. Aunque los encabezados y los pies existen por parejas, tienen distintas hojas de propiedades, permitiendo, por ejemplo, mostrar un encabezado y no mostrar el pie.


3. Propiedades de un formulario.


Los formularios, como los controles y las secciones, tienen un conjunto de propiedades que afectan a su apariencia y comportamiento general. Para mostrar la hoja de propiedades del formulario haremos doble click en la zona gris exterior a cualquier sección del formulario o en la esquina donde se juntan las reglas.


Un formulario va a tener un modo de presentación predeterminado que vendrá dado por la propiedad Vista predeterminada. Esta propiedad tiene tres valores posibles:


  • Formulario simple. Se presenta un sólo registro a la vez en pantalla.

  • Formularios continuos. Se presentan varios registros simultáneamente.

  • Hoja de datos. Formato de filas y columnas. Este modo de presentación es bueno para subformularios.


La opción Vistas permitidas sirve para especificar si van a estar disponibles los modos de presentación Formulario y Hoja de datos o solamente uno de ellos.


Como ya sabemos, los formularios se usan para: introducir, editar o ver datos. Se puede preparar un formulario de manera que al abrirlo pueda utilizarse para su objetivo principal. En la categoría de Datos podremos especificar las propiedades:


  • Permitir ediciones.

  • Permitir eliminación.

  • Permitir agregar.

  • Entrada de datos. Activamos esta propiedad si sólo vamos a permitir añadir nuevos registros. Al abrir el formulario se mostrará un nuevo registro el blanco.


4. Controles.


Los formularios constan de dos elementos principales: la ventana en donde se nos presentará el formulario y los controles. Toda la información del formulario está contenida en controles. Los controles son objetos del formulario que muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario.


Algunos controles dependen de campos existentes en la tabla o consulta subyacente, permitiendo introducir datos en los campos o ver los datos de dichos campos. Por ejemplo, se pueden introducir y mostrar datos utilizando cuadros de texto, cuadros de lista, botones de opción, etc. Para mostrar imágenes utilizaremos marcos de objetos.


Otros controles muestran información que sólo está almacenada en el diseño del formulario. Por ejemplo, las etiquetas se utilizan para mostrar textos descriptivos, y las líneas y rectángulos, para organizar los datos y añadir atractivo al formulario.


Cuando agregamos un control a un formulario debemos decidir de dónde obtiene dicho control la información que va a mostrar. Por esto vamos a tener tres tipos de controles:


  • Dependientes. Su origen de datos es un campo de la tabla o consulta subyacente. Se utilizan para mostrar, introducir y actualizar los valores de los campos de la base de datos.

  • Independientes. No tienen ningún origen de datos. Se utilizan para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el título de un formulario o el nombre de un campo es un control independiente.

  • Calculados. Su origen de datos es una expresión. Una expresión es una combinación de operadores, nombres de controles, nombres de campos, funciones y constantes.


4.1. Creación de controles.


Para crear un control de cuadro de texto dependiente de un campo podemos hacerlo de dos maneras:


  • Arrastrando el campo que se desee desde la lista de campos (en el menú Ver) hasta el formulario. En este caso se creará un control de cuadro de texto dependiente del campo seleccionado. Un cuadro de texto dependiente tiene una etiqueta adjunta que toma como título predeterminado el nombre del campo (o el título de éste, en caso de que haya sido especificado en la definición de la tabla). La etiqueta adjunta a un cuadro de texto es a su vez un control (en este caso independiente).

  • Utilizando el Cuadro de herramientas (para visualizarlo accedemos a la opción Barras de herramientas del menú Ver). En este caso seleccionamos el icono correpondiente en el cuadro de herramientas y hacemos click sobre la ventana del formulario para indicar dónde ubicaremos el control. El control es creado como un control independiente. Para convertirlo en un control dependiente basta con escribir el nombre del campo dentro del control.


La primera opción es preferible a la segunda, ya que la etiqueta adjunta toma como título predeterminado el del campo subyacente, y lo más importante, el cuadro hereda las propiedades de dicho campo.


Para crear un control de cualquier tipo, haremos click en la herramienta correspondiente del cuadro de herramientas. Si queremos que el control sea dependiente, arrastraremos el campo subyacente de la lista de campos hasta la ventana del formulario. Si queremos crear un control independiente o calculado simplemente haremos click sobre el lugar correspendiente de la ventana del formulario.


Para crear un control calculado escribiremos la expresión que calcula el valor a mostrar dentro del control, precedida del operador igual (=). Por ejemplo, para crear un cuadro de texto que muestre la fecha actual, escribiremos dentro del cuadro la expresión =Fecha().



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