Qué es Microsoft Access y sus características

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    Sandra Rojas Jiménez - Angie Bravo Garcia Amigo de Liliana Maria Cordoba Carmona.txt


    Gestión de contenido electrónico

    Ecotec

    Gabriel Constante

    Quées Microsoft Access y sus características

    Unabase de datos de Microsoft Access es un conjunto de informaciónrelacionada con un tema o propósito particular.

    Microsoft Access se basa en la simplicidad, con plantillas listas para que empecemos atrabajar y tiene herramientas eficaces para mantenerse al díaa medida que los datos crecen.

    MicrosoftAccess es un sistema interactivo de administración de bases dedatos para Windows. Access tiene la capacidad de organizar, buscar ypresentar la información resultante del manejo de sus bases dedatos. Entre sus principales características se encuentran:

    • Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la información.
    • Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento.
    • Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un solo documento.
    • Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de programar.

    Loselementos que conforman una base de datos en Access son.

    1.Tablas: Colección de datos
    2. Consultas: Acciones con losdatos
    3. Formularios: Presentación de los datos
    4.Reportes o Informes: Impresión de los datos
    5. Macros:Rutinas cortas para ejecutar eventos o acciones.
    6. Móduloso Procedimientos: Definición de procedimientos comunes,variables públicas.

    Controlesextensibles y opcionales

    Loscontroles extensibles y opcionales incluyen controles de lista,tablas extensibles, secciones extensibles y secciones opcionales.Estos controles permiten a los usuarios insertar elementos de lista,filas, conjuntos de registros e información opcional alrellenar el formulario.

    CONTROL

    ICONO

    DESCRIPCIÓN

    Sección opcional

    Control que hace de contenedor de otros controles y resulta de gran utilidad para incluir información adicional que no deben rellenar todos los usuarios. Al rellenar un formulario que contiene una sección opcional, los usuarios pueden elegir si desean o no incluir la sección opcional en el mismo.

    Sección extensible

    Control que hace de contenedor de otros controles y resulta de gran utilidad para presentar datos basados en registros, como registros de la base de datos de empleados. Al rellenar un formulario que contiene una sección extensible, los usuarios pueden agregar dicha sección extensible varias veces.

    Tabla extensible

    Control que muestra información extensible en una estructura tabular. Cada elemento aparece en una fila diferente de la tabla extensible. Al rellenar el formulario, los usuarios pueden insertar o quitar filas de la tabla extensible, según sea necesario. Las tablas extensibles pueden contener otros controles.

    Tabla extensible horizontal

    Control que muestra información extensible en una estructura tabular. Cada elemento aparece en una columna diferente de la tabla extensible. Al rellenar el formulario, los usuarios pueden insertar o quitar columnas de la tabla extensible, según sea necesario. Las tablas extensibles horizontales pueden contener otros controles.

    Maestro y detalles

    Control que, en realidad, es un conjunto formado por dos controles extensibles que están directamente relacionados entre sí. El control maestro es siempre una tabla extensible y el control detalles puede ser una tabla extensible o una sección extensible. Los controles de tipo maestro y detalles permiten a los usuarios trabajar de manera más eficaz con grandes cantidades de datos. Por ejemplo, si la plantilla de formulario muestra registros de una base de datos de empleados, puede especificar que sólo aparezca un subconjunto de información sobre cada empleado en el control maestro. Después, si un usuario selecciona un registro (fila) del control maestro, el control detalles puede mostrar información más detallada sobre el empleado.

    Lista con viñetas

    Control que permite a los usuarios agregar o quitar elementos de una lista con viñetas del formulario, según sea necesario. Los controles de las listas con viñetas constituyen un medio adecuado para insertar textos que se repiten, como podría ser el caso de una lista de elementos de acción en una plantilla de formulario de agenda de reunión.

    Lista numerada

    Control que permite a los usuarios agregar o quitar elementos de una lista numerada del formulario, según sea necesario. Los controles de las listas numeradas constituyen un medio adecuado para insertar textos que se repiten manteniendo cierto orden, como podría ser el caso de una lista de puntos de la agenda en una plantilla de formulario de agenda de reunión.

    Lista simple

    Control que permite a los usuarios agregar o quitar elementos de una lista del formulario, según sea necesario. Los controles de las listas simples constituyen un medio adecuado para insertar textos que se repiten, como podría ser el caso de una lista de nombres de asistentes en una plantilla de formulario de convocatoria de reunión.

    Cuadro de lista de selección múltiple

    Control que presenta las opciones en forma de lista de casillas de verificación desplazables. Los usuarios pueden seleccionar tantas casillas de verificación como necesiten e, incluso, si el diseño de la plantilla de formulario lo permite, incluir entradas personalizadas.

    Controlesde archivo y de imagen

    Puede diseñarla plantilla de formulario de forma que, cuando los usuarios rellenenlos formularios basados en ella, puedan insertar datos adjuntos oimágenes. Además, los usuarios que rellenan formulariosde InfoPath en un Tablet PC pueden beneficiarse de un control deimagen manuscrita que les permite crear y guardar dibujosmanuscritos.

    CONTROL

    ICONO

    DESCRIPCIÓN

    Datos adjuntos del archivo

    Control que permite a los usuarios adjuntar archivos a los formularios. Cada control de datos adjuntos del archivo permite adjuntar un archivo y, si es necesario, se puede restringir el tipo de archivo. Si los usuarios desean adjuntar varios archivos, pueden insertar el control de datos adjuntos del archivo en un control extensible.

    Imagen

    Control que se puede incluir en una plantilla de formulario como elemento estático, por ejemplo, un título o un fondo, o que puede permitir a los usuarios insertar una imagen como parte del formulario. Los controles de imagen pueden guardar la imagen en el propio formulario, o bien guardar una dirección (URL) que apunte a la ubicación donde se encuentra guardada la imagen.

    Imagen manuscrita

    Control que permite a los usuarios que disponen de Tablet PC incluir dibujos manuscritos en los formularios, ya sea dentro del propio control o sobre una imagen de fondo.

    Controlesavanzados

    Los controlesavanzados son controles que se usan con menor frecuencia que loscontroles estándar o en circunstancias especiales.

    CONTROL

    ICONO

    DESCRIPCIÓN

    Hipervínculo

    Control que se puede utilizar para establecer un vínculo a una dirección URL. Por ejemplo, una plantilla de formulario que muestre información sobre una lista de productos puede incluir hipervínculos a páginas Web de información sobre esos productos. Los controles de hipervínculo pueden apuntar a cualquier servidor Web, tanto de la intranet como de Internet.

    Cuadro de expresión

    Control de sólo lectura. Los cuadros de expresión pueden utilizarse para mostrar texto de sólo lectura, mostrar el valor de otro control del formulario y crear fórmulas basadas en expresiones XPath.

    Etiqueta vertical

    Texto de sólo lectura que aparece en un ángulo de 90 grados en la plantilla de formulario. A menudo, las etiquetas verticales se utilizan como encabezados de columna en las tablas extensibles.

    Zona de desplazamiento

    Control que contiene otros controles, mantiene fijo su tamaño e incluye barras de desplazamiento para que los usuarios puedan desplazarse y ver la información que no está visible. Las zonas de desplazamiento resultan especialmente útiles cuando una sección de un formulario contiene una gran cantidad de datos y los usuarios no necesitan verlos todos al mismo tiempo.

    Zona horizontal

    Control que contiene otros controles y que puede utilizarse para situar otros controles unos al lado de otros en la plantilla de formulario.

    Grupo de opciones

    Control que contiene dos o más secciones de opciones que, a su vez, contienen otros controles. Cada sección de opciones de un grupo de opciones funciona como una opción única dentro de un conjunto de opciones que se excluyen entre sí. Al rellenar un formulario, los usuarios pueden reemplazar la sección de opciones predeterminada por otra sección de opciones. Por ejemplo, en una plantilla de formulario de solicitud de empleo, puede utilizar un grupo de opciones para permitir a los usuarios especificar el número de teléfono del domicilio o el del trabajo.

    Grupo de opciones extensible

    Control que muestra dos o más secciones de opciones en una estructura extensible. Al rellenar un formulario, los usuarios pueden agregar, eliminar o reemplazar grupos de opciones extensibles adicionales, según sea necesario. Por ejemplo, en una plantilla de formulario de información sobre el empleado, puede utilizar un grupo de opciones extensibles que permita a los usuarios especificar varios contactos de emergencia. Para cada contacto, el usuario puede reemplazar la dirección del domicilio por la dirección del trabajo.

    Sección de opciones

    Control que contiene otros controles y que debe aparecer siempre dentro de grupos de opciones o de grupos de opciones extensibles. Las secciones de opciones resultan útiles cuando se necesita agregar más opciones a un grupo de opciones existente. Si inserta una sección de opciones fuera de un grupo de opciones, InfoPath la insertará automáticamente en un grupo de opciones nuevo.

    Sección recursiva extensible

    Control que contiene otros controles y que puede insertarse dentro de sí mismo. Puede utilizar secciones recursivas extensibles para crear contenido jerárquico, como, por ejemplo, un esquema.

    Relaciónde access e infopath

    SE APLICA A

    Microsoft Office InfoPath™ 2003 Service Pack 1

    Microsoft Office Access 2003

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