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// CON MOTIVO Y FUNDAMENTO EN EL DOCUMENTO PI-068-2016 SUSCRITO POR LA LICDA. JACQUELINE FERNÁNDEZ – PLANIFICADORA INSTITUCIONAL, SE ACUERDA POR UNANIMIDAD: APROBARLE A LA JUNTA DE EDUCACIÓN DE LA ESCUELA DE SAN RAFAEL DE VARA BLANCA LA AMPLIACIÓN DE PLAZO POR SEIS MESES PARA CONSTRUIR UN MINI GIMNASIO. ESTA AMPLIACIÓN DE PLAZO ES DEFINITIVA A FIN DE PODER LIQUIDAR DICHA PARTIDA. ACUERDO DEFINITIVAMENTE APROBADO.



ARTÍCULO V: ANÁLISIS DE INFORMES


  1. Informe N° 6 Control Interno


La Licda. Rosibel Rojas – Coordinadora de Control Interno expone el informe, el cual dice:


Traslado de Documentos: SCM-619-2016 Doc. No.

Fecha: 12 de abril 2016





Suscribe: M.B.A. José Manuel Ulate Avendaño

Alcalde Municipal


Asunto: Remite documento CI-025-2016, suscrito por la Licda. Rosibel Rojas Rojas, Coordinadora de Control Interno, referente al Informe Especial de Control Interno de seguimiento y acciones a implementar producto de las recomendaciones y conclusiones expuestas en la auditoría operativa realizada por la Contraloría General de la República, “Informe acerca del seguimiento de la gestión sobre la importancia de fortalecer los Sistemas de Control Interno en los Gobiernos Locales, DFOE-DL-SGP-00001-2016.” AMH-413-2016


El Informe fue emitido en cumplimiento del acuerdo tomado por el Concejo Municipal, en sesión ordinaria No.473-2016, del 22 de febrero 2016. En el documento se expone el análisis realizado por la Coordinadora de Control Interno, del informe del Organo Contralor, conjuntamente con el Director Financiero Administrativo, Director de Servicios y Directora de Inversión Pública, quienes realizaron su revisión en los aspectos específicos de la gestión a su cargo y emitieron las observaciones pertinentes.

Se destacan en el informe de la Contraloría debilidades en los siguientes aspectos:


Protección del Patrimonio Municipal

Gestión Tributaria.

Sistema Contable

Gestión del Recurso Humano

Sistemas de Información.


Todos los puntos desarrollados en el informe de la Contraloría, corresponden a aspectos que han sido considerados por este municipio en las Autoevaluaciones del Sistema de Control Interno, evaluación con base en el Modelo de Madurez del Sistema de Control Interno de la Contraloría, Auditorías Internas y Externas y otras evaluaciones específicas aplicadas.


De las cincuenta y siete debilidades señaladas por la Contraloría, este municipio cuenta con controles en funcionamiento para treinta y seis de ellas. En el caso de las veintiun debilidades restantes, se muestran avances importantes en la implementación de medidas para su atención; asimismo, en la propuesta del Plan de Desarrollo Municipal 2017-2022 se han contemplado otras acciones para continuar el fortalecimiento y mejoramiento continuo en la gestión de los aspectos contemplados en el informe.


Entre las acciones en proceso para la atención de las debilidades específicas se encuentran:


  1. En relación con la Protección del Patrimonio Municipal:


  • Mecanismos de coordinación para arqueos sorpresivos por terceros.


  • Formalización del Reglamento de Inversiones.


  • Implementación de nuevos controles y estrategias en la planificación de compras.


  • En cuanto al resguardo de Bienes Inmuebles, se encuentran en proceso de atención seis aspectos que se relacionan con los temas de bodegas y políticas relacionadas, inventarios físicos, así como la actualización de los valores de los bienes. Actualmente con la implementación de las NICSP, la Municipalidad deberá hacer los esfuerzos financieros correspondientes para construir una bodega donde se conserven y resguarden los bienes. Sobre el tema de bienes inmuebles que no están inscritos en el Registro Nacional a nombre de la Municipalidad o que están inscritos pero no registrados en los sistemas municipales, se debe aclarar que la Municipalidad ha trabajado desde la Asesoría Jurídica el tema en cuestión y por lo tanto, actualmente se están corrigiendo los casos que se encuentran en esa condición.


  1. Sobre la gestión tributaria municipal:


  • El Plan Regulador, del cual se ha informado se continúa trabajando.


  • Actualización y depuración que se realiza actualmente de las bases de datos. La actualización de la información se encuentra en proceso de seguimiento, tanto por el Director de Servicios, como de forma conjunta con el Equipo Evaluador nombrado el año







anterior, como parte de la nueva estrategia para los procesos de Autoevaluación del Sistema de Control Interno y Valoración de Riesgos.


  1. Respecto a los sistemas contables:


  • Proceso de implementación de las NICSP. Señaló el Director Financiero Administrativo: se están tomando acciones para dar cumplimiento a las recomendaciones que realizan las Auditorías Externas y se está orientando el proceso a una gestión de mayor calidad y oportunidad en la información que genera, además se están tomando acciones para que la información que antes no se encontraba en los Estados Financieros se incorpore y también se fortalezca el sistema contable para que el mismo se consolide y fundamente en los requerimientos exigidos por las Normas Contables.


  1. De la Gestión del Recurso Humano:


  • Se han establecido las revisiones bianuales de la estructura organizativa para su actualización oportuna según sea requerido


  1. Sobre los Sistemas de Información:


  • En tecnologías de información se cuentan con controles para los aspectos señalados por la Contraloría; y como parte de la mejora continua, se han emitido recomendaciones por parte de la Gestora de Tecnologías de Información para mejorar la identificación de roles y en medidas de seguridad se valora la implementación de un nuevo sitio externo para el respaldo de la información.


  • En cuanto a la gestión documental, la institución cuenta con un área de Archivo Central y se encuentra en proceso de construcción nuevas instalaciones con un espacio y condiciones acorde con las necesidades de la institución, se está trabajando en la elaboración y formalización de las tablas de plazo; además, la revisión de expedientes y organización documental se encuentra en proceso de mejora, con la asesoría de la Encargada de Archivo Central.


Se destacan a continuación observaciones sobre el apartado de conclusiones y recomendaciones:


  1. Apartado de conclusiones y recomendaciones.


En cuanto a las conclusiones y recomendaciones del Ente Contralor, se emiten de forma general dado que es un estudio en ese sentido. Destaca la Contraloría que con el análisis específico que realiza cada municipio donde establece el avance alcanzado en los puntos señalados en el informe, tome en consideración las recomendaciones de interpretación de las normas que se detallan en dicho documento. En este aspecto, cabe señalar que como sana práctica para el fortalecimiento de nuestro sistema de control interno, cada año, con la formulación del cuestionario de autoevaluación, se actualiza el análisis de la norma con base en la realidad institucional. Las interpretaciones que realiza la Contraloría en esta sección del informe son de aplicación continua en nuestra institución y se van instaurando anualmente nuevas medidas de control a los procesos evaluados, así como acciones estratégicas para alcanzar el cumplimiento óptimo de la normativa señalada.”


Como conclusión general, la Municipalidad de Heredia cuenta con un avance importante en la implementación de su Sistema de Control Interno y se tienen en proceso la ejecución de medidas específicas para las debilidades que nos aplican, de las señaladas en el informe; y otras identificadas en las evaluaciones realizadas a nivel interno y de otros entes de fiscalización.”


Cabe señalar que el documento fue analizado primeramente por la anterior Comisión Especial de Control Interno quienes formularon el presente informe, el cual ha sido analizado nuevamente por la presente comisión, a fin de tomar nuestro criterio al respecto.


Recomendación:


Una vez analizado el Informe, esta Comisión Especial recomienda:


  1. Aprobar Informe Especial de Control Interno de seguimiento y acciones a implementar producto de las recomendaciones y conclusiones expuestas en la auditoría operativa


realizada por la Contraloría General de la República, “Informe acerca del seguimiento de la gestión sobre la importancia de fortalecer los Sistemas de Control Interno en los Gobiernos Locales, DFOE-DL-SGP-00001-2016.”, conforme ha sido planteado.


  1. Motivar a la Administración para que se continúe sus esfuerzos por la implementación de las acciones requeridas para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional.


// VISTO Y ANALIZADO EL INFORME N° 6 DE LA COMISIÓN ESPECIAL CONTROL INTERNO, SE ACUERDA POR UNANIMIDAD:


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