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Sistemas de Información Gerencial- Administración de la Empresa Digital

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Sistemas de Información Gerencial- Administración de la Empresa Digital. Ediciones Pearson Educación México, S.A . [Documento en línea] Disponible en: http://books.google.co.ve, (consultado en abril de 2012)

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PETER Rob, CORONEL Carlos, (2004) Sistemas de Base de Datos, Diseño, Implementación y Administración, p07. Edición Thomson Editores, S.A. México.

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PRESSMAN, Roger S. (2002). Ingeniería del Software. Quinta Edición. Editorial Mc Graw Hill.

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CAPITULO VI

PROPUESTA



6.1 PRESENTACIÓN.


La propuesta plantea la necesidad del desarrollo de un sistema de información que lleve en forma efectiva el control de inventario de los accesorios para maquinarias agrícolas en el área de insumos de la empresa “Veniran Tractor, C.A”, pasando de un proceso manual a uno totalmente automatizado, a través de una aplicación bajo el entorno del Sistema Operativo Windows, desarrollado en el lenguaje unificado de modelado (UML), utilizando como gestor de Base de Datos MySQLl 5.0.

El sistema automatizado de control de inventario de accesorios de implementos y maquinarias agrícolas en el área de insumos de la empresa “Veniran Tractor C.A” permitirá realizar el almacenamiento de información mediante los procesos requeridos por el usuario, también contará con una seguridad de acceso, lo cual permitirá solo al usuario encargado tener entrada al sistema, con el fin de evitar perdidas de información del departamento.













6.2. JUSTIFICACIÓN.

Los sistemas de información son la mejor herramienta a la hora de procesar gran cantidad de datos, de otra forma los datos procesados serían menos confiables. En este orden, el sistema propuesto es una herramienta confiable para el manejo y manipulación de información.


El sistema propuesto en esta investigación esta orientado a mejorar el proceso de control de inventario en el área de insumo de la empresa “Veniran Tractor, C.A”, además de permitir al usuario que maneje el sistema, realizar tareas de manera rápida, evitando así pérdida de tiempo y de información.


La iniciativa de incluir esta herramienta en la empresa “Veniran Tractor, C.A”, responde a la carencia de control de inventario antes mencionados, sin embargo, el propósito del diseño de un sistema automatizado para la empresa, es el mayor y mejor control en el manejo de los procesos de información, creando un ambiente cómodo para el usuario.


La comunicación entre el usuario y el sistema propuesto será más confiable y amigable para así facilitar el efectivo funcionamiento del sistema propuesto.










6.3. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA.


6.3.1.- OBJETIVO GENERAL.

Implantar un Sistema de Control de Inventario para Accesorios de maquinarias e implementos agrícolas en el área de insumos de la Empresa Veniran Tractor, C.A.


6.3.2.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS.


6.3.2.1.- Establecer el nivel de factibilidad de la propuesta de control de inventario para accesorios de maquinarias e implementos agrícolas en el area de insumos de la Empresa “Veniran Tractor, C.A”


6.3.2.2.- Construir modelo entidad relación a utilizar para el registro y control de inventario de accesorios para implementos y maquinarias agrícolas.


6.3.2.3.- Presentar diseño del sistema a través de los diferentes diagramas para el control de inventario de accesorios para implementos y maquinarias agrícolas.


6.3.2.4.-Documentar el Sistema mediante un manual de usuario que servirá como guía para el control de inventario de accesorios para implementos y maquinarias agrícolas en el área de insumos de la Empresa “Veniran Tractor, C.A”.








6.4.- ALCANCE.

Fue a través de esta estrategia que se pudo establecer que, además de los fallos evidenciados en la etapa de investigación preliminar, dentro de la empresa se cuenta con los recursos necesarios para realizar el diseño de información en el departamento de almacén permitiendo así optimizar el proceso de control efectivo de inventario de accesorios de maquinarias e implementos ensamblados en la empresa “Veniran Tractor, C.A”, cuenta con todos los elementos para realización y puesta en funcionamiento de la propuesta.


Es necesario hacer notar la automatización de un determinado sistema el cual es utilizado como una herramienta factible, con el fin de facilitar el desarrollo de actividades de mayor envergadura en cuanto al procesamiento de información y labor del personal.


6.5.-ESTUDIO DE LA FACTIBILIDAD.

Después de definir la problemática presente y establecer las causas que ameritan la propuesta para la automatización del inventario de accesorios de maquinarias e implementos agrícola, es pertinente realizar un estudio de factibilidad para determinar la infraestructura tecnológica y la capacidad técnica que implica la implantación del sistema en cuestión, así como los costos, beneficios y el grado de aceptación que la propuesta genera a la empresa. Este análisis permitirá determinar las posibilidades de diseñar un sistema de información, los aspectos tomados en cuenta para este estudio fueron clasificados en 3 aspectos, los cuales se describen a continuación:

Factibilidad Técnica.

Esta se basa en realizar una evaluación de la tecnología existente en el departamento de almacén e informática de la empresa “Veniran tractor, C.A”, este estudio está destinado a recolectar información sobre los componentes técnicos que posee la empresa y la posibilidad de hacer uso de los mismos en el desarrollo e implementación de un sistema automatizado, los requerimientos tecnológicos que deben ser adquiridos para el desarrollo y puesta en marcha del sistema en cuestión.

Con respecto a hardware, el equipo donde se vaya a implantar el sistema automatizado debe contar con las siguientes características:



  • Procesador INTEL Pentium 4.

  • Memoria RAM DDR2 2 Gb.

  • Espacio en disco duro de 5 Gb.

  • Tarjeta de Video Nvidia de 512 Mb.

  • Monitor de 17”.

  • Teclado.

  • Mouse.

  • Unidad de Protección UPS.

Referente al Software.

  • Sistema Operativo Windows Xp Serve Pack 2.

  • Servidor Apache.

  • MySQL 5.0

  • PHP 5.0

De acuerdo con el estudio técnico realizado se determino que en los actuales momentos, la empresa posee la infraestructura tecnológica (hardware y software); necesaria para el desarrollo y puesta marcha de un sistema automatizado de información.

Factibilidad Económica.

A continuación se presenta un estudio que dio como resultado la factibilidad económica de la implantación de un sistema de información. Se determinaron los recursos para desarrollar, implantar, y mantener en operación el sistema programado, haciendo una evaluación donde se puso de manifiesto el equilibrio existente entre los costos específicos del sistema y los beneficios que se derivaron de éste, lo cual permitió observar de una manera más precisa las bondades del sistema propuesto.

Análisis Costos-Beneficios.

Como se mencionó anteriormente en el estudio de factibilidad técnica, la empresa contaba con las herramientas necesarias para la puesta en marcha del sistema de información automatizado, por lo cual el desarrollo de la propuesta no requirió de una inversión inicial. A continuación se presenta un resumen de los costos específicos del sistema propuesto y una lista de los costos que conlleva implantar el mismo, y los costos de operación.

El resumen del análisis costos - beneficios se definieron a través de una comparación de los costos implícitos, tanto del sistema actual como del propuesto y su relación con los beneficios expresados en forma tangible.

Costos del Sistema Actual:

Costos Material.

Los gastos generales se encuentran representados o enmarcados por todos aquellos gastos en accesorios y el material de oficina de uso diario, necesarios para realizar los procesos, tales como bolígrafos, papel para notas, cintas para impresoras, papel para embalaje, marcadores y otros.

Costo de Personal.

El sistema propuesto no incluyó variaciones en cuanto al personal bajo cuya responsabilidad está la operación y/o funcionamiento del sistema. El equipo de desarrollo no generó inversión, ya que por ser un proyecto elaborado como trabajo de grado, el personal encargado de impulsar el mismo, no implicó gasto alguno; aspecto que favoreció aún más el proyecto en cuestión, pero cabe destacar que al automatizar los procesos de seguimiento y control, se reducen y se aligeran las cargas laborales del personal que normalmente dedicaba su jornada laboral a atender exclusivamente funciones relacionadas con estos procesos, y por ende puede emplear el tiempo que se ahorran con el sistema propuesto en otras actividades dentro de la empresa, optimizando de esta manera el funcionamiento del mismo.

Este ahorro de tiempo se estima en cuatro (4) horas diarias que se convierten en 80 horas mensuales. En términos monetarios, la automatización y agilización de los procesos de seguimiento y control se convierten en un ahorro de 800,00 Bolívares mensuales.

Costos de Hardware y Software.

Debido a que la empresa cuenta con los equipos y recursos técnicos necesarios, para el desarrollo del nuevo sistema, no fue requerido ningún tipo de inversión en este aspecto. Esta situación facilitó la puesta en marcha del proyecto ofreciendo la posibilidad y la ventaja de realizar inversiones en otros requerimientos y necesidades de la misma.

Beneficios Tangibles

Los beneficios tangibles aportados por el sistema propuesto están dados por los siguientes aspectos:

  • Ahorro en mano de obra exterior.

  • Ahorro en suministros para los equipos empleados.

Tabla Nº 14 Control de Gastos.

Gastos Generales

Costo Aproximado

Cantidad

Total

Costo Material

500,00

1,00

500,00

Costo Personal

1000,00

0,00

0,00

Costo de Hardware y Software

5000,00

0,00

0,00

Total General

500,00

Fuente: El autor (2012).



Factibilidad Operativa

La Factibilidad Operativa permite predecir, si se pondrá en marcha el sistema propuesto, aprovechando los beneficios que ofrece, a todos los usuarios involucrados con el mismo, ya sean los que interactúan en forma directa con este, como también aquellos que reciben información producida por el sistema. Por otra parte, el correcto funcionamiento del sistema en cuestión, siempre estará supeditado a la capacidad de los empleados encargados de dicha tarea.

La necesidad y deseo de un cambio en el sistema actual, expresada por los usuarios y el personal involucrado con el mismo, llevó a la aceptación de un nuevo sistema, que de una manera más sencilla y amigable, cubra todos sus requerimientos, expectativas y proporciona la información en forma oportuna y confiable. Basándose en las entrevistas y conversaciones sostenidas con el personal involucrado se demostró que estos no representan ninguna oposición al cambio, por lo que el sistema es factible operacionalmente.

En el proceso de adiestramiento se detallaron los aspectos de actualización de conocimientos y nuevas formas en el procesamiento de transacciones que representan el manejo del nuevo sistema.

Con la finalidad de garantizar el buen funcionamiento del sistema y que este impactará en forma positiva a los usuarios, el mismo fue desarrollado en forma estándar a los sistemas existentes en Institución, presentando una interfaz amigable al usuario, lo que se traduce en una herramienta de fácil manejo y comprensión, tanto las pantallas como los reportes serán familiar a los operadores, contando con la opinión de los mismos para cualquier modificación del sistema.

6.6.- METODOLOGIA A UTLIZAR DEL SISTEMA PROPUESTO.



Para poder exponer la propuesta formulada por los expertos fue necesario realizar una valoración previa referente al control de inventario actual, los requerimientos necesarios para la ejecución de la propuesta presentada y la factibilidad de la misma. La propuesta plantea la necesidad de un sistema de información automatizado que lleve en forma efectiva el control de inventarios de los accesorios para maquinarias e implementos agrícolas producidos por la empresa Veniran Tractor, CA, pasando de un proceso manual a uno totalmente automatizado, a través de una aplicación bajo el entorno del Sistema Operativo Windows.


Para el Sistema Automatizado de gestión de inventario, se trabajó bajo el esquema del Método Clásico. El mismo es definido por Pressman (2009), como “un conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información” (p.40). El sistema de Método Clásico consta de las siguientes fases:

a) Análisis del sistema o Investigación preliminar. El análisis del sistema abarca los requerimientos globales a un nivel de sistema con una pequeña cantidad de análisis y diseño a nivel superior. Además de un análisis costo beneficio del sistema es decir si toda la inversión que se hará para el sistema conviene a los beneficios que traerá el mismo.

b) Determinación de los requerimientos del software. El proceso de recoger los requerimientos se centra y se intensifica especialmente en esta etapa. Para comprender la naturaleza de los programas que hay que construir. El ingeniero de

Software debe comprender el dominio de la información del software, así como la función, rendimiento e interfaces requeridas. En esta etapa los requerimientos del sistema se documentan y se analizan con el cliente. En esta etapa se realizaron las entrevistas y se observó el proceso en estudio.

c) Diseño. El diseño del software es realmente un proceso multipaso que se enfoca sobre 3 atributos del programa.

  • Estructura de datos

  • Arquitectura de software

  • Detalle procedimental

El diseño traduce los requerimientos en una representación del software que pueda ser establecida de forma que obtenga la calidad requerida antes que comience la codificación. Como los requerimientos y el diseño que se documentan forman parte de la configuración del software, en esta etapa se realizaron los casos de uso, modelo E-R de la base de datos, los diagramas de flujo de datos, y se diseñaron las pantallas y módulos del sistema.

d) Codificación. El diseño debe traducirse en una forma legible. El paso de la codificación ejecuta la tarea de establecer la etapa de diseño legible para la máquina, si el diseño se ejecuta de una manera detallada la codificación puede realizarse mecánicamente. El desarrollo del sistema se realizó bajo los estándares de la empresa.

e) Prueba. Una vez que se ha generado el código, comienza la prueba del programa, la prueba se enfoca sobre la lógica interna del software asegurando que todas las sentencias se han probado y sobre las funciones externas. Las pruebas realizadas al sistema ayudaron a la retroalimentación y a la corrección de posibles fallas en cuanto a su funcionamiento.

6.7.- DESCRIPCION DE LAS HERRAMIENTAS UTILIZADAS.

  • Diseño del sistema: se utilizó El lenguaje unificado de modelado (UML).

De acuerdo al autor Gonzales, M. (2009). El lenguaje unificado de modelado es:

Una especificación de notación, orientado a objeto, divide cada proyecto en un número de diagramas que representan las diferentes vistas del proyecto. Estos diagramas juntos son los que representa la arquitectura del proyecto. Algunos de Entre estos diagramas tenemos:

Diagramas de Casos de Uso: estos muestran los casos de uso, actores y sus relaciones. Muestra quien puede hacer que y relaciones existen entre acciones (casos de uso). Son muy importantes para modelar y organizar el comportamiento del sistema.

Diagramas de Actividades: Es un caso especial del diagrama de estados. Muestra el flujo entre los objetos. Se utilizan para modelar el funcionamiento del sistema y el flujo de control entre objetos.


  • Diseño de la base de datos: se utilizó el diagrama E-R

Un diagrama de entidad-relación es un modelo de red que describe la distribución de los datos almacenados en un sistema de forma abstracta, el modelo entidad-relación vendría a ser el "lenguaje" utilizado para crear diagramas de entidad-relación. Cuyos componentes principales son un tipo de objetos o entidades y las relaciones, estas conectan los objetos o entidades.

En el Desarrollo de sistemas informáticos los DER se emplean para modelar bases de datos que pertenecen a un sistema informático. Los elementos conceptuales que emplea el modelo ER son:

* Entidad

* Entidad débil

* Vínculo

* Vínculo identificador

* Atributo

* Atributo clave

* Atributo multivaluado

* Atributo compuesto

* Atributo derivado

* Relaciones

* Jerarquías de generalización. (Aguilar, 2009)

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