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Solicitud de inscripción de libros electrónicos Registros públicos Versión 2 f-rp-0065

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Solicitud de inscripción de libros electrónicos

Registros públicos

Versión 2

F-RP-0065



Vigencia: 29/12/2015







Ciudad y fecha, ____________________________



Señores

CÁMARA DE COMERCIO DE CALI

Ciudad



Yo, ________________________________________________________________, identificado (a) con ________________ No. _________________________, expedida en _________________________, actuando en mí calidad de Representante Legal de: ________________________________________________ NIT: _________________________, solicito la inscripción del (los) siguiente(s) libro(s) electrónico(s):



Seleccione el libro

Para el registro Mercantil

Para el registro de entidades sin ánimo de lucro

 

1. Libro de actas de Asamblea General de Accionistas


1. Libro de Actas del máximo órgano

 

2. Libro de actas de Junta de Socios


2. Libros de registro de asociados


3. Libro de registro de socios o accionistas.






Correo electrónico al cual se le enviarán las notificaciones correspondientes a este trámite:


________________________________________________



Con mí firma digital en calidad de representante legal certifico que los datos del presente documento son exactos y verídicos y manifiesto que he leído y acepto los términos y condiciones de uso del servicio.



Complete la siguiente información y haga firmar digitalmente por el revisor fiscal o contador público, si la empresa tiene libros físicos anteriores a los que les falta folios por utilizar (Artículo 126 Dec. 2649 de 1993):


Nombre y apellido del Revisor Fiscal o Contador Público: ______________________________ ____


Tipo y número de identificación: ___________________________


Número de tarjeta profesional: _____________________________



TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO


Registro de libros de comercio en medios electrónicos



  1. Generalidades:


Este documento contiene los términos y condiciones de uso aplicables al servicio de “registro de libros de comercio en medios electrónicos” (en adelante el servicio). El comerciante o inscrito (en adelante el usuario) que desee acceder, consultar o utilizar el servicio, debe leer y aceptar previamente los presentes términos y condiciones de uso, seguir las instrucciones dispuestas a lo largo del sistema y ceñirse a lo dispuesto en la normatividad legal vigente en la materia.


Recomendaciones importantes:


-El registro de los libros de comercio en medios electrónicos deberá surtirse ante la cámara de comercio del domicilio del comerciante o inscrito.

- Este servicio sólo está habilitado para las personas jurídicas activas en los registros mercantil y de entidades sin ánimo de lucro, cuyo domicilio haga parte de la jurisdicción de la Cámara de Comercio de Cali (Cali, Yumbo, Vijes, La Cumbre, Jamundí y Dagua), en adelante LA CÁMARA DE COMERCIO.

- De conformidad con lo establecido en el numeral 7º del artículo 28 del Código de Comercio, modificado por el artículo 175 del Decreto 019 de 2012, solamente deben inscribirse: (i) en el registro mercantil: los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios; y (ii) en el registro de entidades sin ánimo de lucro: los libros de registro de asociados y los de actas del máximo órgano.

- Para utilizar este servicio se debe contar con un certificado de firma digital del representante legal, expedido por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada o acreditada en Colombia. También se requerirá el certificado de firma digital del revisor fiscal o contador público, en las mismas condiciones, en los casos en los cuales el libro físico que antecede el libro electrónico, posea hojas que no hubieren sido empleadas, con el fin de certificar su anulación de acuerdo con lo previsto en el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993.

- Cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, adicional a su asiento en el respectivo libro de manera electrónica, el usuario deberá solicitar el registro individual de las mismas ante la correspondiente cámara de comercio.

2. Definiciones:


Libros de comercio en medios electrónicos: documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definición de la Ley 527 de 1999, mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los términos del Decreto 805 de 2013 y la Circular Externa No. 001 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio.


Archivo Electrónico: cualquier documento en forma de mensaje de datos, generado, enviado, recibido, almacenado o comunicado en medios electrónicos, ópticos o similares, garantizando las condiciones y requisitos para su conservación de conformidad con el artículo 12 de la Ley 527 de 1999.


Firma digital: valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.


Certificado en relación con las firmas digitales: mensaje de datos firmado por la entidad de certificación que identifica, tanto a la entidad de certificación que lo expide, como al suscriptor y contiene la clave pública de éste.


Entidad de certificación digital: es aquella persona que, autorizada conforme a la ley, está facultada para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales.


Entidad de certificación abierta: la que ofrece servicios propios de las entidades de certificación, tales que: a) su uso no se limita al intercambio de mensajes entre la entidad y el suscriptor, b) Recibe remuneración por éstos.

Estampado cronológico: mensaje de datos firmado por una entidad de certificación que sirve para verificar que otro mensaje de datos no ha cambiado en un período que comienza en la fecha y hora en que se presta el servicio y termina en la fecha en que la firma del mensaje de datos generado por el prestador del servicio de estampado, pierde validez.


Registro de libros en medios electrónicos: es el trámite que el usuario debe efectuar para solicitar el registro de libros de comercio en medios electrónicos, a través del sistema dispuesto por la CÁMARA DE COMERCIO.


Asentamiento: es la anotación que se hace en los libros de comercio en medios electrónicos, previamente registrados a través del sistema dispuesto por la CÁMARA DE COMERCIO.


3. Marco normativo del servicio


La utilización del servicio está sujeto a las disposiciones contenidas en: (i) Los artículos 126 y siguientes del Decreto 2649 de 1993; (ii) la Ley 527 de 1999 la cual define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales; (iii) el Decreto 1747 de 2000 que reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999 en relación con las firmas digitales, los certificados digitales y las entidades de certificación digital; (iv) el Decreto 2364 de 2012 que reglamenta el uso de firmas electrónicas; (v) el artículo 173 del Decreto Ley 019 de 2012 el cual modificó el artículo 56 del Código de Comercio, autorizando que los libros de comercio pueden llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad, seguridad de la información, así como su conservación; y el artículo 175 del mismo decreto, que modificó el numeral 7º del artículo 28 del Código de Comercio, en el sentido de indicar que deben inscribirse en el registro mercantil, a cargo de las Cámaras de Comercio, solamente los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios; (vi) el Decreto 805 de 2013 que dicta las disposiciones generales para que las cámaras de comercio implementen el servicio para que los entes económicos puedan llevar sus libros de accionistas o asociados y los libros de actas de asamblea y juntas de socios en forma electrónica; y (vii) la Circular Externa No. 001 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio que tiene por objeto instruir a las cámaras de comercio sobre el procedimiento a seguir para la inscripción de los libros de socios o accionistas y, los de actas de asamblea y juntas de socios, que se lleven en medios electrónicos.



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