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AUTORIDADES




Gobernador de la Provincia de Buenos Aires

Felipe SOLÁ



Vicegobernadora de la Provincia de Buenos Aires

Graciela GIANNETASIO



Secretario General de la Gobernación

Ricardo BOZZANI



Subsecretario de Gestión Tecnológica y Administrativa

Luis DENIRO



Subsecretaria Legal, Técnica y de Asuntos Legislativos

María LÓPEZ OUTEDA



Secretario Ejecutivo de la Agencia de

Cooperación y Relaciones Internacionales

Gustavo ÁLVAREZ



Subsecretaria de la Gestión Pública

Claudia BERNAZZA



Directora Provincial de la Gestión Pública

Patricia RODRIGO



Secretario Ejecutivo del

Instituto Provincial de la Administración Pública

Carlos CIAPPINA



Responsable Ejecutivo de la Unidad de Coordinación

de Programas de Innovación

Gustavo LONGO





Sumario



1. Introducción

4


2. Algunos aportes conceptuales

7


3. Guías y manuales de procedimientos

12


4. Contenido y estructura de los manuales de procedimientos

17


5. Etapas en la elaboración e implementación de los manuales de procedimientos

59



6. Metodologías de relevamiento de los procedimientos

61



Referencias bibliográficas

66


Anexo I. Ejemplo de manual de procedimientos

67


Anexo II. Listados y pantallas que se utilizan en el procedimiento

88


1. Introducción


El presente documento obra de instructivo para servir de guía en la elaboración de Manuales de Procedimientos en todo el ámbito de la Administración Pública, centralizada y descentralizada, de la Provincia de Buenos Aires, cualquiera fuera la naturaleza jurídica del organismo o entidad pública de que se trate. Asimismo, persigue constituirse en un documento orientador tanto para las administraciones municipales como para cualquier otra persona de derecho público que solicite la asistencia técnica del Estado provincial en la aludida materia.

La Administración Provincial desarrolla, en el marco de las competencias que las normas le atribuyen, actividades impulsadas por las decisiones políticas del Gobierno y responde, además, a las peticiones que le formulan particulares y organismos públicos.

De esta manera, los distintos organismos de la Administración Pública Provincial desarrollan innumerables actividades destinadas al cumplimiento de sus propios programas o proyectos, o a responder a las peticiones que se le formulen. Todas esas actividades se despliegan a través de procedimientos que, usualmente, concluyen mediante el dictado de actos administrativos de alcance general (normas de naturaleza reglamentaria) o de alcance particular (decisiones que refieren a situaciones particulares) de la más diversa jerarquía (Decretos del Poder Ejecutivo Provincial, Resoluciones Ministeriales, Resoluciones de Secretarios, Resoluciones de Subsecretarios, Disposiciones de funcionarios de jerarquía inferior, etc.).

Dichos procedimientos prevén la intervención, en tiempo y forma, de las dependencias que necesariamente deben actuar para el correcto dictado de los actos administrativos (dictámenes jurídicos o técnicos, informes de distintas áreas, etc.), y si las mismas no intervienen en la oportunidad legalmente prevista, los actos administrativos así dictados podrían ser considerados nulos o anulables.

La eventual nulidad de un acto administrativo genera en los funcionarios que intervinieron en él responsabilidades de diversa índole (administrativas, civiles y penales), dependiendo ello de la naturaleza del acto y de las consecuencias que de su nulidad se deriven hacia la propia Administración o hacia terceros.

Cabe recordar que el elemento central de los procedimientos administrativos es el expediente, ya que en él deben estar contenidas y ordenadas cronológicamente todas las constancias documentales que expresan los distintos pasos dados para la producción del acto administrativo, y también quedar debidamente expuestos todos los requisitos o elementos del mismo (competencia, objeto, causa, procedimiento, motivación, finalidad, razonabilidad y forma). Si dichos elementos no aparecen, o no aparecen adecuadamente ordenados e integrados, el acto podrá ser impugnado con las consecuencias antes mencionadas.

Es decir, el procedimiento administrativo es la secuencia de actividades y formalidades legalmente establecidas tendientes al dictado o a la ejecución de un acto administrativo. Actividades y formalidades destinadas a garantizar que las decisiones de la Administración no sean caprichosas o arbitrarias, sino fundadas en la ley y en razones de buena administración de los recursos públicos. El procedimiento administrativo general actualmente en la Provincia de Buenos Aires se encuentra establecido por el Decreto-Ley 7647/70, más allá de que existen determinados procedimientos administrativos especiales (licitación pública, disciplinario, tributario, etc.). Se resalta que, para un futuro cercano, se está previendo la reforma del aludido procedimiento administrativo general a través del dictado de una nueva Ley de Procedimiento Administrativo.

Así, el establecimiento de un procedimiento reglado y subordinado a las normas jurídicas para el manejo de la documentación que se recibe o que se origina en dependencias públicas no crea meras fórmulas burocráticas, por el contrario responde a la necesidad de garantizar la organización de las actividades administrativas de modo de resolver las cuestiones que las originan de un modo ágil, con plenas garantías de seguridad jurídica para el Estado y sus agentes, y en particular para la población, ahorrando y optimizando el uso de los recursos y facilitando la tarea de los funcionarios que deben intervenir en ellas.

Con dicha finalidad, procurando que la circulación y el tratamiento de la documentación por la que se elaboran o ejecutan las políticas de cada jurisdicción, o que contiene pretensiones de terceros, se encuentre siempre correctamente orientada, evitando dilaciones, confusiones o errores en su tramitación es que se contempla la elaboración de Guías y Manuales de Procedimientos.

Con motivo de preverse que en el futuro todos los organismos que lleven a cabo la actividad administrativa del Estado Bonaerense, tanto de la Administración Centralizada, como las entidades descentralizadas, como así también cualquier otro ente dotado de potestad pública y que actúe en ejercicio de la función administrativa deberán elaborar Guías y Manuales de Procedimientos, es que se realiza el presente aporte.

Dichas Guías y Manuales de Procedimientos, como ya se ha mencionado, tendrán por objeto asegurar el correcto funcionamiento de toda la Administración Provincial, optimizar el uso de los recursos, facilitar la tarea de los agentes y de los funcionarios públicos, y garantizar la seguridad jurídica del Estado Provincial, de su personal y de la población en general.

Será necesario que las referidas Guías y Manuales sean aprobados por la autoridad competente, y tendrán que contener la descripción del circuito de los diferentes trámites que se llevan a cabo en cada organismo provincial, determinando con precisión la unidad con responsabilidad primaria en cada uno de los mismos, la que tendrá a su cargo recibir, orientar el circuito, controlar el procedimiento administrativo, despachar y archivar la documentación respectiva.

Asimismo, las mencionadas Guías y Manuales podrán ser reformados periódicamente con el objeto de buscar siempre el mayor grado de celeridad y eficacia, e igualmente se contempla que sean publicados en el Boletín Oficial, en las páginas web de los respectivos organismos, y en la Guía Única de Trámites de la Provincia de Buenos Aires1, facilitándose de esta manera la interactuación de la población con las diferentes dependencias de la Administración Pública Provincial que brindan servicios en forma electrónica, redundando ello en una sensible mejora en la atención de los ciudadanos bajo los principios de transparencia y simplicidad de la gestión, con el fin de asegurar a los mismos el acceso a una información completa, fehaciente y actualizada para la realización de todo tipo de trámites que requieran.

Sin duda, las Guías y Manuales de Procedimientos constituyen una herramienta administrativa que aportará una sustancial mejora en la gestión pública provincial en términos de eficacia y eficiencia, y que facilitará a los organismos que cuenten con ellos poder acceder a certificaciones de calidad (Serie de Normas ISO 9000-2000, “Sistemas de Gestión de Calidad”).

Así también,


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