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¿Qué es sepa?

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  1. ¿Qué es SEPA?

SEPA es la zona única de pagos en euros (Single Euro Payments Area), que surgió a iniciativa de la Unión Europea, para armonizar los pagos en los países componentes de la Eurozona.

El objetivo de SEPA es conseguir que los cobros y pagos en Europa se realicen con la misma facilidad y seguridad, que en los pagos nacionales.

Los instrumentos de pago que regula SEPA son:

  • Las transferencias bancarias.

  • Los adeudos directos

  • Los pagos con tarjeta.

En este manual, nos centraremos únicamente en los adeudos directos, también conocidos como domiciliaciones bancarias.













  1. ¿Qué es el adeudo directo?



El adeudo directo o domiciliación bancaria, es un servicio de pago. Mediante este servicio, puedes hacer cargos en la cuenta de tu cliente.

El cliente previamente, debe autorizar los cargos en su cuenta. Esta autorización del cliente, se recoge a través de la firma del mandato SEPA.

    1. Intervinientes en el Adeudo Directo.

  • Acreedor: Quien cobra por adeudo directo. Si tienes un negocio y vas a cobrar por domiciliación bancaria, tú eres el acreedor.

  • Entidad del acreedor: Entidad bancaria de quien cobra mediante adeudo directo. Si tienes un negocio y vas a cobrar por domiciliación bancaria, la entidad del acreedor es tu entidad bancaria.

  • Deudor: El pagador. Si tienes un negocio y vas a cobrar por domiciliación bancaria, tu cliente es el deudor

  • Entidad del deudor: La Entidad bancaria del pagador o cliente.



    1. Características del Adeudo Directo SEPA

El Adeudo Directo SEPA o Domiciliación Bancaria se caracterizan por:

  • Lo inicia el comercio: Una vez el comercio tiene un mandato firmado por su cliente, puede iniciar los cobros.

  • Los pagos se realizan de banco a banco, así como todas las comunicaciones.

  • Todas las transacciones se realizan en euros.

  • El plazo durante el cual, un cliente puede devolver un recibo (en Adeudo Directo Básico), es de 58 días. Este plazo se amplía hasta los 13 meses, en caso de no tener un mandato firmado.



    1. ¿Qué esquemas hay en el adeudo directo?

El adeudo directo SEPA, está compuesto por dos esquemas:

  • Adeudo Directo SEPA básico (CORE): Este esquema, es obligatorio para todos los bancos que ofrezcan domiciliación bancaria en euros. Se puede utilizar con todos los pagadores (es decir, con este esquema puedes cobrar a particulares, autónomos y empresas). Se diferencia del esquema B2B en los plazos de devolución.

    • Su tu cliente ha firmado el mandato SEPA, podrá devolver los cargos en cuenta, en un plazo de 58 días.

    • Si tu cliente no ha firmado el mandato SEPA, podrá devolver los cargos en un plazo de 13 meses.



  • Adeudo Directo SEPA B2B (Business to Business): Sólo se puede utilizar entre profesionales. (autónomos u empresas). El esquema B2B es opcional, por lo que no todos los bancos lo ofrecen.

Si tu cliente firmó el mandato SEPA, no tiene derecho a reembolsos de las transacciones. Si en cambio, tu cliente puede demostrar que no firmó el mandato SEPA, podrá devolver los cargos en su cuenta, durante un plazo de 13 meses.



Con el esquema básico se puede cobrar a cualquier tipo de cliente. Sin embargo, los plazos de devolución serán mayores.





En esta guía, salvo que se indique lo contrario, hablaremos del Adeudo Directo SEPA básico (CORE), con el que se puede cobrar, a cualquier tipo de cliente.























  1. El mandato SEPA

Como hemos indicado anteriormente, para cobrar mediante adeudo directo SEPA, lo primero que debes tener, es un mandato SEPA firmado por tu cliente. Esto reducirá enormemente los plazos de devolución.



    1. ¿Qué es un mandato SEPA?

Es el documento mediante el cual, tu cliente te autoriza a hacer cargos en su cuenta.

    1. ¿Qué datos deben aparecer en el mandato SEPA?

Imagen: Mandato SEPA de Rentiserv



Los datos que deben aparecer en el mandato son los siguientes:



  • Identificador del acreedor – Se trata de un código que el banco te asigna, único para ti. Se debe incluir en cada uno de los mandatos.

Este código permite al pagador y a su banco:

    • Verificar cada Adeudo Directo SEPA

    • Pedir reembolsos o presentar reclamaciones

    • Comprobar que hay un mandato, cuando se ha solicitado un cobro.

  • Referencia de la orden de domiciliación – Se trata de un código alfanumérico de 35 posiciones. Este código permite identificar cada orden de domiciliación firmada por el deudor. Debe ser única para cada mandato.

Ejemplo: 187578LBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBB

  • Datos del acreedor: Tu nombre, dirección, código postal, población, provincia y país.

  • Datos del deudor: Nombre, dirección, código postal, población y provincia. Debe ser el titular de la cuenta, a la que emitirás las domiciliaciones.

  • País Código BIC de la entidad del deudor: Sirve para identificar la entidad financiera a la que se emitirán los cargos. Se trata de un código que puede contener entre 8 y 11 posiciones: cuatro números con el código de entidad, dos con los del país, otros dos para la localidad y otros tres con el código de la oficina. Ejemplo: CAHMESMMXXX.

  • IBAN de la cuenta del deudor: Se trata del código que identifica la cuenta del deudor. Para cuentas en España, consta de 24 posiciones comenzando siempre por ES. Ejemplo: ES81 1406 6219 1841 8583 6125

  • Tipo de pago - Indica si el mandato responde a una operación de pago único o de pagos recurrentes.

  • Lugar y fecha de firma.



    1. ¿Qué formatos de mandato hay?

Para autorizar un mandato, tu cliente debe completar un formulario de autorización de adeudo directo SEPA. Las dos formas principales de hacerlo son:

  • En papel: El cliente debe cumplimentar los datos y firmarlo. Posteriormente, el cliente debe enviarte este mandato. La información contenida en el mandato, deberás enviársela a los bancos en cada cobro. Debes conservar el mandato firmado, conforme a los requisitos legales nacionales.

Este formato de mandato, presenta una serie de inconvenientes:

  • Es necesario que estés con el cliente o que te lo haga llegar, una vez firmado.

  • Requiere guardar el mandato en papel o digitalizarlo, según la normativa de cada país.

  • Digital: Donde el cliente puede rellenar el mandato y firmarlo, desde un medio digital (página web, móvil, Tablet…). Este es el formato más atractivo, ya que te permite recoger la información a distancia y guardarla.

  • E-Mandate: Se trata de una solución dónde los clientes usan su propia banca online para revisar y autorizar mandatos SEPA. Apenas se ofrece en España.

    1. Envío del mandato a los bancos

Una vez el cliente ha autorizado un mandato SEPA, hay que enviarlo al banco del cliente para que disponga de él y se puedan hacer los futuros cargos.

Estos envíos se gestionan a través de ficheros XML, que contienen la información del mandato. Tras este proceso, el mandato estará activo cuando se realice el primer cobro. En los futuros cobros, deberás volver a incluir los datos del mandato en los ficheros XML.

    1. Firma y custodia del mandato.

Un mandato debe estar firmado para ser válido. Posteriormente debe ser almacenado por el comercio, incluso después de cancelado, hasta 36 meses después del último cobro.

    1. Cancelación de los mandatos.

Un mandato puede ser cancelado por ti y por tu cliente, sin intervención de los bancos. Si lo haces antes de la última domiciliación, deberás enviar al banco los datos de dicho cargo. Para emitir nuevos cargos en este caso, deberás recabar un nuevo mandato firmado.

En cambio, un mandato quedará automáticamente cancelado, si no has emitido domiciliaciones al cliente, en un plazo de 36 meses. En este caso, para emitir nuevos cargos, deberás recabar un nuevo mandato.

    1. Cambios en el mandato

Un mandato puede ser modificado, siempre que tú y tu cliente estéis de acuerdo. En este proceso no intervienen los bancos, pero tendrás que almacenar y notificar a los bancos, los cambios que se realicen, en el próximo adeudo que realices.

Los comercios pueden cambiar:

  • La referencia única del mandato

  • Su nombre

  • El identificador del acreedor

Los clientes pueden cambiar:

  • Su número de cuenta, dentro del mismo banco

  • Su número de cuenta, a otro banco distinto. En este caso, deberás recabar un nuevo mandato.

Para modificar un mandato tendrás que:

  • Almacenar electrónicamente los datos del mandato corregido

  • Enviar la información a tu banco en el siguiente cobro.

Si se producen alguna de las modificaciones anteriores, es necesario que se notifiquen al banco en el momento en que se produzcan.

    1. Validación del mandato.

El banco de tu cliente no tiene obligación de comprobar la existencia del mandato.

Sin embargo, en caso de discrepancia, puede solicitar a tu banco, que entregue el mandato. Tu banco te pedirá que se lo remitas en menos de 3 días hábiles. De no hacerlo, se declara como inválido y deberás reembolsar los cargos.

    1. Migración.

Una migración, consiste en cambiar de proveedor de Adeudo Directo. Es posible hacerlo, sólo hay que actualizar los datos del Identificador del Acreedor SEPA a los del nuevo proveedor.

Se pueden realizar los siguientes traspasos:

  • El Identificador del acreedor de un comerciante a un proveedor tercero.

  • Un proveedor tercero a un proveedor tercero.

  • Un proveedor tercero al Identificador del acreedor de un comerciante.

El proceso es instantáneo, pero sólo se realiza con un nuevo cobro.

  1. Cobros por Adeudo Directo SEPA



    1. Notificación previa

Antes de realizar un cobro a un cliente, es necesario informarle con 14 días naturales de antelación (salvo que se acuerde un periodo menor).

Si el cobro se realiza con una periodicidad fija, sólo tienes que notificar el cobro una vez, indicando frecuencia y cantidad.

Para importes variables o con periodicidad variable, debes informar al cliente antes de cada cobro.

En las notificaciones se deberá incluir obligatoriamente:

  • La fecha de cargo en cuenta.

  • Importe.

  • Referencia del mandato.

  • El Identificador del Acreedor del comercio.



    1. Presentar las solicitudes de cobro a los bancos

Una vez en tu poder el mandato firmado, puedes realizar los cobros, enviando la solicitud y los datos del mandato a los bancos.

Tras la notificación, se inicia el cobro enviando a la entidad del comercio un archivo con los datos del mandato original. A continuación, el banco remite la solicitud con los datos del mandato al Mecanismo de compesación y liquidación, que a su vez la envía a la entidad del cliente.

    1. Cobros SEPA, después del envío.

Una vez enviado, se tarda varios días en saber si el cobro se ha realizado con éxito.

  • Si el cobro se realiza con éxito, se abonará en tu cuenta.

  • Si se produce algún error, recibirás un mensaje del banco.

    1. Protección al consumidor en Adeudo SEPA Básico (CORE)

Un cliente puede solicitar un reembolso del dinero durante un plazo de 58 días, sin ningún tipo de justificación. Al solicitar el reembolso, el banco abonará en su cuenta el importe total inmediatamente e informará al comercio de la devolución, reclamándole el importe correspondiente.

Un cliente puede presentar una reclamación y exigir el reembolso durante un plazo de 13 meses si no hay mandato SEPA, el mandato no es válido o está caducado.

    1. Plazos límite para enviar cobros SEPA básico (CORE)

Dependiendo del tipo de cobro, los plazos son:

  • 5 días hábiles interbancarios, en caso de cobro inicial (en una serie de cobros recurrentes) o en un único cobro.

  • 2 días hábiles interbancarios en cobros recurrentes (siempre y cuando no se trate del primer cobro)







FECHA

EVENTO

2 Semanas antes del cobro

Informa al cliente de que realizarás un cobro en dos semanas

5 Días hábiles antes del cobro

Último día para enviar la orden de cobro a tu banco (en caso del primer cobro o cobro único)

2 días hábiles antes del cobro

Último día para enviar la orden de cobro a tu banco (en caso de cobro recurrente, siempre y cuando no se trate del primer cobro)

Día de cobro

Se efectúa el cargo en la cuenta del pagador

5 Días después del cobro

Último día para que el banco del cliente devuelva el cobro, si no puede aceptarlo.



    1. Enviar solicitudes de cobro a los bancos

Para enviar las solicitudes de cobro a los bancos, se utilizan los siguientes códigos de transacción:

CÓDIGO

USO

FRST

En el cobro inicial de una serie de adeudos recurrentes.

RCUR

En una serie de cobros recurrentes, se debe enviar este código en los adeudos intermedios.

FNAL

En el cobro del último Adeudo Directo SEPA, con arreglo al mandato

OOFF

Se utiliza para cobros puntuales. Si se emite más de un cobro con este código, los sucesivos serán rechazados.



    1. Tipos de mensajes de los bancos

TIPO DE ERROR

MOTIVO

Mandato SEPA

Rechazo: Rechazado por el banco del cliente. Puede ser porque los datos son erróneos (como la cuenta) o porque no se puede procesar el cobro (porque la cuenta está cerrada, por ejemplo)



Denegación: Cuando el cliente solicita la denegación de un cobro.


PROBLEMAS DE COBRO (preliquidación)

Revocación: Cuando tú o el cliente revocáis el Adeudo Directo, por ejemplo, en caso de cobro erróneo.



Solicitud de cancelación: Donde tu banco revoca el Adeudo Directo. Por ejemplo, si se produce un envío doble por error.


PROBLEMAS DE COBRO (POSTLIQUIDACIÓN)

Devolución: Iniciada por el banco del pagador. Es de hasta 5 días hábiles interbancarios, después de la fecha de liquidación del cobro. Esta causada por problemas en el cobro, como por ejemplo fondos insuficientes.



Reversión: Cancelación por parte del comercio. Sólo se admite en los 5 días siguientes a la fecha de cargo original. No todos los bancos ofrecen este servicio. Ejemplo: en caso de cobro accidental de un adeudo directo.


DEVOLUCIÓN

Devuelto por el banco del pagador. Ejemplo: oposición del cliente al cobro.



    1. Errores

En SEPA, se utilizan códigos específicos para ayudar a los comercios a entender por qué se ha producido un error. Hay multitud de motivos, pero se pueden clasificar como hacemos a continuación:

      1. Errores debidos a datos incorrectos en el envío

Indican que hay un error en los datos que has suministrado. Algunos los puedes resolver con tu cliente. Otros son errores en tus datos o en la forma que has compilado el archivo de envío.

        1. Errores que se pueden corregir con el pagador.

CÓDIGO

DESCRIPCIÓN

SOLUCIÓN

AC01

Identificador de cuenta incorrecto

Confirmar con el cliente los datos

RC01

BIC no válido

Confirma el BIC con tu cliente

RR01

La cuenta del cliente o la identificación necesaria es insuficiente o incompleta

Si es por falta de información, modifica la solicitud y vuelve a enviarla. Si se debe a problemas con la normativa, contacta con el banco del cliente.

RR02

El nombre o la dirección del deudor, son insuficientes o están incompletos

Si es por falta de información, modifica la solicitud y vuelve a enviarla. Si se debe a problemas con la normativa, contacta con el banco del cliente.

RR04

Problemas con la normativa

Contacta con tu banco, para que contacte con el banco del cliente. De esta forma podrás conocer el motivo del rechazo.

BE01

El nombre del deudor no corresponde con el titular de la cuenta.

Contacta con el cliente para comprobar la información.




        1. Errores internos de datos

CODIGO

DESCRIPCIÓN

SOLUCIÓN

AM05

Cobro duplicado

Comprueba que el cobro no está duplicado. Puede ser a causa de un ID incorrecto o de que se han enviado dos transacciones FRST.

BE05

Identificador del acreedor incorrecto

Corrige el identificador y vuelve a enviarlo.

FF01

Código de transacción incorrecto o formato de archivo no válido

El archivo no contiene un campo obligatorio o se ha rellenado sin cumplir las especificaciones interbancarias. Tendrás que reparar el archivo XML.

FF05

Tipo de adeudo incorrecto.

Comprueba que el tipo de Adeudo Directo tiene un valor COR, COR1 o B2B.

MD02

Falta información del mandato o es incorrecta.

Actualiza la información incorrecta o que falta.


RR03

El nombre o la dirección del acreedor, son insuficientes o están incompletos

Si se debe a que falta información, modifica la solicitud de cobro y vuelve a enviarla. Si se trata de problemas con la normativa, contacta con el banco de cliente

AG02

Código de transacción de cobro incorrecto o error secuencial

El tipo de secuencia no es consistente con los cobros anteriores. Debes corregir la información errónea y volver a enviarla.

MD01

Mandato no válido o transacción no autorizada.

Comprueba si hay un mandato válido. En caso de reembolso, contacta con tu cliente para más información.





      1. Errores provocados por el cliente.

        1. La cuenta no puede acceder al Adeudo Directo SEPA

Algunas cuentas no pueden aceptar Adeudo Directo SEPA, porque están cerradas o bloqueadas, ya sea por medidas regulatorias o por orden del cliente.

CÓDIGO

DESCRIPCIÓN

SOLUCIÓN

AG01

El Adeudo está prohibido en la cuenta por la normativa

Es probable que se trate de una cuenta de ahorro, Contacta con el cliente para obtener más información sobre la cuenta a utilizar.

AC04

Cuenta cerrada

Puede que el cliente haya aportado una cuenta antigua o la haya cerrado. Contacta con el cliente para obtener una nueva.

MD07

El cliente ha fallecido

Finaliza el contrato con el cliente.

AC06

Cuenta bloqueada para el cobro por Adeudo Directo

La cuenta ha sido bloqueada por el banco o por el cliente. Contacta con el cliente para solicitarle una nueva cuenta.

SL01

Servicio específico ofrecido por el banco del cliente.

El cliente ha podido meterte en una lista negra o puede que no aparezcas en la lista de confianza. Contacta con el cliente.



        1. No se puede realizar un cobro específico.

CÓDIGO

DESCRIPCIÓN

SOLUCIÓN

AM04

Fondos insuficientes

El cliente no tiene suficientes fondos en la cuenta. Contacta con el cliente para asegurarte que añade fondos y vuelve a enviar el cobro.

MS02

El cliente rechaza el cobro

El cliente rechaza el cobro en particular. Contacta con el cliente

MS03

Motivo no especificado.

Es uno de los más comunes, para no ofrecer información más específica y proteger los datos del cliente. Contacta con tu cliente.



      1. Transacciones impugnadas o no autorizadas.

Cuando el cliente ha solicitado un reembolso por una transacción impugnada o no autorizada. Se efectuará un cargo en tu cuenta el mismo día que recibas el mensaje.

CODIGO

DESCRIPCIÓN

SOLUCIÓN

MD06

Transacción autorizada impugnada.

Tu cliente ha solicitado un reembolso por una transacción autorizada. Lo puedes recibir hasta 8 semanas después de la liquidación. Contacta con tu cliente.

MD01

Mandato no válido o transacción no autorizada.

El cliente ha solicitado una devolución de fondos alegando que fue una transacción no autorizada. Lo puedes recibir hasta 13 meses después. Contacta con tu cliente.























GLOSARIO DE TÉRMINOS

Adeudo Directo

Mandato SEPA.



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