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SOLICITUDES DE RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES

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6.8. SOLICITUDES DE RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES


En consideración a que la seguridad social es un servicio público de carácter obligatorio en los términos del artículo 48 de la Constitución Política, cuyo objeto es garantizar los derechos irrenunciables de la persona y la comunidad para obtener la calidad de vida acorde con la dignidad humana mediante la protección de las contingencias que la afecten, tal como lo dispone el artículo 1º de la Ley 100 de 1993, y que en materia de reconocimiento y pago de pensiones reviste el carácter de esencial, según lo establece el artículo 4º de la misma ley, en ningún caso las entidades administradoras podrán desatender los principios y términos legalmente establecidos, so pretexto de estar el afiliado incurso en una situación de múltiple vinculación.


En desarrollo de lo anterior y con el objeto de evitar que se tornen nugatorios los derechos de los afiliados, las entidades administradoras, sin perjuicio de la ejecución de otras actividades inspiradas en la finalidad antes indicada, deberán resolver las solicitudes de reconocimiento de prestaciones teniendo en cuenta lo siguiente:


a) Pensión de vejez.


Las pensiones de vejez que hayan sido solicitadas o que se soliciten a partir de la entrada en vigencia del presente numeral, deberán ser reconocidas y pagadas por la entidad administradora a la cual se entienda pertenecer el respectivo afiliado, luego de aplicar lo dispuesto en el subnumeral 6.1.


Con este propósito - independientemente del cruce de bases de datos que efectuará esta Superintendencia - desde el momento de dicha vigencia las administradoras solucionarán los casos de múltiple vinculación, dando prelación a aquellos que involucren a afiliados que hayan solicitado el reconocimiento de su pensión.


b) Prestaciones a que haya lugar por los riesgos de invalidez y muerte.


Las prestaciones que se deriven de los riesgos de invalidez y muerte deberán ser reconocidas y pagadas por la entidad administradora ante la cual se hayan efectuado las cotizaciones a la fecha de ocurrencia del siniestro. Si a dicha fecha el trabajador no estuviera cotizando, las respectivas prestaciones serán reconocidas y pagadas por la entidad ante la cual se efectuó la última cotización.


En los casos previstos en este literal, las entidades ante las cuales se hubieren efectuado cotizaciones trasladarán a la administradora que deba reconocer las prestaciones, los recursos y la información correspondientes en los términos del subnumeral 6.4.


6.9. SOLICITUDES DE VINCULACIÓN INICIAL


Con el propósito de evitar vinculaciones múltiples de trabajadores al Sistema General de Pensiones, a partir del 1o. de septiembre de 1998, el Instituto de Seguros Sociales y las administradoras del Régimen de Ahorro Individual adoptarán las medidas tendientes a que la información contenida en el formulario de vinculación corresponda exactamente a los datos



consignados en el respectivo documento de identificación del trabajador, en cuanto a tipo y número del documento, nombres y apellidos completos y fecha de nacimiento.

Lo anterior, no exime a las entidades administradoras de su obligación de verificar el completo y adecuado diligenciamiento de los formularios de vinculación.


Igualmente y sin perjuicio del término legal dentro del cual surte efecto la afiliación al Sistema General de Pensiones, observarán el procedimiento que se indica a continuación, en relación con aquellas solicitudes que fueron diligenciadas señalando que se trataba de una vinculación inicial o en las que no se indicó el trámite de vinculación ni el de traslado.


6.9.1. Consulta de nuevas afiliaciones.


Las entidades administradoras que reciban las solicitudes a que hace referencia el subnumeral 6.9. deberán consultar a las demás administradoras acerca de si el trabajador que presentó la solicitud figura o no como vinculado en alguna de ellas. La consulta deberá efectuarse por los medios previstos en el subnumeral 6.4. a más tardar el día veinte (20) de cada mes, respecto de las solicitudes recibidas en el mes inmediatamente anterior y contendrá el tipo y número del documento de identificación y los nombres y apellidos completos.


6.9.2. Respuesta a la consulta de nuevas afiliaciones.


La administradora consultada deberá dar respuesta dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha en que la recibió, debiendo emplear el mismo medio utilizado para la consulta.


Para tales efectos, incluirá en su respuesta a todos los vinculados que cumplan las siguientes condiciones:


a) Números del documento de identificación totalmente coincidentes o que difieran a lo más en una cifra cambiada, una cifra de más, una cifra de menos o una transposición de dos cifras contiguas. No se compara el tipo de documento, y


b) Apellidos y nombres totalmente coincidentes o que presenten variaciones a lo más en dos letras de cualesquiera de sus componentes (apellido paterno, apellido materno y nombres). Si el apellido materno o uno de los nombres estuviere abreviado, la coincidencia de la primera letra será considerada como igualdad del apellido o del nombre.


Con la respuesta la administradora consultada deberá informar, como mínimo, el tipo y número del documento de identificación, los nombres y apellidos completos y la fecha de nacimiento del trabajador.


En caso de no existir ninguna de las coincidencias anotadas, la administradora consultada deberá informar en su respuesta tal circunstancia.


6.9.3. Revisión a la respuesta de consulta de nuevas afiliaciones.


La administradora que realizó la consulta contará con un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recibo de la respuesta, para revisar la información que le remitieron y establecer, con base en ella, los trabajadores que ya se encuentren vinculados a otra administradora.


Si como resultado de la anterior revisión se establece que el trabajador ya se encontraba vinculado a otra administradora, dentro de los cinco días hábiles siguientes lo comunicará al solicitante y al empleador, si es del caso, advirtiéndoles que por tal razón deben seguir cotizando a la administradora donde lo venían haciendo antes de presentar la solicitud de vinculación.


En el evento en que la administradora que consulta haya recibido alguna cotización antes de establecer que el solicitante se encontraba vinculado a otra administradora, en el mismo plazo señalado en el párrafo anterior devolverá el valor de las cotizaciones abonadas en la cuenta individual o en las reservas para pensión de vejez, más el valor de la comisión de administración recibida.


Cuando se trate de una administradora del Régimen de Ahorro Individual, la devolución de las cotizaciones se hará por un número igual a las unidades recibidas y acreditadas en la cuenta individual, al valor de la unidad vigente para las operaciones del día en que se realiza la devolución.


Tratándose del Instituto de Seguros Sociales la devolución se efectuará por el valor de las cotizaciones recibidas, actualizado con las rentabilidades mínimas para los fondos de pensiones obligatorias publicadas por la Superintendencia Bancaria. En el evento en que las cotizaciones a devolver hayan permanecido en el Instituto un tiempo inferior a tres (3) años, deberán actualizarse con base en la rentabilidad mínima implícita del período de dicha permanencia.


7. DECLARACIÓN DE INGRESOS PERCIBIDOS


Teniendo en cuenta que la suma base de cotización al Sistema General de Pensiones debe corresponder al monto de los ingresos que efectivamente perciba el afiliado; las personas naturales que presten directamente sus servicios al Estado o a las entidades o empresas del sector privado, deben declarar a la administradora ante la cual se afilien, el monto de los ingresos que reciben para beneficio personal, bajo las condiciones señaladas por esta entidad, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 510 de 2003.

En consecuencia, es deber de las entidades administradoras del Sistema General de Pensiones, adoptar un formulario o documento que contenga en su totalidad la información y la descripción señaladas por la SBC en la proforma B.6000-10.


8. REGLAS SOBRE RECONOCIMIENTO Y PAGO DE PENSIONES


Para los efectos de lo dispuesto en el artículo 33 de la Ley 100 de 1993, 4º de la Ley 700 de 2001 y 1 de la Ley 717 de 2001, en concordancia con lo señalado por la Corte Constitucional en Sentencia de Unificación 975 de 2003, y con el fin de que las entidades administradoras del sistema general de pensiones adelanten las diligencias de reconocimiento y pago de pensiones dentro de los plazos establecidos en dichas disposiciones, las mismas deben diseñar y adoptar formalmente un sistema interno de procedimientos, en el que, de acuerdo con la estructura organizacional de la entidad, se establezcan tiempos y funcionarios responsables de adelantar los trámites y diligencias necesarias para el reconocimiento y pago de las pensiones a su cargo.


Cualquiera sea el sistema que se adopte para tal fin, en su diseño e implementación se deben tener en cuenta los siguientes parámetros:


8.1. Los plazos establecidos por las normas legales mencionadas constituyen únicamente los términos máximos para dar cumplimiento a los deberes en ellas consagrados. Lo anterior supone que en desarrollo del principio de eficiencia consagrado en el artículo 2 de la Ley 100 de 1993, es deber de las entidades administradoras del sistema general de pensiones adelantar con agilidad los trámites necesarios para el reconocimiento y pago de las pensiones, de modo que los beneficiarios de las prestaciones pensionales tengan acceso al derecho a la seguridad social de manera adecuada, oportuna y suficiente.

8.2. El sistema debe prever mecanismos que permitan la recolección de la información necesaria para el reconocimiento oportuno y pago ágil de pensiones manera ágil y de información oportuna a los clientes sobre el resultado de tales diligencias. Igualmente, debe establecer mecanismos para mantener permanentemente actualizada la historia laboral de sus afiliados.


8.3. Debe contar con al menos un funcionario responsable designado por el representante legal principal, a cargo de velar porque el sistema de procedimientos opere de manera adecuada al interior de la entidad y atender los requerimientos de información que sobre la materia presenten las autoridades.


8.4. Debe contar con procedimientos especiales para la atención rápida y eficiente de las solicitudes de información que sobre la materia presenten los clientes y usuarios, en los plazos señalados por la Corte Constitucional.


9. REMISIÓN DE EXTRACTOS POR PARTE DE LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DEL RÉGIMEN SOLIDARIO DE PRIMA MEDIA CON PRESTACIÓN DEFINIDA

En cumplimiento de lo establecido en el parágrafo 1, artículo 41 del Decreto 326 de 1996, en concordancia con lo previsto en el numeral 1, artículo 97 EOSF, las entidades administradoras del Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida deben remitir a sus afiliados un extracto anual con información sobre las semanas y montos cotizados, a más tardar el día 31 de marzo de cada año. Este extracto debe indicar el período al cual pertenece y contener de forma clara y precisa, como mínimo la siguiente información:


1. Información de la entidad administradora. Indica el nombre o razón social de la administradora y el número de identificación tributaria –NIT.

2. Información del afiliado. Registra los datos personales del afiliado como son el tipo y el número del documento de identidad, los nombres y apellidos, la fecha de afiliación y la dirección para remisión de la correspondencia.


3. Información sobre los aportes. Indica la fecha en que se efectuó la consignación y su monto, el período o ciclo a que corresponde, el ingreso base de cotización, el tiempo cotizado (semanas o días) y el nombre e identificación del empleador o empleadores aportantes en caso de los trabajadores dependientes.


4. Información consolidada. Presenta un resumen de las semanas cotizadas en el período objeto del extracto, clasificado por cada empleador, cuando hay más de uno. Así mismo, informa el total de semanas cotizadas y/o el tiempo de servicio efectivamente prestado por el afiliado durante toda su permanencia en la entidad, según corresponda, con la indicación clara de si hubo períodos en que no cotizó, así como la dirección y área de la entidad a la que se puede acudir en caso de duda o inconformidad con el contenido del extracto.


5. Información adicional. Indica al afiliado si existen procesos de cobro coactivo, señalando los períodos en mora y el nombre e identificación de los empleadores morosos. Así mismo, puede incluir notas de interés relacionadas con la afiliación o con el sistema general de pensiones.


Al respaldo del extracto se debe incorporar un escrito en el que se ilustre la información contenida en cada uno de los campos.




Los extractos deben remitirse por correo a la dirección que el afiliado haya indicado para el envío de correspondencia en el formulario de afiliación o de traslado, sin perjuicio de que previa autorización de la SBC se utilice otro medio idóneo para el envío de dichos extractos.


La entidad administradora debe establecer controles y mecanismos adecuados de seguridad para el manejo y utilización de esta información.


Dentro del mes siguiente a la remisión de los extractos, las entidades administradoras deben enviar a la SBC una constancia suscrita por el representante legal, sobre el cumplimiento de la obligación en cuestión.



10. PAGO DE PENSIONES MEDIANTE CONSIGNACION EN CUENTA CORRIENTE O DE AHORROS


10.1. Las entidades de previsión social deben ilustrar a los beneficiarios de mesadas pensionales sobre las diferentes posibilidades con que cuentan para el pago de las mismas, según los mecanismos establecidos para el efecto en los artículos 5° del Decreto 2150 de 1995, 2° de la Ley 700 de 2001 -modificado por el artículo 1° de la Ley 952 de 2005-, 1° del Decreto 2751 de 2002 y 13 de la Ley 962 de 1995, e informarles que la decisión sobre el mecanismo a utilizar corresponde exclusivamente a ellos según les resulte más conveniente.


10.2. En el evento en que el pensionado elija la consignación en cuenta corriente o de ahorros como mecanismo para el pago de su mesada pensional, debe seleccionar un establecimiento de crédito vigilado por la Superintendencia Financiera de Colombia o una cooperativa de ahorro y crédito o una cooperativa multiactiva con sección de ahorro y crédito o una cooperativa integral con sección de ahorro y crédito vigilada por la Superintendencia de la Economía Solidaria, con sucursal, agencia o corresponsal,


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