Microsoft Word Vincular datos entre Word y Excel doc

Descargar Fromulario
Índice

    Software para comunicaciones - Página 4.txt


    Vincular datos entre Word y Excel.

    Imaginemos que tenemos una tabla de datos en Excel y queremos

    incluir dichos datos en un documento de Word. Debemos plantearnos,

    pues, si queremos que Office mantenga un vínculo entre ambos

    documentos para que, en caso de que dichos datos cambien en Excel,

    dicho cambio también se refleje en Word.

    En caso de que queramos mantener ambos archivos “conectados”

    optaremos por crear un vínculo entre ambos. Para ello seguiremos los

    siguientes pasos:

    1. Abrimos el documento de Word y la hoja de cálculo de Excel que

    contiene los datos a partir de los cuales queremos crear un vínculo.

    2. Cambiamos a Excel y, a continuación, seleccionamos toda la hoja

    de cálculo o el rango de celdas que deseamos incluir en el documento

    de Word.

    3. Presionamos CTRL+C o ejecutamos el botón copiar, de la ficha

    Inicio.

    4. Cambiamos al documento de Word y, a continuación, hacemos clic

    en el lugar donde deseamos que aparezca la información.

    5. En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, hacemos clic en la

    flecha situada debajo de Pegar y, a continuación, en Pegado especial.

    6. En la lista Como, seleccionamos el objeto Hoja de cálculo de

    Microsoft Office Excel Objeto.

    7. Hacemos clic en Pegar vínculo para insertar un vínculo al objeto.

    Si no nos interesa mantener un vínculo entre ambos documentos nos

    bastará con pulsar el botón Pegar para insertar los datos de Excel

    como un objeto incrustado.

    Vincular un gráfico de Excel en Word

    A la hora de vincular un gráfico realizado en Excel con un documento

    de Word seguiremos los siguientes pasos:

    1. Abrimos el documento de Word y la hoja de cálculo de Excel que

    contiene el gráfico con el cual queremos crear un vínculo.

    2. Cambiamos a Excel y, a continuación, seleccionamos el gráfico que

    deseamos incluir en el documento de Word.

    3. Presionamos CTRL+C o ejecutamos el botón copiar, de la ficha

    Inicio. También podemos hacerle clic derecho y elegir el comando

    Copiar.

    4. Cambiamos al documento de Word y, a continuación, hacemos clic

    en el lugar donde deseamos que aparezca nuestro gráfico.

    5. En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, hacemos clic en la

    flecha situada debajo de Pegar y, a continuación, en Pegado especial.

    6. En la lista Como, seleccionamos gráfico de Microsoft Office

    Excel Objeto.

    7. Hacemos clic en Pegar vínculo para insertar un vínculo al objeto.

    Si no nos interesa mantener un vínculo entre ambos documentos nos

    bastará con pulsar el botón Pegar para insertar el gráfico de Excel

    como un objeto incrustado.

    Combinar correspondencia con una tabla de datos de Excel

    Podemos disponer de una tabla de datos en Excel con la que nos

    interesa crear un mailing.

    Si deseamos realizar un envío masivo de correo a una lista de

    direcciones guardada en una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel,

    podemos usar una combinación de correspondencia de Microsoft

    Office Word. El proceso de combinación de correspondencia crea un

    listado de cartas que podemos imprimir, en la que cada carta

    contiene un registro de la lista.

    Para crear e imprimir las cartas, primero debemos preparar los datos

    de la hoja de cálculo en Excel y utilizar después Word para

    configurar, organizar, revisar e imprimir las cartas.

    El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes

    pasos generales:

    Paso 1: Preparar los datos de la hoja de cálculo en Excel para la

    combinación de correspondencia

    En Excel, la lista de datos debe coincidir con la estructura de tabla

    que requiere la combinación de correspondencia.

    En la hoja de cálculo, siga este procedimiento para organizar la tabla

    de datos:

    1. Utilice encabezados de columna para identificar claramente el tipo

    de datos de cada columna. Por ejemplo, utilice encabezados de

    columna como Nombre, Apellidos, Dirección y Ciudad en lugar de

    Columna 1, Columna 2, Columna 3 y Columna 4.

    2. Utilice una columna distinta para cada elemento que desee incluir

    en la combinación de correspondencia. También puede agregar otra

    columna para el tratamiento, como Sr. o Sra.

    3. Incluya solo las filas y columnas que contengan datos. No incluya

    filas o columnas vacías en la lista de datos.

    4. Para poder localizar y seleccionar fácilmente la lista de datos

    durante la combinación de correspondencia, defina un nombre

    (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda,

    rango de celdas, fórmula o valor constante). Utilice nombres fáciles

    de entender, como Clientes, para referirse a rangos difíciles de

    entender, como Clientes!C20:C30.) para la lista de datos con el

    siguiente procedimiento:

    1. En la hoja de cálculo, seleccione la lista de datos completa,

    incluidas las celdas que contienen encabezados de columna.

    2. En el grupo Nombres definidos de la pestaña Fórmulas, haga

    clic en Asignar nombre a un rango - Definir nombre.

    3. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para la lista de

    datos, como Clientes y haga clic en Aceptar.

    5. Guardamos y cerramos el libro.

    Paso 2: Preparar el documento de Word y conectar con los datos

    de Excel, preparados en el paso anterior.

    1. Iniciamos Word. De manera predeterminada se abre un documento

    en blanco. Lo dejamos abierto.

    2. En el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha

    Correspondencia, hacemos clic en Iniciar Combinar correspondencia.

    3. Hacemos clic en el tipo de documento que desea crear. Podemos

    crear:

    Un conjunto de cartas modelo o mensajes de correo electrónico: El

    contenido básico es el mismo en todas las cartas o mensajes, pero

    cada uno contiene información específica para cada destinatario,

    como su nombre, dirección o cualquier otra información.

    Un conjunto de sobres: El remite es el mismo en todos los sobres,

    pero la dirección de destino es única para cada uno de ellos.

    Un conjunto de etiquetas de dirección: Cada etiqueta muestra el

    nombre y la dirección de una persona, pero el nombre y la dirección

    de cada etiqueta son únicos.

    Un catálogo o directorio: Para cada elemento se indica el mismo tipo

    de información, como su nombre o su descripción, pero el nombre y

    la descripción de cada uno es único.

    En nuestro caso optaremos por la opción de Cartas.

    Ahora pulsaremos el botón de Seleccionar destinatarios – Usar lista

    existente para localizar y seleccionar el libro de Excel que contiene los

    datos con los que queremos conectar. Lo seleccionamos.

    4. Finalmente nos mostrará los nombres que hayamos designado en

    dicho libro. Si hemos optado por nombrar el rango de datos con el

    nombre de Clientes, sólo tenemos que seleccionarlo y aceptar. De

    esta manera conectaremos nuestro documento principal de Word con

    dicho origen de datos.

    5. Ahora ambos documentos están vinculados, de manera que sólo

    nos queda redactar la carta e insertar los campos que deseemos

    mediante el botón Insertar campo combinado.

     

    Subir
    Esta web utiliza cookies propias y de terceros para su correcto funcionamiento y para fines analíticos. Al hacer clic en el botón Aceptar, acepta el uso de estas tecnologías y el procesamiento de tus datos para estos propósitos. Ver
    Privacidad