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Tablas de Retencion Dcumental

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ALCALDÍA MUNICIPAL DE PATÍA

SECRETARIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

ARCHIVO CENTRAL

EL BORDO CAUCA


NIT. 891502194-8

Dirección: Carrera 3 # 4-67 Esquina Teléfonos: 826 10 24 8 26 2 008

e-mail: alcaldiapatia@yahoo.es







TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL


ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA MUNICIPAL DE PATIA


OFICINA PRODUCTORA: 7. SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL

CÓDIGO

SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES

TD: Tipo Documental

RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

D

S

SB


AG

AC

CT

E

M

S



7



SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL









02


ACTAS

2

10


X



Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable. Permanecen en A. Gestión mientras dure la actuación. Después de A. Central se eliminan completamente.



02.17

Acta Comité de Seguridad Social en Salud

2

10


X





02.18

Acta Comité de Salud Infantil

2

10


X





02.19

Acta Comité de Vigilancia Epidemiológica

2

10


X





02.20


Acta Comité de Seguridad Social en Salud

2

10


X





02.22

Acta de Contratación Mínima Cuantía

2

6


X


X

Permanecen en A. Gestión por dos años. Después de A. Central se eliminan selectivamente teniendo en cuenta su valor Verificados los valores legales y administrativos a que haya lugar.



02.24

Acta de Desayunos Infantiles

2

6


X


X



02.29

Acta de Entrega de Libros

2

6


X


X



02.30

Acta de Entrega a Satisfacción

2

6


X


X



02.39

Acta de Inicio de Contratos

2

6


X


X



02.41

Acta de Interventoria de Régimen Subsidiado

2

6


X


X



02.42

Acta Junta de Deportes y Cultura

2

6


X


X



02.43

Acta Junta Directiva Hospital

2

6


X


X



02.44

Acta de Liquidación

2

6


X


X



02.53

Acta de Recibo de Libros

2

6


X


X


12


BASE DE DATOS







Documentos con un alto grado de valor administrativo, legal, fiscal y contable. Información Magnética para uso permanente. Y sostenido en el tiempo. No se le asignan periodos de retención.



12.03

Base de Datos Régimen Subsidiado








20



CERTIFICACIONES







Valor administrativo. Después de archivo central se eliminan completamente.



20.01

Certificación Afiliados y carnétizados

1

3


X





20.10

Certificación de Pago a Contratistas

1

3


X




29


CONSTANCIAS










29.01

Constancia de Afiliaciones y Desafiliaciones del Régimen Subsidiado

1

3


X



Documentos con valor administrativo, se elimina completamente una vez transcurrió el tiempo de retención en el Archivo de central.


32


CONVOCATORIAS

1

3


X



Documentos con valor administrativo, se elimina completamente una vez transcurrió el tiempo de retención en el Archivo de central.



32.02

Convocatoria Cave

1

3


X






32.03

Convocatoria Junta de Deportes

1

3


X





32.04

Convocatoria Reunión Comunidad

1

3


X





32.05

Convocatoria Reunión ETV

1

3


X





32.06

Convocatoria Reunión Plan de Intervenciones Colectivas

1

3


X





32.07

Convocatoria Reunión Tuberculosis

1

3


X





32.08

Convocatoria Reunión PAT – Programa Ampliado Inmunizaciones)

1

3


X




34


CRONOGRAMAS

1

3


X



Documentos con valor administrativo, se elimina completamente una vez transcurrió el tiempo de retención en el Archivo de central.



34.01

Cronograma de Actividades (PIG-Plan de Intervenciones Colectivas)

1

3


X




49


ESTUDIOS Y DISEÑOS







Tiene un alto grado de valor administrativo, jurídico, legal y fiscal. Se mantiene en A. Gestión cuatro años, después de finalizada la ejecución. Luego va a Archivo Central donde se archiva junto con la carpeta del contrato correspondiente y permanecerá durante el tiempo que dure la responsabilidad fiscal. Después de se eliminan selectivamente.



49.02

Estudio Previos

4

8


X


X



49.03

Estudio Pliegos de Condiciones

4

8


X


X


51


ESTADISTICAS

2

10


X



Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable. Después de A. Central se eliminan selectivamente.



51.01

Estadística de Educación y Salud

2

10


X




52


ESTATUTOS










52.01

Estatuto de Encuentros Deportivos

4


X




Permanece en el Archivo de Gestión mientras dura el periodo de gobierno. Después del A. Central se lleva al A. Histórico.


53


EDICTOS

4

4


X


X

Después del A. Central se eliminan selectivamente.


69


INFORMES










69.02

Informe de Actividades Deportivas

2

10


X



Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable. Después de A. Central se eliminan selectivamente.



69.11

Informe al Concejo Municipal

2

10


X





69.15

Informe Contraloría Departamental y General

2

10


X


X




69.19

Informe de Ejecución de Actividades

2

10


X





69.21

Informe Estadístico

2

8

X




Se evalúa y del resultado de este pueden ser de custodia total, y que puedan aportar para la investigación, la ciencia y la cultura.



69.26

Informe de Gestión

2

10


X


X

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable. Después de A. Central se eliminan selectivamente.



69.37

Informe Procuraduría

2

10


X


X

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable. Después de Archivo Central se eliminan selectivamente.



69.42

Informe Secretaria Departamental de Salud

2

10


X


X



69.44

Informe de Seguimiento de Contratos

2

10


X


X


70


INVENTARIOS










70.06

Inventario de Equipos de Computo

1

10


X


X

Después de su vigencia en el Archivo Central se eliminan selectivamente.



70.07

Inventario de Libros

1

10


X


X


71

INTERVENTORIA

4

20


X


X

Tiene un alto grado de valor administrativo, jurídico, legal y fiscal. Se mantiene en A. Gestión cuatro años, después de finalizada la ejecución. Luego va a Archivo Central donde se archiva junto con la carpeta del contrato correspondiente y permanecerá durante el tiempo que dure la responsabilidad fiscal. Después de se eliminan selectivamente.



71.02

Interventoria Contratos de Prestación de Servicios

4

20


X


X


102


ORDENES










102.04

Orden de Prestación de Servicios

  • Solicitud del bien o de servicios

  • Solicitud de contrato y términos de referencia

  • Certificado de disponibilidad presupuestal

  • Ofertas y/o cotizaciones

  • Formulario único Hoja de Vida (ley 190/95 y 100/95)

  • Certificado Antecedentes Disciplinarios

  • Pasado Judicial

  • Certificado de Antecedentes Fiscales

  • Registro Único Tributario RUT

  • Afiliación a Seguridad Social

  • Contrato

  • Registro presupuestal

  • Garantía única

  • Oficio de aprobación de Garantía

  • Recibo de pago derechos de publicación

  • Recibo de pago impuesto de timbre

  • Actas de inicio y liquidación.

  • Informes (Supervisión y/o Interventorias)

  • Hoja de vida.

2

6

X


X


Por tratarse de una serie de orden misional en cumplimiento del Art. 109 CPC., ley 7ª 1979 y el Decreto 2388/79 se debe conservar totalmente. Los soportes de orden contable que son solicitados por la interventoría le serán entregados al contratista y el resto de la serie se conservará en integridad. Una vez ingrese la documentación al Archivo Central se debe microfilmar según lo establecido en los Decretos 2527/50 y 3354/1954 ley 594/2000 y el Acuerdo 039 de 2002


108


PLANES










108.01

Plan de Acción

1

3




X

Se selecciona una muestra del 5% de lo producido en el periodo



108.06

Plan de Atención Básico

4

10


X


X

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal y fiscal. Se eliminan selectivamente.



108.14

Plan de Gestión

4

1





X


Se selecciona un 5% de la producción. Por cuanto su función para la cual fueron creados ya se cumplió y han sido anexados a otros documentos.



108.15

Plan de Gobierno

4

10


X


X

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal y fiscal. Se eliminan selectivamente.



108.16

Plan de Informes Estadísticos de Salud y Educación

4

1





X


Se selecciona un 5% de la producción. Por cuanto su función para la cual fueron creados ya se cumplió y han sido anexados a otros documentos.



108.18

Plan de Mejoramiento

4

10


X


X

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal y fiscal. Se eliminan selectivamente.



108.19

Plan Operativo Anual de Intervenciones Colectivas

4

10


X


X

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal y fiscal. Se eliminan selectivamente.


112


PROGRAMAS










112.04

Programa Ampliados de Inmunizaciones

1

10


X


X

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal y fiscal. Después del A. Central Se eliminan selectivamente.



112.08

Programa de Dengue

1

10


X


X



112.09

Programa de Desayunos Infantiles

1

10


X


X



112.16

Programa de Leishmaniosis

1

10


X


X



112.18

Programa de Nutrición

1

10


X


X



112.21

Programa de Salud Infantil

1

10


X


X



112.22

Programa de Salud Mental

1

10


X


X



112.24

Programa de Salud Sexual

1

10


X


X



112.30

Programa de Tuberculosis

1

10


X


X


116


PROYECTOS










116.04

Proyecto Culturales

1

10


X


X

Una vez transcurrido el tiempo en Archivo Central. Se selecciona una muestra del 10% de lo producido durante el periodo administrativo.



116.06

Proyecto Deportivos de Cofinanciación

1

10


X


X



116.19

Proyecto Promoción y Prevención de la enfermedad Sexual y reproducción.

1

10


X


X



116.20

Proyecto en Promoción de Salud

1

10


X


X


123


REGISTROS










123.05

Registro de Préstamo de Libros

2



X



Valor administrativo. Se eliminan completamente. Después del Archivo de Gestión, por tanto no se asigna periodo en Archivo central.



123.07

Registro de Usuarios

2



X




124


REPORTES










124.04

Reporte de Novedades del Régimen Subsidiado

1

10


X



Valor Administrativo, Jurídico, legal y fiscal, después del A. Central se Eliminan Completamente.



125


RESOLUCIONES

4

20

X




Se debe conservar la totalidad de la serie documental, a la que se aplicará el proceso de microfilmación con fines de respaldo y consulta, en concordancia con el decreto 2527 de 1950 y 3354 de 1954, la ley 594/2000 y el Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación.



125.12

Resolución de Edictos de exclusión e Ingresos Afiliados al régimen Subsidiado

4

20

X






125.22

Resolución Transporte Escolar

4

20

X






125.23

Resolución Alimentación Escolar

4

20

X





CÓDIGO:

D= Dependencia; S= Serie; SB= Subserie

Serie: MAYUSCULA FIJA

Subserie: Mayúscula Inicial y Negrita

Tipo Doc. : Viñetas


DISPOSICIÓN FINAL:

CT= Conservación Total; E= Eliminación;

S= Selección; M= Microfilmación

RETENCIÓN EN AÑOS:

AG= Archivo de Gestión

AC= Archivo Central


DEPENDENCIA PRODUCTORA: SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL

NORMATIVIDAD CONSULTADA: CPC. Art. 343; Art. 24 Ley 594 de 2000 y Ley 734 de 2002.






Responsable: Secretario Administrativo y Financiero Elaboró y Proyecto: Técnico Administrativo II. ________________________






Fecha de Elaboración: El Bordo Cauca, 23 de julio de 2011


14

Una forma diferente de hacer las cosas

CENTRO REGIONAL DEL SUR DEL CAUCA”





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