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REGISTRO MERCANTIL



En la siguiente sección encontrara respuesta a las preguntas mas frecuentes relacionadas con el REGISTRO MERCANTIL a cargo de la CAMARA DE COMERCIO DE SAN JOSE.


¿Qué es el Registro Mercantil?


Es una instancia legal delegada por el estado Colombiano a las Cámaras de Comercio y que deben efectuar todas las personas naturales, sociedades comerciales y civiles, empresas unipersonales, empresas asociativas de trabajo, establecimientos de comercio, sucursales o agencias nacionales y sucursales de sociedades extranjeras, para el ejercicio legal de las actividades de carácter comercial.

¿Qué compone el Registro Mercantil?


  • La matrícula mercantil de personas naturales y personas jurídicas.

  • La matricula de los establecimientos de comercio.

  • La inscripción de los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley ha exigido esta formalidad.

  • El registro de los libros de comercio.


¿Qué beneficios otorga el Registro Mercantil?


  1. Cumplimiento de los deberes legales de los comerciantes.

  2. Acreditación pública de la calidad de comerciante.

  3. Confiere identidad comercial y protección.

  4. Concede exclusividad en el uso de la razón social.

  5. Otorga publicidad a los actos inscritos para conocimiento de terceros.

  6. Permite el intercambio de información con potenciales clientes que realicen actividades comerciales y económicas.

  7. Es un requisito para la admisión de acuerdos de reestructuración según lo dispuesto por la ley 550 de 1999.

  8. Otorga garantía de autenticidad documental

¿Qué es el Certificado?


Es el documento expedido por la Cámara de Comercio de San José, donde da constancia de la matricula mercantil, existencia y representación legal de todos los negocios o persona jurídicas inscritas en los registros públicos.


MATRICULA MERCANTIL


¿Qué es la Matrícula Mercantil?


Es la identificación del comerciante y su establecimiento de comercio, constituye un medio de prueba de su existencia y protege su nombre comercial. Hace pública la calidad de comerciante, en la medida que lo visualiza frente a potenciales clientes que consulten el registro. Contiene la información básica sobre los datos personales o empresariales y sobre la situación económica de las empresas legalmente constituidas en los municipios del Departamento del Guaviare y da legitimidad al negocio.


¿Cual es la importancia de la Matricula Mercantil?


La Matrícula Mercantil es de vital importancia por las siguientes razones:


  • Permite cumplir con los deberes del comerciante;

  • El certificado expedido por la Cámara de Comercio de San José permite acreditar la condición de comerciante ante las autoridades y las personas de derecho privado;

  • La matricula es una fuente de información comercial, a la que pueden acudir quienes deseen conocer la actividad económica, referencias y solvencia económica del matriculado;

  • Es un requisito para la admisión a concordato preventivo de la persona natural;

  • Facilita el proceso de inscripción en el Registro de Proponentes;

  • Facilita contactos comerciales directos con proveedores y clientes;

  • Permite ingresar a la base de datos de la Cámara de Comercio de San José.

  • Facilita la obtención de préstamos en el sector financiero.


¿Cuándo se debe realizar la Matrícula Mercantil?


La solicitud de matrícula mercantil debe ser presentada dentro del mes siguiente a la fecha en que la persona empezó a ejercer el comercio o el establecimiento de comercio fue abierto (Art. 31 C. Co.). Tratándose de sociedades, se hará dentro del mes siguiente a la fecha de la escritura pública de constitución o a la del permiso de funcionamiento. En el caso de las Empresas Unipersonales la matricula en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio de San José es constitutiva de su Personalidad Jurídica.


¿Dónde se debe hacer la Matrícula Mercantil?


La persona natural o jurídica debe presentar su solicitud de matrícula en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde se encuentra domiciliada. La Jurisdicción de la Cámara de Comercio de San José comprende los municipios de San José del Guaviare, El Retorno, Calamar y Miraflores.


¿Cómo se debe efectuar la Matrícula Mercantil?


Para ello se deben seguir los siguientes pasos:


  1. Adquirir en nuestra sede el formulario denominado Carátula Única Empresarial;

  2. Diligenciar el formulario suministrando en forma exacta y veraz los datos solicitados;

  3. Presentar el formulario junto con la cédula de ciudadanía en la caja de la Camara de Comercio de san José;

  4. Anexar la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) de la Dirección Nacional de Impuestos Nacionales (DIAN), tramite que se realiza en la pagina Web de la DIAN www.dian.gov.co

  5. Cancelar el valor de los derechos de matrícula que liquidará el cajero, tomando como base los activos indicados en el formulario.


¿Cuál es la función de la Renovación de la Matricula Mercantil y cómo se realiza?


Tiene como finalidad mantener actualizada la información comercial de los matriculados para su propio interés y el de quienes negocian con su empresa. Se debe realizar antes del 31 de marzo de cada año, todos los empresarios matriculados deben renovar su matrícula y la de sus establecimientos de comercio, diligenciando un nuevo formulario con la información actualizada. La información financiera registrada para la renovación debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.


¿Puedo modificar la información inicialmente reportada ante la Cámara de Comercio de San José?


Cualquier modificación que afecte el contenido del formulario de matrícula o renovación, debe comunicarse por escrito a la Cámara de Comercio de San José. Cuando la modificación se relacione con la situación financiera, es necesario diligenciar un nuevo formulario que informe el estado actualizado de estos datos y acompañar con una certificación o balance suscrito por un contador público. Si es del caso, se reajustarán y cancelarán los derechos de matrícula correspondientes.


¿Cómo se cancela la Matrícula Mercantil?


La persona natural que ha dejado de ejercer el comercio debe cancelar su matrícula mediante solicitud escrita y con presentación personal ante juez o notario, o, presentándose personalmente ante el Secretario de la Cámara de Comercio de San José.


¿Si el comerciante fallece, quién cancela la Matrícula Mercantil?


Cuando el comerciante fallece, cualquiera de los herederos podrá hacer la solicitud, adjuntando certificado de defunción y acreditando dicha condición. Se pagará el valor de los derechos de matrícula correspondientes.


ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO


¿Qué es un Establecimiento de Comercio?


Es un conjunto de bienes organizados por el empresario o comerciante en un sitio determinado para el desarrollo de sus actividades económicas y fines de su empresa ( ejemplos: tiendas, supermercados, almacenes, bodegas, fábricas, plantas industriales, etc.).


¿Debo matricular los Establecimientos de Comercio?


Si la persona natural o jurídica es propietaria de establecimientos de comercio, debe solicitar la matrícula de cada uno de ellos.


¿Cual es la importancia de la Matrícula del Establecimiento de Comercio?


La matrícula es importante porque:


  • Facilita la prueba de su propiedad, mediante el certificado que expide la Cámara de Comercio;

  • Protege el nombre comercial, mientras esté vigente la matricula, no se podrán registrar otros establecimientos con el mismo nombre;

  • Evita multas que pueden imponer las autoridades;

  • Es fuente de información comercial: actividad económica, ubicación, activos;

  • Facilita la celebración de negocios con los sectores público y privado.


¿Cómo se cancela la Matrícula del Establecimiento de Comercio?


Si el establecimiento de comercio ha dejado de funcionar, mediante solicitud escrita reconocida ante juez o notario o presentación personal ante el Secretario de la Cámara de Comercio, el propietario solicitará la cancelación del mismo; para el evento se debe pagar el valor de los derechos autorizados por la ley.



ACTOS, LIBROS DE COMERCIO, DOCUMENTOS DE COMERCIO Y CONTRATOS.



¿Qué es la Inscripción de Actos, Libros, Documentos y Contratos?


La Inscripción es la anotación de actos propios, libros, documentos y contratos respecto de la actividad empresarial o comercial, de los cuales la Ley exige esa formalidad para que sea conocida por todos y oponible a terceros.


De este modo, la ley garantiza que los terceros estén en condiciones de conocer aquellos actos de los comerciantes, en los cuales tengan interés, pues a partir de su inscripción están en un registro público que puede ser consultado por cualquier persona.


Es por esto que las empresas deben reportar a la Cámara de Comercio de San Jose, aquellos actos que según la ley deben ser de conocimiento público como:


  • La constitución, reformas y liquidaciones de las personas jurídicas

  • Los nombramientos de administradores y revisores fiscales

  • La apertura de establecimientos de comercio, las sucursales y las agencias

  • Los contratos de prenda sin tenencia, compraventa con reserva de dominio, preposición y agencia comercial

  • Los embargos y desembargos que afectan bienes sujetos a registro

  • Los poderes que confieren o revoquen la administración parcial o general de los negocios

  • Los libros de contabilidad, los de accionistas y los de actas.


¿Debo registrar también los libros de contabilidad?


Las personas naturales o jurídicas inscritas en el Registro Mercantil deben registrar también los libros de contabilidad pues este es un soporte de sus actividades mercantiles ante las autoridades, además así lo exige el artículo 19 del Código de Comercio.




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