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Utilización del presupuesto del proyecto (por categoría de costo)

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Utilización del presupuesto del proyecto (por categoría de costo)

(en francos suizos, al 31 de diciembre de 2015)

Categoría de costo

Presupuesto del proyecto

Gasto real hasta la fecha

Utilización real del presupuesto

Servicios contractuales

130.000

0

0%

Por determinar170

570.000

0

0%

Total

700.000

0




RIESGOS Y ESTRATEGIAS DE MITIGACIÓN


Riesgo/Descripción del riesgo

Mitigación del riesgo

Comentario

Falta de presupuesto adecuado para poner en práctica la hoja de ruta relativa a la gestión de la identidad y el acceso y el cifrado

Dar prioridad a la hoja de ruta, en particular, tomar medidas en donde se planteen riesgos elevados

La evaluación sobre la situación permitirá determinar qué lagunas hay en la actualidad en la OMPI en materia de gestión de la identidad y del acceso, y de cifrado, y recomendar una hoja de ruta prioritaria para subsanar esas lagunas. Dado que todavía están por determinarse esas lagunas y medidas para subsanarlas, puede que el actual presupuesto del proyecto no sea suficiente



CALENDARIO DEL PROYECTO, POR ETAPA



2015

2016

2017

Etapa fundamental

T1

T2

T3

T4

T1

T2

T3

T4

T1

T2

T3

T4

Evaluación de la situación y hoja de ruta relativa a una arquitectura de referencia y a la aplicación




X

X

X







Aplicación prioritaria de una hoja de ruta relativa a las capacidades y situaciones de uso respecto de la gestión de la identidad y el acceso, y el cifrado







X

X

X

X

X

X





PROYECTOS RELACIONADOS CON LAS TIC


PROYECTO 2: APLICACIÓN DE LA GESTIÓN DE CONTENIDOS INSTITUCIONALES (PMM 2)


Director de proyecto Sr. G. BEAVER



RESULTADO PREVISTO


IX.2 Funcionamiento sin contratiempos de la Secretaría, provista de un personal bien dirigido, dotado de las competencias adecuadas y capaz de conseguir resultados



OBJETIVOS, ALCANCE Y ENFOQUE: ANTECEDENTES


  1. El proyecto consiste en establecer un depósito institucional central para almacenar documentos. Ello permitirá a los usuarios trabajar juntos (colaborar) en la creación de documentos, buscar información y acceder a ella con mayor facilidad, y permitirá vincular los documentos a las distintas transacciones que se realizan en el sistema de PRI.

  2. Durante la fase de planificación de la ejecución del proyecto de gestión de contenidos institucionales (ECM, por sus siglas en inglés), se propuso introducir modificaciones en el enfoque y el alcance del proyecto, aunque manteniendo los objetivos originales. Dichas modificaciones sirven para seguir incrementando la probabilidad de éxito en lo relativo tanto a los cambios que conciernen a la Organización, como a los elementos técnicos necesarios para implantar la ECM. El enfoque revisado se basa en una aplicación gradual, con una serie de “logros iniciales” (detallados infra), en la que el trabajo de distintos sectores se verá beneficiado por la automatización de varios de los procesos centrados en documentos, aun antes de la puesta en funcionamiento de la ECM a escala institucional.

  3. Los objetivos del proyecto de ECM son los siguientes:

  • la implantación en toda la Organización de un sistema de almacenamiento, recuperación y gestión de los documentos, expedientes y archivos de la OMPI (la aplicación ECM);

  • la implantación en la aplicación ECM de las configuraciones, específicas para cada proceso, correspondientes a los procesos de la ECM, para respaldar los procesos de trabajo que son ricos en contenidos; podrá tratarse de procesos específicos de determinados sectores o generales de la Organización;

  • cuando sea necesario, la integración con los subcomponentes de la PRI, para permitir la creación de vínculos entre el contenido de que se trate (que esté incluido en la ECM) y los registros de transacciones (que estén incluidos en la PRI), cuando así lo exija el funcionamiento de la PRI;

  • la aplicación ECM y la infraestructura de apoyo se alojarán y administrarán de manera que cumplan con los criterios de disponibilidad del servicio y los objetivos de seguridad de un sistema de esa índole, en función de su carácter vital para el trabajo;

  • la implantación de los componentes de expedientes y archivos de la aplicación ECM y los procesos correspondientes cumplirán con la Política de la OMPI de gestión de los expedientes y archivos (Orden de servicio 15/2013);

  • se impartirá formación a los usuarios finales sobre el uso del sistema, así como sobre los procesos y procedimientos, para velar por que no deje de cumplirse lo dispuesto en la Orden de servicio de la OMPI 15/2013 (procesos de la ECM);

  • en el marco del sistema, se aplicarán controles de seguridad suficientes para mantener el cumplimiento con las políticas de seguridad de la OMPI; y

  • en relación con la aplicación ECM, el diseño, la adquisición de licencias, la implantación, la configuración de base, cada una de las configuraciones específicas del proyecto relativas a los “logros iniciales”, la capacidad básica de utilización de la ECM en toda la Organización, la formación que se imparta a los usuarios y la transición hacia el pleno funcionamiento se llevarán a cabo con arreglo al presupuesto asignado al proyecto en el marco del Plan maestro de mejoras de infraestructura (véase WO/PBC/21/18, 31 de julio de 2013).


  1. El proyecto se repartirá en varias fases/subproyectos, cada uno de los cuales redundará en una serie de beneficios para una o más esferas de trabajo. Cada uno de los subproyectos incluirá lo siguiente:

  • el análisis de las tareas necesario para especificar el proceso de trabajo que será respaldado por la solución de ECM;

  • el reconocimiento y la catalogación de la interrelación con los sistemas existentes, entre otros, el sistema de PRI, cuando sea necesario;

  • el diseño de la configuración de la ECM, sobre la base del proceso de trabajo;

  • la implantación de la configuración del sistema de ECM para respaldar el proceso de trabajo;

  • la prueba del sistema y de la aceptación de la configuración del sistema ECM por los usuarios para respaldar el proceso de trabajo; y

  • la formación de los usuarios finales en la configuración de la ECM específica para el proceso de trabajo.


  1. Los subproyectos que se han identificado de momento son, por orden de ejecución:


Expedientes y archivos institucionales – subproyecto destinado a incrementar la funcionalidad del servicio de expedientes y archivos, que incluye el mejoramiento/la sustitución de los procesos de escaneo de documentos, así como la implantación de un proceso de escaneo y seguimiento del correo entrante y saliente (escaneo y flujo de trabajo), y la implantación de un mecanismo de archivo en las distintas secciones, sobre la base de la política de la OMPI de gestión de expedientes (gestión de expedientes y archivos).


Peticiones de traducción – automatización del flujo de trabajo relativo a documentos, con rastreo y presentación de informes, para la asignación de los documentos que ha de traducir la División Lingüística.


Correo entrante en la Oficina del Director General – escaneo y flujo de documentos del correo entrante en la Oficina del Director General, con enlaces a las correspondientes respuestas, y seguimiento de la evolución para asegurarse de que la respuesta se redacta y envía dentro de los plazos adecuados.


Sistema de gestión de proveedores y contratos – subproyecto que dará “logros iniciales”, encaminado a implantar una solución o procesos para gestionar la información sobre contratos, permitiendo crear documentos contractuales (gestión de documentos), almacenar documentos relacionados con un contrato (gestión de carpetas), disponer de informes y alertas sobre los distintos acontecimientos que se producen durante el ciclo de un contrato (flujo de trabajo y gestión de carpetas), así como realizar búsquedas en relación con los contratos (búsqueda).


Informes de misión – gestión de la creación de informes de misión (gestión de documentos), procesos de revisión y publicación del informe de misión (flujo de trabajo), y búsqueda de informes de misión anteriores (búsqueda) sobre la base de la categorización (lugar, miembros del personal, tema y organizaciones visitadas).


Recursos humanos (archivo electrónico del personal) – creación de ficheros seguros (carpetas) de RRHH para cada empleado, con los documentos electrónicos y los registros correspondientes al empleado, previéndose la digitalización de los registros existentes en papel (creación de imágenes y escaneo). El personal del Departamento de Gestión de los Recursos Humanos estará en condiciones de realizar búsquedas entre los archivos electrónicos para localizar y recuperar cualquier archivo que se necesite (búsqueda).


Capacidad de ECM en toda la Organización – la integración de la ECM en la interfaz estándar de escritorio de la OMPI, para que los usuarios de la OMPI puedan realizar tareas de gestión de documentos (almacenamiento, categorización, búsqueda y recuperación, y control de las versiones) respecto del contenido creado en distintos niveles: usuarios, unidades y Organización. Entre esos tipos de contenido figurará el que se cree en las computadoras de escritorio, como los archivos de tratamiento de texto (por ejemplo, documentos Microsoft Word y PDF), las hojas de cálculo (por ejemplo, Microsoft Excel), las presentaciones (por ejemplo, Microsoft PowerPoint), los diagramas (por ejemplo, Microsoft Visio), los mensajes de correo–e sobre planes de proyecto (por ejemplo Microsoft Project).



RESEÑA DE LOS AVANCES LOGRADOS EN 2015 (ETAPAS FUNDAMENTALES)


  1. El enfoque revisado del proyecto de ECM fue aprobado por la Junta de TIC de la OMPI en abril de 2015, incluida una redefinición de las prioridades respecto de los “proyectos de logros iniciales”.


  1. En 2015 se realizaron los siguientes progresos:


  • Durante el tercer trimestre, tras las recomendaciones de un consultor independiente y de un nuevo análisis del mercado, finalizó el proceso para seleccionar la opción tecnológica, OpenText, para implantar la ECM;

  • El sistema existente de expedientes y archivos institucionales fue adaptado a la nueva plataforma de OpenText durante el cuarto trimestre, dos trimestres antes que lo que se había previsto originalmente, debido a que a mediados de septiembre de 2015 se dejó de contar con Microsoft para apoyar la plataforma existente;

  • En noviembre de 2015, tras lanzar una solicitud de información, se iniciaron las actividades encaminadas a designar un proveedor que preste servicios de diseño, configuración, ejecución y apoyo en relación con el proyecto de ECM. Las compañías preseleccionadas tras el proceso de solicitud de información serán invitadas a participar en el proceso de solicitud de propuestas de marzo de 2016.


  1. Dadas las medidas adicionales de diligencia debida, incluido un procedimiento más riguroso de aprobación a nivel interno, el proceso de selección de la solución técnica llevó más tiempo de lo previsto, con el consiguiente retraso en el calendario del proyecto, que ha sido actualizado en consecuencia.



OBTENCIÓN DE BENEFICIOS


Beneficios previstos para 2016

Beneficios previstos para 2017


Beneficios previstos para 2018

Tras las mejoras introducidas en los expedientes y archivos institucionales:

Uno de los beneficios de los “logros iniciales” será el aumento de la eficacia en el escaneo de documentos, también en el escaneo de la correspondencia entrante, con la consiguiente reducción del tiempo que debe invertir el personal en esa tarea.


Se obtendrán beneficios a largo plazo en 2018, con la puesta en funcionamiento en toda la Organización de la configuración del sistema de ECM.


Tras la puesta en funcionamiento de la configuración del sistema de ECM para el correo entrante (eCourier)

La Oficina del Director General y el Equipo Directivo Superior dispondrán de un único sistema para la distribución y el seguimiento de la creación de respuestas a los mensajes externos de correo; en consecuencia:

  • se reducirá el tiempo necesario para redactar las respuestas a los mensajes externos de correo, pues no será necesario distribuir materialmente los mensajes y las respuestas entre los edificios de la OMPI, lo que contribuirá al logro de los objetivos relativos a los tiempos de respuesta;

será posible utilizar un tablero único de gestión para conocer la situación y el progreso de cada respuesta a un mensaje externo, lo que reducirá el esfuerzo necesario para que el personal realice el seguimiento de las respuestas con miras al cumplimiento de los objetivos, permitiendo al personal administrativo centrarse en otras actividades.

Tras la puesta en funcionamiento de la configuración del sistema de ECM para toda la Organización:

La implantación de la gestión de contenidos institucionales en la OMPI en su conjunto, al respaldar los cambios culturales relativos al intercambio de conocimientos y la gestión de la información en la Organización, además del subproyecto que dará “logros iniciales”, tendrá como consecuencia:

  • la capacidad de realizar búsquedas en la totalidad de la base de conocimientos de la OMPI, reduciendo el volumen de creación y el registro por duplicado de conocimientos, gracias al intercambio de información;

  • la capacidad de extender la aplicación efectiva de la Política de gestión de los expedientes y archivos (orden de servicio 15/2013) a un número mayor de unidades operativas;

  • la capacidad de reducir los costos actuales de archivo físico de documentos, a medida que esos documentos pasan al formato electrónico;

  • la capacidad de reducir los costos de almacenamiento electrónico de documentos, pues la capacidad de realizar búsquedas en la totalidad del acervo de conocimientos de la Organización debería reducir el nivel de modificaciones introducidas y de registro por duplicado de conocimientos.

Tras la puesta en funcionamiento de la configuración del sistema de ECM para el flujo de trabajo y la situación de las peticiones de traducción:

La creación del sistema de flujo de trabajo y seguimiento de la situación de los documentos por traducir, para la División Lingüística, tendrá como consecuencia:

  • la disminución de los esfuerzos necesarios para que el personal informe sobre la situación de las peticiones de traducción, puesto que el sistema producirá informes automatizados;

  • la capacidad de velar por que se alcancen los niveles de traducción previstos, gracias a la supervisión activa y la presentación de informes sobre la situación de cada petición de traducción.

Tras la puesta en funcionamiento de la configuración del sistema de ECM para la gestión de proveedores y contratos:


La Sección de Adquisiciones dispondrá de una única fuente para la búsqueda de información relativa a las licitaciones en curso y finalizadas; en consecuencia:

  • disminuirá el tiempo necesario para encontrar y recuperar información de actualidad;

  • disminuirán tanto el número de errores como la necesidad de modificación, debido a que la última versión de cada documento podrá reconocerse claramente.

La Sección de Adquisiciones dispondrá de un tablero único en el que se indicará el avance de las licitaciones activas y la información acerca de los plazos para volver a licitar los contratos existentes; en consecuencia:

  • el personal podrá realizar un número mayor de tareas productivas gracias a una mejor planificación de las actividades de adquisición.



Tras la puesta en funcionamiento de la configuración del sistema de ECM para los informes de misión

El contenido de los informes de misión, así como la información relativa a las misiones previstas, será susceptible de búsqueda en toda la Organización; en consecuencia;

  • podría reducirse el número de misiones, en el caso de que se superpongan los viajes o los puntos a tratar que figuran en las agendas de misión, lo que permitiría reducir los costos;

  • las misiones resultarán más productivas porque el personal de la OMPI tendrá acceso a mayor cantidad de información relativa a misiones anteriores a un país u organización determinados, y estará preparado para responder a las preguntas pendientes que puedan haber sido formuladas en una misión anterior.



Tras la puesta en funcionamiento de la configuración del sistema de ECM para los registros electrónicos de RRHH del personal

El Departamento de Gestión de los Recursos Humanos dispondrá de un depósito único para almacenar los documentos relativos al personal, tanto para los documentos antiguos, que serán escaneados, como para la captura de documentos recientemente creados; en consecuencia:

  • habrá continuidad en la captura, gestión y preservación de archivos clave de RRHH y documentos conexos. El depósito único de información permitirá reducir el tiempo y los esfuerzos necesarios para que el personal de RRHH reconozca y recupere los documentos pertinentes necesarios para procesos esenciales en la Organización;

  • será posible reconocer claramente la versión más reciente de cada documento de RRHH relacionado con el personal de la OMPI, lo que reducirá el tiempo y el esfuerzo necesarios para reconocer la versión más reciente de cada documento, al igual que la necesidad de introducir modificaciones.




UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS171


Utilización del presupuesto del proyecto

(en francos suizos, al 31 de diciembre de 2015)

Nombre del proyecto

Presupuesto del proyecto

Gasto real hasta la fecha

Utilización real del presupuesto

Índice de avance en la ejecución del proyecto

Proyecto de aplicación de la ECM

2.068.000

75.170

3,6%

3%


Utilización del presupuesto del proyecto (por etapa)

(en francos suizos, al 31 de diciembre de 2015)

Etapa fundamental

Presupuesto del proyecto

Gasto real hasta la fecha

Utilización real del presupuesto

Índice de avance en la ejecución, por etapa

Estudio y desarrollo del enfoque, incluida la selección de la tecnología para el sistema de ECM

36.000

36.000

100%

100%

Creación de una nueva plataforma y actualización de la versión relativa a los expedientes y archivos existentes

42.000

39.170

93%

100%

Adjudicación del contrato respecto del jefe del proyecto en el lado cliente y especialista en ECM

400.000

0

0%

-

Gastos de alojamiento y mantenimiento del sistema a de ECM

1.298.000

0

0%

-

Instalación & configuración de base

205.000

0

0%

-

Proyecto 1: Gestión de peticiones de traducción

58.000

0

0%

-

Proyecto 2: Correspondencia entrante de la Oficina del Director General

80.000

0

0%

-

Proyecto 3: Gestión de proveedores y contratos

46.000

0

0%

-

Proyecto 4: Informes de misión

37.000

0

0%

-

Proyecto 5: expedientes de RRHH del personal

140.000

0

0%

-

Proyecto 6: Capacidades de ECM en toda la Organización

46.000

0

0%

-

Total

2.068.000

75.170





Utilización del presupuesto del proyecto (por categoría de costo)

(en francos suizo, al 31 de diciembre de 2015)

Categoría de costo

Presupuesto del proyecto

Gasto real hasta la fecha

Utilización real del presupuesto

Servicios contractuales individuales

400.000

36.000

9%

Servicios contractuales

690.000

39.170

6%

Apoyo del programa informático OpenText (gastos de mantenimiento)

514.000

0

0%

Alojamiento (CICE)

144.000

0

0%

Diversos e imprevistos


320.000

0

0%

Total

2.068.000

75.170





CALENDARIO DEL PROYECTO, POR ETAPA



2014

2015

2016

2017

Etapa fundamental

T1

T2

T3

T4

T1

T2

T3

T4

T1

T2

T3

T4

T1

T2

T3

T4

Estudio y desarrollo de enfoque




X













Selección de tecnología de ECM

 

 

 




X










Creación de una nueva plataforma y actualización de la versión relativa a los expedientes y archivos institucionales existentes








X









Finalización de la licitación relativa al socio externo encargado de la ejecución

 

 

 






X








Aceptación de la configuración de base de la ECM

 

 

 







X







Aceptación de la configuración perfeccionada para expedientes y archivos

 

 

 








X






Puesta en funcionamiento de la configuración de ECM

para el flujo de trabajo y la situación de las peticiones de traducción












X





Puesta en funcionamiento de la configuración de ECM para correo entrante en la Oficina del Director General













X




 Puesta en funcionamiento de la configuración de ECM para la gestión de proveedores y contratos

 

 

 










X




Puesta en funcionamiento de la configuración de ECM para informes de misión














X



Puesta en funcionamiento de la configuración de ECM para los expedientes electrónicos de RRHH del personal















X


Puesta en funcionamiento de la configuración del sistema de ECM para toda la Organización
















X






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