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Medios electrónicos y sistemas de información para la contratación pública

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Medios electrónicos y sistemas de información para la contratación pública.


Conviene empezar señalando que el nuevo reglamento de contratación establece que los procedimientos de contratación podrán desarrollarse por medios electrónicos, siempre que la naturaleza de los actos lo permita y sea posible establecer con toda precisión la identificación de las partes y demás datos relevantes. Asimismo, que deberá cumplirse con lo establecido en la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos (Ley N° 8454)


En este campo los principales sistemas existentes en el país son los siguientes:


  • Sistema Integrado de Actividad Contractual (SIAC)


En ejercicio de sus competencias, la Contraloría General de la República desarrolló este sistema informatizado, tomando en cuenta que en la actualidad existe una creciente demanda de información referente a las adquisiciones del sector público, proveniente de distintos sectores de la comunidad nacional e internacional, de ahí que resulta relevante para la Administración organizar, integrar y mantener información confiable y oportuna sobre los procesos de contratación administrativa a efectos de hacer más eficiente la labor de gestión y toma de decisiones en esa materia.


Asimismo, se consideró que las Tecnologías de Información disponibles en la actualidad permiten que los Informes de la Actividad Contractual requeridos por la normativa legal y reglamentaria aplicable en la materia, puedan elaborarse bajo formatos electrónicos que faciliten su manejo, disponibilidad y procesamiento por parte de la Contraloría General de la República, en aras de lograr mayor efectividad en el control que se hace por medio de estos informes, por lo que se desarrolló el Sistema Integrado de Actividad Contractual para promover la eficiencia y la transparencia en el uso de los recursos destinados a la contratación administrativa, el cual contiene la información referente a los procedimientos de contratación iniciados, los actos de adjudicación, calidades del contratista, objeto y monto de las operaciones, así como otros datos de relevancia sobre la actividad contractual de la Administración.


Una vez desarrollado este sistema, se emitió la directriz N° D-4-2005-CO-DDI del 14 de diciembre del 2005, mediante la cual, de forma vinculante para toda la Administración Pública, se establecen los lineamientos para el registro, validación y uso de la información contractual en el sistema, dirigidas a los entes y órganos sujetos al control y fiscalización de la Contraloría General de la República.


Dicho sistema está conformado por los siguientes módulos:


Procedimientos de Contratación;

Recursos de Objeción, Revocatoria y Apelación;

Aprobación Interna y Refrendo de Contratos;

Solicitudes de Autorización de Contratación Directa; y

Consultas, Reportes e Informes de la Actividad Contractual.


Del sistema se excluye la información relacionada con las contrataciones que conforme a la ley constituyan actividad ordinaria del órgano o ente, así como las contrataciones derivadas de las compras efectuadas con fondos de caja chica, según las regulaciones vigentes en cada órgano o ente.


Registro, validación y uso de la información contractual en el sistema. La Administración debe registrar y validar oportunamente en los módulos del SIAC la información que se requiera en las diferentes etapas del proceso de la contratación.


El registro de la información debe realizarse en forma diaria para todos los módulos del sistema. En casos calificados deberá incorporarse a más tardar el día hábil siguiente. La incorporación de los datos al sistema debe realizarse conforme a lo establecido en esa resolución y con detalle en el manual del usuario emitido por la CGR. El registro incorrecto e inoportuno de esta información podría ser causal de responsabilidad.


Módulo de Procedimientos de Contratación. El propósito de este módulo es el registro y la integración de información referente a los procedimientos de contratación, por lo que constituye la base fundamental del sistema y determina la operación del resto de los módulos.


Se debe registrar la información de cada procedimiento de contratación, desde el momento que se comunica la invitación a participar hasta su adjudicación.

También se deben incorporar todas las formas de terminación anormal del procedimiento y los cambios derivados de una resolución de recursos de objeción, revocatoria y apelación.


Corresponde a la Administración registrar lo siguiente:

-Identificación de las unidades de compra o aprovisionamiento de la entidad u órgano que despliegan actividad contractual por sí mismas.

-Información sobre los procedimientos de contratación, en el momento que se invita a los oferentes a participar.

-Información por línea de cada bien o servicio a contratar, respetando estrictamente la numeración de líneas establecida en el pliego de condiciones y conforme a los datos que el sistema solicita.

-Enmiendas una vez cumplidas las formalidades de comunicación a las partes.

-Actos de adjudicación a partir de la comunicación a las partes.


Módulo de Recursos de Objeción, Revocatoria y Apelación. El propósito de este módulo es el registro y la integración de información referente a los recursos de objeción al cartel y los recursos de revocatoria y de apelación al acto de adjudicación del procedimiento de contratación. Se debe registrar la información de cada recurso desde el momento que ingresa al órgano competente para conocerlo e incorporar la resolución una vez notificada a las partes.


Recursos de Objeción: Se debe registrar información sobre los recurrentes, el funcionario encargado de resolverlo y los demás datos solicitados por el sistema.


Recursos de Revocatoria: Se debe registrar información sobre los recurrentes, las líneas recurridas, el funcionario encargado de resolverlo y los demás datos solicitados por el sistema. En ambos casos corresponde a la Administración actualizar el módulo de Procedimientos de Contratación por los cambios que se deriven de lo resuelto por la propia Administración.


Recursos de Objeción y de Apelación ante el Órgano Contralor. Le corresponde a la CGR el registro de la información de los recursos de objeción tramitados por ella, así como la incorporación de lo resuelto en cada caso. En cuanto a los recursos de apelación, el registro relativo a los recursos y su resolución debe ser incorporado por la CGR. Corresponde a la Administración actualizar el módulo de Procedimientos de Contratación por los cambios que se deriven de la resolución dictada por la CGR. La Administración podrá consultar esta información.


Módulo de Aprobación Interna y Refrendo de Contratos: El propósito de este módulo es el registro y la integración de la información sobre los documentos contractuales que por su naturaleza o cuantía requieren para su eficacia jurídica de refrendo contralor, o en su defecto, de aprobación interna por parte de la Administración. Se debe registrar la información de cada documento contractual desde el momento que ingresa la solicitud de aprobación al órgano competente para conocerlo e incorporar el resultado de la gestión una vez notificado.


Refrendo Contralor Corresponde a la Administración registrar la información relativa a los documentos contractuales que somete a trámite de refrendo contralor, conforme lo solicita el sistema. La aprobación o improbación de los documentos contractuales sometidos a refrendo debe ser registrada por la CGR.


Módulo de Solicitudes de Autorización de Contratación Directa. El propósito es el registro y la integración de la información sobre las solicitudes de autorización para contratar directamente presentadas por la Administración ante la CGR y la resolución del órgano contralor. La CGR debe registrar la información de la solicitud y de su resolución, conforme a los datos requeridos por el sistema.


Módulo de Consultas, Reportes e Informes de Actividad Contractual. El propósito es consolidar la información registrada en los módulos anteriores y disponer de datos por tipo de procedimiento, por sub-partida del clasificador por objeto del gasto, por adjudicatario, por excepción a los procedimientos ordinarios y otros que sean de utilidad para los usuarios del sistema. Además, este módulo permite generar los informes de la actividad contractual desplegada por los entes y órganos sujetos a lo dispuesto en los artículos 101 de la Ley de Contratación Administrativa y el 107 de su reglamento.


Los citados lineamientos entraron en vigencia el día dos de enero de 2006, fecha a partir de la cual se derogaron antiguos sistemas manuales mediante los cuales la Administración estaba obligada a rendir informes trimestrales sobre su actividad contractual60


Se otorgó un período de nueve meses para que todos los entes y órganos de la Administración implementaran el plan de aseguramiento de calidad correspondiente, de tal manera que a partir del 1º de julio del año 2006 el sistema se encuentra funcionando bajo todos los lineamientos señalados, siendo alimentado con la información referente a todos aquellos procedimientos de contratación cuya invitación a participar se comunicó a partir de esa misma fecha, es decir, en la actualidad Costa Rica cuenta con este sistema de registro electrónico diario de todo el movimiento contractual de la Administración Pública, lo que permite llevar en esta materia un control eficiente, dinámico y confiable, bajo los principios de publicidad y transparencia.


El sistema se puede accesar en el sitio web de la Contraloría General de la República, en la dirección www.cgr.go.cr, propiamente en aparte referido a contratación administrativa.



Sistema de Compras Gubernamentales (Compra RED)


La Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa implementó el Sistema de Compras Gubernamentales, CompraRED, el cual contempla la posibilidad de tramitar los procedimientos de contratación administrativa totalmente en línea, salvo los actos que por ley se establece que deben ser notificados por medio del Diario Oficial, así como que los propios oferentes opten por presentar su propuesta por los medios convencionales.


Tal como dispone el artículo 1° del reglamento que regula el funcionamiento de este sistema (Decreto Ejecutivo N° 32717 del 16 de setiembre del 2005, vigente a partir del 24 de octubre del 2005), su objetivo es “promover la transparencia, eficiencia, efectividad e integración regional y mundial de las compras del Estado Costarricense, permitiendo dar a conocer en forma electrónica las solicitudes de bienes, obras y servicios; las etapas, decisiones y resultados de las compras desde su inicio hasta su finiquito; permitiendo que puedan ser conocidas en línea por los proveedores potenciales, los ciudadanos y el propio gobierno; garantizando los principios básicos de la contratación administrativa; todo lo anterior sin perjuicio de cumplir con los medios de notificación exigidos legalmente”.

La Administración Central de manera imperativa, y las demás instituciones del Sector Público que lo así lo deseen; pueden utilizar CompraRED para lograr una mayor eficiencia y eficacia en los procedimientos de contratación administrativa. También deberán hacer uso del Registro de Proveedores, catálogo de bienes, planes de compra, registro de inhibidos y precios de referencia que implemente la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

Dentro de las actuaciones que se pueden realizar a través de CompraRED están la facultad para


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