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S wo/pbc/19/6 Rev. Original: ingléS fecha: 17 de septiembre de 2012 Comité del Programa y Presupuesto Decimonovena sesión Ginebra, 10 a 14 de septiembre de 2012

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WO/PBC/19/6 Rev.

página 2



S

wo/pbc/19/6 Rev.

ORIGINAL: INGLÉS

fecha: 17 de septiembre DE 2012






Comité del Programa y Presupuesto



Decimonovena sesión

Ginebra, 10 a 14 de septiembre de 2012





INFORME DEL AUDITOR EXTERNO: AUDITORÍA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE 2011


preparado por la Secretaría





1 De conformidad con el artículo 6.5 del Reglamento Financiero y la Reglamentación Financiera, los estados financieros de la Organización se entregarán al Auditor Externo. En el artículo 8.11 se dispone que el Comité del Programa y Presupuesto (PBC) examine los estados financieros y los informes de auditoría pertinentes y los transmita a la Asamblea General con las observaciones y recomendaciones que estime oportunas. Los estados financieros de 2011 se transmitirán al PBC mediante el documento WO/PBC/19/4.

2 El presente documento contiene:  i) las recomendaciones formuladas por el Auditor Externo respecto de los estados financieros de la OMPI correspondientes a 2100 que siguen pendientes y las respuestas de la administración al respecto;  ii) las recomendaciones formuladas por el Auditor Externo a raíz de las auditorias realizadas en 2011 en relación con el Departamento de Gestión de los Recursos Humanos, el CICE y el proyecto FRR/IPSAS que siguen pendientes;  iii) el informe completo presentado por el Auditor Externo sobre los estados financieros de 2011 de la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI); y iv) la declaración sobre el control interno firmada por el Director General.

3 A continuación figuran las conclusiones del informe del Auditor sobre los estados financieros de 2011:

"98. Como consecuencia de la labor efectuada, estoy en condiciones de confirmar que los estados financieros de la OMPI correspondientes a 2011 se han elaborado de conformidad con lo dispuesto en las IPSAS.  Además, teniendo en cuenta el umbral de materialidad predefinido sobre la base de las Normas Internacionales de Auditoría, confirmo igualmente que los datos contables publicados en los estados financieros reflejan la contabilidad de la Organización.

"99 Por consiguiente, estoy en condiciones de emitir el dictamen de auditoría adjunto al presente informe, elaborado de conformidad con lo dispuesto en el párrafo 5 del Mandato de la Auditoría Externa (Anexo 2 del Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera de la OMPI)”.

4 Se invita al Comité del Programa y Presupuesto a recomendar a la Asamblea General que tome nota del contenido del presente documento.

[Sigue la Reseña de las recomendaciones]



RESEÑA DE LAS RECOMENDACIONES DEL AUDITOR EXTERNO PENDIENTES DE APLICACIÓN Y RESPUESTAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA OMPI



  1. AUDITORÍA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE 2010



Recomendación Nº 1

Recomiendo a la Organización que defina formalmente los procesos fundamentales, que los ponga en práctica y que fundamente las auditorías realizadas y que, con el tiempo, establezca un mecanismo de supervisión de los controles realizados.”


Respuesta

Esta esfera importante de actividad entra dentro del programa de alineación estratégica (iniciativa 15: fortalecer el sistema de control interno). La Organización ha contratado los servicios de asistencia de una empresa externa a los fines de reforzar la gestión de los riesgos y de los controles internos. El contrato prevé cinco etapas y, en particular en el marco de la cuarta etapa, el examen por la empresa externa de las actividades de control del Sector de Administración y Gestión: procedimientos de autorización y aprobación, políticas en materia de separación de funciones, controles, verificaciones, conciliaciones y exámenes conexos. La realización de la etapa 4 está prevista para el primer y segundo trimestres de 2013.



Recomendación Nº 3

Invito a la OMPI a tomar las medidas pertinentes para garantizar la sustitución mutua de los miembros clave del personal y fomentar el trabajo en grupo. En lo que se refiere más específicamente a los Servicios financieros, propongo que se cree un grupo compuesto por miembros del personal complementarios y polivalentes encargados de las labores de cierre, que puedan sustituirse mutuamente en caso de ausencia temporal de alguno de ellos.”


Respuesta

La OMPI ha instaurado exámenes anuales de la planificación de los recursos humanos con el fin de facilitar la planificación del trabajo y evaluar las necesidades de personal. En ese contexto, se examinará la planificación del relevo de personal para las funciones esenciales y se procederá a los ajustes necesarios para garantizar la continuidad de las funciones, la adecuada transmisión de conocimientos y la sustitución oportuna de los empleados clave. En lo que se refiere a los Servicios Financieros, se ha contratado a un contador financiero especialista en las normas IPSAS, que entró en funciones en enero de 2012. Se prevé la creación, en el seno de los Servicios Financieros, de una unidad de contabilidad y estados financieros, ya que en esas esferas los Servicios Financieros disponen de menos recursos y tienen menos capacidad para cubrir las ausencias imprevistas. La creación de tal unidad dependerá de los puestos disponibles y del resultado del ejercicio de restructuración que está llevando cabo el Departamento de los Recursos Humanos y que próximamente abarcará a los Servicios Financieros. Entretanto, se ha alentado a algunos miembros del personal a profundizar sus conocimientos sobre las normas IPSAS y a encargarse de los ajustes correspondientes en sus unidades. De esta manera, esos miembros del personal con el tiempo serán más polivalentes.



  1. AUDITORÍA DE CONTROL FINANCIERO DE LOS RECURSOS HUMANOS



Recomendación Nº 1

Insto a la OMPI a establecer un análisis permanente de los riesgos principales en materia de gestión de recursos humanos en el que se tengan en cuenta los objetivos estratégicos definidos.”


Respuesta

Como se expone en el documento WO/PBC/18/17, “se acometerá la elaboración de un sistema de gestión de riesgos, especialmente, en el contexto del proyecto de planificación institucional de recursos (PIR). La Secretaría, como parte del programa de alineación estratégica, está emprendiendo una iniciativa para fortalecer la gestión de riesgos y los controles internos. La gestión de riesgos del Departamento de Gestión de Recursos Humanos se abordará en ese contexto, orientada por el marco de gestión de riesgos de la OMPI."



Recomendación Nº 2

Recomiendo a la OMPI que establezca un cuadro pertinente provisto de indicadores relativos a los recursos humanos a fin de facilitar la gestión de los recursos humanos en el plano de la Organización, social y financiero.”


Respuesta

Como se expone en el documento WO/PBC/18/17, "la elaboración de un cuadro que contenga indicadores de recursos humanos se emprenderá en el contexto del proyecto PIR."



Recomendación Nº 4

Insto a la OMPI a buscar, de conformidad con el artículo 5.1.1 del Estatuto y Reglamento del Personal de la OMPI, una solución destinada a resolver de manera clara e inequívoca los casos en que se acumulan días de vacaciones anuales por encima de los 90, con anterioridad al 31 de diciembre de 2009. Esto equivaldría a “volver a poner los contadores a 90 días”. Posteriormente, la OMPI podría prever que su sistema informático Flexitime no permita acumular ningún día más que los 90 días reglamentarios.”


Respuesta

Como se expone en el documento WO/PBC/18/17, "la Administración establecerá las posibles soluciones para que se observe el límite de 90 días acumulables de vacaciones anuales."



Recomendación Nº 6

Opino que la OMPI debería catalogar todos los conocimientos y competencias de sus empleados en una base de datos actualizada periódicamente con el fin de disponer de una visión de conjunto de los conocimientos especializados existentes en la Organización.”


Respuesta

Como se expone en el documento WO/PBC/18/17, "en 2010, la Organización puso en marcha un sistema de contratación electrónica, que contenía el perfil profesional de los candidatos en forma electrónica. Se instó a los miembros del personal a introducir sus perfiles en el sistema y a actualizarlos periódicamente. Gracias a ello, la Administración dispone de una base de datos en la que figuran los perfiles profesionales recientes de varios miembros del personal. Además, una vez que se haya implantado plenamente el sistema de evaluación PMSDS, y se transfiera junto con el módulo de contratación a una plataforma conjunta proporcionada por el sistema PIR, la Administración dispondrá de una base adecuada para elaborar una base de datos exhaustiva sobre conocimientos, competencias y capacidades."



Recomendación Nº 7

Opino que la OMPI debería preocuparse de prever más adecuadamente la separación del servicio de miembros del personal que ocupen puestos esenciales o funciones especiales respecto de las cuales sea necesario efectuar una transferencia de conocimientos o de archivos.”


Respuesta

Como se expone en el documento WO/PBC/18/17, "se ha tomado nota de los comentarios, que se tomarán en consideración al establecer una planificación más sistemática del relevo de los funcionarios”. Entretanto, el Director General ha pedido a todos los directores de programa que presenten una propuesta sobre la forma de utilizar un puesto dejado vacante a más tardar nueve meses antes de la separación del servicio del titular con el fin de disponer de suficiente tiempo para la planificación de la sucesión, la transferencia de conocimientos y la contratación.



Recomendación Nº 8

Insto a la OMPI a que busque sinergias al encargarse del tratamiento de los expedientes relativos a los subsidios de educación a fin de fomentar la productividad y la eficacia del procedimiento en vigor.”


Respuesta

Como se expone en el documento WO/PBC/18/17 "la Organización ha introducido recientemente mejoras en el sistema de tecnologías de la información de recursos humanos automatizando aún más los procedimientos para garantizar una gestión más eficaz de las demandas de subsidio de educación. La gestión y el tratamiento de las demandas de subsidio de educación seguirán mejorándose e integrándose más adecuadamente en el futuro sistema PIR.



  1. AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO FINANCIERO DE LAS ACTIVIDADES DE LA OMPI CON EL CENTRO INTERNACIONAL DE CÁLCULOS ELECTRÓNICOS DE LAS NACIONES UNIDAS (CICE)



Recomendación Nº 2

En mi opinión, la OMPI debería adoptar indicadores de gestión en relación con el campo de la tecnología de la información en su conjunto, esto es, con respecto a todas las dependencias de la organización. Teniendo en cuenta que se trata de una tarea relativamente compleja, creo que debería vincularse estrechamente a la aplicación del sistema de planificación institucional de recursos (PIR) Además, en referencia a los diversos mandatos de los estudios sobre servicios que el CICE encomendó a varias empresas consultoras, hago constar que tales empresas arrojan luz con respecto a la comparación de los servicios del CICE con empresas comerciales que prestan servicios similares."


Respuesta

En el documento WO/PBC/19/17 “Auditoría de seguimiento financiero de las actividades de la OMPI con el Centro Internacional de Cálculos Electrónicos de las Naciones Unidas (CICE)” se proporciona una respuesta exhaustiva.


iv. AUDITORÍA SOBRE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN RELATIVA AL PROYECTO DE ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA AIMS



Recomendación Nº 1

Es fundamental que los usuarios del sistema AIMS reciban una formación adecuada a los fines de que la OMPI se beneficie plenamente del aumento de la eficacia gracias a esa nueva aplicación informática. Por consiguiente, recomiendo que la OMPI se plantee el enfoque que ha adoptado en relación con la formación y con el que no logra alcanzar totalmente sus objetivos y examine hasta qué punto no podrían mejorarse las soluciones actuales de formación en línea”


Respuesta

En el documento WO/PBC/19/19 "Auditoría sobre las tecnologías de la información relativa al proyecto de actualización del sistema AIMS" se proporciona una respuesta exhaustiva.



Recomendación Nº 2

Estimo que sería más eficaz reducir el número de usuarios a un umbral adecuado, agrupando las solicitudes bajo un número limitado de personas que hayan recibido la debida formación y estén familiarizadas con todo el proceso”.


Respuesta

En el documento WO/PBC/19/19 "Auditoría sobre las tecnologías de la información relativa al proyecto de actualización del sistema AIMS" se proporciona una respuesta exhaustiva.



Recomendación Nº 3

Recomiendo a la OMPI que simplifique estos catálogos, respetando al mismo tiempo los procesos ya establecidos y facilitando las necesidades de los distintos usuarios”.


Respuesta

En el documento WO/PBC/19/19 "Auditoría sobre las tecnologías de la información relativa al proyecto de actualización del sistema AIMS" se proporciona una respuesta exhaustiva.


[Siguen los Anexos]




t

El mandato de la auditoría externa de la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI) debe ser ejercido por un miembro de la instancia suprema de control financiero del sector público del país designado, a quien se le asigna dicha función. Con arreglo a esta disposición y tras decisión de la Asamblea General de la OMPI y las Asambleas de las Uniones de París, Berna, Madrid, La Haya, Niza, Lisboa, Locarno, la Clasificación Internacional de Patentes (CIP), el Tratado de Cooperación en materia de Patentes (PCT) y Viena, se ha renovado, hasta el año 2011 inclusive, el mandato del Gobierno suizo como Auditor Externo de las cuentas de la OMPI y de las Uniones administradas por la OMPI, así como de las cuentas de los proyectos de asistencia técnica ejecutados por la Organización. El Gobierno de la Confederación Suiza me confió, en mi calidad de Director de la Oficina Federal Suiza de Auditoría (OFSA), el mandato de auditor externo de las cuentas de la OMPI.


Mi mandato está establecido en el capítulo 8 del Reglamento Financiero de la OMPI, así como en el Mandato de la Auditoría Externa que figura en Anexo a dicho instrumento. Con ayuda de mis colaboradores de la OFSA, ejerzo mis funciones de forma autónoma e independiente.


La OFSA realiza las prestaciones de auditoría externa de las cuentas de la OMPI de forma completamente independiente de su papel como órgano supremo de control financiero de la Confederación Suiza. La OFSA cuenta con un equipo de profesionales altamente calificados con amplia experiencia en auditorías de organizaciones internacionales.


Para más información, diríjase a:


Sr. Kurt Grüter

Director de la Oficina Federal de Auditoría de la Confederación Suiza

Monbijoustrasse 45

3003 Berna

tel. +41 (0)31 323 10 01

kurt.grueter@efk.admin.ch

o:

Sr. Didier Monnot

Responsable de mandatos

tel. +41 (0)31 323 10 48

didier.monnot@efk.admin.ch


Informe del Auditor


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