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Las opiniones contenidas en este documento, son responsabilidad de los autores y no necesariamente (aunque si pueden ser ampliamente compartidas), representan la opinión de las Universidades a que pertenecen los autores ni de la SEESCyT.


TABLA DE CONTENIDOS.



Págs.

  1. Resumen Ejecutivo……………………………………………………….. 3

  2. Introducción …………………………………………………………….. ..5

  3. Metodología…………………………………………………..…………. ..6

  4. Análisis de la Situación (Resultados del diagnóstico)……………………. 7

  5. Análisis comparativo y perspectivas de desarrollo de las unidades de

Registro en el mundo y R.D.: Impacto de las TICs y la

internacionalización de la educación en las unidades de registro ……......25

  1. Elementos básicos de las propuestas de acción………………………….. .29

  2. Conclusiones y Recomendaciones………………………………………...33

  3. Bibliografía………………………………………………………………..35

  4. Anexos………………………………………………………………….....36





I. RESUMEN EJECUTIVO



La Secretaría de Estado de Educación Superior, Ciencia y Tecnología, SEESCyT, en el marco del Foro Presidencial por la Excelencia de la Educación Dominicana, en coordinación con las Instituciones de Educación Superior (IES): Universidades, Institutos Especializados de Estudios Superiores e Institutos Técnicos Superiores, está desarrollando una consulta nacional y regional sobre la situación y perspectivas de la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología en la República Dominicana. A la Universidad Iberoamericana (UNIBE), se le solicitó encargarse de coordinar la mesa de trabajo # 30 cuyo tema es “Situación y Perspectivas de los Departamentos de Registro de las Universidades y las IES”, correspondiente al Área 4: Situación y Perspectivas de la Administración de las Instituciones de Educación Superior.


Las Unidades de Admisiones y Registro son consideradas como el centro neurálgico de las universidades. Esto es así, debido a que una buena parte de las gestiones administrativas y académicas tienen escenario en esta dependencia universitaria.


Procesos básicos de las instituciones de educación superior, tales como: admisiones de candidato a un programa académico, matriculación, convalidación, reconocimiento de Título, colación de asignatura, reválida de Título, selección de asignatura, procesamiento de calificaciones, elaboración y expedición de documentos académicos (record de calificaciones, certificaciones de títulos, carta de grado, constancia de última asignatura, constancia de inscripción) y otros, se desarrollan en las referidas Unidades o Departamentos de Registro y Admisiones. Pero, en múltiples casos, este reconocimiento contrasta con la poca dedicación de las autoridades institucionales en la búsqueda del mejoramiento y modernización constante de estos departamentos.


Por tanto, en el caso concreto de las Unidades de Registro, es necesario plantear un diagnóstico situacional del funcionamiento real de los diferentes departamentos, con el fin de evaluar su pertinencia, sus problemas y a partir ahí formular propuestas que contribuyan al mejoramiento del área de Registro. Es decir, en este momento para las IES se presenta la coyuntura que permite decidir sobre algo trascendente: seguir reproduciendo prácticas arcaicas o realmente introducir los cambios que reclaman los nuevos tiempos.


Los resultados del Diagnóstico y Perspectivas de las Unidades de Registro de las IES de la República Dominicana, presentado en el presente informe, cubrieron los siguientes aspectos: Estructura organizacional, Funciones de registro, Infraestructura de Registro, Reporte de calificaciones, Organización de expedientes, Tiempo de expedición de certificaciones, Automatización, Proceso de admisión, Pruebas administrativas y Transferencia y convalidaciones.



Como producto de las encuestas realizas a las distintas IES y de la conclusiones de las Mesas de Trabajo con Directores y Encargados de las Unidades de Registro se identificaron tres temas prioritarios referidos a: las Funciones y recursos en el futuro de las oficinas de Registro, las Plataformas digitales para la modernización de las oficinas de Registro y por último, las Transferencias, Convalidaciones y Reconocimientos en el proceso ínter universitario (Nacional e Internacional). Dentro de estos temas se fijaron objetivos como el fortalecimiento del área de Registro, dada la delicadeza de sus funciones; el dotar de los Recursos Humanos, Logísticos, Financieros, de Infraestructura y Tecnológico para la eficiencia en la prestación de servicios; crear un sistema de información homogéneo que conecte en red las informaciones de los Departamentos de Registro de las IES; unificar criterios en torno al concepto de convalidación (Colocación, exoneración, examen de nivel, equivalencia validación); automatizar todo los procesos del área de Registro tanto a los interno como externo; entre otros.






























II. INTRODUCCION



La Unidad de Registro es la unidad encargada de revisar, ordenar, archivar, controlar, certificar y expedir la documentación referente al recorrido académico de estudiantes y egresados en una institución de educación superior, desde el momento de la admisión hasta la situación final (CONES, 1999). La supervisión del funcionamiento de estas unidades en nuestro país es responsabilidad de la Secretaría de Estado de Educación Superior, Ciencia y Tecnología, SEESCyT. Existe un documento oficial que establece los procesos básicos que se desarrollan en estas unidades y los criterios generales para su funcionamiento-“Normas del Consejo Nacional de Educación Superior para el Funcionamiento de las Unidades de Admisiones y Registro en las Instituciones de Educación Superior Dominicanas”- emitido por el entonces Consejo Nacional de Educación Superior (CONES, hoy SEESCyT) en fecha 5 de Mayo de 1999.


En este documento presentamos los resultados del diagnóstico sobre la situación de las Unidades de Registro de las IES dominicanas, se plantea un plan de acción para fortalecer la calidad y eficiencia de este importante órgano de las instituciones educativas, elaborado en base a las propuestas surgidas en las Mesas de Trabajo convocadas para estos fines; y se describen algunas tendencias internacionales en este tema. Es necesario señalar que una limitación importante de este estudio consistió en la falta de fuentes apropiadas de información que permitieran profundizar el análisis comparativo y perspectivas de las Unidades o Departamento de Registro y Admisiones de las Instituciones de Educación Superior en el mundo y en la República Dominicana.



III. Metodología


El estudio realizado sobre la situación de las Unidades de Registro de las Instituciones de Educación Superior de República Dominicana tuvo las características de una investigación diagnóstica. Se preparó un plan de investigación, que marcó las etapas a desarrollar, las cuales se explican a continuación:


  1. Diseño del plan de investigación: En esta etapa se definió el universo de instituciones a contactar, se determinaron los aspectos a incluir en el instrumento de recolección de información, se determinó la modalidad de aplicación y la metodología a seguir en las Mesas de Trabajo.


  1. Diseño del instrumento y recolección de la información. Para la elaboración de la encuesta se tomaron como referentes documentos que han sido conocidos y consensuados entre las IES del sistema, tales como, la Ley de Educación Superior, las Normas del Consejo Nacional de Educación Superior-CONES- para Cumplir con las Funciones que le confiere el Decreto 517-96, la guía de la ADAAC para el autoestudio y la acreditación de las IES, así como las guías base para los planes de evaluación quinquenal de la SEESCyT.


El cuestionario, diseñado para ser completado de forma electrónica, fue puesto a la disposición de todas las IES el día 27 del pasado mes de junio, para ser completado por los directores de Registro, a través de correspondencia enviada por el Rector tanto por vía de mensajería como de correo electrónico. Se les pedía a los responsables de Registro acceder al enlace: https://intranet.unibe.edu.do/foroeducacion/ para completar el cuestionario.



  1. Procesamiento de la información: Los datos fueron procesados por el personal de UNIBE utilizando el programa EXCEL.


  1. Mesas de Trabajo: Se realizó un Taller con directores de las Unidades de Registro en el cual se presentaron los resultados del diagnóstico, se identificaron debilidades y fortalezas de las unidades y se plantearon propuestas y acciones a ser incluidas en un Plan de Trabajo de carácter integral que deberá ser elaborado por la SEESCyT.


  1. Redacción del informe: Culminado el análisis de la información disponible, se procedió a redactar el informe final del estudio.



IV. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN



    1. Diagnóstico básico o análisis de la situación.



A continuación se presentan los datos aportados por las 24 Instituciones que conforman la muestra.


A) Ubicación Geográfica


La encuesta fue respondida por Instituciones distribuidas por todo el territorio nacional, tal como lo muestra la tabla 1.1




TABLA 1.1



















FUENTE: Directores o Encargados de Registro de las IES











B. La Estructura Organizacional

En términos organizativos, el gráfico No. 1.1 revela que las IES cuentan con los elementos que definen su funcionamiento, tales como Organigrama (100%), Reglamentos (88%), Descripción de Puestos (96%) y Manual de Procesos y Procedimientos (92%).


Gráfico No. 1.1


FUENTE: Directores o Encargados de Registro de las IES


El nivel académico de la mayoría de los(as) Encargados(as) de las Unidades de Registro corresponde al grado de licenciatura (50%), aunque un grupo significativo cuenta con maestrías (25%) y especialidades (21%), según se muestra en el gráfico No. 1.2.


Gráfico No. 1.2

FUENTE: Directores o Encargados de Registro de las IES

Por su experiencia en estas labores, tanto los(as) encargados(as) de las Unidades de Registro como el personal auxiliar, se ubican de forma preferente en los rangos de 1 a 5, y de 10 a 20 años, tal como lo muestra el gráfico No. 1.3.


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