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PROGRAMA 22 GESTIÓN DE PROGRAMAS Y RECURSOS

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PROGRAMA 22 GESTIÓN DE PROGRAMAS Y RECURSOS


Director de programa Sr. A. Sundaram



LOGROS ALCANZADOS EN EL BIENIO 2014/15


  1. Tras los avances obtenidos en el bienio 2012/13, en 2014/15 se siguió consolidando la gestión de programas y recursos de la OMPI. A fin de utilizar los recursos de manera más eficaz, establecer mejores prácticas en lo que respecta a planificar, gestionar el rendimiento, facilitar y apoyar las actividades operacionales de toda la Organización y fortalecer la "segunda línea de defensa",121 en noviembre de 2013 se inició un proceso de restructuración estratégica que se afianzó plenamente en 2014. Esta labor ha entrañado: i) la creación de la División de Presupuesto y Rendimiento de los Programas a partir de la fusión de la Sección de Gestión y Rendimiento de los Programas y la Sección del Presupuesto, que ha favorecido un enfoque más integral de la gestión de programas; ii) el perfeccionamiento de la función de la Oficina del Contralor, que ha permitido la separación y la asignación clara de responsabilidades relativas a la coordinación de la gestión de riesgos, el cumplimiento y los controles internos, la revisión y el mantenimiento del marco regulador financiero y el seguimiento de las recomendaciones de supervisión; y iii) la incorporación al programa 22 de las funciones de gestión y apoyo de las aplicaciones administrativas de la Organización, que posibilitan la sinergia y la integración eficaz de los sistemas que se aplican con arreglo a la cartera de proyectos de la PRI.


  1. Durante el bienio, se logró avanzar satisfactoriamente en el arraigo de una cultura basada en los resultados y en el fortalecimiento del ciclo de gestión del rendimiento de la OMPI. Asimismo, en 2014/15, se siguieron mejorando los procesos de planificación de la labor. En 2014, se introdujo la planificación basada en los cargos que intensificó los vínculos entre los resultados previstos para cada programa y los objetivos de cada miembro del personal, fomentando la transparencia y la precisión en cuanto a la asignación y utilización de recursos de personal.


  1. La evolución del sistema de PRI y de gestión del rendimiento institucional resultó fundamental para los avances logrados en el bienio. Con tal fin, en el año 2014 se produjo la puesta en marcha de dos nuevos módulos esenciales para el ciclo de rendimiento de la OMPI, a saber, los módulos de “Ejecución y supervisión” y “Evaluación del rendimiento”, que permiten aplicar un enfoque más dinámico y adecuado para la gestión y evaluación de los programas. Además, esas herramientas también permiten mejorar la capacidad de análisis comparativo entre los planes de trabajo aprobados y las modificaciones realizadas a lo largo del año, reforzando así la capacidad de gestión de los programas y sirviendo de base a los futuros ciclos de planificación, incluida la planificación del bienio 2016/17.


  1. La creciente integración de los componentes del sistema de PRI en 2014/15 contribuyó a mejorar la presentación de informes y las herramientas analíticas. Por primera vez en 2014, se integraron conjuntamente los sistemas de planificación de la gestión del rendimiento institucional y los componentes financieros del sistema automatizado de gestión de la información (AIMS), lo que facilitó la presentación de informes comparativos entre el presupuesto y los gastos reales. Además, en enero de 2014, comenzó a funcionar el sistema de gestión de los recursos humanos y de las nóminas en el marco de la PRI y, en abril de 2014, se completó la integración con el sistema de gestión del rendimiento institucional, mejorando considerablemente la capacidad de gestión de los cargos. Durante el bienio evolucionó el módulo de inteligencia institucional, con la creación y la puesta en marcha de tableros de control en los principales sectores administrativos (gestión de recursos humanos, adquisiciones y viajes, planificación de programas y finanzas) en 2014 y su integración en toda la Organización en 2015. También se creó y se puso en marcha en 2015 un tablero de control de gestión de riesgos.


  1. Entre otras mejoras en la cartera de productos de la PRI durante el bienio, que permitieron fortalecer y fomentar la eficacia de las funciones de gestión, figuran las siguientes: i) una mejora sustancial del sistema financiero AIMS al pasar a la versión 9.2 que garantizará que los sistemas de la OMPI dispongan de las funciones más recientes con miras a reducir los costos de apoyo; ii) la puesta en marcha de la primera fase del autoservicio de RR.HH., que permite al personal efectuar cambios en la información personal, reduciendo la circulación de documentos y la introducción manual de datos en las operaciones de RR.HH.; ii) los pagos al personal que no está radicado en Ginebra por medio del sistema de nómina PeopleSoft; iii) la mejora del proceso relativo al subsidio de educación; iv) la integración plena del sistema de traducción del PCT con el sistema financiero AIMS y la reducción de los flujos de trabajo manuales; v) la creación de un único portal de formación para la PRI, las TIC y el DGRRHH; vi) la integración en el sistema de inteligencia institucional de los datos sobre ausencias y horas extraordinarias; vii) la introducción en el sistema de inteligencia institucional de tableros de control de datos para velar por la coherencia entre las aplicaciones, y subrayar previsoramente las discrepancias a fin de que sean investigadas / resueltas.


  1. En consonancia con la hoja de ruta de gestión de riesgos, se elaboró un marco formal y coherente de gestión de riesgos y control interno para la Organización, del que forman parte el marco para la rendición de cuentas, la declaración de apetito de riesgo, el establecimiento del Grupo de Gestión de Riesgos, la publicación de la Política de gestión de riesgos, y el manual de gestión de riesgos y control interno.


  1. A fin de facilitar el acceso en tiempo real a información sobre riesgos y control, prestar apoyo en materia de gestión dinámica de riesgos y control, y ofrecer respuestas eficaces a los órganos de auditoría, en el segundo semestre de 2014 se creó una herramienta de gestión del riesgo institucional que se utilizó para apoyar el ejercicio de planificación anual de 2015, así como el proceso de elaboración del presupuesto por programas de 2016/17. También se fortalecieron los procesos de supervisión y presentación de informes en materia de riesgos y los controles internos mediante i) la introducción de exámenes e informes de riesgos semestrales, ii) la constante integración de la gestión de riesgos en los procesos de gestión del rendimiento de los programas y iii) el establecimiento de un marco de control interno, utilizando la gestión del riesgo institucional para dejar constancia del reconocimiento y la evaluación de los controles de la OMPI.


  1. Se siguió actualizando el marco regulador con la revisión o publicación de órdenes de servicio (en materia de adquisiciones, atenciones sociales oficiales, viajes, vacaciones en el país de origen, anticipos de sueldo, directrices relacionadas con el efectivo para las Oficinas en el exterior, reservas, gestión de las propiedades, contribuciones voluntarias, política sobre el uso de dispositivos de telecomunicación móviles, establecimiento del Grupo de Gestión de Riesgos, Política de gestión de riesgos). Se examinó y se revisó el Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera de la OMPI (RR.FF.), según lo acordado por los Estados miembros, y se creó una nueva herramienta para apoyar la gestión de la delegación de autoridad programática.


  1. En la primavera de 2014 se completó el exhaustivo estudio sobre prácticas y riesgos de tesorería de la OMPI iniciado en 2013, del que se desprendieron una serie de recomendaciones, entre las que figuraba el empleo de instrumentos de cobertura como medio de reducir la exposición a las fluctuaciones de los tipos de cambio en el PCT. En 2015 se llevó a cabo un examen exhaustivo de la propuesta de estrategia de cobertura y se adoptó la decisión definitiva de elaborar un modelo de cobertura, que simule los efectos del empleo de instrumentos de cobertura en los resultados del bienio 2014/15 y en los del año 2016. Tras efectuar una amplia investigación entre varios bancos e instituciones financieras y un estudio de las numerosas políticas de inversión que se hallaban en funcionamiento a lo largo del sistema de NN.UU., se preparó una nueva política de inversiones, que fue aprobada por los Estados miembros en 2015. La política se comenzó a aplicar en 2015 con la preparación de expresiones de interés para la gestión de los fondos de inversión. Entre otras iniciativas de tesorería que se han aplicado figuran las siguientes: i) la mejora de la gestión del efectivo para minimizar la repercusión de los tipos de interés negativos que prevalecen actualmente en Suiza, con inclusión de la labor destinada al establecimiento de dos nuevas relaciones bancarias; ii) las iniciativas destinadas a aumentar el número de receptores de pagos de la OMPI por medios electrónicos; iii) la introducción de otras dos tarjetas de crédito para los pagos de la Organización; y iv) la introducción de un conversor de divisas que permite a los usuarios de tarjetas de crédito efectuar los pagos en la moneda local con el fin de reducir las comisiones que se cobran a la Organización por el uso de tarjetas de crédito.


  1. Respecto del PCT, en 2014 se designaron dos nuevas Administraciones encargadas de la búsqueda internacional (ISA), lo cual exigió la introducción de modificaciones en los pagos y sistemas. Se han adherido nuevos miembros a los sistemas de Madrid y de La Haya (ocho en total), lo cual ha conllevado la adaptación de los sistemas a la vez que se han introducido nuevas distribuciones tras la adhesión del Benelux y, posteriormente, de Australia al servicio E-Filing del Sistema de Madrid (IRPI).


  1. En el marco de un memorando de entendimiento firmado por la USPTO, la OEP y la Oficina Internacional, se inició un proyecto piloto destinado a determinar si la gestión de los riesgos cambiarios asociados al pago de tasas de búsqueda era susceptible de mejora y, más recientemente, se prorrogó durante dos años. En 2016, se prevé una evaluación del proyecto como parte del análisis de la propuesta de introducir una estructura de compensación por saldos netos, que era una de las recomendaciones del estudio de tesorería.



DATOS SOBRE EL RENDIMIENTO


Resultado previsto: IX.1 Servicios de apoyo eficaces, eficientes, de calidad y orientados al cliente, tanto a los clientes internos como a las partes interesadas externas

Indicadores de rendimiento

Referencia

Objetivos

Datos sobre el rendimiento

Clave de colores

Suministro de informes y análisis financieros y de gestión solicitados por el personal directivo superior, los directores de programa y los Estados miembros con arreglo a los plazos acordados

El cierre mensual finaliza 10 días laborables después del final de mes (salvo en enero, cuando el cierre se determina por los avances en el cierre anual)


Los informes estáticos que se publican en Internet están disponibles de un día para otro; los informes del Observatorio Financiero, en un plazo de dos semanas a partir del cierre; los informes oficiales mensuales, en un plazo de una semana después del cierre.

Idénticos a la referencia


Se dispone de informes parametrizados interactivos en Internet como consecuencia de la labor en materia de inteligencia institucional en el marco de la PRI a lo largo de 2014/15; los informes trimestrales del Observatorio Financiero están disponibles en un plazo de dos semanas después del cierre; los informes oficiales mensuales, en un plazo de una semana después del cierre

El cierre mensual se produjo el décimo día laborable o antes, a excepción de enero (según la referencia) y octubre, como consecuencia de la mejora del sistema.


En 2014 se crearon y pusieron en funcionamiento tableros de control en los principales sectores administrativos (gestión de recursos humanos, adquisiciones y viajes, planificación de programas y finanzas) y en 2015 se hicieron extensivos a toda la Organización. En 2015 también se elaboró y se puso en marcha un tablero de control de riesgos.



Por lo general, los informes oficiales mensuales y trimestrales están disponibles en un plazo de 6 días laborales después del cierre.


Por lo general, los informes trimestrales del Observatorio Financiero están disponibles en un plazo de un mes después del cierre.

Plenamente logrado





Plenamente logrado









Plenamente logrado



No logrado

Atención de consultas recibidas a nivel interno y externo con arreglo a los plazos establecidos

El 75% de las consultas han de ser resueltas en un plazo de tres días a partir de la recepción


Proporcionar asesoramiento o responder a consultas en relación con expedientes presupuestarios en un plazo de 72 horas

Idénticos a la referencia


Proporcionar asesoramiento o responder a consultas en relación con expedientes presupuestarios en un plazo de 48 horas

En 2014/15, por lo general, el 84,5% de las consultas registradas en el sistema WINS fueron tramitadas en un plazo de tres días:


  • En 2014, el 86% fueron tramitadas en un plazo de tres días, el 71% de ellas el mismo día, el 6% en dos días y el 9% en tres días.

  • En 2015, el 85% fueron tramitadas en tres días, el 67% de ellas el mismo día, el 12% en dos días y el 6% en tres días.



En 2014/15, la División de Presupuesto y Rendimiento de los Programas recibió unos 2.200 archivos que necesitaban validación programática o presupuestaria. El tiempo de respuesta promedio fue de 1,9 días.

Plenamente logrado
















Plenamente logrado


Resultado previsto: IX.2 Funcionamiento sin contratiempos de la Secretaría, provista de un personal bien dirigido, dotado de las competencias adecuadas y capaz de conseguir resultados

Indicadores de rendimiento

Referencia

Objetivos

Datos sobre el rendimiento

Clave de colores

Informe financiero satisfactorio de los auditores externos que confirma la conformidad de las operaciones contables con los convenios y tratados aplicables de la OMPI, el Reglamento Financiero y la Reglamentación Financiera de la OMPI y las IPSAS

Informe de auditoría satisfactorio en 2012 y 2013 y respuestas proporcionadas en relación con todas las recomendaciones de auditoría

Informes de auditoría satisfactorios respecto de los dos años del bienio

Informe de auditoría satisfactorio recibido en 2014.


En el momento de la publicación, todavía no se han publicado los resultados de la auditoría de 2015.


Se ha respondido a todas las recomendaciones de auditoría recibidas durante 2014 y 2015.


Plenamente logrado


No mensurable

Rendimiento del capital invertido en concordancia con los parámetros establecidos por el Comité Asesor en materia de Inversiones

Rendimiento del capital invertido en concordancia con los parámetros establecidos por el Comité Asesor en materia de Inversiones en 2012/13

Rendimiento del capital invertido en concordancia con los parámetros establecidos por el Comité Asesor en materia de Inversiones en 2014/15

Objetivo logrado durante el bienio. Prosiguieron las inversiones con las autoridades suizas, en concordancia con los parámetros establecidos en 2014/15.


El Comité Asesor en materia de Inversiones ha de establecer nuevos parámetros tras la introducción de una nueva política de inversiones en otoño de 2015.

Plenamente logrado

Los pagos (incluidas las tasas correspondientes a los Sistemas de Madrid y de La Haya) se efectúan en el plazo estipulado

90% de los pagos efectuados en un plazo de siete días con arreglo a las condiciones de pago o la fecha de recepción (en caso de recepción tardía) cuando no haya otros problemas de flujo de trabajo (por ejemplo, la no entrega de la orden de compra, etc.)

90% de los pagos efectuados en un plazo de dos a tres días a partir de la recepción de la factura

Los pagos de todas las facturas se efectuaron con arreglo a la referencia, excepto las facturas ex-post facto, o cuando no hubo pedidos en el sistema.


Las distribuciones mensuales se pagaron o se acreditaron en una cuenta corriente o se aplicó al pago de cuotas del siguiente mes, según lo exige el Reglamento.


Plenamente logrado

Porcentaje de miembros del personal que expresan satisfacción con la formación recibida (cursos de iniciación, formación sobre el sistema de PRI, formación relacionada con la gestión por resultados)

Referencia actualizada a fines de 2013:

Cursos de iniciación: 94%

Formación relacionada con el

sistema de PRI y

con la gestión por

resultados: 96%


Referencia original en el presup. de 2014/15): Por determinar

85%

  • Cursos de iniciación: 94%

  • Formación relacionada con el sistema de PRI y con la gestión por

resultados: 94%

  • Gestión de proyectos en un entorno de gestión por resultados: 97% (64%-excelente; 33% -satisfactorio)

Plenamente logrado

Porcentaje de encuestados en la OMPI que estiman que la Organización rinde cuentas sobre sus resultados

Referencia actualizada a fines de 2013: 80,7%


Referencia original en el presupuesto de 2014/15: 75%

80%

94% (30% completamente de acuerdo; 64% de acuerdo) de los encuestados122 indicaron que los datos sobre el rendimiento son usados para rendir cuentas ante los Estados miembros (según el Informe de validación del PPR de 2014/15).


Porcentaje de programas de la OMPI que utilizan los datos sobre el rendimiento para gestionar el rendimiento del programa

Referencia actualizada a fines de 2013: 55%123 (según el informe de validación del documento PPR 2010/11)


Referencia original en el presupuesto de 2014/15: 50

70

- 94% (30% completamente de acuerdo; 64% de acuerdo) de los encuestados124 indicaron que los datos sobre el rendimiento son usados para supervisar a intervalos regulares la ejecución d elas actividades de los programas

- 85% (27% completamente de acuerdo; 58% de acuerdo) de los encuestados 125 indicaron que los datos sobre el rendimiento son usados en la toma de decisiones. (Los datos proceden del Informe de validación del PPR de 2014/15.)


Resultado previsto: IX.3 Entorno de trabajo propicio basado en un marco regulador eficaz y medios adecuados para atender los temas de interés del personal

Indicadores de rendimiento

Referencia

Objetivos

Datos sobre el rendimiento

Clave de colores

El Reglamento Financiero y la Reglamentación Financiera y las órdenes de servicio pertinentes están actualizados

Referencia actualizada a fines de 2013: órdenes de servicio publicadas en 2012 y 2013. Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera modificados en 2012 y 2013 según lo estimado necesario


Referencia original en el presupuesto de 2014/15: órdenes de servicio publicadas en 2012 y 2013. Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera modificados en 2012 según lo estimado necesario

Examen y revisión del marco regulador cuando se considere apropiado

  • Revisión o publicación de órdenes de servicio en materia de:

    • Principios generales y reglas básicas en materia de adquisiciones

    • Anticipos de sueldo

    • Política sobre el uso de dispositivos de telecomunicación móviles

    • Creación del Grupo de Gestión de Riesgos

    • Vacaciones en el país de origen

    • Política de gestión de riesgos de la OMPI

    • Directrices financieras y de gestión del efectivo para las Oficinas de la OMPI en el exterior – Alcance y propósito

    • Atenciones sociales oficiales

  • Viajes oficiales y gastos conexos

  • Política sobre las reservas

  • Política de la OMPI de gestión de la propiedad

  • Política de la OMPI sobre la gestión de las contribuciones voluntarias

Revisión y modificación del Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera en octubre de 2014 y octubre de 2015

Revisión de la delegación de autoridad programática y administrativa, y de las autorizaciones del PNUD para firmar, e introducción de una aplicación electrónica de gestión de la delegación de autoridad programática

Plenamente logrado



INFORMACIÓN SOBRE LOS RIESGOS PLANTEADOS EN EL BIENIO


Riesgos en el logro de los resultados del programa

Planes de mitigación ejecutados o en ejecución

Evolución de los riesgos y estrategias de mitigación durante el bienio

Incidencia en el rendimiento del programa

La persistencia de la crisis económica y financiera mundial podría dar lugar a que los niveles de ingresos sean bastante inferiores a los previstos. Esta circunstancia, unida a la incapacidad para reaccionar rápidamente a fin de reducir gastos a un nivel adecuado, podría acarrear un déficit y repercutir negativamente en la ejecución del programa.

La Organización mantiene un nivel de reservas adecuado (alrededor del 18% del importe del presupuesto bienal) para estar en disposición de hacer frente a una posible disminución de los ingresos.


La Secretaría supervisa estrechamente los gastos mediante un procedimiento más sólido de supervisión de ingresos y gastos y por medio del Grupo de Gestión de la Crisis.

Los niveles de ingresos fueron superiores a los previstos a lo largo del bienio, y se siguieron adoptando medidas de mitigación adecuadas con respecto a los riesgos detectados.


Los Estados miembros examinaron el nivel de reservas previsto como parte del examen de la Política de la OMPI sobre las reservas, y se aumentó ese nivel en un 22% con el fin de mitigar más adecuadamente el riesgo.


La Organización, por medio del Grupo de Gestión de Riesgos (RMG) de reciente creación, ha seguido supervisando estrechamente la evolución de los ingresos y los gastos.


El 15 de enero de 2015, el Banco Nacional Suizo dejó de mantener el tipo de cambio mínimo de 1,20 francos suizos por euro e introdujo tipos de interés negativos para los clientes. Se han introducido procedimientos más eficaces de gestión del efectivo a fin de minimizar la incidencia de los tipos de interés negativos en los saldos de efectivo de la OMPI.

Este riesgo y su evolución no tuvieron una incidencia sustancial en el rendimiento del programa en 2014/15.




















La supresión del tipo de cambio mínimo tuvo un efecto perjudicial global en el equivalente en francos suizos de los ingresos recibidos inicialmente en euros y ha supuesto asimismo que se haya reducido en gran medida la posibilidad de obtener intereses sobre el superávit de caja.

UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS


Presupuesto y gastos reales (por resultado)

(en miles de francos suizos)




Presupuesto y gastos reales (de personal y no relativos a personal)

(en miles de francos suizos)




A. Presupuesto final de 2014/15 tras las transferencias


  1. El aumento global de los recursos de personal en el presupuesto final de 2014/15 tras las transferencias es el resultado neto de las regularizaciones en curso de las funciones de carácter continuo y de la redistribución de un cargo temporal (función de gestión de activos) asignado al programa.


  1. La redistribución de los recursos entre los resultados previstos se debe principalmente al hecho de que los recursos dedicados a la integración de nuevos módulos y funciones del sistema de PRI estaban relacionados con el resultado previsto IX.2 (Funcionamiento ágil y sin contratiempos de la Secretaría) en el presupuesto aprobado de 2014/15. Sin embargo, como estas actividades estaban más orientadas a los servicios, quedaban reflejadas más precisamente en el resultado previsto IX.1 (Servicios de apoyo eficaces, eficientes, de calidad y orientados al cliente) en el presupuesto final de 2014/15 tras las transferencias. El aumento en el resultado previsto IX.8 (Mejor rendición de cuentas, control interno y buen gobierno) se debe principalmente al mayor apoyo facilitado por el programa a las labores del Auditor Externo.


B. Utilización del presupuesto en 2014/15


  1. La utilización del presupuesto se ha mantenido dentro de los límites establecidos durante el bienio.



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