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Procedimiento constitución de empresas

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PROCESO: REGISTROS PÚBLICOS

SUBPROCESO:

PROCEDIMIENTO. CONSTITUCIÓN DE EMPRESAS


  1. OBJETIVO: Describir las actividades o pasos necesarios para la realización del registro de empresas en su creación.


  1. ALCANCE: Aplica a las empresas que se encuentran dentro de la jurisdicción de la Cámara de Comercio de Cartagena, incluyendo las actividades desde la realización del Pre-Rut hasta el registro como tal incluyendo la asignación de NIT y la emisión del RUT de la empresa, todo esto desde las instalaciones de la Cámara de Comercio de Cartagena.


  1. DEFINICIONES


  1. TIEMPO DE DURACIÓN DEL PROCESO: 3 días


  1. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

EVIDENCIA

Entregar requisitos de constitución

Entregar al usuario toda la información correspondiente y los requisitos necesarios para la constitución de empresas.
De igual forma se entrega al usuario de forma escrita los requisitos y pasos para la constitución de empresas.

Auxiliar de servicios CAE

Requisitos de Persona Natural Cámara de Comercio de Cartagena.

Registro de una sociedad por documento privado.

Registro de una empresa Unipersonal

El Usuario requiere información especializada

El Usuario requiere información especializada?

Auxiliar de servicios CAES

 

Brindar información especializada

Dirigir el usuario a la sala de consulta especializada y entregar la información específica requerida por este y la asesoría según el caso.

Abogado de Consulta Especializada.

 

Entregar formularios

Entregar al usuario, previa cancelación del mismo, el juego de formularios que se deben diligenciar para la constitución de la empresa.

Cajero Liquidador

Formularios

El usuario requiere asesoría para el diligenciamiento de los formularios?

El usuario requiere asesoría para el diligenciamiento de los formularios?

Auxiliar de servicios CAES

Formularios

Brindar apoyo para el diligenciamiento de los formularios

Explicar al usuario la forma de realizar el diligenciamiento de los formatos entregados.

Auxiliar de servicios CAES

Formularios

El usuario realizará el registro del Pre Rut en la Cámara de comercio de Cartagena?

El usuario realizará el registro del Pre Rut en la Cámara de comercio de Cartagena?

Auxiliar de servicios CAES

 

Verificar información

Antes de proceder a realizar el diligenciamiento de los datos en la página web de la DIAN se procede a verificar la información suministrada por el usuario:
- Consulta de Homonimia.
- Formularios diligenciados.
- Para personas naturales se exige la fotocopia de la cédula de ciudadanía.
- Para el caso de personas jurídicas se debe presentar el formato de responsabilidades tributarias y la escritura pública o el documento privado.

Auxiliar de servicios CAES

Formularios diligenciados.
Formato de Responsabilidades tributarias.
Escritura pública
Documento privado

Realizar registro de prerut

Diligenciar la información suministrada por el usuario en la página web asignada por la DIAN, e imprimir y entregar el documento al usuario.

Auxiliar de servicios CAES

Pre-RUT

cancelar

El usuario debe realizar la cancelación de los siguientes aspectos:
- Persona Natural (Derecho de Matrícula)
- Personas Jurídicas (Inscripción del documento, Impuesto de Registro)
Estos pagos se realizan en las cajas asignadas por la Cámara de comercio de Cartagena.
- Para personas jurídicas el usuario debe realizar la cancelación de la estampilla pro cultura en la Gobernación del Departamento.

Usuario

 

Verificar información de formulario

Al momento del usuario dirigirse a realizar la cancelación, se debe verificar la información plasmada en los formularios al igual que en la escritura pública o documento privado.

Cajero liquidador

Recibo de caja.
Formularios diligenciados
Escritura pública.
Documento privado

Escanear documentos

Internamente los documentos entregados por el usuario son escaneados utilizando el software Works Flow, de igual forma estos documentos son asignados teniendo en cuenta los perfiles.
Persona Jurídica (Abogados)
Persona natural (Abogado, Coordinador de Sede o Auxiliar de Registro)

Auxiliar de Digitalización.

Documentos escaneados.

Verificar actividades de espera

Verificar en el software Works Flow las actividades en espera. (Ruta 1)
Se procede a realizar la siguiente verificación de los documentos entregados por el usuario:
Personas Jurídicas:
Formularios
Escritura o Documento Privado
Liquidación de los derechos de Registro
Pago de la estampilla pro cultura si se realiza mediante Escritura pública.
Persona Natural:
Formularios
Liquidación de los derechos de registro.

Abogado
Coordinador de Sede
Auxiliar de Registro

Documentos escaneados.

Los documentos cumplen con los requisitos establecidos?

Los documentos cumplen con los requisitos establecidos?

Abogado
Coordinador de Sede
Auxiliar de Registro

Documentos escaneados.

Devolver documentos

Realizar la devolución de los documentos al usuario.

Auxiliar de entrega de documentos

 

Registrar empresa

Realizar el registro de la empresa en el software Progres y remitir al auxiliar de Pre-registro para que realice la actualización de la información, colocando en este momento la firma virtual del documento.

Abogado
Coordinador de Sede
Auxiliar de Registro

 

Realizar actualización

Realizar la actualización a través del Work Flow y se verifica la información registrada en los documentos entregados por el usuario y se actualiza dicha información.
Se graba la actividad de la persona o empresa según la información entregada por este.
Para personas naturales se presentan loa trámites de persona natural y establecimiento , se registran los datos del establecimiento y además se graba el código de la actividad e información financiera.
para el caso de las personas jurídicas se abren los trámites de matrícula persona jurídicas, matrícula establecimiento y constitución.

Auxiliar de pre registro.

Documentos escaneados.

Asignar NIT

Asignación del NIT:
Realizar el ajuste y encriptación de la información, posteriormente se envía la información a la DIAN a través del software RUE.
Cuando se generan errores por códigos, se le informa al usuario para que lo tramite directamente en la DIAN.

Auxiliar de Calidad

 

Entrega de registro al usuario

Cuando el usuario entrega el recibo de caja para el retiro del registro, se verifica la inscripción del documento, que tenga el NIT, y se entrega el certificado de inscripción, distintivo y copia de los formularios de inscripción, de igual forma se verifica la existencia del RUT solicitando a la Auxiliar de Calidad su generación.

Auxiliar de entrega de documentos

Copia de los formularios de inscripción.
Distintivo.
Certificado de Inscripción.
RUT.
Recibo de Caja.


  1. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

FECHA

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO





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