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S wo/pbc/25/7 original: ingléS fecha: 7 de junio de 2016 Comité del Programa y Presupuesto Vigesimoquinta sesión Ginebra, 29 de agosto a de septiembre de 2016

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RIESGOS Y ESTRATEGIAS DE MITIGACIÓN


Riesgo/Descripción del riesgo

Mitigación del riesgo

Comentario

Imposibilidad de realizar obras antes del verano de 2015 en el edificio PCT por no estar disponibles las empresas en la fecha solicitada por la OMPI



Aplazar las obras hasta octubre/noviembre de 2015

Se materializó el riesgo. Se aplazó el calendario general del proyecto

Circunstancias imprevistas en las obras del PCT, como demoras en la instalación por la empresa SIG de equipos internos en el edificio PCT y/o problemas técnicos durante la desinstalación de los conductos existentes o debido a ella

Realizar reparaciones y actualizar el calendario de las obras, de ser necesario, incluso para 2016





Circunstancias imprevistas durante el período de garantía de las instalaciones, por ejemplo, avería debido al equipo defectuoso o a una instalación deficiente

Realizar las reparaciones que sean posibles durante el período de garantía






CALENDARIO DEL PROYECTO, POR ETAPA



2014

2015

2016

Etapa fundamental

T1.

T2.

T3

T4

T1.

T2.

T3

T4

T1.

T2.

Adjudicación del contrato al ingeniero en climatización (AB y PCT)

 

X









Llamado a presentar ofertas para las empresas (AB)

 

X









Ejecución y puesta en servicio de las obras (AB)

 


X








Validación del proyecto con el ingeniero en climatización (PCT)

 



X







Llamado a licitación para las empresas (PCT)





X

X





Ejecución y puesta en servicio de las obras (PCT)






X

X

X

X





PROYECTOS RELACIONADOS CON LOS EDIFICIOS

PROYECTO 5: EDIFICIO ARPAD BOGSCH – FASE 1 DE LA RENOVACIÓN DEL SUBSUELO (ADAPTACIÓN DE LAS DIMENSIONES DEL CENTRO DE DATOS Y RENOVACIÓN DE LA IMPRENTA) (PMM 5)


Director de proyecto: Sr. A. FAVERO



RESULTADO PREVISTO


IX.1 Servicios de apoyo eficaces, eficientes, de calidad y orientados al cliente, tanto a los clientes internos como a las partes interesadas externas



OBJETIVOS, ALCANCE Y ENFOQUE: ANTECEDENTES


  1. Es necesario adaptar las dimensiones del actual centro de datos situado en el subsuelo del edificio AB con el fin de adecuarlo a su nuevo objetivo, más reducido, de servir de sala informática para uso exclusivo de los usuarios del edificio AB. Se prevé que esta adaptación permitirá liberar una superficie importante que podrá utilizarse ulteriormente para ampliar la actual imprenta, que necesita renovación.


  1. Los objetivos de este proyecto son: i) determinar la superficie necesaria para la instalación de la imprenta y la sala de informática y documentación, reduciendo las dimensiones del centro de datos con el fin de disponer de un espacio suficientemente amplio para la expansión y renovación de la imprenta; ii) reducir el consumo de energía mediante la remoción de determinados equipos técnicos del centro de datos; y iii) mejorar los espacios de trabajo del personal de la sala de imprenta y documentación.



RESEÑA DE LOS AVANCES LOGRADOS EN 2015 (ETAPAS FUNDAMENTALES)


  1. En 2014, se realizaron los siguientes progresos:



  • se elaboró el mandato del arquitecto;

  • se llamó a licitación para la selección del arquitecto; y

  • se adjudicaron contratos al arquitecto y al ingeniero en climatización.


  1. Debido a la demora en la finalización de la nueva sala de conferencias de la OMPI (aplazada de comienzos de 2014 a septiembre de 2014), la puesta en marcha del proyecto se retrasó seis meses con respecto al plan original. El calendario del proyecto se ha modificado en consecuencia.


  1. En 2015, se realizaron los avances siguientes:


  • inicio de los estudios por el arquitecto; y

  • traslado del equipo informático al centro de datos redimensionado para determinar la superficie disponible para la futura imprenta.


  1. A finales de 2015 todavía había de validarse a nivel interno el espacio necesario para la imprenta ampliada y renovada, con las consiguientes demoras adicionales en la ejecución del proyecto. El calendario del proyecto se ha modificado en consecuencia.



OBTENCIÓN DE BENEFICIOS


Beneficios previstos para 2017

Mejor asignación del espacio disponible en función de los usos respectivos

Reducción parcial del consumo de energía en la zona afectada por las obras en el edificio AB

Mejora de los espacios de trabajo del personal de la imprenta y la documentación



UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS175


Utilización del presupuesto del proyecto

(en francos suizos, al 31 de diciembre de 2015)

Nombre del proyecto

Presupuesto del proyecto

Gasto real hasta la fecha

Utilización real del presupuesto

Índice de avance en la ejecución del proyecto

Edificio Arpad Bogsch – fase 1 de la renovación del subsuelo (adaptación de las dimensiones del centro de datos y renovación de la imprenta)

960.000

5.000

0,5%

15%



Utilización del presupuesto del proyecto (por etapa)

(en francos suizos, al 31 de diciembre de 2015)

Etapa fundamental

Presupuesto del proyecto

Gasto real hasta la fecha

Utilización real del presupuesto

Índice de avance en la ejecución del proyecto

Adjudicación de los contratos al arquitecto y a los ingenieros

144.000

5.000

3,5%

100%

Obra y puesta en servicio

816.000

0

0%

-

Total

960.000

5.000

0,5%




Utilización del presupuesto del proyecto (por categoría de costo)

(en francos suizos, al 31 de diciembre de 2015)

Categoría de costo

Presupuesto del proyecto

Gasto real hasta la fecha

Utilización real del presupuesto

Costos relacionados con las obras

759.000

0

0%

Honorarios

144.000

5.000176

3,5%

Diversos e imprevistos

67.000

0

0%

Total

960.000

5.000

0,5%



RIESGOS Y ESTRATEGIAS DE MITIGACIÓN


Riesgo /Descripción del riesgo

Mitigación del riesgo

Comentario

Proyecto aplazado entre seis meses y un año debido al retraso en la finalización de la nueva sala de conferencias de la OMPI


Ajustar el calendario para tener en cuenta la demora.

El riesgo se materializó. El calendario general del proyecto se alargó seis meses en relación con el plan original. Se ajustó el plazo del proyecto conforme a la medida prevista para mitigar el riesgo. No hubo incidencia tangible en los aportes concretos del proyecto

Demora en el inicio de las obras por la incertidumbre en relación con las decisiones internas en lo tocante a las opciones para la instalación de las máquinas y del personal en la sala prevista para la imprenta que aseguren una mejor utilización del espacio disponible por las unidades en cuestión

Determinar la superficie necesaria para evaluar mejor las necesidades.

El riesgo se materializó en 2015, e indujo nuevas demoras en la ejecución del proyecto. Al final del año estaba finalizando el examen de la superficie necesaria, conforme a la medida prevista para mitigar el riesgo. Se ha modificado nuevamente el calendario del proyecto

Demora en la finalización de las obras debido a un problema técnico detectado durante las obras de desmantelamiento de las instalaciones actuales o causado por ellas

Realizar las reparaciones necesarias y, de ser necesario, actualizar el calendario de las obras


Riesgo financiero como resultado de los costos derivados de la reubicación parcial y temporal del personal de la imprenta y la documentación .

Utilizar la reserva para “gastos diversos e imprevistos” en el presupuesto aprobado




CALENDARIO DEL PROYECTO, POR ETAPA



2014

2015

2016

2017

Etapas fundamentales

T1.

T2.

T3

T4

T1.

T2.

T3

T4

T1.

T2.

T3

T4

T1.

T2.

T3

T4

Definición interna de los objetivos del proyecto

 

X















Adjudicación de contratos al arquitecto



X

X

X

X











Adjudicación de contratos a los ingenieros

 








X

X







Examen exhaustivo de la ejecución de las obras

 







X

X

X







Llamado a licitación y selección de empresas










X

X






Obra











X

X

X

X

X


Puesta en servicio

 















X




PROYECTOS RELACIONADOS CON LOS EDIFICIOS


PROYECTO 6: EDIFICIO ARPAD BOGSCH – SUSTITUCIÓN DE DETERMINADAS VENTANAS (PMM 6)


Director de proyecto: Sr. A. FAVERO



RESULTADO PREVISTO


IX.1 Servicios de apoyo eficaces, eficientes, de calidad y orientados al cliente, tanto a los clientes internos como a las partes interesadas externas



OBJETIVOS, ALCANCE Y ENFOQUE: ANTECEDENTES


  1. Las ventanas de la fachada suroeste del edificio AB, expuestas en los últimos tres decenios, más que las otras fachadas, al sol y el calor y a mayores diferencias de temperatura entre el verano y el invierno, han sufrido un deterioro significativo en sus cualidades térmicas. Además, en varias de esas ventanas, así como en otras de la fachada, se ha degradado el tono de azul (que ha pasado a tomar matices de rosa y violeta) debido al envejecimiento de los componentes gaseosos que rellenan el espacio entre las capas de vidrio.


  1. La sustitución de esas ventanas reducirá el consumo de energía necesario principalmente para refrigerar las oficinas de que se trate en períodos de calor. También mejorará, como es necesario, el aspecto estético del edificio AB, uno de los emblemas arquitectónicos de la ciudad de Ginebra.


  1. Los objetivos de este proyecto son: i) mejorar las cualidades térmicas y la eficiencia energética de la fachada suroeste del edificio AB; ii) reducir el consumo de energía; iii) mejorar el confort térmico de los ocupantes; y iv) mejorar el aspecto estético del edificio AB.



RESEÑA DE LOS AVANCES LOGRADOS EN 2015 (ETAPAS FUNDAMENTALES)


  1. En 2014, se realizaron los siguientes progresos:


  • se elaboró el mandato del ingeniero de fachadas;

  • se llamó a licitación para la selección del ingeniero de fachadas;

  • se adjudicó el contrato al ingeniero de fachadas; y

  • se examinó y validó el proyecto con el ingeniero de fachadas.


  1. Debido al retraso registrado en la finalización de la nueva sala de conferencias de la OMPI (aplazada de comienzos de 2014 a septiembre de 2014), la puesta en marcha del proyecto se retrasó un año con respecto al plan original. El calendario del proyecto se ha modificado en consecuencia.


  1. En 2015, se realizaron los avances siguientes:


  • realización de los preparativos necesarios (julio y agosto de 2015) a fin de encargar las ventanas;

  • detección de problemas177 técnicos durante las obras de muestra realizadas, lo que supuso la interrupción de las obras;

  • decisión de contratar expertos para volver a evaluar la situación técnica, que ahora supondrá una obra más compleja de extracción de las ventanas y sus marcos, y aconsejar las próximas medidas a tomar; y

  • aplazamiento de la ejecución del proyecto hasta que se resolvieran los problemas técnicos.


  1. A finales de 2015 todavía no se sabía la incidencia total que tendrían los problemas técnicos en el proyecto. A fin de atenuar la probabilidad de riesgo se contratarán expertos y se llevarán a cabo estudios adicionales para asesorar a la OMPI sobre el modo más indicado de proceder.



OBTENCIÓN DE BENEFICIOS


Beneficios obtenidos en 2015

Beneficios previstos para el futuro

En 2015 no se obtuvieron beneficios debido a la interrupción de las obras tras detectarse problemas técnicos

Reducción total de la pérdida de energía a través de la fachada suroeste del edificio AB


Mejor confort térmico todo el año


Reciclado de las ventanas menos dañadas para su uso en otras fachadas del edificio AB


Mejora del aspecto estético de la fachada suroeste del edificio AB


Mejora de la eficiencia energética



UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS178


Utilización del presupuesto del proyecto

(en francos suizos, al 31 de diciembre de 2015)

Nombre del proyecto

Presupuesto del proyecto

Gasto real hasta la fecha

Utilización real del presupuesto

Índice de avance en la ejecución del proyecto

Edificio Arpad Bogsch – sustitución de determinadas ventanas

300.000

47.042

15,7%

15%


Utilización del presupuesto del proyecto (por etapa)

(en francos suizos, al 31 de diciembre de 2015)

Etapas fundamentales

Presupuesto del proyecto

Gasto real hasta la fecha

Utilización real del presupuesto

Índice de avance en la ejecución del proyecto

Adjudicación del contrato al ingeniero de fachadas

45.000

36.812

81,8%

90%

Obra y puesta en servicio

255.000

10.230

4%

6%

Total

300.000

47.042





Utilización del presupuesto del proyecto (por categoría de costo)

(en francos suizos, al 31 de diciembre de 2015)

Categoría de costo

Presupuesto del proyecto

Gasto real hasta la fecha

Utilización real del presupuesto

Costos relacionados con las obras

234.000

10.230

4,4%

Honorarios

45.000

36.812

81,8%

Diversos e imprevistos

21.000

0

0%

Total

300.000

47.042



RIESGOS Y ESTRATEGIAS DE MITIGACIÓN


Riesgo/Descripción del riesgo

Mitigación del riesgo

Comentario

Demora de hasta un año en el comienzo del proyecto debido al retraso en la finalización de la nueva sala de conferencias de la OMPI

Ajustar el calendario y realizar obras durante el verano en la medida posible

El riesgo se materializó en 2014. El calendario general del proyecto fue alargado 12 meses en relación con el plan original. Se ajustó el plazo para el proyecto, conforme a la medida prevista para mitigar el riesgo. No hubo incidencia tangible en los aportes concretos del proyecto

Conflicto de prioridades entre el avance de las obras y la utilización de las oficinas por sus ocupantes, con la consiguiente imposibilidad de desalojar las oficinas para poder comenzar las obras en las plantas afectadas

En lo posible, reorganizar las obras de construcción y revisar el calendario


Imposibilidad de realizar las obras durante el verano de 2015 por no estar disponibles las empresas en la fecha solicitada por la OMPI

Aplazar las obras hasta el verano de 2016


Demora o interrupción de las obras debido a un accidente en el lugar de las obras

Revalidar y fortalecer las medidas de seguridad y revisar el calendario de las obras hasta 2016


Interrupción de las obras por problemas técnicos detectados durante la labor preparatoria del sitio de las obras

Contratar expertos que presten asesoramiento sobre el mejor modo de solucionar los problemas planteados

El riesgo se materializó en 2015. Se contrataron expertos adicionales para realizar estudios a fin de asesorar a la Secretaría sobre el mejor modo de proceder para atenuar la incidencia



CALENDARIO DEL PROYECTO, POR ETAPA



2014

2015

2016

Etapas fundamentales

T1.

T2.

T3

T4

T1.

T2.

T3

T4

T1.

T2.

T3

T4

Adjudicación del contrato al ingeniero de fachadas



X

X








 

Desarrollo y validación del proyecto con el ingeniero de fachadas





X







 

Llamado a presentar ofertas y selección de empresas






X






 

Ejecución y puesta en servicio de las obras







X



X



Adjudicación de contrato a expertos para que realicen estudios a fin de asesorar a la Secretaría sobre el mejor modo de proceder










X

X

 



PROYECTOS RELACIONADOS CON LA SEGURIDAD Y LA VIGILANCIA


PROYECTO 7: MEDIDAS DE SEGURIDAD Y DE PROTECCIÓN CONTRA INCENDIOS (PMM 7)


Director del proyecto Sr. M. GIBB



RESULTADO PREVISTO


IX.4 Una organización responsable con el medio ambiente y la sociedad, en la que se garantiza la seguridad de su personal, los delegados, los visitantes, la información y los activos físicos



OBJETIVOS, ALCANCE Y ENFOQUE: ANTECEDENTES


  1. Conforme a la auditoría de seguridad y vigilancia realizada por un instituto especializado a petición de la Secretaría, es necesario poner en práctica varias recomendaciones relacionadas con medidas de seguridad y de protección contra incendios en los edificios más antiguos de la OMPI, para que cumplan con los nuevos niveles de seguridad (cabe señalar que el nuevo edificio y la nueva sala de conferencias quedan excluidos de este proyecto pues las especificaciones técnicas ya reflejan los nuevos niveles exigidos). Las medidas de seguridad y de protección contra incendios que han de aplicarse en los edificios más antiguos de la OMPI son : i) la compartimentación entre edificios; y ii) la compartimentación entre áreas de un edificio determinado (tabiques divisorios). La finalidad de esa compartimentación es aislar mejor un único edificio o área en caso de incendio o de propagación de humo tras un incidente. La compartimentación de los edificios se realizará mediante la construcción de elementos de infraestructura o puertas además o en lugar de las existentes y, en algunos casos, la instalación de nuevas puertas en los corredores o pasillos existentes.


  1. La ejecución del proyecto permitirá:


  • reducir los costos relacionados con: i) daños causados a los locales o a los activos que se encuentran en su interior, limitando la probabilidad de que ocurran incidentes; y ii) actividades de reparación, sustitución y limpieza;

  • mejorar la protección de los datos relativos a la presentación de solicitudes en virtud de diferentes sistemas de registro;

  • crear un entorno de trabajo más seguro, fortaleciendo, en caso de incidente, la seguridad y las medidas de protección del personal y de las demás personas que trabajen en los edificios, y mejorando los procedimientos de evacuación;

  • mejorar la protección y la separación física de las instalaciones esenciales en los edificios;

  • cumplimiento de las normas del Cantón de Ginebra sobre la prevención de incendios; y

  • adhesión a la política de prevención de incendios de las Naciones Unidas.



RESEÑA DE LOS AVANCES LOGRADOS EN 2015 (ETAPAS FUNDAMENTALES)


  1. La compartimentación del edificio PCT se llevó a cabo y concluyó en 2014 e incluyó un estudio de viabilidad y la instalación y conexión de puertas cortafuegos. En 2015 finalizó la labor de compartimentación en el segundo subsuelo del edificio AB, entre el estacionamiento subterráneo del edificio AB y el edificio AB, iniciada en 2014 y quedó totalmente operativo el equipo ignífugo. El costo para finalizar esa labor fue superior a la que se había presupuestado originalmente y será sufragado mediante los ahorros obtenidos en el marco del proyecto de compartimentación entre los edificios GBI y AB (véase a continuación).


  1. En el segundo semestre de 2015, en el marco del proyecto de compartimentación entre los edificios GBI y AB, la Secretaría llevó a cabo un estudio y preparó el mandato relativo a la instalación de tres puertas cortafuegos adicionales entre los edificios AB y GBI (primer subsuelo, planta baja y primera planta), lo que llevó más tiempo de lo previsto por la marcha inesperada del consultor inicialmente encargado de realizar el estudio, lo que supuso un retraso de 6 meses para este aporte concreto. El calendario del proyecto se ha modificado en consecuencia.


  1. A finales de 2015 ya se había instaurado una mejor coordinación y planificación para velar por que el proyecto quede finalizado a tiempo y conforme al presupuesto previsto.



OBTENCIÓN DE BENEFICIOS


Beneficios obtenidos en 2014

Beneficios obtenidos en 2015

Beneficios previstos en 2016

Beneficios previstos para 2017

Mejora de las medidas de seguridad y de protección del personal al término de las obras de compartimentación del edificio PCT

Mantener el nivel de vigilancia y seguridad en el edificio PCT

Mantener el nivel de vigilancia y seguridad en el edificio PCT

Mantener el nivel de vigilancia y seguridad en el edificio PCT


Mejorar la seguridad del personal y de los delegados mediante la creación de un vestíbulo de independencia en el acceso a los ascensores en el segundo subsuelo del edificio AB

Mantener el nivel de vigilancia y seguridad en el acceso al segundo subsuelo del edificio AB

Mantener el nivel de vigilancia y seguridad en el acceso al segundo subsuelo del edificio AB



Mejorar el nivel de vigilancia y seguridad entre los edificios AB y GBI

Mejorar el nivel de vigilancia y seguridad entre los edificios AB y GBI



Mejorar el nivel de vigilancia y seguridad entre los edificios GBI y GBII

Mejorar el nivel de vigilancia y seguridad entre los edificios GBI y GBII




Mejorar el nivel de vigilancia y seguridad entre partes del edificio AB



UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS179


Utilización del presupuesto del proyecto

(en francos suizos, al 31 de diciembre de 2015)

Nombre del proyecto

Presupuesto del proyecto

Gasto real hasta la fecha

Utilización real del presupuesto

Índice de avance en la ejecución del proyecto

Medidas de seguridad y de protección contra incendios

400.000

122.587

31%

40%





Utilización del presupuesto del proyecto (por etapa)

(en francos suizos, al 31 de diciembre de 2015)

Etapas fundamentales

Presupuesto del proyecto

Gasto real hasta la fecha

Utilización real del presupuesto

Índice de avance en la ejecución del proyecto

Compartimentación del edificio PCT

45.000

44.392

98%

100%

Mejora de la planificación del espacio en la zona para los delegados en el segundo subsuelo del edificio AB/creación de un vestíbulo de independencia en el acceso a los ascensores en el segundo subsuelo del edificio AB

55.000

78.195

142%

100%

Estudio y proyecto relacionados con la compartimentación entre los edificios GBI y AB

175.000

0

0%

10%

Proyecto relacionado con la compartimentación entre los edificios GBI y GBII (todos los niveles, con excepción del primer subsuelo)

65.000

0

0%

-

Proyecto relacionado con la compartimentación del edificio AB (con excepción del segundo subsuelo)

60.000

0

0%

-

Total

400.000

122.587





Utilización del presupuesto del proyecto (por categoría de costo)

(en francos suizos, al 31 de diciembre de 2015)

Categoría de costo

Presupuesto del proyecto

Gasto real hasta la fecha

Utilización real del presupuesto

Costos relacionados con las obras

312.000

122.587

39%

Honorarios

60.000

0

0%

Diversos e imprevistos

28.000

0

0%

Total

400.000

122.587




RIESGOS Y ESTRATEGIAS DE MITIGACIÓN


Riesgo/Descripción del riesgo

Mitigación del riesgo

Comentario

Imposibilidad de realizar las obras en el plazo previsto por no estar disponible un proveedor en la fecha solicitada

Recurrir al personal de la OMPI para subsanar deficiencias si procede/es posible

En 2015, el estudio relativo al proyecto de compartimentación entre los edificios GBI y AB sufrió un retraso de seis meses debido a la marcha imprevista del consultor originalmente encargado de realizar el estudio. A los fines de mitigar el impacto si se materializaba el riesgo en la ejecución del proyecto, la Secretaría recurrió al personal de la OMPI para realizar el estudio

Demora o interrupción de las obras debido a un accidente en el lugar de las obras

Revalidar y fortalecer las medidas de seguridad y revisar el calendario de las obras





CALENDARIO DEL PROYECTO, POR ETAPA



2014

2015

2016

2017

Etapas fundamentales

T1.

T2.

T3

T4

T1.

T2.

T3

T4

T1.

T2.

T3

T4

T1.

T2.

T3

T4

Compartimentación del edificio PCT

Finalización de las obras

X
















Compartimentación del segundo subsuelo del edificio AB: creación de un vestíbulo de independencia



X

X

X

X











Estudio y proyecto relacionados con la compartimentación entre los edificios GBI y AB







X

X

X

X

X

X





Proyecto relacionado con la compartimentación entre los edificios GBI y GBII (todos los niveles, con excepción del primer subsuelo)









X

X

X

X





Proyecto relacionado con la compartimentación del edificio AB (con excepción del segundo subsuelo)













X

X

X

X



[Sigue el Apéndice IV]




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