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Tablas de Retencion Dcumental

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HISTORIALES



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Son documentos del más alto valor administrativo, jurídico, fiscal y legal. No se asignan tiempo de retención. Permanecen en el archivo de gestión por tiempo indefinido, por tanto se conserva la totalidad de la serie documental por ser documentos de carácter misional que adquiere valores secundarios pues aportan a la memoria institucional información de su desarrollo histórico y se les aplicará el proceso de microfilmación con fines de respaldo y consulta, en concordancia con el Decreto 2527 de 1950 y 3354 de 1954, la Ley 594/2000, Acuerdo 039 de 2002, Ley 769/2002 y Resolución Nacional #4775/2009, expedida por el Ministerio de Transporte.



63.02

Historial de Vehículos

  • Factura (confirmación)

  • Certificado de empadronamiento

  • SOAT

  • Declaración de importación

  • Certificado de cámara de comercio

  • Fotocopia de Licencia de Transito








69


INFORMES










69.12

Informe Consumo de Especies Venales

2

4




X

Estos informes son importantes para atender los requerimientos de las Entidades del Estado, por lo tanto tiene un valor legal y probatorio, de igual manera se consideran documentos que reflejan las actividades de la dependencia en cumplimiento de sus funciones administrativas, por lo tanto una vez terminada su conservación en el archivo central se selecciona y se microfilma una muestra del 10% por cada 5 años de producción documental.

Se considera documentación necesaria para soportar la gestión anual de la entidad.



69.33

Informe al Ministerio de Tránsito y Transporte

2

4




X



69.48

Informe de Supervisión

2

4




X



69.49

Informe a la Superintendencia de Puertos y Transporte

2

4




X


81


LIBROS



X




Tienen valor administrativo, legal y probatorio, se archivan en orden cronológico y se mantienen en el Archivo de Gestión por ser documentos de continua consulta, no se asignan tiempos de retención.



81.07

Libro Radicador de Licencias de Transito y Transportes









81.08

Libro Radicación Accidentes de Transito









81.09

Libro Radicación Asignación de Placas









81.10

Libro Radicación Comparendos Locales









81.11

Libro Radicación Licencias de Conducción









81.12

Libro Radicación Vehículos Inmovilizados








69



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